人力資源管理中人事檔案管理的重要性

【摘要】在人員信息組織中，人事檔案管理是其重要載體，而且在人力資源管理中，人事檔案管理是其重要組成部分。妥善的人事檔案管理可以促進(jìn)開(kāi)發(fā)與使用企業(yè)人力資源，如果人事檔案管理無(wú)法與人力資源管理趨勢(shì)相適應(yīng)，那么就會(huì)對(duì)人力資源管理產(chǎn)生負(fù)面影響。本文運(yùn)用一分為二的辯證法對(duì)人力資源管理中人事檔案管理的重要性進(jìn)行闡述，提出相關(guān)對(duì)現(xiàn)階段人事檔案管理予以完善的對(duì)策，發(fā)揮人事檔案管理應(yīng)有的作用，提高人力資源管理能力。

【關(guān)鍵詞】人事檔案 管理 人力資源

一、人力資源管理和人事檔案管理

所謂人力資源管理，其實(shí)就是結(jié)合一定物力的人力，通過(guò)科學(xué)措施進(jìn)行合理培訓(xùn)、組織以及調(diào)配，確保物力、人力可以保持在最佳比例狀態(tài)，并運(yùn)用對(duì)人思想、心理以及行為等進(jìn)行控制、協(xié)調(diào)以及引導(dǎo)，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，做到人盡其才、事得其人、人事相宜，最終實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。從根本上說(shuō)，人力資源管理的中心是“人”。所謂人事檔案管理，其實(shí)就是國(guó)家機(jī)構(gòu)與社會(huì)組織等在進(jìn)行相關(guān)人事活動(dòng)中逐漸形成，以此反映與記述德才能績(jī)、個(gè)人經(jīng)歷及工作表現(xiàn)等材料。人事檔案管理具有真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、現(xiàn)實(shí)性以及機(jī)密性等特點(diǎn)，是歷史的、全面地對(duì)人才進(jìn)行考察與了解，對(duì)人才進(jìn)行正確選拔與任用的重要依據(jù)。就某種意義而言，人力資源管理與人事資源管理具有隸屬關(guān)系，在企業(yè)人力資源管理中，人事檔案管理時(shí)期重要環(huán)節(jié)，同時(shí)也是對(duì)個(gè)人進(jìn)行全面考察的重要依據(jù)，同時(shí)也是合理管理人才的重要措施。所以要想對(duì)人力資源管理進(jìn)行合理配置，最大限度地使人力資源管理價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)，就一定要對(duì)人事檔案管理予以完善。人力資源管理的基礎(chǔ)是人事檔案中的有效信息。因此，人事檔案管理質(zhì)量直接影響著人力資源管理的有效性。

二、人力資源管理中人事檔案管理的重要性

在人力資源管理中，人事檔案所提供的信息是其識(shí)、選、用人才的依據(jù)，所以，人力資源管理和人事檔案管理關(guān)系非常密切。

（一）為開(kāi)發(fā)人力資源提供可靠、真實(shí)的數(shù)據(jù)與信息

通過(guò)相關(guān)人事檔案能夠?qū)T工人生軌跡進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析，掌握員工過(guò)去與現(xiàn)在，并對(duì)員工發(fā)展?jié)摿M(jìn)行預(yù)測(cè)。人事檔案能夠?qū)⒕哂袃r(jià)值的相關(guān)信息提供給企業(yè)，幫助企業(yè)及時(shí)挖掘人才，防止對(duì)人才的埋沒(méi)與壓制，雖然作用各異、類型不同，然而，如果有利于發(fā)揮系統(tǒng)功能，則為有用人才。利用人事檔案中的相關(guān)信息，可以做到人才使用時(shí)的揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分發(fā)揮人才效力。

（二）有利于合理配置人力資源

通過(guò)人事檔案能夠?qū)T工信息進(jìn)行深入性了解，進(jìn)而科學(xué)管理企業(yè)員工。人事管理有效性能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源信息共享，企業(yè)中配置資源時(shí)，依照人才不同的特點(diǎn)與能力，做到因事?lián)袢耍匀酥问拢谷瞬艃?yōu)勢(shì)得到充分發(fā)揮，在各系統(tǒng)、部門以及組織中促進(jìn)人才有序、合理流動(dòng)，最終促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

（三）更規(guī)范、科學(xué)地預(yù)測(cè)人力資源需求

企業(yè)組織內(nèi)部是影響人力資源需求的主要因素，有效分析人力資源檔案有助于企業(yè)對(duì)人才需求進(jìn)行及時(shí)了解，最終對(duì)人才資源計(jì)劃予以合理制定。

