Project2007在企業項目管理中的應用

摘要：企業項目管理是一項十分復雜的活動，通過使用項目管理軟件Microsoft Project 2007進行項目管理，可以解決大量繁重的計算問題，快速的實現計劃的優化調整，提高工程管理水平，并且可以縮短建設工期，具有可觀的經濟效益。

關鍵詞：項目管理 企業項目管理 項目管理軟件 Microsoft Project 2007

1 概述

項目管理是一個系統工程，是一個計劃、組織、協調與控制的過程。為了完成一個預定的目標，需要滿足時間、資源或成本方面的限制。隨著計算機技術和系統工程理論的深入發展，項目管理的方法發展迅速，項目的模式有了很大的變化。在計算機和網絡越來越普及的今天，人們習慣利用計算機來管理自己的工作。

無論是簡單的項目，還是復雜的項目，Project軟件都能有助于制定一個出色的管理方案，可幫助用戶有效地計劃、設計和管理一個項目。通過對相關軟件的應用，能將有限的時間、資金、人力、材料等資源條件，有機地融入到工程之中，有效地實現對項目目標（進度、成本、質量等）的設定和對項目的控制、跟蹤與調整。

企業項目管理適于在企業的項目之間和項目經理之間進行充分的協調，如果沒有及時跟進和溝通計劃將很難反映實際進展情況。

2 Microsoft Project2007

Microsoft Project2007是微軟公司發布的一個功能強大、適應性強的項目管理軟件，是一個功能完善的企業項目管理軟件包，是一個完整的產品體系。利用Project2007可以編制進度計劃、制定預算、分配資源、解決資源沖突等，企業不同的人員通過Project2007產品體系，構建成企業項目管理信息系統，完成企業的項目管理。

Microsoft Project2007產品體系包括多個產品，下面分別簡要介紹。

2.1 Microsoft Project Professional 2007

Microsoft Project Professional 2007是Project 2007專業版，適于項目經理進行有效地項目管理。項目經理通過Project Professional制定項目計劃、管理項目成本、分配項目資源、跟蹤項目執行情況等；也可將Project Professional與Project Server結合起來使用，在企業網絡環境中實現項目跟蹤與溝通，發揮出更加強大的項目管理能力。

2.2 Microsoft Project Server 2007

Microsoft Project Server 2007是Project 2007服務器，提供了對企業項目信息的集中管理。通過該軟件，企業可集中管理項目信息、統一協調項目資源、標準化企業項目管理數據，有利于實現企業項目溝通協作，并對企業項目信息進行全面分析。

2.3 Microsoft Project Standard 2007

Microsoft Project Standard 2007是Project 2007標準版，具有Project 2007專業版的所有客戶端功能，但不能與Project Server相連。

2.4 Microsoft Project Web Access

Microsoft Project Web Access是項目管理瀏覽器訪問組件，簡稱PWA。使用PWA，用戶可利用瀏覽器接到Project Server 訪問項目信息、報告項目進度和提交項目問題等。

2.5 Microsoft Project Portfolio Server 2007

Microsoft Project Portfolio Server 2007是項目組合管理服務器。項目組合管理，關注企業項目的宏觀方面，對企業項目管理非常成熟的企業，可使用Portfolio Server來進行項目的宏觀分析。

3 企業項目管理的內容與作用

3.1 企業項目管理的內容

按內容劃分，企業項目管理可以分為以下九項內容：

①項目采購管理：通過一系列嚴格的管理措施從項目實施組織之外獲得所需資源的過程。

②項目時間管理：為保證項目最終按時完成的一系列管理過程。

③項目溝通與信息管理：為確保項目信息的合理收集和傳輸所需的一系列措施。

④項目范圍管理：根據項目的總體目標針對項目的工作內容進行管理的過程。

⑤項目風險管理：風險管理涉及風險監控、風險識別、風險估計與量化、風險管理規劃、制定對策等。

⑥項目質量管理：通過一系列管理措施使項目質量滿足客戶要求。

⑦項目成本管理：為確保完成項目的實際成本、費用不超過預算成本、費用的管理過程。

⑧項目集成管理：著眼全局，對項目實施階段的各個環節進行綜合管理，以確保各環節緊密接續，協調配合。

⑨人力資源管理：即通過一系列激勵措施，使項目在建人員保持積極向上的態度和活力，為項目實施提供人力支援。

3.2 企業項目管理的作用

企業項目管理可以優化人力資源的配置、可以更好地輔助決策、可以強化企業的內部協作、可以簡化項目管理流程。

Microsoft Project通過強大的資源管理功能，使得企業投入的資源能夠物盡其用，并以此得到相應的回報，從而優化人力資源的配置；Microsoft Project將關鍵數據通過Web進行集成，全面整理業務數據，可借助軟件的分析功能鎖定問題，并獲知發展趨勢，繼而深入了解項目的表現，便于企業領導進行決策；Microsoft Project強化企業各層次間的協作，使工作組成員能夠自主應用管理工具持續跟進項目進展情況，逐步深化項目內容的管理；同時，引入中心文檔庫，用以聯合開發并科學組織項目相關的應交付工作，不斷提高管理效率，促進質量升級，強化了企業的內部協作；Microsoft Project 通過對項目表現、問題及風險跟蹤能力，以期逐步深化項目管理要求，精簡項目管理工作流程。

