高職院校藝術(shù)檔案管理探究

摘要：藝術(shù)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分。高職院校由于藝術(shù)檔案的管理意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)的不夠重視，檔案人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的欠缺等原因，制約了藝術(shù)檔案的管理水平。本文擬從高職院校的組織架構(gòu)、管理機(jī)制、人員素質(zhì)、藝術(shù)檔案的數(shù)字化建設(shè)、提高藝術(shù)檔案的利用水平等方面，提出高職院校藝術(shù)檔案的管理路徑。

關(guān)鍵詞：高職院校 藝術(shù)檔案 管理

高職院校近年來(lái)發(fā)展迅猛，各項(xiàng)事務(wù)漸趨繁多，這就需要學(xué)校各方面工作協(xié)調(diào)發(fā)展。學(xué)校檔案是學(xué)校的寶貴財(cái)富，在學(xué)校的內(nèi)部管理、對(duì)外宣傳、科學(xué)研究、辦學(xué)水平評(píng)估等各項(xiàng)職能中有著不可替代的作用。藝術(shù)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，抓好藝術(shù)檔案的建設(shè)與管理是高職院校義不容辭的責(zé)任。

1 高職院校藝術(shù)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 藝術(shù)檔案建檔意識(shí)不強(qiáng) 高職院校的藝術(shù)檔案不僅僅是學(xué)校檔案工作的有效組成部分，更是構(gòu)建和諧校園、促進(jìn)校園文化的重要載體，需要師生加強(qiáng)這方面的意識(shí)。高職院校在日常教學(xué)、科研、校園活動(dòng)的過(guò)程中均會(huì)產(chǎn)生大量藝術(shù)檔案，諸如師生在日常教學(xué)科研、文藝演出等活動(dòng)中產(chǎn)生的藝術(shù)檔案；學(xué)校組織各類(lèi)文化節(jié)中產(chǎn)生的藝術(shù)檔案。藝術(shù)檔案的來(lái)源數(shù)量不算少，可是大多數(shù)高職院校不重視對(duì)藝術(shù)檔案的歸集存檔，沒(méi)有充分意識(shí)到藝術(shù)檔案建設(shè)管理的重要性。

1.2 制度機(jī)構(gòu)方面不夠完善 高校檔案管理工作是高校十分重要的基礎(chǔ)性工作，在一定程度上體現(xiàn)著高校的整體辦學(xué)質(zhì)量和管理水平，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)其加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，納入整體考核評(píng)估指標(biāo)體系。現(xiàn)實(shí)的情況是不少院校尚未認(rèn)識(shí)到藝術(shù)檔案建設(shè)管理工作的重要性，沒(méi)有根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，未將檔案館建設(shè)列入新校區(qū)總體建設(shè)方案，依法管檔的自覺(jué)性和責(zé)任感有待進(jìn)一步加強(qiáng)。一些建校時(shí)間長(zhǎng)、辦學(xué)規(guī)模大、檔案數(shù)量多，符合中華人民共和國(guó)教育部第27號(hào)令規(guī)定條件的學(xué)校，至今尚未成立檔案館；有的學(xué)校雖然設(shè)立了檔案館，但級(jí)別建制偏低，人員偏少，難以適應(yīng)學(xué)校又好又快發(fā)展的需要。在檔案管理模式上，部分學(xué)校沒(méi)有根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行建章立制，未能按照規(guī)定要求和檔案工作原則對(duì)學(xué)校各院系、各部門(mén)產(chǎn)生的各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，特別藝術(shù)檔案的管理更是薄弱，呈現(xiàn)隨意化、無(wú)序化的狀態(tài)，缺乏必要的制度管理保障。

