基于云計(jì)算的中小型企業(yè)知識(shí)管理案例研究

摘 要：本文介紹云計(jì)算如何協(xié)助中小型企業(yè)實(shí)施知識(shí)管理。并通過(guò)案例分析探討其中的規(guī)律特性。中小型企業(yè)的靈活性與知識(shí)分享的企業(yè)文化有助于知識(shí)管理的實(shí)施，云計(jì)算降低中小型企業(yè)使用IT資源的應(yīng)用成本，使得中小型企業(yè)有能力使用云計(jì)算服務(wù)實(shí)施知識(shí)管理。研究結(jié)果顯示中小型企業(yè)利用云計(jì)算軟件服務(wù)可以有效輔助企業(yè)知識(shí)管理的實(shí)施，改善經(jīng)營(yíng)效率。

關(guān)鍵詞：中小型企業(yè)；知識(shí)管理；云計(jì)算

中圖分類(lèi)號(hào)：G203 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1 引言

隨著IT技術(shù)的進(jìn)步，各種支持知識(shí)管理的信息工具如搜索引擎、企業(yè)入口網(wǎng)站、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)挖掘、文件管理系統(tǒng)等，使得企業(yè)與員工可以處理大量知識(shí)，催化了知識(shí)管理的蓬勃發(fā)展。然而知識(shí)管理系統(tǒng)軟件通常定價(jià)不菲，造成中小型企業(yè)知識(shí)管理在IT工具應(yīng)用上的進(jìn)入障礙。而云計(jì)算的出現(xiàn)，使得中小型企業(yè)再不需要增加額外的設(shè)備、資本投資以及專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)人員之下，即可依照本身的需求使用云計(jì)算服務(wù)所提供的軟件及設(shè)備。云計(jì)算的信息科技服務(wù)帶來(lái)新的商業(yè)模式，使企業(yè)可以較低的成本投入，接觸更廣大的市場(chǎng)，大幅度降低中小型企業(yè)實(shí)施知識(shí)管理的門(mén)檻。

本文將探討中小型企業(yè)如何利用云計(jì)算實(shí)施知識(shí)管理，期望能為實(shí)施知識(shí)管理的中小型企業(yè)與中小型企業(yè)管理者在實(shí)踐應(yīng)用中提供參考。

