淺談做好高校研究生學籍檔案的思考和認識

摘 要：研究生教育是高校高層次的教育，學籍檔案的管理水平直接反映出高校研究生培養、教育的水平。研究生學籍檔案管理是高校教學檔案管理的核心組成部分，是高校社會服務的窗口。

關鍵詞：研究生；學籍；檔案

研究生教育是高校高層次的教育，學籍檔案的管理水平直接反映出高校研究生培養、教育的水平。研究生學籍檔案管理是高校教學檔案管理的核心組成部分，是高校社會服務的窗口。研究生學籍管理工作貫穿于高校研究生的教學運行和管理之中，是高校教學管理工作的重要組成部分，也是教育質量保障體系中的重要環節。隨著高校辦學規模的不斷擴大，研究生招生規模也隨之不斷擴大，招生及畢業生分配制度的改革，及教學改革的不斷深入，檔案管理軟件等信息化新技術的應用，假文憑、假學歷事件的出現等等，高等學校學籍檔案管理出現了許多新情況和新問題，從而增加了研究生學籍管理工作的復雜性和困難性。為此，如何根據研究生檔案的內容、特點及作用，更好地滿足社會需求，使學籍管理的觀念和方法跟上時代的發展，適應高等教育發展的新形勢，是高校檔案管理者必須認真思考和積極應對的問題。下面我就高等學校研究生學籍檔案內容及在檔案管理中存在的問題及對策談些粗淺思考和認識。

1 研究生學籍檔案所含的內容及意義

研究生學籍檔案是指高校在研究生招生、培養以及學位授予過程中，直接形成的對國家、社會、高校有保存價值的文字、圖表、聲像等原始記錄。研究生學籍管理是高校研究生培養管理工作的重要組成部分，是維持研究生教育教學秩序、保障研究生培養質量和健康持續發展、維護教育的公平、公正的重要工作之一。信息化的學籍檔案管理可以提高工作效率，可以省去傳統意義上學籍管理的復雜繁瑣的程序，使學生信息從分散的狀態達到統一的狀態。其次，便于學生學籍檔案的管理和查閱。嚴格研究生學籍管理，創新研究生學籍管理，有利于高等學校的辦學聲譽，有利于研究生教學質量的提高，也有利于高校的可持續性發展。

2 高等學校研究生學籍檔案現狀分析

⑴高等學校研究生規模急劇擴大，管理難度日益增大。近幾年，隨著我國研究生招生規模不斷擴大，在校研究生人數隨之急劇擴大。研究生招生方式的多樣化使得生源結構和學歷層次更加復雜，不僅年齡差距較大，而且自我意識強，社會經歷各不相同，有的學生存在戀愛、婚姻、家庭等生活壓力；研究生學籍學歷管理工作日趨繁重，管理難度日益增大。我校研究生部專門負責研究生的招生、培養、學位授予工作。

⑵根據檔案法和高校檔案管理辦法制定了各項檔案的歸檔制度管理辦法，組成的學校檔案工作委員會，結合各校實際情況，經過多次討論修改確定研究生學籍檔案的歸檔范圍，確定研究生學籍檔案編號：年度號+分類號+卷件號。加強業務指導，注重案卷質量，努力拓展檔案的利用范圍，由研究生部設有的兼職檔案員負責研究生學籍檔案的收集、整理、歸檔等工作，在從基礎業務建設工作抓起，檔案館將逐步有計劃地對教學學籍檔案進行移交、編目、排架、保管利用。學籍檔案整理已取得了一定的實效，但還是存在一些不好介定如有鉛筆、圓珠筆等字跡不清、沒去掉金屬物、卷內目錄與備考表不全等。

⑶學籍檔案管理手段陳舊，數字化管理程度低。從研究生學位檔案管理現狀來看，學籍檔案缺乏系統有效的管理制度；長期以來，大多數高校學生學籍檔案管理固守傳統模式，在入學之初為學生建立紙質檔案，然后不斷完善相關信息。盡管紙質檔案有其存在的必要性，但是查找、檢索起來既費時又費力，儲存的空間大，學籍檔案的保管也不方便，對學籍檔案進行備份更是需要花去大量的人力、物力、財力，同時容易出現差錯。因此，需加強學籍檔案數字化、信息化管理進程。

