淺談如何做好辦公室行政管理工作

摘要：辦公室行政管理工作是企業(yè)一項極為重要的工作。在辦公室的行政管理過程中，將現(xiàn)代化的管理模式及管理理念充分融入其中，建立完善的企業(yè)行政管理模式，提升從業(yè)人員的職業(yè)素質(zhì)，將會大力提升企業(yè)的整體工作效率。

關(guān)鍵詞：行政管理 辦公室 探討

1 辦公室行政管理工作的主要特質(zhì)

行政管理工作對于一個企業(yè)而言，顯得十分重要。行政管理的日常工作非常繁瑣和復(fù)雜，它不但要求各個部門以及各個人員之間要相互協(xié)調(diào)和配合才能完成，而且還需竭力將其轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化、系統(tǒng)化的行政管理模式，看似簡單、瑣碎、繁雜的行政管理工作，近則影響著企業(yè)正常工作的開展，遠則影響著企業(yè)未來的發(fā)展。尤其是對于辦公室的行政管理工作而言，它具有自身的諸多特點，它能為企業(yè)的發(fā)展奠定一個良好的基礎(chǔ)。換句話說，企業(yè)中，辦公室行政管理工作好比一座橋梁，它是連接高層管理人員與基層的一個中樞機構(gòu)，在二者之間傳遞著相關(guān)信息，是一個重要紐帶。在企業(yè)內(nèi)部，無論職位大小，級別高低，任何重要的信息以及消息都需要通過辦公室的行政管理來進行傳達。在對外交流以及后勤工作方面，行政管理也起著至關(guān)重要的作用?？偠灾?，企業(yè)的行政管理部門是一個包含了參謀、服務(wù)、運轉(zhuǎn)以及指揮于一體的重要部門。由于行政管理的特殊性，要求行政管理人員都具備較高的職業(yè)素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)知識，行政管理人員除了要具備較強的敏銳性以及洞察力之外，還應(yīng)具備豐富的管理才能及一定的工作經(jīng)驗。因為行政管理中，如果稍有不慎，或出了半點差錯，都會直接影響到企業(yè)的形象和未來的發(fā)展。因此，辦公室的行政管理工作主要具備以下特性：

1.1 服務(wù)性 如上所述，辦公室的行政管理工作是一座橋梁，它是連接企業(yè)高層與基層的一個中樞機構(gòu)，因此它具備最基本的特征，那就是具有服務(wù)性。對于辦公室的行政管理人員而言，他們每天除了要完成各種各樣繁雜的工作以外，還要和企業(yè)中各階層、人員進行相互溝通協(xié)調(diào)。從另一層含義上講，辦公室的行政管理人員實際上就是為其他部門或者成員所服務(wù)的人員。所以，從這些地方我們也不難看出，行政管理部門實質(zhì)上就是一個服務(wù)部門，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

1.1.1 為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。辦公室行政管理的主要工作，無非就是做領(lǐng)導(dǎo)的助手，幫助領(lǐng)導(dǎo)完成一系列輔助性工作，使領(lǐng)導(dǎo)的工作得以順利開展。因此，辦公室的行政管理人員在日常的工作中，必須要著眼于實際，理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖和目的，不斷提升自我素質(zhì)。

1.1.2 為各部門服務(wù)。除了做領(lǐng)導(dǎo)的參謀以外，辦公室的行政管理部門還應(yīng)該和各個部門之間保持密切聯(lián)系，與之相互溝通、相互協(xié)調(diào)，完成份內(nèi)的一切事務(wù)。辦公室的行政管理工作在部門和部門之間的協(xié)調(diào)性上起著至關(guān)重要的作用，企業(yè)的總體發(fā)展完全依賴于行政管理高效運轉(zhuǎn)的工作機制。

1.1.3 為員工服務(wù)。除上述之外，辦公室行政管理具有服務(wù)性還體現(xiàn)在為企業(yè)內(nèi)部員工服務(wù)上。因為辦公室的行政管理部門擔(dān)負著企業(yè)的行政管理職能，所以有責(zé)任和義務(wù)為企業(yè)的所有員工創(chuàng)造一個良好的辦公環(huán)境。出于這樣的原因，辦公室的行政管理部門更要盡力幫助企業(yè)員工，解決好他們在日常工作中的實際困難，激發(fā)出每一位員工對工作的熱情，從而進一步將辦公室的服務(wù)性落到實處。

1.2 繁雜性 繁雜性是辦公室行政管理工作又一明顯特征。在日常工作中，企業(yè)的大小行政事都要經(jīng)過行政管理部門。從表面上看，行政管理部門所做的似乎都是一些較為繁雜的小事，但這些繁雜、瑣碎小事將會積少成多，如在細節(jié)上沒處理好，則會直接影響到企業(yè)的工作秩序、工作效率和工作質(zhì)量，久而久之必將影響企業(yè)的發(fā)展。在整體的辦公室行政管理工作當(dāng)中，一定要注意細節(jié)，處理好各種各樣繁雜的工作，因為正如前面所說，行政管理工作在各個部門之間起到相互連接、相互溝通的重要作用，在每一個環(huán)節(jié)上都應(yīng)該認真仔細，防止失誤。