2 云計(jì)算與中小型企業(yè)知識(shí)管理

云計(jì)算為信息服務(wù)廠(chǎng)商構(gòu)建大量的主機(jī)與網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)中心，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，以網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的方式將運(yùn)算資源提供給外部使用者，讓使用者可通過(guò)如計(jì)算機(jī)、智能手機(jī)、平板電腦等各種可聯(lián)網(wǎng)終端設(shè)備使用云端提供的各項(xiàng)服務(wù)。云計(jì)算使得企業(yè)不用購(gòu)置成套的信息系統(tǒng)或服務(wù)器，除了節(jié)省平常維護(hù)系統(tǒng)的信息人力外，當(dāng)系統(tǒng)或應(yīng)用軟件有新的發(fā)展時(shí)，云端服務(wù)端還將自動(dòng)更新軟件版本，企業(yè)不需要再購(gòu)買(mǎi)新的版本，即可自動(dòng)升級(jí)，也不用在企業(yè)的每臺(tái)計(jì)算機(jī)或終端設(shè)備安裝該軟件。這種技術(shù)托管方案，預(yù)估將大幅減少企業(yè)在IT設(shè)施投入與維護(hù)的成本。云運(yùn)算通常是針對(duì)使用量或是采月租或年費(fèi)的方式付費(fèi)，且在極短的時(shí)間就能夠開(kāi)始使用。云端上有許多應(yīng)用軟件與服務(wù)可以選擇，使用者可隨時(shí)依照需求擴(kuò)增或減少需要使用的功能與規(guī)模，因此非常適合缺乏資金與IT部門(mén)的創(chuàng)新或中小型企業(yè)[1]。中小型企業(yè)因?yàn)闀r(shí)間、資源與能力的限制，知識(shí)的外化與組合化在中小型企業(yè)知識(shí)創(chuàng)造過(guò)程中為較弱的環(huán)節(jié)。然而，科技的進(jìn)步正快速的改變?nèi)藗兊纳睢⒐ぷ鳌W(xué)習(xí)與社交形態(tài)。人與人的交流，由拿筆寫(xiě)信與電話(huà)溝通，轉(zhuǎn)而由Email聯(lián)絡(luò)，之后即時(shí)通訊軟件如QQ更取代了許多的面對(duì)面溝通，視頻會(huì)議與在線(xiàn)教學(xué)的學(xué)習(xí)方式也快速成長(zhǎng)。而在現(xiàn)今社交網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)如新浪微博的興起，逐漸取代電子郵件和聊天工具，越來(lái)越多人習(xí)慣在社交網(wǎng)絡(luò)中聯(lián)絡(luò)溝通、分享、閱讀或創(chuàng)作。知識(shí)的創(chuàng)造過(guò)程，將隨著科技與人們獲取、分享、傳授、創(chuàng)造知識(shí)方式而改變，中小型企業(yè)尤其容易受到這些改變的影響。IT技術(shù)在知識(shí)管理中，提供各種支持工具，能夠大量迅速的收集并處理大量知識(shí)，提升知識(shí)管理的效果。由于中小型企業(yè)通常缺乏在IT設(shè)備與人員上的投資，因而沒(méi)有能力導(dǎo)入輔助知識(shí)管理的信息系統(tǒng)。而云計(jì)算發(fā)展，大幅降低信息應(yīng)用的成本與技術(shù)需求，使得中小型企業(yè)能夠依靠云軟件使用各種信息科技資源，輔助企業(yè)經(jīng)營(yíng)。

3 案例分析

本文將以校之友公司使用億企通公司的云計(jì)算軟件產(chǎn)品今目標(biāo)實(shí)施知識(shí)管理為案例，探討云計(jì)算對(duì)其實(shí)施知識(shí)管理的影響。

3.1 億企通信息技術(shù)有限公司有限公司

3.1.1 公司背景介紹

北京億企通信息技術(shù)有限公司成立于2005年，為國(guó)內(nèi)最早的信息軟件與SaaS服務(wù)供貨商。公司現(xiàn)有員工100人，擁有企業(yè)平臺(tái)、主線(xiàn)、云文檔、友好企業(yè)等云技術(shù)發(fā)明，專(zhuān)利5項(xiàng)，實(shí)用新型專(zhuān)利18項(xiàng)，其主營(yíng)產(chǎn)品云計(jì)算軟件產(chǎn)品今目標(biāo)擁有注冊(cè)企業(yè)數(shù)已達(dá)38萬(wàn)家。

3.1.2 今目標(biāo)知識(shí)管理產(chǎn)品

今目標(biāo)軟件是基于云計(jì)算技術(shù)開(kāi)發(fā)的中小企業(yè)SAAS軟件產(chǎn)品，其支持企業(yè)知識(shí)管理的功能特性如下：（1）搜尋結(jié)果提供不同位置、主題、類(lèi)型、作者與時(shí)間等結(jié)果分群，提升員工獲得信息與知識(shí)的效率。（2）結(jié)合多樣性知識(shí)來(lái)源，包括E-mail上傳文件及外部網(wǎng)絡(luò)信息，豐富知識(shí)來(lái)源。（3）發(fā)表知識(shí)文件并快速分享轉(zhuǎn)寄，增強(qiáng)知識(shí)循環(huán)動(dòng)能，并通過(guò)群體討論的過(guò)程，將隱性知識(shí)外化，并進(jìn)一步觸發(fā)隱性知識(shí)。（4）通過(guò)相關(guān)文件與討論，以及自動(dòng)延伸閱讀功能，延伸知識(shí)的廣度與深度。

