撰寫文字材料的方法和技巧

摘要：按照撰寫文字材料的內(nèi)在要求，本文提出了五個問題，分別為基本步驟、提高途徑、應注意的問題、材料結(jié)構的構建方法及一些小竅門，在回答這五個問題過程中，探討了撰寫文字材料的內(nèi)在規(guī)律，并分享筆者自身的一些經(jīng)驗和心得體會。

關鍵詞：撰寫材料 基本步驟 結(jié)構 提高途徑

工作中我們有時要撰寫一些文字材料，材料是一個通俗的泛稱，通常指在辦公或生活中涉及的文件、通知、電報、講話等文體的總稱，為了方便，下面敘述中把文字材料統(tǒng)一簡稱為材料。每種材料有各自的具體要求，但一般來說有以下幾項基本要求：一要意圖清楚，即說什么，明確提出問題；二要結(jié)構合理，即怎么說，圍繞問題怎么展開，提出解決問題的方案，有頭有尾，有理有據(jù)，主次分明；三要語言流暢，即說得好，在前面的基礎上，要把材料寫得有聲有色，回味無窮，切忌把材料弄得干巴巴的，倒人味口。材料的質(zhì)量高低有時會左右工作落實，提高辦公效率，甚至改變別人對你的印象。材料的好壞可以有高下之分：最基本的就是講清楚，讓人明白你在講什么；再好點的就是講到位，讓人明白你講的主題是什么，干凈簡練，該說的說，不該說的不說，不脫泥帶水；最好的材料講得美，不但讓人明白你講什么，而且引人入勝，如沐春風，別人愛看愛聽，通過這篇材料學到了東西，得到啟發(fā)。

1 撰寫材料有哪些基本步驟

按照撰寫材料的順序，一般可以分為七個主要步驟，即：把握方向、領會意圖、理清思路、搭好框架、充實內(nèi)容、修飾語言、反復校對。如同建房屋一樣，把握方向相當于建房選址，領會意圖如同確定房屋用途，理清思路相當于完成施工圖紙，搭好框架相當于打好地基和建好整棟房屋的主體結(jié)構，充實內(nèi)容如同徹好每個房間，修飾語言如同室內(nèi)裝修，反復校對就是在裝修過程中不斷修改。

1.1 把握方向。方向比速度更重要。每個行業(yè)都有一定的規(guī)章制度和行文規(guī)范，特別是涉及到政治性問題尤其如此。撰寫材料前一定要懂得國家法律和相關行業(yè)的規(guī)章制度，不能出現(xiàn)與文件和上級精神不符合的文字和語言。一般來說來，在把握方向上要做到合法、合理、合情。

1.2 領會意圖。撰寫材料都是為了說明問題，這就涉及到領導和上級的工作意圖。有些領導會明確說明講哪幾方面問題，這樣相對來說容易把握。有些領導沒有明確說明，或者由于時間關系沒有完整的思路，這就需要撰寫人自己揣摩領導意圖，一般來說要根據(jù)領導的辦事風格來揣摩，要符合該領導一貫的行文述事風格。由于大多數(shù)領導事務都比較繁忙，往往交代一件事情后有時會遺忘，這就需要主動向領導匯報，征詢意見，防止在材料出現(xiàn)較大的偏差。

1.3 理清思路。這是整個撰寫材料的重心，需要占有整個撰寫材料至少50%以上的時間，由于每份材料的要求不一樣，思路到底怎樣展開需要具體而論，但有幾點需要把握，一是要結(jié)構清楚。如材料分為幾個問題，第一問題講什么，第二個問題講什么，清清楚楚，明明白白。二是要比例合適。什么是重點，什么是次重點，什么是修飾，重點部分應該濃墨重彩，著重闡述，次要部分一筆帶過。如果人的身材比例不協(xié)調(diào)，頭重腳輕，哪怕五官再端正，也會變成怪物。三是邏輯順序正確。先講什么，后講什么，要有一定順序。

1.4 搭好框架。根據(jù)前面的思路，搭構好整個材料的框架，就和建房子是一樣的，把每棟房屋比喻成材料的大點，一、二、三、四……把房屋的每一層比喻成材料的次點，（一）、（二）、（三）、（四）……把每個房間比喻成小點，1、2、3、4……依次類推，每棟房屋是什么用途，每層房屋是什么用途，每個房間是什么用途，這時要基本確定下來。需要說明的是，整個要點的語言結(jié)構力求相同，這樣顯得結(jié)構緊湊，思維縝密。

