淺議基層煙草企業檔案工作人員隊伍建設

摘要：檔案工作是煙草企業整體事業科學發展的重要基礎和前提。做好檔案工作關鍵在人。本文針對基層煙草企業檔案工作人員隊伍存在的問題，提出應從完善機制、整體聯動、學習培訓、創新服務等環節入手，切實加強煙草企業檔案工作人員隊伍建設。

關鍵詞：煙草企業 檔案員 隊伍 檔案工作

煙草企業產生、保存的各類檔案是煙草行業改革發展的真實記錄和寶貴財富，是煙草文化的重要組成部分。其中從事檔案工作的人員始終處于檔案工作的核心位置以及企業管理的關鍵環節，作用十分突出、不可替代。

1 目前基層煙草企業檔案工作人員隊伍存在的問題

相對其他企業，煙草企業檔案工作基礎較好。目前常德市及所屬7個縣級分公司全部晉升了省特級，實施了檔案工作規范化管理。盡管煙草企業基層領導普遍重視廣義上的檔案工作，但對檔案工作人員的管理則明顯滯后，存在的問題不容忽視。

1.1 檔案員的配備不力

當前，基層煙草企業對于檔案工作人員的編制、配置、工作權責等沒有明確的規定，配備的隨意性較大。據了解，常德市及所屬煙草企業均只配備了一名檔案員，絕大多數為兼職，工作常常是“單兵作戰”。一是省特級檔案室明確要求配備專職檔案員，但確有部分晉升了省特級的煙草公司是辦公室文秘兼職檔案工作，甚至還有檔案員沒有解決正式編制。加之檔案員評職稱、提待遇、職位晉升等渠道有限，工作積極性可想而知。二是檔案員往往兼職過多，難有更多的精力用于做好檔案工作。這往往導致檔案收集不齊全、整理不規范、管理欠到位、安全難保障。當前，大部分基層煙草公司兼職檔案員自身業務不熟，沒有親自參與整理年度文件材料，而是聘請外面的專業公司或專業人員集中整理。三是檔案員知識結構不合理。多數為半路出家，專業不對口，專業程度不高，學習機會不多。煙草企業檔案員不僅應知曉檔案基礎業務知識，還需了解規范建檔、檔案信息化等實際操作。然而檔案員隊伍中多數達不到要求，并且平時主動學習、請教的也很有限。個別檔案員甚至對于本企業室藏檔案的底子也不清楚，情況也不了解，導致檔案目錄建立欠規范，難以準確、及時地查閱檔案。

1.2 檔案員的素質不一

檔案工作的政治性、業務性、服務性都很強。首先，政治性要求檔案員具有較強的責任心、進取心，包括具有較強的安全保密、收集歸檔意識。然而部分煙草企業的檔案員身在其位，不謀其職，認為檔案工作出不了效益，也出不了大問題，滿足于將檔案束之高閣，“用時翻一翻，閑時放一邊”。同時工作中怕麻煩，圖簡便，沒有嚴格執行規章制度，缺乏起碼檔案意識的屢見不鮮。如有的領導或業務人員沒有及時移交文件材料，而檔案員沒有主動督促歸檔，結果造成文件流失、企業損失。又如借出檔案時未登記，領導要查時到處找，影響了企業的利益。其次，業務素質參差不齊，整體水平較低。有的檔案員既不注重檔案材料的收集歸檔，也不能按照業務規范整理檔案，更不善于學習先進的管理手段。當然，有的檔案員是因為兼職過多、企業更重看得見的效益等原因很少有時間、有機會參加系統的檔案業務知識培訓，加上自身檔案意識不強，缺乏相關的激勵機制，平時難以自覺地學習這方面的專業知識。然而如此下去，勢必直接造成檔案工作規范化水平的下降。再次，服務全局的意識和能力有待加強。譬如檔案員主動利用檔案資源，匯總情報或數據服務公司的少，積極出謀劃策的少，沒有真正體現檔案的利用價值。另有部分檔案員工作效率不高。由于業務水平、服務意識欠缺，有的在檔案收集時馬虎，造成文件材料不齊全、不完整；有的在檔案鑒定時隨意，不對照歸檔范圍，“玉石混裝”，造成歸檔的遺漏或是價值劃分不準確；有的在檔案整理時，檔案的分類、裝訂不合要求等。結果到最后還得請外人花大力氣重新建檔，拖了公司的后腿。

