淺談信息時代檔案管理中的保密工作

摘要：隨著檔案管理的網(wǎng)絡化、信息化、數(shù)字化，我們檔案的保密工作也不斷面臨著新的考驗和挑戰(zhàn)，如何做好信息化檔案管理的保密工作，成為工作中的重中之重。本文通過對現(xiàn)階段檔案管理中的保密工作面臨的挑戰(zhàn)和管理模式進行分析，并從完善電子信息檔案管理保密制度，做好監(jiān)督利用檔案資料的工作、加強保管電子信息檔案的工作、建立并認真履行電子信息檔案查詢使用制度和構建檔案干部知識更新教育機制四個方面闡述了信息時代檔案管理中的保密工作的具體措施。形成了“保密帶動管理，管理帶動服務”的良性互動工作模式，把檔案管理中的保密工作提到一個更高水平。

關鍵詞：檔案保密管理信息化

快速發(fā)展的計算機網(wǎng)絡信息化時代，給檔案管理的保密工作帶來新的挑戰(zhàn)，要求檔案的保密工作有更高更嚴的信息化管理。隨著信息技術的廣泛運用，做好檔案管理的保密工作，是推進檔案持續(xù)、健康發(fā)展的基本保障，是促進教育事業(yè)體制改革和穩(wěn)定發(fā)展的重要保證。

1 信息化社會檔案管理的保密工作面臨的新挑戰(zhàn)

自動化與網(wǎng)絡化的發(fā)展和應用，使檔案管理工作進入新階段?？旖萦址奖愕男畔⒒瘷n案管理工作也存在著不少安全隱患。檔案管理高技術、開放的網(wǎng)絡信息化對保密工作提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。由于檔案所涉及的信息大至影響國家安全，小至影響人民的利益，在推進檔案管理信息化的過程中，如果網(wǎng)絡與信息的管理在安全保密方面做得不到位，將會給國家和人民帶來巨大的損失。所以，這給檔案管理中的保密工作帶來了新的挑戰(zhàn)，形成新挑戰(zhàn)的主要原因有：①我國法律法規(guī)滯后。我國《保密法》已頒布實施20多年，保密工作為改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設事業(yè)的順利進行發(fā)揮了極大的保障促進作用。但由于檔案保密方面的法律法規(guī)體系還不健全，立法重點不明確，在某些方面存在滯后，如檔案信息化管理的保密法律法規(guī)不完善，涉密計算機的管理制度滯后，和現(xiàn)代計算機和網(wǎng)絡的發(fā)展存在差距，同時給國家檔案管理部門制定適宜的保密法律法規(guī)帶來一定的難度，檔案工作人員也不能依法辦事，十分不利于開展檔案的保密工作。②檔案工作人員保密意識不強。首先，在思想上，保密觀念淡薄，認為檔案管理和保密工作是無關緊要的事情，存在錯誤認識。也有的認為在高科技時代，檔案管理過程中要進行保密，是無密可保，有密難保。有些檔案管理工作人員、涉密人員忙于日常工作，對《保密法》知之甚少，對經(jīng)辦的密件見密不知密，毫無所謂，缺乏強烈的保密意識。這些都會對國家秘密的管理造成嚴重的后果。其次，一些領導和工作人員的形式主義，導致保密意識更加淡薄。認為只要按照國家《保密法》及檔案管理相關規(guī)定，用三鐵一柜就把國家秘密鎖住了，就能杜絕檔案信息的泄漏。放松了檔案安全保密隱患的警惕，對新問題、新挑戰(zhàn)的應對毫無準備。③保密技術落后。科技的迅猛發(fā)展，特別是傳播的信息化、網(wǎng)絡化，當前檔案保密工作面臨更加嚴峻的挑戰(zhàn)。現(xiàn)代高技術在竊密方面的運用，導致竊密與反竊密斗爭日益復雜、尖銳，增加了通信和計算機網(wǎng)絡的泄密隱患。我國檔案信息技術和設備技術相對落后，各級保密技術防范裝備的研制、開發(fā)、應用跟不上網(wǎng)絡技術的發(fā)展，致使信息與網(wǎng)絡安全的防護能力較弱，保密工作仍處于摸索、探討不斷完善的過程。

2 檔案信息化時代的管理模式

在信息社會里，無論電子檔案紙質(zhì)化還是紙質(zhì)檔案電子化后制成的兩套檔案，雖然兩者同時存在、同時使用，但兩類檔案各有所長。

電子信息檔案目前實施“雙套制”的歸檔管理。電子檔案管理可以推動檔案一體化管理，簡化各項流程，提高檔案管理工作效率。為解決檔案信息存儲難、檢索慢等問題，歸檔時可以同時保存電子文件和紙質(zhì)文件。電子信息檔案的歸檔范圍可參照國家《保密法》關于紙質(zhì)文件材料歸檔的相關規(guī)定實行，并包括相應的背景信息和元數(shù)據(jù)。紙質(zhì)檔案管理可以完善電子檔案管理。在檔案信息化建設過程中，為保障電子檔案的安全運行，可根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，建立統(tǒng)一的檔案管理標準，逐步完善信息資源庫，確保檔案管理的規(guī)范化和合理化。