1.3 困難性 對于辦公室的行政管理而言，其任務(wù)多、往往時間緊，且領(lǐng)導(dǎo)對一些工作的要求、目標(biāo)不具體，實施起來困難較大。所以，工作中具有困難性的特點。這一特點主要體現(xiàn)在以下三個方面：

1.3.1 職責(zé)范圍廣。企業(yè)辦公室行政管理工作責(zé)任范圍廣，上至領(lǐng)導(dǎo)的會議日程安排、下至公司必需品的購買以及發(fā)放，所有的日常事務(wù)幾乎都是通過辦公室的行政管理部門來完成的。為了不影響整體的工作進度，行政管理部門不論是在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)方面，還是在為基層員工服務(wù)方面都要做足全面充分的考慮，不能有絲毫松懈和怠慢，稍有不慎就會直接影響到企業(yè)的整體工作。

1.3.2 協(xié)調(diào)溝通多。對于企業(yè)內(nèi)部而言，辦公室行政管理人員既要處理好上下級之間的關(guān)系，又要協(xié)調(diào)好與企業(yè)同級之間的關(guān)系，還要對企業(yè)出現(xiàn)的各種行政事務(wù)問題進行及時妥善處理；對外，要同兄弟企業(yè)以及與企業(yè)相關(guān)的各個行政部門處理好之間的關(guān)系。簡而言之，對于企業(yè)內(nèi)部來講，要處理好上層和下層之間的人際關(guān)系，不斷增強企業(yè)自身的向心力；對外而言，辦公室的行政管理部門要樹立起一個良好的企業(yè)形象，與企業(yè)之外的行政部門保持密切聯(lián)系和溝通。

1.3.3 質(zhì)量要求高。辦公室的行政管理工作對外具有窗口性，對內(nèi)部管理層具有從屬性，對內(nèi)部其它部門具有服務(wù)性。這些特性決定了辦公室行政工作，隨機事件多，可預(yù)見性弱，任務(wù)剛性強，不論存在多少困難，時間多么緊迫，但各種任務(wù)必須保證按時完成，且不出差錯、符合要求、對方滿意。

2 做好辦公室行政管理的有效手段

在石化企業(yè)中，辦公室的行政有效管理需要做到科學(xué)化，而能否做到這一點，則要看企業(yè)內(nèi)部高層領(lǐng)導(dǎo)及自身隊伍對其是否重視。

2.1 不斷加強辦公室自身建設(shè) 只有將辦公室內(nèi)部機構(gòu)進行合理配置，才可以做到科學(xué)管理。正如之前所說，在行政管理的中樞機構(gòu)里，辦公室是最為關(guān)鍵的一環(huán)，它一方面綜合了辦事機構(gòu)的事物，另一方面，它還是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的參謀部，同時具備辦事、咨詢以及服務(wù)等功能，辦公室的行政管理任務(wù)非常繁重。假設(shè)辦公室內(nèi)部機構(gòu)沒有得到科學(xué)管理，再加上人員素質(zhì)低下或者配置不合理，勢必直接影響到行政管理工作的有效發(fā)揮。所以，為了徹底讓辦公室的行政工作得到科學(xué)化管理，應(yīng)該合理設(shè)置機構(gòu)，明確工作職責(zé)，合理配備人員，健全管理制度，規(guī)范工作流程，提高辦公自動化水平，打造高效管理部門。

2.2 不斷加強員工思想作風(fēng)建設(shè) 辦公室是企業(yè)的中樞機構(gòu)，承擔(dān)著企業(yè)的綜合管理職能，這就迫使辦公室人員不但要有較寬的知識面，掌握一定的公共關(guān)系處理技巧，具備辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用技能，而且要有一定的政策理論素養(yǎng)和過硬的工作作風(fēng)。因此，企業(yè)辦公室必須做好思想作風(fēng)建設(shè)?？蓮囊韵聨追矫嬷郑?/p>

①要不斷提高全員的政策理論水平。無論是對上的報告、對下的行文，還是其它日常事務(wù)的處理，均屬理論或政策性很強的工作，每位從業(yè)人員都要不斷學(xué)習(xí)黨的理論、上級文件要求和企業(yè)的各項管理制度，做到行文不偏離黨的路線方針政策和企業(yè)的核心價值觀，處事符合企業(yè)的制度、流程要求。②要不為名利累，甘當(dāng)“鋪路石”。主動為領(lǐng)導(dǎo)、基層和員工服務(wù)，克己奉公、樂于奉獻。③要深入一線掌實情，實事求是處問題。辦公室人員的工作范圍不只是限于辦公室內(nèi)，還應(yīng)該走入實際中，掌握第一手資料，實事求是向領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，按政策規(guī)定、制度流程、領(lǐng)導(dǎo)指示妥善處理問題。④要熱情待人，認真處事，不管是日常事務(wù)處理，還是內(nèi)外來訪，均要謙遜禮貌待人，熱情認真處事，堅決杜絕“門難進、臉難看、事難辦”現(xiàn)象的發(fā)生。

3 結(jié)語

辦公室是企業(yè)的中樞機構(gòu)，承擔(dān)著為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為各部門服務(wù)、為員工服務(wù)的綜合管理職能，其工作職責(zé)范圍廣、協(xié)調(diào)溝通多、質(zhì)量要求高、繁雜困難大。為履行好管理職能，企業(yè)辦公室要不斷加強自身建設(shè)，加強員工思想作風(fēng)建設(shè)。

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