區(qū)縣村級檔案管理工作芻議

摘要：隨著農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和鄉(xiāng)村社會(huì)的不斷進(jìn)步，新農(nóng)村檔案工作在新農(nóng)村建設(shè)中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這也對新農(nóng)村檔案工作提出了更高的要求，在新農(nóng)村建設(shè)中做好檔案工作責(zé)任重大、意義深遠(yuǎn)。筆者就區(qū)縣村級檔案管理工作中存在的突出問題和應(yīng)采取的措施進(jìn)行調(diào)研和思考。

關(guān)鍵詞：區(qū)縣檔案村級檔案檔案管理

隨著農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和鄉(xiāng)村社會(huì)的不斷進(jìn)步，新農(nóng)村檔案工作在新農(nóng)村建設(shè)中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這也對新農(nóng)村檔案工作提出了更高的要求，在新農(nóng)村建設(shè)中做好檔案工作責(zé)任重大、意義深遠(yuǎn)。筆者就區(qū)縣村級檔案管理工作中存在的突出問題和應(yīng)采取的措施進(jìn)行調(diào)研。希望能起到拋磚引玉的作用，能夠引起大家的重視。

一、區(qū)縣村級檔案管理基本情況

以延慶縣為例，據(jù)統(tǒng)計(jì)：全縣376個(gè)村的檔案工作的資金來源主要靠鄉(xiāng)政府和村委會(huì)，每年平均用于檔案工作經(jīng)費(fèi)約74元，主要用于購買檔案裝具。全縣村級檔案室保存檔案數(shù)量約26300卷冊，平均每年增長約875卷，增長最多的約853卷、最少的約223卷。全縣有45個(gè)村檔案室有獨(dú)立的檔案庫房，有55個(gè)村將檔案、辦公、閱覽、庫房合一，有276多個(gè)村與其他部門合用辦公空間，有213個(gè)村使用鐵皮柜存放檔案，74個(gè)村使用木質(zhì)檔案柜存放檔案，70多個(gè)村使用塑料盒存放檔案。有300個(gè)村沒有安裝防盜門窗，344個(gè)沒有安裝空調(diào)，325個(gè)沒有滅火器。全縣有14個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)將檔案工作設(shè)在行政辦公室，1個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)在黨建辦公室，全縣15個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員均為兼職，平均兼職3項(xiàng)，一般包括：婦聯(lián)、共青團(tuán)、信息公開、保密、公文收發(fā)、傳閱等。

總的來說，通過落實(shí)《北京市新農(nóng)村建設(shè)檔案工作測評辦法》和區(qū)縣檔案局、農(nóng)委、民政局聯(lián)合下發(fā)的《區(qū)縣新農(nóng)村建設(shè)檔案工作測評標(biāo)準(zhǔn)》，區(qū)縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)村檔案意識明顯增強(qiáng)，村級檔案工作呈現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)重視、制度健全、措施具體、注重實(shí)效的良好局面。鄉(xiāng)村檔案工作各有特色，檔案的歸檔率和完整率有所上升，有效地促進(jìn)了全縣鄉(xiāng)村檔案工作的規(guī)范化建設(shè)，村級檔案的歸檔范圍進(jìn)一步豐富，鄉(xiāng)村重大活動(dòng)、重點(diǎn)工程檔案及反應(yīng)本地區(qū)特色檔案的收集得到了加強(qiáng)，村級檔案的主動(dòng)收集意識逐步提高，村級檔案的集中統(tǒng)一管理逐步實(shí)現(xiàn)，鄉(xiāng)村檔案的安全意識不斷增強(qiáng)，促進(jìn)了全縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)村檔案工作整體水平的進(jìn)一步提高和發(fā)展。

二、區(qū)縣村級檔案管理工作存在的突出問題

村級檔案在不斷規(guī)范的同時(shí)，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，各個(gè)方面、各個(gè)領(lǐng)域工作對檔案工作的要求越來越高，而現(xiàn)狀與不斷增長的需要之間的差距越來越引起社會(huì)各界的高度關(guān)注。因此，筆者認(rèn)為村級檔案管理工作存在的問題，主要有以下幾個(gè)方面：

（一）村級檔案意識薄弱區(qū)縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)村之間的經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，所以，村級檔案工作的發(fā)展也產(chǎn)生了不平衡。經(jīng)濟(jì)條件較好的和檔案意識比較好的村，村級檔案工作做的就好一些。而經(jīng)濟(jì)條件差的村，村級檔案工作的難度就大。還有的村干部缺乏檔案意識和法規(guī)知識，檔案工作在農(nóng)村工作中的位置擺的不正，檔案的作用發(fā)揮的不好。有的村沒有專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)或工資，總認(rèn)為村級檔案工作上級不給經(jīng)費(fèi)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，產(chǎn)生不了經(jīng)濟(jì)效益。所以，有的村干部積極性就不高。村級檔案管理人員有的為村會(huì)計(jì)、婦女主任等兼任。他們文化不高，有的年齡大，檔案業(yè)務(wù)不熟練，操作電腦有點(diǎn)差，總的來說，不能適應(yīng)村級檔案工作開展的需要。但大多數(shù)村是村官幫助整理、管理檔案，他們在村時(shí)間短，最多兩年就考走了，造成檔案管理的斷檔，新來的村官還得從頭學(xué)起，造成了村級檔案整理的不銜接。