1.5 充實內(nèi)容。對每個要點充實適當?shù)膬?nèi)容，所有的內(nèi)容必須能夠受要點的約束和領導，不能混淆，切忌出現(xiàn)以下幾種情況：不能統(tǒng)領：要點不能完全概括所屬內(nèi)容；要點沖突：要點所表達的內(nèi)涵與所屬內(nèi)容相互沖突；內(nèi)容交叉：各要點內(nèi)容互相交叉。要防上出現(xiàn)以上問題，主要還是要理清思路上做文章。

1.6 修飾語言。唐代詩人賈島為“僧推月下門”和“僧敲月下門”反復斟酌；也有“吟安一個字，捻斷數(shù)莖須”的典故；還有文章“三分靠寫，七分靠改”之說。房子建好了需要裝修，材料寫好了也得修飾。一看表達到不到位，二看通不通順，三看精不精練，四看出不出彩。這里有個取巧的辦法，就是把材料盡可能多給別人修改，“三人行必有我?guī)煛保瑩Q個人換條思路，材料經(jīng)過多人修改后語言上一般比自己閉門造車要漏洞要少些。

1.7 反復校對。這是文章最后一道工序，主要是防止出現(xiàn)錯字、漏字，犯一些低級錯誤。試想，如果一份好材料質(zhì)量再高，但出現(xiàn)幾個錯別字，就像吃一頓海鮮大餐快完才發(fā)現(xiàn)盤子里有個死蒼蠅，那可是大倒味口，整份材料的檔次也會大大降低。

2 怎樣提高材料寫作水平

這其實是一個非常復雜的問題，但同時也是一個簡單的問題，說穿了就一個字——“勤”，只有勤奮才是提高材料寫作水平的唯一途徑，具體來說就是要做到“四多”。

2.1 多看。熟讀唐詩三百首，不會作詩也會吟。多看書，多看別人寫的比較成功的材料是一個提高材料寫作水平的好方法，通過適當?shù)哪７潞徒梃b，可以在短期內(nèi)較快提高寫作水平。“天下文章一大抄，看你會抄不會抄”在一定程度上也道出了其中的奧妙。全盤照搬就是抄襲，適當引申叫借鑒。

2.2 多記。好記性不如爛筆頭，必要的積累和整理對寫作是很有幫助的，人從少年后感性記憶的能力就不斷下降，這就需要通過書面積累來保持對某些知識的記憶。建立分門別類的摘抄本按照自己喜歡和容易記憶的方式積累，特別是對一些名言警句、詩賦歌辭等要順手記下來，說不定有些場合或者材料就會引用，有時會產(chǎn)生意想不到的效果。

2.3 多想。古人云：學而不思則罔[3]。要用自己的語言表達你所學的內(nèi)容，通過思考，把別人的知識變成自己的知識，最后內(nèi)化成自己的思想，不能人云亦云。思考時可以有這樣幾種方式：反向思維，對文章提出批判性意見，反其道而行之，說不定有新的觀點產(chǎn)生。發(fā)散思維，由一而二，由此及彼，觸類旁通，不斷深入，得出相關的或者相類似的觀點，填補空白。歸納思維，在別人觀點的基礎上，總結(jié)歸納，進一步提煉觀點。

2.4 多寫。在陸地上永遠學不會游泳，同理，如果不親自動手寫，永遠提高不了自己的寫作水平，多看、多記、多想都是為多寫鋪墊的，剛開始寫肯定會遇到許多困難，但一定要堅持下來，可以先從簡單的開始，由簡就繁，一步一步提高，這個過程可能有點長，但深入其中后，你就會發(fā)現(xiàn)，原來寫材料雖然很枯燥，但其中也有樂趣，成功地完成了一個材料后，那種喜悅的心情是完成其他工作所不能代替的。

