高職學籍管理工作淺談

摘 要：筆者到學籍管理崗位上工作不到一年，通過這段時間的工作，筆者認為要提高學籍管理水平和服務意識，就應深層次的了解學籍管理工作中的學籍、學籍管理、學籍檔案管理、學籍學歷信息管理平臺與教務系統之間的關系，認識學籍管理的工作內容、學籍管理的作用、學籍管理目前存在的問題和對策。

關鍵詞：高職學校 學籍管理 存在的問題 對策

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）08（a）-0215-02

學籍是學生取得的某高校的合法資格，學籍真實記錄了學生從入學到畢業的基本情況，綜合反映了學生在校階段的各種變化，是學校了解、掌握學生基本情況的主要途徑。學籍管理是學校依據國家教育行政部門頒發的有關規定，結合本校的實際所制定的實施細則和規章制度，對學生從入學注冊到學成畢業的全過程[1]（包括學生的入學與注冊，成績考核與記載，升級與留、降級，轉系（轉專業）與轉學，休學與復學，停學與退學以及畢業資格的審核與證書發放等）。學籍學歷信息管理平臺是教育部加強學籍管理主要手段，它不僅對規范和監督學籍管理起重要的作用，還對高校學籍管理工作起到了促進作用。[2]

1 高職學籍管理工作內容

（1）掌握學籍管理制度。高職院校學籍管理工作是貫穿于高職教育教學、運行和管理的一項重要內容，是高職院校教學管理工作的重要組成部分，是高職教育質量保障體系的重要環節，是保證高職院校正常教學秩序重要保障。因此，對有關學籍管理的文件《學籍管理規定》《學生手冊》《教務管理文件匯編》要進行認真閱讀、研究，做到熟悉其內容，吃透其精神，在工作中才能以政策為依據，使學籍管理工作有章可循，做到學校、學生都滿意。學籍管理制度規定了學生學習生活中必須遵守的一些規定，具有嚴肅性、強制性和導向性特點。對學籍管理教師來說，掌握學籍管理制度，便于向學生明確、落實教學搞好高職院校學籍管理工作，對維護正常的教學秩序， 形成良好的校風，提高教學質量進而提高人才質量，具有重要的意義。

（2）建立建全高職學籍檔案。學籍檔案材料是教學管理工作的一項重要內容，主要它包括新生入學登記表、學生學籍卡、學生成績總冊、在校學生名冊、學生學籍變更材料（升學、留級、休學、復學、轉學、退學），學生獎勵材料（獎學金、優秀學生），學生處分等等，這些也是評估和骨干校建設中原始的支撐材料，學籍檔案材料收集是否真實齊全，歸檔材料是否符合規范，直接關系到學籍檔案的質量。所以，為確保學籍檔案的準確和完整，我們必須掌握學籍檔案形成的特點，動態性和分散性，有針對性地做好學籍檔案的收集工作，只有建立建全學籍檔案，才能全面展示學生在校表現情況，真實記錄了每位學生在學校的成長過程，使學籍檔案充分發揮其價值。

（3）學信網與教務系統在學籍管理中的作用。

學信網對規范高職學籍管理起到了監督檢查的作用，從學生入學注冊到學成畢業的全過程，快速、真實的在學信網上反映出來，所以高職學校必須以學信網管理平臺為基礎，結合學校自身的情況并與本校教務系統結合，做好本校的學籍管理工作，為老師和學生獲得第一手資料提供依據。

2 高職學籍管理工作存在的問題

2.1 學籍管理制度需要完善，執行力度不夠

近年來，高職院校各種制度均在不斷完善，高職院校都在國家有關教育法律法規制度的指導下，建立了自己的教學管理匯編、學籍管理規定和文件，但部分教師和學生對學籍管理缺乏正確的理解。[3]教師認為是學籍管理與自己無關，應是學籍管理部門的事情；而學生則認為自己只是一個被管的被動對象，也很少關注這些規定。教學管理制度匯編、學生手冊、學籍管理雖然都發到了各系部，由于沒有引起重視，仍然有部分學籍管理人員對學籍的規章制度和管理流程不太熟，經常到教務處咨詢，也使得教務處工作更加繁忙。還有的教師不熟悉制度，片面地強調以人為本，需要對學生做出處理的，沒有嚴格按規定執行，在一定程序上影響了教學秩序和教學效果的維護，助長了各種不良傾向。如，在學生退學和開除學籍的問題上，很難做出處理，則是情節特別嚴重，才不得已處理，總是考慮給學生一次改正錯誤的機會。殊不知，這樣往往會使學生變本加厲，起不到教育的目的，還影響了其他學生。