“雙套制“融合了紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的優(yōu)勢。不能因為紙質(zhì)檔案有存在價值，而忽視電子檔案的發(fā)展。方便快捷的查詢可利用電子檔案，萬一電子檔案被損壞或者要查閱文件的原始真實性，保存完好的紙質(zhì)檔案還可以利用。建立檔案“雙套制”有其必要性，它們將在一定時期內(nèi)并存，互動發(fā)展。

3 做好信息化檔案的保密工作的措施

隨著秘密信息載體形式的多樣化，不斷發(fā)展的辦公自動化和網(wǎng)絡技術，如何做好檔案管理信息化的保密工作，成為工作中的重中之重。

3.1 完善電子信息管理檔案保密管理制度，做好檔案資料利用的監(jiān)督工作 電子信息檔案管理制度是保密工作之本。我們可以根據(jù)國家有關檔案管理、保密工作的法律法規(guī)，結合本單位的實際情況，建立健全電子信息檔案資料登記、傳閱、借閱、復制、銷毀制度以及涉密人員管理制度等。制定出電子信息檔案保密工作安全的措施、方針、策略和原則，根據(jù)利用人員的不同要求和不同的利用范圍，制定不同層次的審批手續(xù)，使檔案利用工作在開展的同時，確保不失密、不泄密以及檔案資料的完好無損。并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。為確保機密電子信息檔案不被泄漏，建立完善電子信息檔案保密工作等制度，是開展電子信息檔案保密工作的重要保證，才能使檔案管理利用工作真正落到實處。

3.2 加強保管電子信息檔案 電子信息檔案除應按符合紙質(zhì)檔案的要求保管處，還要對磁盤、光盤進行防寫處理；避免劃、擦、觸摸記錄涂層；應裝盒存放，避免強磁場強熱源，和有害氣體隔離；相對濕度選定：35-45℃；相對溫度選定為：17-20℃。同時，要堅持按照國家有關信息安全法規(guī)的規(guī)定，對單位的信息進行分檔管理，不斷提高技術防護水平，在保管方面，根據(jù)電子文件信息的安全和保密要求，可通過身份辨認和認證網(wǎng)絡設備，保證數(shù)據(jù)安全和操作安全；采用復制副本或異地備份保存等措施，以防消磁、防損壞工作；同時還應注意安裝補丁程序和更新殺毒軟件，以彌補程序缺陷，建立有效完善的防治系統(tǒng)。

在其保管工作中，還應爭取領導重視，要不斷加大對檔案管理的投入，加強檔案保密的硬件建設，設立涉密檔案的專用獨立庫房，做到庫房、辦公室和閱覽室三分開，加固防盜門窗，配備電腦密碼柜、門禁、紅外感應器、煙感、滅火器、碎紙機等設備，使檔案庫房建設合理標準。涉密檔案庫房應由專人負責，禁止無關人員入內(nèi)。同時要不斷提高和更新技術防范手段，全面采用現(xiàn)代化的監(jiān)控技防設施。

3.3 建立并認真履行電子信息檔案查詢使用制度 電子信息檔案保密工作，都應建立有效、規(guī)范化的查詢使用制度。使檔案保密工作能夠有章可循。如借閱方面主要應做到以下幾點：①借閱電子信息檔案要經(jīng)主管領導批準；②對秘密等級較高的電子信息檔案，不宜用拷貝的方式進行提供利用，應根據(jù)檔案的秘密等級進行有效管理；③根據(jù)使用者的情況，提供利用方式要有原則；④加密處理電子信息檔案的重要信息內(nèi)容；⑤為確保保密數(shù)據(jù)的知悉范圍和有效利用，涉密工作人員要控制權限，不得將保密資料非法外傳，要完整記錄使用過程，加強對計算機信息系統(tǒng)的保密工作，做好內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)分開。

為進一步做好涉密檔案資料管理工作的規(guī)范化和標準化，要主動接受保密部門和檔案部門對保密工作的監(jiān)督和指導，做到提供利用及時、保密有效的科學管理。

3.4 建立健全檔案干部知識更新教育機制 隨著檔案管理的電子信息化，提高檔案管理人員的素質(zhì)是關鍵，除對檔案保密工作人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)進行定期培訓和知識更新外，新的形勢發(fā)展要求檔案工作人員不僅要懂得傳統(tǒng)檔案保密工作知識，還要采取多形式、多渠道，去了解、學習、掌握和應用電子信息檔案的新知識、新動向、新技術。如加強應用密碼技術、數(shù)據(jù)保護技術、鑒別技術、訪問控制技術等學習，提高軟件保護技術、病毒檢測及清除技術、信息泄漏防護技術的運用。只有擁有高度的政治素質(zhì)、過硬的業(yè)務素質(zhì)和職業(yè)素質(zhì)，才能確保涉密電子信息檔案管理的安全。無論在什么場合，都要自覺履行保密義務，以高度的責任感和服務意識，把檔案管理的保密工作和利用工作統(tǒng)一起來，防止保密檔案泄密。

隨著檔案管理的網(wǎng)絡化、信息化、數(shù)字化，我們檔案的保密工作也不斷面臨著新的考驗和挑戰(zhàn)，還需要我們檔案人解放思想、轉變觀念、開拓創(chuàng)新，在大力推進檔案信息化建設的同時，更能安全的利用現(xiàn)代化技術手段和傳統(tǒng)保密手段相結合，做好信息化檔案的保密工作。形成“保密帶動管理，管理帶動服務”的良性互動工作模式，把檔案管理中的保密工作提到一個更高水平。

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