⑷管理內容繁雜，分工不明，管理隊伍建設有待加強。高等學校研究生學籍管理的內容包括學籍注冊管理、成績管理、學籍異動管理、學歷管理、學籍信息及檔案管理等多個方面內容，工作內容涉及研究生招生、培養、思想政治管理、就業等多個科室的管理人員，如何分配管理任務、明細崗位職能一直是研究生培養部門研究和探索內容之一。目前高校的研究生學籍管理工作往往被拆分成數項內容，分別由多個科室進行管理，是科室某個崗位管理工作的一部分。學籍管理人員經常調動，管理隊伍不穩定。學籍管理工作的日益繁重與管理隊伍人數過少之間的矛盾越來越突出。有些學籍管理人員對學籍管理制度缺乏正確理解，對學籍管理信息處理系統不熟悉，造成學籍管理工作效率不高。學籍管理隊伍的職能和穩定性無法從體制上得到保證，從而導致學籍管理工作的制度化和專業化也無法保證。

3 高校研究生學籍管理對策

⑴做好高校學籍檔案電子注冊工作。為適應高等教育改革的需要，有效清理假學歷、假文憑，特建立高等教育學歷證書電子注冊制度。加強了高等學校學歷證書的規范管理，維護了廣大受教育者的合法權益，維護了高等學校的聲譽以及社會秩序。使加大檔案宣傳力度，提高人們的檔案保存意識。做好檔案法制宣傳，培養個人隨時分類保存好重要物品的習慣。

⑵變革原有檔案管理模式，強化研究生學籍檔案管理的系統性，強化其數字化信息化管理非常迫切。隨著計算機及網絡技術的發展，研究生教育信息系統在各高校已得到普遍應用。在此基礎上建立研究生學位檔案電子庫，對研究生信息資料從收集、整理、記錄、歸檔到存貯、檢索全過程實現數字化已成為可能。在檔案館搭建局域網，建立有數字查詢系統，當利用者一進入校園網就能更快捷、方便查閱到需要的資料。具體來說。各高校可以充分利用校園內計算機基本普及，校園網覆蓋強，教師和學生可方便、快捷上網查詢的有利條件，在學校圖書館的網上建立學位論文數據庫，實現學位論文電子存檔及開放查閱。

⑶數字化管理可以實現學籍歸檔文件整理的新、舊檔案無縫鏈接，并且實現高度的自動化，必要時還可以進行光盤刻錄，提高了管理質量和效率。因此，實現高校學籍檔案管理從傳統型到現代型、從紙質化到數字化轉變是適應新形勢的必然要求。實現高校學籍檔案的數字化管理，最關鍵的步驟就是將學生的紙質檔案，如各種文字檔案、表格檔案、照片檔案等通過掃描、錄入的方式儲存到電腦數據庫中高校研究生學籍管理人員應充分利用現代管理手段，加強信息化建設，建立科學的管理體制。制定學?；A信息管理要求，引入南大加快學校管理信息化進程，促進學校管理標準化、規范化”， 建立和健全科學高效、符合各高校特點的校內研究生學籍管理系統和工作交流平臺，創新工作方式方法，提高學籍管理效率，強化服務管理，提高服務水平。

⑷提高學籍檔案管理干部整體素質，加強研究生學籍管理的人員隊伍建設。學籍管理工作事務繁雜，政策性強、數據量大，這就要求學籍管理人員必須有較強的業務素質和過硬的思想政治素質。高校學籍管理工作者的素質和政策水平直接影響著學籍管理工作的質量，對管理人員進行各方面素質的培訓，對其進行有效激勵，提升管理人員工作的積極性和員工士氣。加強學籍管理人員自身的職業道德建設，增強服務意識，學籍管理工作人員必須時刻牢記“全心全意為學生服務”的宗旨，堅持以人為本，在工作中擺正心態，對所有的學生要一視同仁，主動幫助在學習和生活上有困難的學生。應有高度的敬業精神，始終把握學籍管理為育人服務的方向，加強高校學籍管理人員業務能力的培訓，了解現代管理技術和方法，掌握軟件系統的操作方法，研究新形勢下的學籍管理特點，建立學籍管理的激勵機制，提高學籍管理隊伍的整體水平。

總之，只有對傳統、滯后的學籍管理工作進行創新，建立和完善研究生學籍管理規章制度；加快學籍檔案數字化、信息化進程，加強學籍管理隊伍建設，完善管理體制，促進高等學校管理信息化進程，強服務意識，以人為本，科學高效地管理，為人才培養、學校決策服務，使得高等學校研究生學籍管理工作更上一層樓。