從變革到啟示:數字時代的檔案編研

摘要：數字時代，檔案編研環境發生整體變遷：編研選材由內部挖潛到全社會存取，編研平臺由手工作坊式到半自動化生成，編研成品由紙質展示到多載體呈現。它啟示我們應在繼承中變革，不斷賦予編研人員新的能力素養，同時優化編者與用戶互動模式，實現編研工作全面升級。

關鍵詞：數字時代檔案工作檔案編研

從檔案工作業務流程看，編研是檔案收集、整理等基礎工作的延續和再加工，或者說檔案工作前期活動直接影響后續編研。數字時代，電子文件或數字檔案的廣泛生成，直接導致檔案編研對象發生根本性變化，由主要面向紙質文件向電子紙質并重過渡。檔案管理活動中各類信息技術的廣泛應用，也使檔案編研由手工作坊式向半自動化生成轉型，并伴隨新環境下編者與用戶互動關系的變遷。正確認識檔案編研在數字化浪潮中的變革及啟示，有益于引導我們更好開展該項工作。

一、檔案編研選材由內部挖潛到全社會存取

這是檔案工作對象及工作手段變遷產生的深遠影響。

在確定選題后，選材是編研工作的重中之重。因為，選材是否適用和齊全，是否容易獲得，直接關系編研成品能否最終成型。傳統環境下，受檔案管理體制條塊分割限制，加之紙質文件流通的相對不順暢，使編研選材局限于某一館藏，只能內部挖潛。具體看來，就是在條塊分割體制下，各檔案館（室）有自己的歸檔范圍及主要服務對象，相當程度阻止了檔案信息在更大范圍共享。這樣條件下，檔案編研工作只能是根據館藏確定選題和選材，偏離了根據需求再選題選材的正常程序。正如實踐工作者指出的那樣：“目前絕大多檔案館（室）館藏結構由于眾所周知的歷史原因，檔案門類單一，政治化傾向較濃，經濟類、文化類檔案較少”①。這樣的狀況，直接影響檔案編研選材的自由度和靈活度，直接影響檔案編研工作。

數字時代，檔案實存形態的電子化或網絡化，同時伴隨文獻開放存取運動的興起，為檔案編研選材的全社會存取創造了條件，并成為一種現實。

一方面，電子文件或數字檔案的廣泛生成，實現了檔案傳播媒介的革新。借助網絡、聯機數據庫、無線通訊，檔案編研選材可以實現跨時空搜集和獲取，實現全社會存取。目前，我國縣市級以上檔案局（館）均建有自己的檔案網站，并對外披露數量不等的可公開檔案目錄甚至全文信息，供社會共享。

另一方面，數字技術推動下的文獻開放存取運動，為檔案編研選材全社會存取創造了另一環境。該項運動是國際科技界、學術界、出版界、信息傳播界為推動科研成果利用網絡自由傳播而發起的運動，目標是實現文獻信息的共享與最大程度的交流。檔案即是文獻信息的一種。在檔案領域，各檔案機構在文獻開放運動推動下，均不同程度擴大檔案開放范圍，并積極借助數字手段實現信息共享，如各類檔案網站的出現，電子文件中心的建立，數字檔案館的涌現等。通過這些新媒介，檔案信息不斷向外公布，有益于檔案編研選材的全社會存取。

可以說，數字時代，檔案編研選材一定程度實現了全社會存取，改變了過去可利用檔案信息的相對缺乏和內部挖潛的局面，為編研選材提供了更多來源。

二、檔案編研平臺由手工作坊式到半自動化生成

完整的檔案編研工作包含多個環節，如對選材進行甄別、篩選、排列、組合、摘編和匯集等。以紙質文件為主的匯編時代，這些活動類似于在手工作坊式環境下完成，表現為：檔案機構設置專門的檔案編研科（處），或集中一部分人，在一個固定的場合對選取來的檔案材料進行人工處理，進行人工挑選，人工校對，人工翻閱資料考訂，人工謄錄信息等。作坊式手工操作是這一時期檔案編研顯著特征。這種工作方式，效率低，周期長，耗費較多人力、物力和財力，且多適用于單一或小型資料編研，到了必須改革的時候。

