淺談對高校檔案館檔案數字化建設的幾點思考

摘 要：高校檔案館是高校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用檔案的科學文化事業機構。高校檔案數字化是高校信息化建設的必然趨勢。

關鍵詞：檔案；數字化

高校檔案館是高校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業機構。隨著信息技術的發展，建設數字檔案館，有利于提高檔案館的工作效率和現代化水平，高校檔案數字化是高校信息化建設的必然趨勢。有利于確保數字檔案安全保管與永久存儲， 有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現檔案信息資源的社會共享。隨著學校由教學型向教學科研并重的綜合性大學轉變，我校現已將新校區雁湖檔案館建設納入了學校“十二五”建設規劃，只有緊緊追趕時代潮流，全面革新技術手段，充分發揮高校的優勢，做好數字化建設工作，才能推動檔案工作實現由傳統向現代的跨越，推動了檔案工作的快速發展。下面我就我館現狀及檔案館檔案數字化建設談些自已粗淺的思考和認識。

1 我校檔案館管理現狀

⑴寧夏醫科大學成立至今已有55年的歷史，寧夏醫科大學檔案館成立于2009年5月，是學校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業機構。長期以來， 由于受各方面因素的影響， 我校的檔案管理基本處于一種被動應付的手工勞動狀態。近年來，學校領導高度重視，已成立了由各部門一把手組成的學校檔案工作委員會，各部門現有兼職檔案人員70余人，各部門專兼職檔案員已建立了檔案家園QQ群，形成了緊密相連的檔案團體。檔案信息數字化就是以檔案資料為主要對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。借助于各種數字技術，全面實現檔案部門的室工作和檔案資源的數字化，從而最大限度地體現、發揮檔案的信息資源價值屬性。

⑵我館近年來雖人員少但任務重，共申報并承擔教育廳研究項目1項、校級科研項目4項（其中1項已順利結題，3項正在研究中）。我校要創建西部地區有特色、現代化、高水平的綜合性醫科大學，不僅要求教學、科研一流，服務、保障也應是一流的。與學校的其他服務機構相比，我校的檔案館建設相對滯后，隨著學生規模和教學、科研業務量的不斷擴大，檔案數量也急劇增加，隨著信息技術的發展，各類檔案實行數字化管理勢在必行。這樣既可以節省各類檔案存放空間，還可以提高檔案檢索查找、利用、復印效率，以實現供教學、科研等各類資源共享，將起到積極促進作用，為學校發展提供更優質服務。

⑶我校已現將雁湖檔案館建設納入了學校“十二五規劃”，這是我們面臨的歷史機遇。數字化檔案館是今后檔案館建設發展的方向。遵循高校檔案事業發展規律，實現檔案信息數字化將是今后一個時期高等學校檔案工作的重點， 依托高校校園網優勢建立數字化檔案館，將對我校今后的發展產生積極、深遠的影響。

⑷我校檔案現分十五大類，現有文書、科研、教學等3萬卷紙質、聲像、實物等檔案，目前還沒有條件和資金進行數字化加工。我校數字化檔案館還是空白，軟硬件設施還非常薄弱，只處于剛剛起步階段。

2 由于數字化建設剛剛起步，各項措施和手段均不完善，仍存在許多困難亟待解決

⑴軟、硬件基礎設施缺乏，數字化建設需要有大量高端硬件的支持，技術設備的更新周期越來越短，領導重視不夠，資金投入嚴重不足，人力物力不足，使構建數字化體系的基本需求得不到滿足。

⑵數據庫建設落后，內容、種類貧乏，而且檢索途徑單一，有些檔案信息甚至還不能提供檢索途徑。

⑶網絡建設落后，故障頻出，給用戶帶來了極大的不便。運行中的網絡系統也缺乏日常的維護、升級和改造；易病毒感染等信息安全問題；資源鏈接匱乏等嚴重影響了資源共享的程度。