正如國學大師王國維治學三境界之說：昨夜西風凋碧樹，獨上高樓，望盡天涯路（晏殊詞）；衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴（柳永詞）；眾里尋他千百度，驀然回首，那人卻在，燈火闌珊處（辛棄疾詞）。提高材料寫作水平也必須經(jīng)歷過這樣三個境界，初時困惑迷惘，不知如何下手；再者艱辛痛苦，四處探索；最后有所收獲后感到歡欣和愉悅。

3 撰寫材料通常要注意哪些問題

3.1 忌邏輯混亂。正常人的思維都是有一定的邏輯性，也就是有一定的規(guī)律，如同辦事一樣，有急事和緩事，重事和輕事，大事和小事，一般來說先辦急事、重事、大事，后辦緩事、輕事和小事。寫文章就要搞清楚先寫什么后寫什么，不能亂了次序，這反映了一個人的思路清不清楚，具體在第四問題中詳細闡述。

3.2 忌主次不分。一份材料的重點是主要的，其他都是為了說明這點而服務的，如果重點沒有講清，其他部分寫得再好，也是喧賓奪主，主次顛倒，讓人一頭霧水，摸不清南北。正確的做法是主要部分要潑墨如水，毫不吝嗇，洋洋灑灑千萬言，次要的部分要惜墨如金，蜻蜓點水，絕不多說一句話。這樣才能做到主次分明，結(jié)構合理，相得益彰。

3.3 忌重復羅嗦。語言講究準確、簡潔、優(yōu)美，特別是領導干部需要審閱的材料尤其要做好這一點，因為領導干部通常不會有很多時間看一份材料。能夠用一句話表達清楚，絕不用兩句話，能夠一分鐘說完的不用兩分鐘，在表達準確的基礎上，能刪的刪，能合并的盡量合并，前面說過的除非萬不得已，后面就不要再提。

說到文章的簡潔，古人做得比現(xiàn)代人好一萬倍，看看流傳下來的經(jīng)典，哪些不是用簡潔的語言寫成的，諸子百家的妙語至今在啟發(fā)著我們，唐詩宋詞也是字字珠璣，更不用說我們現(xiàn)在還經(jīng)常用的成語。

撰寫材料一般會經(jīng)歷以下幾個階段。

第一個階段：只會少，不會多。這是最初級的階段，寫材料時感到無話可說；或者自己想表達某層意思，但找不到合適的語言來表達。所以，寫出來的材料只見枝干，不見葉子。與剛學繪畫一樣，只有粗線條或大致輪廓，沒有具體的細部刻畫，模模糊糊，看不清本來面目。

第二個階段：只會多，不會少。到了這個階段后感到想寫的東西很多，文思泉涌，寫完后什么都想保留，刪了覺得可惜，語言堆徹嚴重。如同穿衣服，不管冬天還是夏天的衣服統(tǒng)統(tǒng)穿上，掛了很多飾物，都不想扔，結(jié)果弄得像小販或者乞丐。

第三個階段：想多時多，想少時少。這時寫材料就有點隨心所欲，該放開時能夠放得開，該收攏時能夠收得攏，指點江山，運籌帷幄，瀟灑自如，不拖泥帶水，不粘粘糊糊，頗有大將風采，主動權完全掌握在自己的手里。

第四個階段：該多的多，該少的少。這是寫材料最高的境界，材料的要求都符合客觀實際表達需要，用“渾然天成”和“天然去雕飾”才可準確表達。也就是說，材料的主題確定后，就必須這樣寫才能達到最好的效果，當然，沒下一番苦功是很難達到這樣的境界。

4 材料的結(jié)構怎樣構建

材料的架構是整個材料的重點，剛才在上面就已經(jīng)講過，一篇材料但如何搭建最佳的架構，方法很多，在這里，提供幾點思路供大家參考。

4.1 按時間規(guī)律。有些材料按照時間發(fā)展順序展開是比較合理的。如：要在家里請客吃飯，按照時間順序，先要通知客人，然后要去買菜，接下來就是洗菜、炒菜、吃飯，最后客人走了以后還要收拾桌子，刷鍋洗碗。同理，要開展一項整治活動，一般把活動分為幾個階段，第一階段做什么，第二階段做什么，依次類推，這就是按時間順序展開。