1.3 檔案管理人員的素質(zhì)亟待提升 要管理建設(shè)好學(xué)校的藝術(shù)檔案工作離不開(kāi)一支專(zhuān)業(yè)技能強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的優(yōu)秀人才。檔案管理部門(mén)的人員構(gòu)成、個(gè)體素質(zhì)如何，直接影響藝術(shù)檔案的管理水平和工作效果。只有綜合素質(zhì)高的人，才能勝任學(xué)校藝術(shù)檔案的管理工作。近幾年，高職教育事業(yè)跨越式發(fā)展，但卻存在忽視檔案建設(shè)的情況，學(xué)校檔案專(zhuān)職人員數(shù)量不足的現(xiàn)象普遍存在。隨著高職辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，各項(xiàng)工作內(nèi)容與日俱增，但是，由于人們對(duì)學(xué)校檔案工作的認(rèn)識(shí)不足，高職院校的檔案工作長(zhǎng)期處于可有可無(wú)的一項(xiàng)工作。不是安排一些婆婆媽媽的人員，就是把別處不好安排的照顧對(duì)象推去檔案室。現(xiàn)有的這些檔案管理人員，有著不同的專(zhuān)業(yè)背景，有的學(xué)習(xí)歷史、有的學(xué)習(xí)文學(xué)、有的學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)，五花八門(mén)，檔案管理專(zhuān)業(yè)的卻不多，這就給他們從事檔案工作帶來(lái)先天不足——專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不夠。高職院校的檔案人員往往還兼任一些其他工作，只剩下很少時(shí)間和精力應(yīng)付檔案業(yè)務(wù)已成為普遍現(xiàn)象。

2 高職院校藝術(shù)檔案管理路徑探究

提高藝術(shù)檔案的建設(shè)管理水平，需要從高職院校的組織架構(gòu)、管理機(jī)制、人員素質(zhì)、藝術(shù)檔案的數(shù)字化建設(shè)、提高藝術(shù)檔案的利用水平等路徑切入，綜合運(yùn)用發(fā)揮合力方能有所建樹(shù)。

2.1 要切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo) 高職院校檔案管理工作應(yīng)該納入學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃，納入整體考核評(píng)估指標(biāo)體系，藝術(shù)檔案工作也應(yīng)該列入學(xué)院整體檔案工作規(guī)劃，各二級(jí)院系應(yīng)該把藝術(shù)檔案工作列入本部門(mén)整體發(fā)展規(guī)劃，由一名分管領(lǐng)導(dǎo)具體指導(dǎo)、制定政策、把握藝術(shù)檔案工作的發(fā)展方向。要切實(shí)把藝術(shù)檔案工作作為學(xué)院發(fā)展的有機(jī)組成部分，積極宣傳和組織、整理和挖掘藝術(shù)檔案，把藝術(shù)檔案工作作為工作總結(jié)、業(yè)務(wù)考核內(nèi)容之一。要針對(duì)藝術(shù)檔案工作發(fā)展的不同層次、不同類(lèi)型，分別提出不同的量化指標(biāo)和時(shí)限要求，進(jìn)行分類(lèi)指導(dǎo)。要保證必要的經(jīng)費(fèi)，確保藝術(shù)檔案的完整、安全和有效利用。總而言之，高職院校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，是藝術(shù)檔案能否順利發(fā)展的關(guān)鍵。

2.2 要加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè) 藝術(shù)檔案員隊(duì)伍是藝術(shù)檔案管理上水平上臺(tái)階的重要基石。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該關(guān)心藝術(shù)檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，努力解決藝術(shù)檔案人員的實(shí)際困難，提升他們?cè)趯W(xué)院偏低的待遇，解決他們晉升的渠道問(wèn)題，提供必要的業(yè)務(wù)進(jìn)修、外出參觀學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，從而穩(wěn)定藝術(shù)檔案工作隊(duì)伍。要多層次、多門(mén)類(lèi)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高藝術(shù)檔案人員素質(zhì)和管理水平。藝術(shù)檔案工作是一項(xiàng)復(fù)雜的專(zhuān)業(yè)技術(shù)勞動(dòng)，因此，要求從事檔案工作的人員應(yīng)具有合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，又要具備良好的藝術(shù)素養(yǎng)。只有綜合素質(zhì)高的人，才能勝任高職院校的檔案管理工作。檔案工作人員的素質(zhì)是提高藝術(shù)檔案管理水平，充分發(fā)揮藝術(shù)檔案作用的先決條件。對(duì)藝術(shù)檔案管理隊(duì)伍的管理重點(diǎn)在于明確崗位，落實(shí)職責(zé)，稽查考核，協(xié)調(diào)激勵(lì)。學(xué)校應(yīng)該把檔案人員隊(duì)伍建設(shè)列入人才發(fā)展目標(biāo)，統(tǒng)籌規(guī)劃，不斷優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，使高校檔案人員隊(duì)伍朝著專(zhuān)業(yè)化、高素養(yǎng)、有梯隊(duì)的人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)發(fā)展，為高職院校的藝術(shù)檔案工作注入可持續(xù)發(fā)展的活力。