三、不善的人事檔案管理對(duì)人力資源管理的負(fù)面影響

（一）檔案材料虛假性不利于合理配置人力資源

真實(shí)性是檔案的基本特質(zhì)，若檔案缺乏真實(shí)性，那么人事檔案就會(huì)不具備利用價(jià)值。由于信息缺乏對(duì)稱性，導(dǎo)致檔案頻頻出現(xiàn)失真的個(gè)人信息現(xiàn)象。像假年齡、假學(xué)歷以及假工齡等等。這些虛假信息會(huì)導(dǎo)致人事部門無(wú)法對(duì)企業(yè)職工做正確評(píng)估，無(wú)法正確制定企業(yè)人員補(bǔ)充計(jì)劃、配置計(jì)劃、退休及解聘計(jì)劃等相關(guān)工作。

（二）人事檔案內(nèi)容雷同、分散，導(dǎo)致人力資源效力的降低

企業(yè)人事檔案一定要對(duì)員工真實(shí)面貌進(jìn)行歷史、全面以及客觀反映，但是，目前很多人事檔案內(nèi)容抽象、資料單一，不能體現(xiàn)個(gè)性化，此現(xiàn)象導(dǎo)致企業(yè)在對(duì)人才的選用上缺乏一定參考價(jià)值，對(duì)企業(yè)員工正常晉升與選拔產(chǎn)生直接性影響，不僅會(huì)挫傷員工工作積極性，而且還會(huì)造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。

（三）落后的檔案材料管理，缺乏時(shí)效性，阻礙人力資源管理效率

陳舊的人事檔案材料都屬于記錄當(dāng)事人歷史的重要依據(jù)，因?yàn)椴粫?huì)對(duì)已置于人事檔案的相關(guān)員工材料進(jìn)行二次審核，而且最新的檔案也屬于程式化，對(duì)近期反映員工工作的檔案又很少，所以人力資源管理部門無(wú)法從中獲取有價(jià)值的企業(yè)信息。而且隨著不斷流動(dòng)的企業(yè)人員，對(duì)企業(yè)進(jìn)行個(gè)人檔案的查閱帶來(lái)不便，造成時(shí)間與人力的浪費(fèi)，從而降低企業(yè)工作效率。

四、對(duì)人事檔案管理予以完善，服務(wù)于現(xiàn)代人力資源管理

優(yōu)化人事檔案管理，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的真實(shí)性與動(dòng)態(tài)性。在管理企業(yè)人事檔案活動(dòng)中，企業(yè)需要及時(shí)改革與新情況、新形勢(shì)不相適應(yīng)的規(guī)章制度，構(gòu)建與新形勢(shì)相適應(yīng)的、新德、更科學(xué)與合理的人事檔案管理機(jī)制，確保人事檔案管理的制度化與法律化。對(duì)檔案材料登記與傳遞機(jī)制予以構(gòu)建與完善。人事檔案內(nèi)容一定要重視動(dòng)靜結(jié)合、橫縱結(jié)合，便于人力資源管理部門可以準(zhǔn)確、及時(shí)了解員工實(shí)際情況。提高檔案管理工作者素質(zhì)。提高人事檔案管理工作者素質(zhì)是將人事檔案管理工作做好的重要舉措。人事檔案管理需要工作人員一定要具備較高工作素質(zhì)、良好職業(yè)道德及嚴(yán)格企業(yè)組織紀(jì)律，所以，一定要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與思想建設(shè)，不斷拓寬其知識(shí)領(lǐng)域，保證檔案管理人員可以不斷適應(yīng)更高要求、更新的管理檔案工作。

五、結(jié)語(yǔ)

人事檔案是一個(gè)組織或者企業(yè)對(duì)人才進(jìn)行了解、考察以及合理使用的重要依據(jù)，企業(yè)基本的人事檔案特性對(duì)企業(yè)人力資源管理具有決定性作用。真實(shí)、規(guī)范以及健全的人事檔案管理對(duì)企業(yè)建立和開(kāi)發(fā)人力資源具有重要意義。所以，一定要對(duì)人事檔案管理作用進(jìn)行充分發(fā)揮，最終促進(jìn)企業(yè)人力資源和諧、健康發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：魯曉芳（1967-），女，漢族，大專學(xué)歷，現(xiàn)任職于黑龍江省火電第三工程公司，人力資源師。

（編輯：龍大為）