淺談辦公計算機的使用技巧

隨著科學技術的飛速發展，辦公自動化在技術和應用上都得到了高層次的發展，人們逐漸意識到對辦公自動化的運用可以使日常辦公工作更加方便、快捷和高效。因而辦公自動化系統應運而生，手寫辦公方式已退出歷史舞臺，然而隨著應用新型的辦公自動化系統，新的情況和問題也隨之出現。

Word軟件是我們日常辦公中最常用的office辦公軟件之一，在使用過程中，經常遇到各種問題，有些小問題不大，但是如果解決不了的話，使用起來會很不方便，比如：怎樣去掉頁眉下的那條橫線的問題，怎樣能快速改變文本字號的問題，怎樣使用快捷鍵提高辦公速度的問題，等等，看似簡單，可用起來卻很棘手的常用問題。

利用快捷鍵或使用一些技巧手法就能使這些問題輕松解決。比如：

1.重復輸入問題

這個問題看似簡單，有些人還會不屑一顧，認為傻瓜都會用“復制”“粘貼”這個方法。這只是常規用法，如果一篇文章重復輸入的字符次數少，利用鼠標選擇“塊”，然后點“右鍵”點“復制”，再把光標放到需要的地方，再點“右鍵”點“粘貼”完成，還沒有感覺有什么不好，但是如果重復的次數多，還繼續用 “復制”“粘貼”的常規用法，就顯得有些繁瑣了。下面兩種方法，可以幫助解決這個問題，提高工作效率。

A、使用快捷鍵Ctrl+C、Ctrl+V。如果一篇文檔中重復輸入的字符次數較多時，可以用“復制”的快捷鍵“Ctrl+C”和“粘貼”的快捷鍵“Ctrl+V”來代替使用鼠標，方法是：先用鼠標選擇需要重復輸入的字符塊后，左手按“Ctrl+C”（復制），右手可利用鼠標把光標移動到需要的地方，然后再用左手按“Ctrl+V”（粘貼），這樣就完成了一次復制任務。如果后面繼續有相同的復制任務時，只需重復用“Ctrl+V”就可以了。同時編輯不同的文檔間同樣適用。

B、使用F4。F4是重復上一步操作。假設你輸入“中華人民共和國”后按F4就會重復出現“中華人民共和國”，連續按F4，就會連續出現“中華人民共和國”。此方法在制作表格時非常適用，也非常方便，如果再和復制、粘貼的快捷鍵一起配合使用，就更加相得益彰了。比如：在制作一個表格時，相鄰或距離較近的單元格內經常會出現相同的字符，此時就可以用此方法：首先在需要輸入的第一個單元格內輸入需要的內容（此文檔內前面已有此內容的就可以配合用“Ctrl+C”、“Ctrl+V”），然后右手利用鼠標移動光標到下一個需要相同內容的單元格內，按F4，然后再重復此步驟多次，直到把需要相同內容的單元格全部填完。這樣既簡便，又能提高工作效率，不就相得益彰了嗎？

2.去除Word頁眉下橫線問題

頁眉下的那條橫線是很讓人討厭的，有時不知道怎樣操作的，它就跑出來了，而且怎么去都去不掉。你想：如果一篇文章打印出來頂端有條黑線，是不是很難看？況且文章是自己用作資料還能湊合，但是如果給領導或者作別的用處，就肯定不行了。相信這種情況誰都遇到過。開始我用一種很笨的方法解決，就是另外打開一個空白文檔，把資料復制過去，慢慢我發現有四種方法可以解決這個問題：

A、可以將橫線顏色設置成“白色”；

B、在進入頁眉和頁腳時，設置表格和邊框為“無”；

C、進入頁眉編輯，然后選中段落標記并刪除它；

D、將“樣式”圖標欄里面的“頁眉”換成“正文”就行了。

E、進入頁眉和頁腳后，在“格式”中選擇“樣式與格式”，在出現的對話框中選擇“清除格式”，然后關閉頁眉和頁腳即可。

3.怎樣能快速改變文本字號問題

Word的字號下拉菜單中，中文字號為八號到初號，英文字號為5磅到72磅，這對于一般的辦公人員來說，當然已經綽綽有余了。但在一些特殊情況下，比如打印海報或機關宣傳墻報時常常要用到更大的字體，操作起來就有些麻煩了。

其實，我們完全也可以快速改變文本的字號：先在Word中選中相關漢字，然后用鼠標單擊一下工具樣上的字號下拉列表框，直接鍵入數值，即可快速改變字體大小。而且這個技巧在Excel和WPS中同樣適用。

還有兩種用快捷鍵的方法也可以改變字號大小：

A、選中文字后，按下Ctrl+Shift+>鍵，以10磅為一級快速增大所選文字字號，而按下Ctrl+Shift+<鍵，則以10磅為一級快速減小所選文字字號；

B、選中文字后，按Ctrl+]鍵逐磅增大所選文字，而按Ctrl+[鍵逐磅減小所選文字。

4.取消自動編號問題

盡管Word辦公軟件中的自動編號功能較強大，但是在我們編輯文件時，也有不如人所愿的時候，這時我們就需要取消自動編號。

A、當Word為您自動加上編號時，您只要按下Ctrl+Z鍵反悔操作，此時自動編號會消失，然后您再按照自己的心愿編號，而且再次鍵入數字時，自動編號已經被禁止了；

B、取消自動編號，還有一種方法就是：選擇“工具”中的“自動更正選項”命令，在打開的“自動更正”對話框中，單擊“鍵入時自動套用格式”選項卡，然后取消選擇“自動編號列表”復選框，最后單擊“確定”按鈕就可以了。

5.雙面打印問題

打印文件誰都會，雙面打印也不難，只要打印時選擇奇、偶頁就行了。但是如果按照常規的打印方法，打印完奇數頁后，需要手動把材料的順著頁號逐頁整理一遍，然后才能在材料的另一面打印偶數頁，如不整理，材料就會打亂，無法使用。這個常規方法既繁瑣又容易出錯，尤其是對于頁數很多的材料來說，更不方便。

如果使用一些打印技巧，這個問題就顯得簡單自如多了。

首先，我們在打印材料時，要在“文件菜單”中選擇打印功能或者使用快捷鍵Ctrl+p，彈出打印對話框后，在打印范圍處選擇偶數頁，然后點擊“選項”，在選項對話框中選擇“逆頁序打印”，然后確定打印；打印完偶數頁后，把材料反轉放入送紙器，再繼續選擇奇數頁，然后再次點擊“選項”，在選項對話框中反選（即不再選擇）“逆頁序打印”，然后確定打印，等打印完成后，就可以直接裝釘，不用再整理頁號，這樣豈不是簡單又省時？

諸如此類問題的操作技巧，還有很多，如果我們能夠在工作中善于總結經驗，善于積累經驗，同時又取長補短，這對于我們每一個人來說，利用計算機自動化辦公，會是感覺非常輕松自如，工作起來也是一件愉快的事情。