1.3 檔案員隊伍的穩定性不夠

由于體制不完善，缺少相關的政策依據，基層煙草企業往往在人事安排上對檔案員缺乏全面、長遠的統籌規劃，不僅人員素質欠缺保障，而且隊伍不夠穩定。往往是好不容易培養了一個檔案員，相關業務比較熟悉了，情況比較清楚了，不久又在人員調整中離開了檔案工作崗位，然后由另外一個新手接替，并且交接手續沒有或不規范。據反映，大多數檔案員都兼職辦公室文秘或其他工作，并且辦公室人員崗位變動又較頻繁。辦公室人員異動，往往檔案員也隨之變動，隊伍很不穩定。加之檔案員工作量大而難以得到領導重視，辛苦卻難以看到“前途”和“地位”。大家都不大情愿接受這項工作，已接受的大多也想把它推出去。難有檔案員愿意長期做下去，或是為檔案工作長遠打算。由于檔案員隊伍的流動性大，工作往往容易停滯，難以接上，更談不上檔案工作的科學、可持續發展。

2 關于基層煙草企業檔案工作人員隊伍建設的探討

基層煙草企業應堅持人本理念，大處著眼、細節著手，以“抓管理、抓效益、抓文化”的高度來重視和加強檔案員隊伍建設，以期戰略性、全局性、長遠性地推進檔案工作，服務自身發展。筆者認為，加強煙草企業檔案工作人員隊伍建設應從完善機制、整體聯動、學習培訓、創新服務等環節入手，多措并舉，不斷推進。

2.1 完善相關機制，強化檔案員地位

一是煙草企業應切實把檔案工作列入年度工作規劃和重要議事日程，與其他工作同部署、同推進、同考核，并讓檔案員有效參與其中。二是應在企業人事規章制度中補充檔案員的配置要求，為檔案員定編定崗，規定檔案員的任職條件、職責權利、責任追究等。要結合精細化管理，將那些勤快細心、工作熱情、責任心強的員工選配到檔案員崗位上來。在崗位調整時，要充分考慮保持煙草企業檔案員隊伍穩定的重要性，慎重以及盡量少調整檔案員。如確需調整的，應按規定辦理交接手續。三是要依照檔案工作規范化管理的要求，確保省特級單位配備一名專職檔案員。對于兼職的檔案員應確保其60%以上的精力用于檔案工作。考慮吸收檔案學、計算機等專業的員工進入檔案員隊伍。四是制定適當激勵機制，從政治上愛護、工作上關心、待遇上傾斜檔案員，鼓勵他們干一行、愛一行、專一行，充分激發他們的熱忱和潛能。五是學習宣傳檔案法規知識，提升上下的檔案意識，營造一種人人重視、支持檔案工作的良好氛圍。

2.2 實施整體聯動，促成檔案工作合力

在以住的檔案工作中，基層煙草企業經常是辦公室個把檔案員“孤軍奮戰”，其他部門、其他員工則是“作壁上觀”，容易導致各類失誤。當前，煙草企業必須順應檔案工作規范化管理的時代要求，切實健全檔案工作網絡，實施整體聯動。在公司各業務部門明確一名兼職資料員，協助檔案員開展工作。建立包括相關領導、檔案員、兼職資料員在內的檔案工作網絡，明確各自的工作職責，使檔案員的工作得到多方的支持。同時發揮團隊精神，變“單兵作戰”為整體聯動，促成檔案工作的合力。如果把檔案按人事檔案、會計檔案、專賣檔案、銷售檔案等進行分類，而且各業務部門兼職資料員能在檔案員、專業人員的指導下，按規定負責定期做好對口檔案的收集、分類乃至規范整理，統一移交綜合檔案室，定能極大地提高基層煙草企業檔案工作的效率與質量。與此同時，檔案員要與各業務部門兼職資料員建立密切的業務交流和良好的互動關系。檔案員負責對兼職資料員的業務指導，需經常去各業務部門了解檔案工作情況，發現問題須及時解決，使兼職資料員能盡快掌握基本技能和知識，盡快進入角色，轉為“內行”。此外，還需建立相應的考核機制。制定適用的考核標準和評分細則，由檔案員參與考核。例如對各業務部門的檔案資料收集及歸檔情況進行檢查評分，將考核結果納入到部門和兼職檔案員的考核成績中。根據考核結果，對于績效考核成績突出的兼職資料員給予一定表彰或獎勵，對于工作不認真負責的進行批評指正和處罰。并將考核結果作為職務、職稱晉升的參考依據。