（二）村級檔案管理隱患較多

有的村檔案室沒有專設(shè)，檔案也沒設(shè)專柜，檔案存放沒有次序。首先是集中保管沒有實(shí)現(xiàn)，有的村檔案存放在村干部手里，各管各的，村級檔案丟失現(xiàn)象有可能發(fā)生。其次是村級檔案保管設(shè)施較差，有些村不按規(guī)范整理只是存放于大木櫥中，長時(shí)間下來，損壞現(xiàn)象嚴(yán)重。但也有些村建立有專門的檔案室，村級檔案整理比較規(guī)范，管理也符合要求。但普遍是村檔案室與村辦公室一起用，有的村檔案庫沒有鎖并和雜物庫房在一起，條件太差，個(gè)別村的檔案還保存在村干部的家里。檔案借閱沒有登記。個(gè)別村借用檔案，不及時(shí)歸還。這樣，就產(chǎn)生了一些重要的村級檔案嚴(yán)重不全，給村級各項(xiàng)工作造成了較大影響。

（三）村級檔案收集的不齊全完整

從保管的村級檔案數(shù)量看，有的村是上百卷；有的村是十幾卷；有的村檔案寥寥無幾。主要是沒有歸檔意識，使村級黨支部和村委會(huì)的會(huì)議記錄、干部名冊、村級的土地流轉(zhuǎn)、承包合同、林業(yè)和水務(wù)普查等重要文件、檔案材料不及時(shí)歸檔。產(chǎn)生了矛盾與糾紛時(shí)說不清，沒有檔案可以查詢考證，使村集體和村民利益受到損害。另外，有的村檔案不齊全完整，有的只歸會(huì)計(jì)檔案、不歸文書檔案，致使村級檔案資料收集不齊全，主要體現(xiàn)在：一是案卷中大多數(shù)材料是鄉(xiāng)鎮(zhèn)來文，而一些村里自身形成的涉及農(nóng)民個(gè)人利益的經(jīng)濟(jì)合同、土地流轉(zhuǎn)、林權(quán)改革、醫(yī)療養(yǎng)老保險(xiǎn)、勞動(dòng)就業(yè)、糧食直補(bǔ)、黨員補(bǔ)助等方面檔案沒歸檔；有的村反映農(nóng)村實(shí)際工作等各個(gè)方面的會(huì)議記錄大多數(shù)在村干部手里沒有全部收集歸檔。二是村級重點(diǎn)工作和重點(diǎn)工程的檔案材料收集的少，如：對農(nóng)村農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)和新農(nóng)村改造重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、創(chuàng)先爭優(yōu)、農(nóng)民增收、結(jié)對幫扶、農(nóng)村危舊房改造、陽光浴室、街道路燈、衛(wèi)生改造及宜居工程等形成的檔案，收整工作較差。三是其他載體的村級檔案收集更少。

（四）村級檔案整理不規(guī)范

主要表現(xiàn)在：一是一些檔案材料的保管期限劃分不準(zhǔn)確，少數(shù)村的檔案甚至未劃分保管期限，只是組成卷，裝訂成冊。二是檔案書寫材料不符合要求，有的用紙容易褪色，不宜長期保存。三是檔案裝具材料差，檔案卷皮質(zhì)量不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，什么樣的盒都有，案卷封面書寫不規(guī)范，標(biāo)題不準(zhǔn)確。四是檔案排列混亂，有的村缺少檔案目錄。

三、規(guī)范村級檔案工作建議

加強(qiáng)區(qū)縣村級檔案工作，改變村級檔案工作滯后現(xiàn)狀，達(dá)到《北京市新農(nóng)村建設(shè)檔案工作測評辦法》和《區(qū)縣村級檔案管理辦法》的有關(guān)要求，推動(dòng)新農(nóng)村檔案工作上臺階、上水平，筆者認(rèn)為應(yīng)進(jìn)一步做好以下幾個(gè)方面的工作：