4.2 按空間規(guī)律。這種思維方法在介紹空間結(jié)構的材料中經(jīng)常采用，而且非常簡便有效，符合讀者思維習慣，也容易弄清。比如要介紹一個地方的基本情況，其中使用最多的方法就是按照空間順序來介紹，先介紹省會城市，然后依次介紹其他城市和地區(qū)。

4.3 按思維規(guī)律。根據(jù)人的思維習慣來展開，可以盡快地抓住要點。比如，你處在某事故現(xiàn)場，在撥打報警電話時，一定得把地點、時間、人員等主要要素講清楚，讓救援在最短時間到達現(xiàn)場進行處理。

4.4 按客觀規(guī)律。每項工作涉及到不同的內(nèi)容，這是客觀存在的。工程建設涉及到規(guī)劃、選址、方案、招標、質(zhì)量、監(jiān)理等等。衛(wèi)生防疫涉及醫(yī)院管理、用藥安全、醫(yī)療器材等。安全工作涉及到車輛、人員、重點要害、季節(jié)防汛等等。所以，在擬定上述材料時要充分考慮各自的客觀規(guī)律，要充分占有第一手資料，才能少出紕漏，杜絕外行話。

5 怎樣掌握提升材料質(zhì)量的小竅門

5.1 適當引用一些名言警句。在材料中，借鑒一些成熟的語言，一方面可以提升整個材料的檔次與層次，另一方面，由于名言警句都是經(jīng)過時間的打磨，可以使整個材料顯得比較簡潔精煉。在材料的開頭，可以起著高屋建瓴、綱舉目張、提綱挈領的作用，增加整篇材料的氣勢。而材料的結(jié)尾可以給人畫龍點睛、一氣合成、余味悠長的感覺，引人思索，發(fā)人深省。

5.2 換一種文字表達方式。針對不同的材料文體、閱讀對象、具體事項，要有不同的語言表達方式，一般來說，正規(guī)的文件材料的表達方式相對比較嚴謹，盡量少用口頭語言，一些講話材料用語環(huán)境相對寬松，把主要意思表達到了就行，也可以用一些富有感染力的詞句，比如較長的排比句，現(xiàn)場沖擊感要強一些。

5.3 勇于提升高度和深度。站得高才能看得遠，寫文字材料一定要具備大局觀念和長遠意識，有一定的思想余量。如果就事論事，局限一隅，整份材料顯得小家子氣，上不了臺面，沒有廣泛的代表性。

5.4 注意各層標題的提煉和總結(jié)。在材料的構思階段，區(qū)分各個大點時，各層標題要求結(jié)構嚴謹、統(tǒng)領得當，這樣給人以深思熟慮、思維嚴謹、條理清晰、博學多才的感覺，讓讀者在閱讀時或聆聽時一下能夠抓住要點，把握主要精神。這就需要在構思時反復提煉觀點，細致斟酌，不斷修改。

5.5 要富有時代氣息。如果寫出來的文字材料過于墨守成規(guī)，最后的就成為八股文，沒有吸引力，打動不了聽眾和讀者，發(fā)揮不了它應有的作用。一份成功的材料一定要緊跟時代步伐，把握時代脈搏，富有時代氣息。要有新的東西蘊含其中，要有新創(chuàng)意、新視點、新思路、新發(fā)現(xiàn)、新結(jié)論，這樣才能感染人、鼓舞人、啟發(fā)人。

《孟子》：“山徑之蹊間，介然用之而成路；為間不用，則茅塞之矣”（山徑間的小路，經(jīng)常有人行走便踏成了路，過一段時間沒有人去走它，又會被茅草堵塞了。注：奧巴馬在09年中美戰(zhàn)略與經(jīng)濟對話中曾引用）。寫材料也得靠勤快，一句話：勤能補拙，熟能生巧。

參考文獻：

[1]賀中朝.勤學多練博采眾長 深入基層善于思考——關于材料寫作的幾點心得體會[J].江西農(nóng)業(yè)，2013（01）.

[2]仲海霞.撰寫干部考察材料幾點心得[J].中國人才，2006（17）.

[3]郭延強.寫好材料是機關干部的必備素質(zhì)[J].中國食品藥品監(jiān)管，2008（05）.

作者簡介：張麗花（1981-），女，山東東阿人，瓊臺師范高等專科學校中文系，主要研究方向：中國現(xiàn)當代文學。