⑷我校檔案館保存的檔案信息形態主要以紙質、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應于傳統的管理與傳播方式，即實施手工管理和點到點的傳播，即便是經過編研等初步加工，編輯印發檔案資料，實現點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難跟上社會化的進程。同時，該檔案信息資源的經濟價值和社會價值也難以充分實現，更難適應當代“數字化生存”的形勢。檔案原件數字化，對檔案信息的現代化管理、使用和傳播等都具有十分重要的作用。

3 隨著學校事業的不斷發展和擴大，對高校檔案館檔案數字化建設的幾點思考

⑴加強領導，強化檔案意識，建立健全學校檔案各項規章制度。堅持“三納入”、“四同步”，集中統一歸檔，逐步使檔案信息化管理工作步入規范化、法制化軌道。

⑵健全檔案門類、加快檔案數字化，需加強網絡服務器等基礎設施建設。建立穩定可靠的支持數字檔案信息安全保存、方便管理和高效訪問的網絡安全服務平臺。需完善以下軟件系統：密集架、空調、除濕機、庫房自動滅火系統的購置安裝、庫房的監控和管理系統、電子標簽安裝系統、電子光盤柜、網絡版檔案管理軟件。雙重備份，加強網絡安全管理軟件維護、入侵檢測系統、網絡版防病毒軟件等基礎軟件系統的建設。數據庫的日常管理和維護工作，

⑶完善信息基礎設施建設。檔案館的基礎設施建設是建設數字化檔案館的必要條件和有效平臺。根據數字檔案館的功能需要，其基礎硬件主要包括：計算機網絡設備、服務器、檔案數字加工設備、存儲設備等，如交換機、縮微膠片數字化設備、視頻音頻信息采集設備、數碼照相、攝像機、掃描儀，以及噴繪、光盤記錄設備，還要建立一個滿足檔案信息化功能需求、 適應發展需要的綜合管理系統平臺和網絡構架。

⑷加強數字檔案資源庫的建設。包括檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫、檔案數據資源的接收、整合、集成、遷移、組織、存儲等與數據庫相關的數字資源處理。數字檔案信息加工包括數字檔案信息整理、格式轉換、數字檔案信息錄入、數字檔案信息集成等基本功能。數字信息轉換的主要功能是將經過加工處理的各類非結構化數字信息轉換成能被數據庫管理系統進行處理的結構化數字信息。這個功能主要是由數字檔案管理系統的數字檔案信息導入功能加以實現的。

⑸加快館藏檔案數字化進程，做好信息資源體系整合。高校具有十分豐富的信息資源，各部門都有自己的信息系統和網頁，每年都產生大量的數字文檔，這些數據涉及教學、科研、行政、財務、后勤等方面，是非常珍貴的資源，同時遍及校園的教育網，為信息的傳播和共享提供了天然的平臺。整合校內信息資源。整合學校各部門產生的信息資源，通過對校內機關、院系、黨群、后勤等部門的信息系統進行調查分析，確定具有歸檔價值的信息，結合校檔案館館藏情況，優先對重要的、館藏優質資源、急需保護的檔案和利用率高的檔案，包括歷史檔案、需要搶救的紙質檔案（字跡模糊不清晰、圖紙等）、科研成果、名人檔案、照片檔案、聲像檔案等優化館藏檔案目錄并做好信息資源整合。

⑹加強業務培訓，培養高素質的專業人才隊伍。開展數字檔案館建設，需要培養一支專業的高素質人才隊伍。要使檔案人員系統學習和掌握檔案業務知識、規律和方法，熟悉電子文件加工歸檔和服務流程，并能利用歸檔的電子文件，積極開展檔案編研、信息開發和服務利用。注重工作理念、知識結構、工作技能、網絡知識的適時更新，以更好地適應日新月異的數字化管理工作的需要。工作人員必須時刻牢記“全心全意為學生服務”的宗旨，堅持以人為本，擺正心態，對所有的學生要一視同仁，主動幫助在學習和生活上有困難的學生。應有高度的敬業精神，始終把握學籍管理為育人服務的方向，

總之，做好檔案信息資源建設是數字檔案館的生命， 也立館之本、強館之基，更是活館之源。加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行，為社會提供更優質服務，共同努力積極推進檔案數字化建設工作再上一個新的臺階。