4 項目計劃與實施階段

任何一項經營活動只要有了“計劃書”，就說明企業的經營活動在執行前經過了科學預測、全面分析、系統籌劃，以及對計劃執行過程中可能出現的偏差制定了相應的措施，從而確保了企業經營活動結果是可預測、可控制的。反之，沒有計劃書其經營活動必然是盲目的、盲動的，其經營活動的結果也將是不可預測的、不可控制的，那么這個企業的經營班子也必然是失敗的。項目經理通過Project Professional 2007編制具體的項目計劃。

項目經理打開Project Professional 2007，選擇域用戶登錄。登陸前，系統管理員在PWA的“管理用戶和組進行授權”中授權域用戶帳號，即可進行登錄操作。

①打開Project Professional，點擊“文件”→“新建”新建項目窗口，將提前擬好的項目信息輸入新建的項目窗口。

②設置工作日歷：從“向導”中選擇“任務”→“定義

常規工作時間”→“標準”，制作工作日歷（也可以新建日歷）。

③設置工期：項目組成員共同估算各項活動所需工期，在“工期”一欄中輸入估算結果。

④保存比較基準：點擊“工具”→“跟蹤”→“設置比較基準”，設置所有數據為比較基準。

⑤發布項目信息：點擊“協作”→“發布”→“項目計劃”，向Project Server發送項目信息。

人力資源經理的工作職能，首先是基于項目目標構建企業資源庫及技能儲備，甄選合適的項目組成員。在Project Server中輸入相關資源，以便有資源需求時可直接通過Project Server獲取。

①項目經理打開Project Professional 2007，選擇域用戶登錄。

②點擊“工具”→“企業選項”，打開企業資源庫，單擊“打開/添加”進行資源錄入，完成資源錄入后單擊“保存”。可在工具“企業選項”→打開企業全局設置中設置單位結構。筆者要特別指出，“自定義大綱代碼”中的大綱代碼只能“重命名”，不得刪除。

③組建工作組：點擊“工具”，選擇“自企業建立工作組”，在企業資源中找到員工的域用戶帳號，將其添加到工作組資源后，單擊“確定”。

④資源分配：鎖定須進行資源分配的行，點擊“任務信息”打開對話框，執行“資源”→“資源名稱”，在下拉菜單中選擇員工的域用戶帳號。

5 項目的跟蹤與調整

整個項目的跟進與調整主要由工作組成員、項目經理和公司領導共同完成。

5.1 工作組成員

將Project Server地址輸入IE 瀏覽器，登陸服務器；在工作分配任務中查看自己的任務。

①管理員提前授予工作組成員相應的登陸權限，工作組成員才能合法登錄Project Web Access。

②任務對話框中顯示“已由一個新任務分配給你”。打開該任務，點擊“查看我的任務”即可查看自己的工作任務。

③將已完成的實際工時輸入“實際工時”中，單擊“全部更新”。

④系統提示“已有一項任務更新發送到項目經理等待批準”。再次登錄PWA時，如果系統提示“沒有新任務”，則說明項目已通過審批。

⑤工作組成員查看任務項目后若要拒絕，可直接執行“任務”→“拒絕”指令。拒絕請求經項目經理審核同意后才可以徹底刪除。

⑥問題溝通和風險： 工作組成員在執行任務期間如有任何問題應及時向項目經理問詢。具體操作是：登陸PWA，在導航欄中選擇“問題”，查看并提交問題中選擇項目，將問題輸入“新建問題”的對話框。

5.2 項目經理

項目經理登錄PWA后，看到系統提示“一個來自資源的任務更改”，隨即打開“查看資源提交的任務更改”的頁面，點擊“接受”。任務更新后，項目計劃變更完畢。

如果要查看項目進展如何，可在PWA中點擊“項目”查看項目的任務摘要，即可掌握項目整體的進展情況。同樣，在Professional中依次執行“工具→跟蹤→更新項目進度”，也可以查看項目進度。如果不滿意任務完成情況，還可以進行項目優化。

5.3 公司領導

公司領導可以實時查看企業內的所有項目。

①在IE瀏覽器上登陸Project Server 服務器。

②在Project Server的主頁中點擊“項目”了解所有項目的進展情況。

6 結束語

使用Microsoft Project 2007為企業搭建了一個管理平臺，使企業內的管理者和工作部門進行同步，為優化資源配置、強化企業內部合作、簡化管理流程，滿足企業領導隨時掌握企業內部工作信息，輔助決策，從而提高企業的工作效率，保證企業的投資得到可靠的回報。

參考文獻：

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