3.2 校之友百貨超市有限公司

3.2.1 公司背景介紹

南京校之友百貨超市有限公司成立于2009年，是一家依托南京經(jīng)營(yíng)百貨零售的連鎖企業(yè)，員工人數(shù)約50人。下屬有六家大型學(xué)校超市分店。校之友超市目前所經(jīng)營(yíng)百貨商品有1.5萬(wàn)多種，信息化實(shí)施初期主要以進(jìn)銷(xiāo)存管理為主，財(cái)務(wù)主要以Excel為載體的半手工狀態(tài)進(jìn)行，OA辦公方面僅以QQ群形式進(jìn)行，沒(méi)有獨(dú)立的企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)[2]。

3.2.2 實(shí)施云端知識(shí)管理的重點(diǎn)成效

校之友公司在知識(shí)管理的初期主要是應(yīng)用在文檔管理的延伸。校之友原本就有FTP文件服務(wù)器以及QQ文件分享機(jī)制，雖然沒(méi)有一般中小型企業(yè)常見(jiàn)的數(shù)據(jù)與檔案分散于公司各處的問(wèn)題，但由于員工在處理工作信息或數(shù)據(jù)時(shí)方法或版本不同，譬如企劃書(shū)有些用手寫(xiě)，有些用計(jì)算機(jī)文件，所以需要雇用額外的秘書(shū)人員來(lái)整合數(shù)據(jù)，因此希望進(jìn)一步解決數(shù)據(jù)版本統(tǒng)一的問(wèn)題，并達(dá)到無(wú)紙化辦公目標(biāo)。此外，公司也有業(yè)務(wù)及客戶(hù)信息管理等需求，欲利用知識(shí)管理的實(shí)施，提升管理效率。校之友使用今目標(biāo)軟件的知識(shí)管理功能。主要實(shí)施重點(diǎn)在于文件版本的統(tǒng)一與數(shù)據(jù)的集中。在過(guò)去，公司需要雇用一些人員整合管理文件，在數(shù)據(jù)分享上常有不同步的情形，而因?yàn)榻衲繕?biāo)可將每個(gè)步驟的標(biāo)準(zhǔn)辦公流程直接設(shè)計(jì)在報(bào)告格式里，員工不僅可依照知識(shí)模塊進(jìn)行流程管理，結(jié)果也可直接上傳，有效提升處理效率并減少失誤，同時(shí)會(huì)讓公司內(nèi)部的信息更透明、更同步。此外，由于個(gè)體知識(shí)需要被分享才有價(jià)值，除了在就餐時(shí)間進(jìn)行交流，也會(huì)以教育訓(xùn)練方式進(jìn)行知識(shí)分享，并鼓勵(lì)員工盡其所能的上傳、分享、學(xué)習(xí)，以觀察員工文件質(zhì)量上的變化，幫助員工的學(xué)習(xí)成長(zhǎng)。根據(jù)主管觀察，員工在文件質(zhì)量上和工作質(zhì)量上已有明顯的提升。

