淺析電力部門檔案管理科學(xué)體系構(gòu)建措施

摘 要：本文首先介紹了電力部門檔案管理存在的主要問題，接著分析了電力部門檔案管理產(chǎn)生問題的原因，最后提出電力部門檔案管理科學(xué)體系構(gòu)建的幾點建議。

關(guān)鍵詞：電力部門；檔案管理；構(gòu)建科學(xué)體系

如今科學(xué)技術(shù)水平迅速發(fā)展，電力改革不斷的深入，電力部門也將邁入新的發(fā)展階段。電力行業(yè)迅速發(fā)展過程中，企業(yè)對于檔案管理的關(guān)注越來越高，電力檔案管理的重要性越來越突出，當(dāng)前，如何有效的對電力檔案進(jìn)行科學(xué)管理，讓電力檔案管理更好的服務(wù)于電力部門的發(fā)展，成為電力部門工作的重點。

1 加強電力部門檔案管理科學(xué)體系構(gòu)建的必要性

如今，隨著電力行業(yè)的快速發(fā)展，電力部門的檔案管理在電力發(fā)展的過程中起到關(guān)鍵作用，作為電力企業(yè)管理的重點，電力檔案管理的優(yōu)劣直接決定企業(yè)能否在激烈的電力市場競爭中占據(jù)有利的位置，電力檔案管理的主要內(nèi)容是對電力企業(yè)生產(chǎn)過程中原始數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，記錄的內(nèi)容包含豐富的信息和大量數(shù)據(jù)，對于電力發(fā)展過程能夠真實的反映，有利于查找出電力企業(yè)發(fā)展存在的問題，便于企業(yè)及時有效的調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略和制定電力投資計劃，為企業(yè)的發(fā)展提供正確的有效的數(shù)據(jù)依據(jù)。

2 當(dāng)前電力部門檔案管理暴露的主要問題

2.1 電力公司對于檔案管理工作沒有足夠的關(guān)注

部分電力企業(yè)的管理人員認(rèn)為檔案管理只是關(guān)于文字記錄的工作，片面的認(rèn)為檔案管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有產(chǎn)品質(zhì)量和產(chǎn)品銷售以后服務(wù)重要，因此對于檔案管理不加以足夠的重視，對電力檔案管理的人力物力資源投入較少，導(dǎo)致電力檔案管理工作由于管理條件和管理設(shè)備有限，用于檔案儲存的空間資源較少，檔案的管理往往很難保持完整性和全面性，難以為電力企業(yè)提供高質(zhì)量的電力檔案數(shù)據(jù)，不能指導(dǎo)電力企業(yè)決策，影響了電力企業(yè)的發(fā)展。

2.2 電力部門檔案管理人員技術(shù)有限，專業(yè)水平有待提高

許多電力企業(yè)在進(jìn)行檔案管理人員招聘時，為了節(jié)省資源和工作方便，選取的管理人員往往不具備專業(yè)知識，這部分人員對檔案管理工作較為陌生，對于電力檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠充足，對于檔案的管理只是停留在對數(shù)據(jù)的收集、記錄、保存，導(dǎo)致記錄的數(shù)據(jù)很難對電力企業(yè)的發(fā)展起到幫助作用。部分企業(yè)沒有獨立的檔案管理部門，檔案管理部門往往分配與其他部門，受其他部門的支配和管理，由于管理的混亂造成許多記錄的歸檔很難和存檔保持一致性，常常出現(xiàn)一些重要的數(shù)據(jù)沒有得到有效的保存，相反，許多記錄價值量不大的數(shù)據(jù)卻保存完整，造成企業(yè)的運行成本增加。

2.3 電力部門檔案管理工作缺乏理論的指導(dǎo)

由于電力檔案記錄工作的復(fù)雜性，電力檔案管理過程當(dāng)中遇到越來越多的困難，例如、盡管許多電力企業(yè)加大檔案管理的投入，但由于相關(guān)的理論知識不完善，電力檔案管理系統(tǒng)沒有系統(tǒng)的建立，因此電力企業(yè)很難把握準(zhǔn)確地研究方向，沒有理論知識的指導(dǎo)，人力物力資源的分配常常出現(xiàn)不合理現(xiàn)象。目前，電力部門檔案管理面臨的主要問題包括：電力檔案管理的產(chǎn)權(quán)地位和法律問題沒有明確的規(guī)定；電力檔案對于企業(yè)的具體促進(jìn)作用如何體現(xiàn)；變更后的電力企業(yè)檔案存留問題；對于檔案價值的鑒定問題等都沒有明確的理論指導(dǎo)。

2.4 部分電力企業(yè)的檔案管理技術(shù)落后，檔案管理信息化程度偏低

檔案管理的最終目標(biāo)是達(dá)到信息化，實行檔案信息化有利于對檔案更加有效的管理，目前，我國電力部門的檔案信息化管理存在明顯的滯后性，滯后性主要表現(xiàn)在兩個方面：首先，電力企業(yè)的檔案管理部門沒有配備先進(jìn)的管理設(shè)備，對于計算機技術(shù)運用不夠廣泛。其次，相關(guān)技術(shù)人員掌握的檔案管理方法落后，對先進(jìn)的檔案管理知識沒有進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)。部分電力企業(yè)雖然提出了向信息化發(fā)展，但是在實際操作中并沒有將檔案管理列入信息化管理的范圍中，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)滯后性；部分企業(yè)對檔案實行信息化管理時間有限，對于如何實現(xiàn)信息化和信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不明確，在實際操作中沒有明確的理論知識指導(dǎo)，信息化進(jìn)程發(fā)展緩慢；部分企業(yè)檔案管理人員由于自身水平有限，對于現(xiàn)今的檔案管理設(shè)備難以達(dá)到熟練操作。操作對機器設(shè)備的不規(guī)范減低了管理效率，也影響檔案管理的質(zhì)量。