（一）爭支持建機(jī)制是關(guān)鍵

爭取領(lǐng)導(dǎo)支持是做好村級檔案工作的關(guān)鍵。改變領(lǐng)導(dǎo)不重視的觀念，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，切實(shí)解決檔案工作中的人、財(cái)、物等實(shí)際問題，舍得投入，使村級檔案工作有保障。北京市和各區(qū)縣檔案局與農(nóng)委、民政局等單位配合，發(fā)出了《北京市新農(nóng)村檔案工作測評》的通知，同時(shí)各區(qū)縣也制發(fā)了相應(yīng)的測評辦法和細(xì)則，并與各區(qū)縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)積極協(xié)商，爭取支持，從而使行政村的檔案檢查工作得以順利展開。有的區(qū)縣委、政府始終把檔案管理工作納入到對鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府的年終考核，將考核結(jié)果作為評先的依據(jù)。區(qū)縣檔案局負(fù)責(zé)村級檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府要把檔案管理內(nèi)容列入村級工作目標(biāo)考核，加強(qiáng)對村級檔案的指導(dǎo)，并適當(dāng)加大對村級檔案工作的投入，沒有條件的村可以采取村檔鄉(xiāng)鎮(zhèn)管的方法，健全有效的長效機(jī)制。各村應(yīng)將村級檔案工作列入議事日程，明確分管人員、建立規(guī)章制度，使村級檔案工作做到規(guī)范有序、科學(xué)發(fā)展。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)是管理的手段

區(qū)縣檔案局應(yīng)加強(qiáng)村級檔案人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)，提高村級檔案員的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平。一是開展集中培訓(xùn)。利用春季農(nóng)閑時(shí)節(jié)，到各鄉(xiāng)鎮(zhèn)對村級檔案員開展集中現(xiàn)場培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容要深入淺出既有理論，更要重視實(shí)踐。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)村級檔案管理人員每年要進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。二是開展個(gè)別培訓(xùn)。對檔案業(yè)務(wù)知識相對較薄弱的行政村，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)有針對性地開展個(gè)別、專項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。并對有條件的村級檔案員，進(jìn)行村級檔案編研、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、村史和歷史沿革等編寫的專題培訓(xùn)，提高村級檔案員現(xiàn)代化管理水平，為新農(nóng)村檔案工作開展服好務(wù)。

（三）明確歸檔范圍是整治的具體措施

為了更好地做好村級檔案工作，鄉(xiāng)鎮(zhèn)村檔案工作人員要明確村級檔案的歸檔范圍，努力做到應(yīng)收盡收；齊全完整的把應(yīng)歸的村級檔案材料收集到村檔案室。考慮到村級檔案管理人員的知識水平，區(qū)縣檔案局和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要根據(jù)各區(qū)縣村級檔案工作情況，結(jié)合各村的實(shí)際，制定好各村的檔案分類大綱、歸檔范圍、保管期限表，統(tǒng)一印發(fā)給各村供參考，使其知道哪些檔案應(yīng)歸，哪些檔案不應(yīng)歸，以及村級檔案的分類和保管期限。為了保證村級檔案的歸檔質(zhì)量和檔案整理的規(guī)范化，應(yīng)著重抓好以下兩項(xiàng)工作。一是嚴(yán)格實(shí)行年度歸檔制。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員要積極督促、指導(dǎo)村級檔案管理員對上年形成的文件材料，于每年6月底前完成立卷歸檔，不能有積存文件。二是嚴(yán)格檔案立卷歸檔質(zhì)量，不同類別檔案要符合相應(yīng)檔案標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求。

（四）積極提供利用是管檔的目的

管好建好利用好村級檔案資源，是做好村級檔案工作的最終目的。區(qū)縣檔案局、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村檔案部門和檔案人員應(yīng)努力做好村級檔案利用工作，方便農(nóng)民。并通過檔案查詢、電話預(yù)約、政府信息公開、檔案展覽、檔案編研及檔案數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)和檔案館日活動(dòng)、檔案超市、趕檔案大集等宣傳活動(dòng)，方便農(nóng)民群眾利用檔案信息資源，使農(nóng)民不出村就能查詢利用檔案信息資源。要充分發(fā)揮檔案作用，讓農(nóng)民認(rèn)識到村級建檔的好處。

（五）依法治檔是規(guī)范管理的保障

區(qū)縣和鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村各級部門要做好《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《北京市實(shí)施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》的宣傳，多種形式地?cái)U(kuò)大檔案工作影響，進(jìn)一步提高檔案意識，充分發(fā)揮檔案不可替代的憑證和依據(jù)作用，不斷提升村級檔案工作理念，創(chuàng)新村級檔案工作模式。并深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)、行政村，對檔案工作開展專項(xiàng)執(zhí)法檢查。對執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)的問題給予及時(shí)反饋，并提出整改要求。對在檔案管理工作中的違法違規(guī)行為，要按照《中華人民共和國檔案法》、《北京市實(shí)施中華人民共和國檔案法辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，給予行政處分或罰款。構(gòu)成犯罪的，依法追究其刑事責(zé)任。通過檔案執(zhí)法，優(yōu)化環(huán)境，促進(jìn)村級檔案工作依法開展，更好地為社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)。

總之，在新的歷史條件下，村級檔案工作須從經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要出發(fā)，緊扣時(shí)代脈搏，從觀念上、創(chuàng)新上采取有效措施，讓村級檔案在農(nóng)村發(fā)展中發(fā)揮切實(shí)有效的作用，為建設(shè)美麗北京做出積極貢獻(xiàn)。

作者單位：北京市延慶縣檔案局