數字時代的來臨，為檔案編研迎來改革機遇。

由于使用數字技術，檔案編研可以在計算機強大功能面前零散存放，按需聯機檢索同一主題的大量相關信息。這樣，在國家檔案信息化工程已啟動十多年，檔案信息數據庫日益增多，網絡觸角遍布各級各類檔案機構背景下，檔案編研只需確定合適選題，即可進行相關素材的聯機或網絡檢索，從全區、全國，甚至全世界范圍內得到相關信息。可以講，數字時代的檔案編研，其工作平臺“不再局限為某個館（室）藏，而是整個社會公開的聯機檔案數據庫或虛擬檔案館中的電子信息及其他相關信息。”②如通過網絡螞蟻、登錄聯機數據庫，或萬維網以超文本鏈接的方式存取互聯網的信息文檔，并支持圖形、聲音、視頻以及文本，使檔案編研做到文字、聲音、影像、圖片等多種形式的并用。

但這種因數字技術帶來的變革，也只能說是一種半自動化，而非全自動化。理由在于：編研工作是一項高智力活動，諸多環節，如考訂、注釋等，需人工把關。是一種借助數字技術，同時伴以部分手工的半自動化操作模式。

檔案編研過程的半自動化生成，就是依靠數字技術實現數字檔案信息的快速獲取、整合和輸出，縮短了傳統編研中選材、校對、匯編及傳播等的周期，提高了工作效率。

三、檔案編研成品由紙質展示到多載體呈現

以紙質文件為主的手工管理模式下，檔案編研成品自然主要以紙質形式展示，表現為公開出版或內部印制紙質文獻匯編或內部參考。類型大致包括大事記、年鑒、組織沿革、統計數字匯集、會議簡介、專題概要、名錄、全宗或者檔案館指南等。它們呈現的都是一種實實在在的實體，摸得著，看得見，展示效果平面化，但缺乏對諸如聲音、動畫等多媒體信息的組織能力。

數字時代，檔案編研成品發生巨大變化，載體呈現多樣化發展態勢。突出特征就是：利用數字技術能把多媒體信息組織成一個集文、圖、聲、像于一體的組合，增加了立體化效果。

具體說來，數字時代的檔案編研成品，其載體既包括傳統樣式，又推陳出新，呈多載體并存局面，大概包括：一是傳統紙質形式。這種類別時間最長，具備較成熟的編研理論和技巧，有著強大的歷史慣性，許多經驗至今仍適用數字環境。二是電子產品形式。它代表著數字時代檔案編研成品新的呈現方式，是與傳統形式相對的，如以拷貝形式獨立儲存于光盤的電子介質，或利用多媒體技術集圖、文、聲并茂音像制品等，具體包括CD-ROM、磁盤、磁帶等。三是網絡出版物形式，如檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫等，因為“從某種意義上講，一個檔案網站所有網頁的集合就是一部編研成品。”③如第一歷史檔案館已經建成“全文數字化清代檔案文獻數據庫”，并向社會開放。④

相較傳統，數字時代的檔案編研成品載體多樣化，最大程度還原了信息本來面目，如動態畫面的展示。并實現了除紙質閱讀外的網絡獲取或電子閱讀，同時“省去印刷、裝訂、儲運等紙質檔案匯編的必需生產環節，從而降低成本，縮短出版周期，加速信息的傳遞速度。”⑤

四、檔案編研在數字時代變革給我們的啟示

數字時代，檔案編研相較傳統，發生了許多新變化，展示了許多新趨勢，給我們諸多啟示。

編者與用戶互動更加頻繁。互動是溝通編者與用戶的橋梁。互動性越強，編者才能更清楚知曉用戶的需求，用戶也才能更明白編研工作的概況及利用可能性。如前所述，傳統檔案編研工作由于館藏及手段的局限，編研選題和選材主要面向內部挖潛，缺乏與社會的充分互動。