2.3 加強學習培訓，提升檔案業務水平

首先，檔案員要特別培養自主學習、自我成才的能力。要以高度的責任感和事業心學習檔案業務知識，熟悉檔案室檔案資料的分類及存放位置，掌握檔案數據錄入、檔案數字化等專業技能，加強對新形勢、新載體、新內容檔案（如機讀型、微縮型、視聽型檔案）的管理能力，使自己成為業務能手和復合型人才。而且，檔案員要勤于思考，善于總結，要在實際工作中積累經驗、探索工作規律，不斷提高自己的業務水平。其次，要制定檔案工作規范并組織學習。譬如要在充分了解煙草企業各部門工作職能的基礎上，依據國家檔案局頒布的法令，確定企業歸檔文件材料的歸檔范圍和保管期限。然后組織檔案工作網絡全體成員參加的學習培訓，讓大家都熟悉理解，運用實踐。再次，要組織檔案基礎知識的學習培訓。檔案員只有領會、掌握檔案法律法規及檔案工作業務知識，熟悉檔案管理的各種環節和基本技能，才能“先當學生，后當老師”。可以根據實際，適時舉辦煙草行業檔案基礎知識和業務技能培訓，培養適應新時期檔案工作發展要求的人才。最后，要組織學習交流。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請檔案行政主管部門的領導、專家上門指導、授課；另一方面，要組織檔案工作網絡相關成員到本地、本行業做得好的單位考察學習檔案管理工作先進經驗，促進煙草企業檔案工作健康、有序發展。

2.4 創新服務理念，發揮檔案利用價值

檔案工作的“建、管、用”中，“用”即功用，充分發揮檔案的價值是終極目標，利用檔案做好服務是落腳點。一是優秀的檔案員隊伍應創新服務理念和服務模式，加強檔案工作的宣傳力度，使領導和員工認識檔案、了解檔案、重視檔案，懂得利用檔案為企業服務。檔案員應逐步扭轉目前只應付建檔與日常性管理的工作模式，將“等人上門”上升至“靠檔案說話”，變被動服務為主動服務。例如，煙草專賣人員對違法煙販的處罰幅度確定可從業務檔案中查找到其以前違法事實作依據，可查找到類似的處罰情況作參考；在開展有關職能檢查活動時，可從相關的檔案中提取到有效依據；業務經營活動中應執行的有關政策、法規，更是隨時可從檔案中查找利用。二是利用檔案服務企業決策。企業管理的核心在于決策。檔案員應創造條件，主動整合檔案資源、編研數據、情報、材料為領導決策提供依據和參考，為煙草行業的整體發展貢獻力量。編研檔案資料，除編著《煙草志》外，還可編著行業書籍公開出版，發揮檔案的社會效益和經濟效益。三是檔案員還應根據行業發展的要求，充分發揮檔案資源的文化價值。可以利用檔案這一不可再生的文化母資源，開辟榮譽陳列室、編著行業發展歷程教材、展示企業特色文化，把“死檔案”變成“活文化”，切實有效地促進企業的自信力、凝聚力和向心力。

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作者簡介：沈艷麗，女，湖南省煙草公司常德市公司（煙草專賣局）工作，漢語言文學專業，研究方向：企業管理、檔案管理。