3 如何構(gòu)建電力部門檔案管理科學(xué)體系

3.1 加強人員管理工作，提高檔案管理人員素質(zhì)

隨著電力檔案管理工作的不斷發(fā)展，電力企業(yè)對檔案管理人員專業(yè)知識、操作水平、管理技能等要求也隨之提高。隨著電力檔案管理工作信息化程度越來越高，檔案服務(wù)的范圍不斷的擴(kuò)大，領(lǐng)域不斷的拓寬，手段不斷的創(chuàng)新，檔案管理人員應(yīng)該進(jìn)一步加強對檔案管理相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，規(guī)范檔案管理的操作方法，掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，以便于更好的適應(yīng)新的形勢。在電力檔案管理過程中，相關(guān)人員既要做好內(nèi)部工作，又要加強與各部門的交流合作，認(rèn)真細(xì)致的記錄，做到發(fā)現(xiàn)問題及時的解決，確保電力檔案管理工作有效順利的進(jìn)行。

3.2 不斷地完善檔案管理制度，做到檔案管理有理有據(jù)

對檔案逐步實現(xiàn)制度規(guī)范化管理，隨著電力行業(yè)的發(fā)展，電力施工項目的不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理很難對每個施工的進(jìn)程記錄做到面面俱到，這就要求檔案管理部門制定一套科學(xué)有序的檔案管理制度，明確規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、工作分工、懲獎標(biāo)準(zhǔn)等，具體要求記錄內(nèi)容的范圍、種類、準(zhǔn)確性等，電力企業(yè)在國家相關(guān)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步的細(xì)化各項記錄細(xì)節(jié)，制定記錄說明書，確保管理人員在實際管理中有相關(guān)理論知識的指導(dǎo)，對檔案管理不斷地實現(xiàn)細(xì)致化管理，使檔案管理的質(zhì)量得到保證。

3.3 推動檔案管理信息化進(jìn)程

檔案管理要充分利用先進(jìn)的計算機技術(shù)。雖然我國電力行業(yè)檔案管理部分工作已經(jīng)運用相關(guān)的電子計算機技術(shù)，但是對于計算機的利用僅僅占據(jù)檔案管理工作很小的一部分，為了達(dá)到檔案管理全面信息化的目標(biāo)，對檔案管理存在的工作方法進(jìn)一步的改革和優(yōu)化，更好的開展檔案管理工作，鼓勵檔案管理人員全面的運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案管理工作不斷的進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，對于工作優(yōu)秀的員工給予獎勵，提高員工的工作積極性，將檔案管理工作與電力企業(yè)的全面信息化發(fā)展目標(biāo)相結(jié)合，確保電力檔案管理工作更加有效的開展。

3.4 加強檔案管理的硬件投入

在對相關(guān)操作技術(shù)掌握不熟悉的前提下，要想更好的開展檔案管理工作，電力企業(yè)要購買相關(guān)的設(shè)備。硬件設(shè)施是檔案管理的基礎(chǔ)，以先進(jìn)的設(shè)備作為輔助工具，保障了檔案管理的順利有效的進(jìn)行，要加強檔案室的建立，引進(jìn)相關(guān)專業(yè)檔案管理設(shè)備，例如，打印機、數(shù)碼相機、電腦等，對于設(shè)備要安裝一定的防火防盜系統(tǒng)，確保檔案的安全性。大型電力企業(yè)要建立信息庫，對于整理好的檔案及時入庫，對于時效性較差的檔案及時的清理，保證檔案的時效性和價值性。

3.5 歸檔要嚴(yán)格規(guī)范進(jìn)行管理，增強檔案的時效性

對于紙質(zhì)的記錄內(nèi)容，在記錄完成之后要統(tǒng)一的實行電子制表，制表過程對于格式嚴(yán)格要求，提高檔案的時效性，方便對相關(guān)檔案的提取和查詢和資源共享，實現(xiàn)檔案的記錄對于電力企業(yè)的投資決策有指導(dǎo)作用。

電力部門檔案管理工作關(guān)系企業(yè)發(fā)展的成敗，電力部門要不斷地加強檔案管理工作，加強檔案人員管理，提高管理人員素質(zhì)；對檔案管理制度不斷地進(jìn)行完善，推動檔案管理信息化進(jìn)程；加強檔案管理的設(shè)備投入，最終建立起電力部門檔案管理的科學(xué)體系，促進(jìn)電力企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張燕.淺談供電企業(yè)客戶檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].經(jīng)營管理者，2010（10）.

[2]吳玉姝.電力企業(yè)檔案服務(wù)創(chuàng)新的思考[J].云南電業(yè)，2007，（07）.

[3]段惠瓊.淺談電力系統(tǒng)集體企業(yè)的檔案管理[J].云南電力，2008，（05）.

[4]林衛(wèi)紅.淺析電力企業(yè)在檔案管理中存在的問題及其應(yīng)對策略[J].管理觀察，2011，（8）.