數字時代，特別是網絡環境下，檔案編研開創了互動新模式，充分激發了編研工作的活力和針對性。主要表現在：檔案編研者可以靈活借助如網站、論壇、博客等媒介公布編研計劃、方案、選材目錄、加工進程、選題征選及編研成果等，用戶可以通過留言板、Email或電話等提出相關建議，或提供線索及材料，做到編者與用戶全程互動參與。這樣的方式，編者可以最大限度地及時搜集社會需求信息，并利用數字技術呈現多樣化、個性化的編研成品。用戶也可以全程參與檔案編研，改變了過去一貫的被動局面，集思廣益，與編者共同推動檔案編研工作的開展。

檔案編研人才培養需要注入新內容。通過比較紙質檔案編研與數字時代檔案編研的異同，會發現新時期檔案編研工作發生了許多新變化，有許多新要求，對編研人員提出了新的素養需求。

在堅持檔案編研工作優良傳統基礎上，編研人員需注入的新素養至少應包括：一是基本的計算機和網絡操作能力。如前所述，數字時代，檔案編研工作的平臺已經發現根本變化，是在計算機或網絡化環境下開展工作。這就需要對編研人員提出相關能力素養，要求掌握包括電子信息的查找、檢索、錄入、自動整理、分發、匯總、查錯，到分發等基本信息能力，掌握當代電子信息組織的基本技巧。在編研多媒體檔案信息時，甚至需要掌握一定的音頻視頻編輯、剪切和整理技能。二是網絡社交能力。由于檔案編研環境的變化，編研工作中編者與用戶的互動平臺已轉移至網絡或電子環境中。需要編者掌握一定的網絡社交能力，能基本掌握包括社交網站、微博、微信、博客、論壇、播客等的使用。通過網絡社交，實現與用戶良性互動，滿足檔案編研從選題到成果展示均能符合社會需求。三是一定的外語閱讀能力。數字時代的檔案編研選材，已超越單個機構的館藏，甚至跨越國界，這就需要編研人員掌握一定的外語閱讀能力，特別是英語閱讀能力。

檔案編研在繼承中創新。從春秋戰國孔子編纂“六經”到現在，我國檔案編研已走過幾千年的歷史，積累了豐富的編研經驗，許多內容至今仍具有繼承意義。當中，主要包括對檔案編研工作性質及基本原則的總結。要求強調檔案編研是一項服務性、研究性的工作，把為社會服務作為它永恒的主題，同時要求在編纂工作中加大研究的成分。同時要求“編研工作堅持實事求是的科學態度，尊重歷史、尊重事實、尊重科學、存真求實，維護歷史的真實面貌。”⑥

時代發展給檔案編研工作注入的新元素，促使我們也要在繼承中積極創新。筆者以為，創新的主要內容是編研手段及編研成品的輸出方式。如前所述，數字時代的檔案編研工作，需要充分運用計算機、網絡，及相關信息手段，需要掌握當代信息組織技能，同時積極探索借助當代新媒介、新載體有效輸出編研成果。在保證檔案基本屬性及檔案編研工作基本原則前提下，需要積極探索檔案編研新的手法和工具。

注釋：

①趙霞.淺談檔案編研工作[J].山西檔案，2012（4）：77.

②麻新純，徐辛酉.基于理性思維的電子文件管理[M].北京：北京理工大學出版社，2013年6月第1版，第248頁.

③馮惠玲主編.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2001年8月第1版，第107頁.

④中國第一歷史檔案館主頁：http：//www.lsdag.com/ indexc.asp.

⑤劉敏.網絡環境下檔案編研工作研究[J].河北企業，2011（5）：28.

⑥徐紹敏主編.檔案文獻編纂學[M].浙江：浙江大學出版社，2001年3月第2版，第17頁.