2.3 要加快藝術(shù)檔案的數(shù)字化建設(shè) 要實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案的文化傳承與藝術(shù)教育作用，必須加快藝術(shù)檔案的數(shù)字化建設(shè)。通過(guò)藝術(shù)檔案的數(shù)字化管理，讓更多的學(xué)生走進(jìn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，共享先進(jìn)文化的魅力，從而全面提高學(xué)生的文化素養(yǎng)，促進(jìn)校園文化建設(shè)。加強(qiáng)藝術(shù)檔案的信息化和數(shù)字化管理，是藝術(shù)檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。利用多媒體技術(shù)，實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案媒體的數(shù)字化。“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的來(lái)臨，為我們的存儲(chǔ)檔案提供了技術(shù)上的支撐。學(xué)校檔案管理人員要迅速學(xué)習(xí)并掌握先進(jìn)的數(shù)字化知識(shí)，提升工作效率。購(gòu)買(mǎi)優(yōu)良可靠的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案系統(tǒng)化的管理。軟件的應(yīng)用可以提高管理思路和管理方式的創(chuàng)新，還可以提高管理的效率，提高日常藝術(shù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的流程，及時(shí)提供文化資源的信息。高職院校在選用檔案系統(tǒng)管理軟件時(shí)，必須結(jié)合自己的工作條件、環(huán)境和技術(shù)保障等方面的考慮，以提高軟件應(yīng)用的實(shí)際效率。

2.4 要提高藝術(shù)檔案的利用水平 高職院校藝術(shù)檔案范圍非常廣泛，它涵蓋了師生們?cè)谒囆g(shù)教學(xué)、實(shí)踐、創(chuàng)作、展覽、演出、比賽、交流、攝影、采風(fēng)等各個(gè)層面的藝術(shù)活動(dòng)。因此，高職院校藝術(shù)檔案內(nèi)容豐富多彩、是一筆可貴的財(cái)富，需要我們善加利用，而不是束之高閣。藝術(shù)檔案管理的終極目的在于利用，以滿(mǎn)足師生教學(xué)科研、參考佐證、學(xué)習(xí)提高的目的。

藝術(shù)檔案的開(kāi)發(fā)利用包括兩方面的內(nèi)容：一是健全和改善檢索手段，介紹檔案館（室）藏的內(nèi)容與成分，這主要是在檔案基礎(chǔ)工作中完成的。二是根據(jù)外部對(duì)各類(lèi)檔案信息需求的情況，通過(guò)有效的途徑和方法，向利用者提供所需檔案材料，實(shí)施全方位的多元化利用。提供藝術(shù)檔案利用信息資源的途徑主要有咨詢(xún)服務(wù)和文本服務(wù)。咨詢(xún)服務(wù)即以庫(kù)藏檔案信息為依據(jù)，通過(guò)解答問(wèn)題的方式，向利用者提供檔案及其相關(guān)信息和知識(shí)，對(duì)利用過(guò)程進(jìn)行指導(dǎo)，提供檢索和成果的服務(wù)。文本服務(wù)是以提供各種形式的檔案資料文本為利用者服務(wù)。各高職院校要以“服務(wù)學(xué)生、服務(wù)教職工、服務(wù)學(xué)校中心工作”為重點(diǎn)，進(jìn)一步加強(qiáng)藝術(shù)檔案的開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮藝術(shù)檔案在學(xué)校重大活動(dòng)慶典、舉辦陳列展覽、編修校史校志、教學(xué)科研等工作中的參考憑證作用，發(fā)揮其在校園文化，宣傳教育等方面的服務(wù)功能。

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基金項(xiàng)目：本文系南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院2012年院級(jí)課題《高職院校藝術(shù)檔案管理研究》（編號(hào)：JR1211）的階段性成果。

作者簡(jiǎn)介：李前平（1970-），男，江蘇淮安人，副教授，碩士，就職于南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院人文藝術(shù)系，研究方向：秘書(shū)學(xué)與漢語(yǔ)言文學(xué)。