4 中小型企業(yè)依托云計(jì)算技術(shù)實(shí)施知識(shí)管理的規(guī)律

特性

在以上案例中，我們發(fā)現(xiàn)中小型企業(yè)依托云計(jì)算技術(shù)實(shí)施知識(shí)管理方面的規(guī)律特性：首先，億企通與校之友都是以領(lǐng)導(dǎo)者為決策核心，在領(lǐng)導(dǎo)者決定利用云端實(shí)施知識(shí)管理后即快速的實(shí)施。再者，兩個(gè)案例企業(yè)都有知識(shí)分享的企業(yè)文化，且多在社會(huì)化的過(guò)程中進(jìn)行。在校之友的案例中，受訪(fǎng)者表示，曾經(jīng)希望通過(guò)博客或社交網(wǎng)絡(luò)的方式鼓勵(lì)知識(shí)分享，但是員工參與情況并不理想。員工除了多在餐會(huì)的時(shí)候，主動(dòng)進(jìn)行知識(shí)的交流之外，公司另外要求員工在E-mail與客戶(hù)聯(lián)絡(luò)的時(shí)候，同時(shí)傳送副本給公司內(nèi)相關(guān)人員，在分享過(guò)程的同時(shí)，如果有需要，其他人員也可以補(bǔ)充建議或就議題進(jìn)行討論。此外，也會(huì)安排員工輪流整理平日工作上遇到的問(wèn)題，將問(wèn)題與解決方式以座談會(huì)或培訓(xùn)的方式分享給其他人。通常因?yàn)樨?zé)任感，當(dāng)員工需要主持培訓(xùn)時(shí)，會(huì)特別認(rèn)真的思考準(zhǔn)備，在將隱性知識(shí)編撰成顯性知識(shí)并分享傳遞的過(guò)程中，也能幫助員工本身對(duì)知識(shí)的深化。億企通則在推出云端知識(shí)管理軟件之前，就已有舉辦周例會(huì)，讓銷(xiāo)售經(jīng)理以及業(yè)務(wù)人員提出產(chǎn)品檢討，或分享業(yè)務(wù)與顧客經(jīng)驗(yàn)的機(jī)制。業(yè)務(wù)通過(guò)與顧客的社會(huì)化過(guò)程中或月會(huì)所得到的隱性知識(shí)，多直接在工作上實(shí)踐其知識(shí)，而沒(méi)有將隱性知識(shí)轉(zhuǎn)換成顯性知識(shí)，但是在通過(guò)云端知識(shí)管理系統(tǒng)的實(shí)施之后，已協(xié)助億企通將這些隱性知識(shí)外化，方便領(lǐng)導(dǎo)者及員工間學(xué)習(xí)，并提供適時(shí)的協(xié)助與反饋，有效提升客戶(hù)滿(mǎn)意度。而校之友的文件分享，也有助于員工間的相互學(xué)習(xí)，有效提升文件質(zhì)量。以上兩個(gè)案例均體現(xiàn)出中小型企業(yè)員工通過(guò)知識(shí)管理，可將個(gè)人知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)榻M織知識(shí)，并進(jìn)一步通過(guò)知識(shí)擴(kuò)散，提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)績(jī)效。

5 結(jié)語(yǔ)

本文分析了中小型企業(yè)實(shí)施知識(shí)管理的特性，并探討云計(jì)算的運(yùn)用如何協(xié)助中小型企業(yè)實(shí)施知識(shí)管理。然而，因?yàn)槠髽I(yè)利用云計(jì)算實(shí)施知識(shí)管理為近幾年才發(fā)生的現(xiàn)象，因此本文的研究案例數(shù)量較少，且企業(yè)實(shí)施云計(jì)算知識(shí)管理的時(shí)間都不長(zhǎng)。隨著科技持續(xù)進(jìn)步，人們更加熟悉如何使用IT產(chǎn)品，以現(xiàn)在人們更加依賴(lài)IT產(chǎn)品進(jìn)行社交與教育活動(dòng)的趨勢(shì)來(lái)看，可以預(yù)測(cè)未來(lái)云計(jì)算在知識(shí)創(chuàng)造的社會(huì)化與內(nèi)化過(guò)程的影響力將逐漸擴(kuò)大。

參考文獻(xiàn)

[1] 鄭丹青.云計(jì)算環(huán)境下中小企業(yè)信息化建設(shè)策略[J].長(zhǎng)春工業(yè)

大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2011（05）：438-442.

[2] 許丹.應(yīng)天學(xué)院校之友超市貨物擺放調(diào)查報(bào)告[J].中國(guó)城市經(jīng)

濟(jì)，2011（08）：219-220.

作者簡(jiǎn)介：

姚 立（1975-），女，碩士，副教授.研究領(lǐng)域：電子商務(wù).