2.2 高職學籍管理隊伍建設存在不足

（1）缺乏穩定、高素質的學籍管理隊伍。學籍管理工作是一項政策性、技術性都很強的工作，它要求管理工作人員要有極強的計劃性，準確性和原則性，這是做好學籍管理工作的基本保證。管理工作人員素質的高低、能力的大小，直接影響著教學任務的完成和教學質量的提高。學籍管理工作涉及到每個學生的切身利益，也關系到學校的辦學質量，因此管理中各項規章制度的具體執行尤為重要，這就對管理人員的素質提出了更高的要求。

（2）重視度不夠，缺乏必須的培訓。近年來，學院在提升學校辦學實力，學生素質教育，實現學生就業率提高，學校采取了各種措施，在人、財、物等方面也向教學傾斜，同時積極鼓勵教師申報種類改革項目，建立和完善教師教學評價體系，促進了教學水平的提高。但對學籍管理人才隊伍的培養與建設沒有引起重視，針對學籍管理的改革和探索明顯缺乏。學籍管理人員沒有系統學籍管理知識的培訓，缺乏學籍管理知識，不能正確處理有關學籍的問題。

（3）隊伍配備不齊全，創新改革與網絡化管理需鏈接。我院現在校生已達14000多人，學籍管理人員與學生人數的配比嚴重失衡，人員經常變動，交接手續不到位等等，使得學籍管理人員的工作繁重和艱巨。近幾年為了適應社會的發展，滿足企業要求，學校實施課程改革，考試改革、教材改革等等，這些有效的、可行的創新改革，給學生和教師們帶來了方便，對學籍管理工作的網絡信息化管理模式帶來了一定的壓力。如，學分替換的成績遲遲不能到位，班級、專業經常變動，大運會活動用公共選修課程替換等等，造成了學生異動、學生成績更新頻繁，班級無法確定，給學籍管理工作帶來了很多麻煩，這是新生轉專業后10級學生三學期異動情況：2011-2012-1轉班的142人/次，轉專業19人/次，退學38人/次。2011-2012-2退學37人/次，休學13人/次，學分替換近400人。2012-2013-1轉班195人/次，休學16人/次，轉專業27人/次，復學10人/次，留級33人/次，退學44人/次。2012-2013-2學分替換近500人，其他異動正在產生中（未統計）。

2.3 系部學籍管理太過依賴于教務處學籍管理部門

高職學籍管理工作應是由教務處學籍管理工作人員和學生工作輔導員老師及班主任組成學籍管理隊伍共同完成。[4]因為輔導員老師工作涉及各類信息查詢和考勤紀律等方面工作，輔導老師最能了解學生的動態，但由于輔導員老師日常教學任務繁重，對于學籍管理重要性認識不足，對學籍管理制度沒有吃透，最后所有任務還是拋給了教務處。學籍管理依賴于教務處的現象，造成學生對學籍重視程序低，未能及時對本院（系）的學生動態做出恰當的學籍處理，比如，有些學生不愿意讀書，離校很久而沒有到校辦理退學手續。因未辦理學籍異動手續，導致學生戶口遷移等問題不能順利進行。學院學籍管理尚未發揮院（系）管理的優勢。

2.4 管理部門之間信息資源應整合

學籍管理部門、系部和其他管理部門之間缺乏協調和信息共享，由于網絡數據格式不匹配，造成數據信息錯誤，如：學生姓名、性別、出生年月或身份證號等信息輸入錯誤，直接影響了注冊數據。因為學籍管理是動態過程，很多環節都還需要系部和其他管理部門共同配合完成。學籍學歷信息管理平臺、學院教務系統和學院學生信息管理系統的數據沒有效整合，使資源沒有共享，浪費人力、物力和財力。

3 加強高職學籍管理的對策

3.1 制定規章制度、規范工作程序，細化工作環節

一個學校辦學質量的好壞，首先體現在畢業生的綜合素質和質量上。因此，為了學生的綜合素質的提高、學業的順利完成，學院必須建立、規范的學籍管理制度。學籍管理是動態的管理過程，從入學、注冊、異動、到畢業、提檔，任何環節都需要嚴格監控和管理，具有對教育活動進行規范、控制、激勵和調節的功能；為了培養出社會需要的合格人才，學院應根據本校的實際，使學籍管理制度不僅健全、規范而且要合理。

學校招生規模不斷擴大，學生生源結構復雜，學校辦學層次多樣，學籍工作量增加，工作難度大。在學院學籍管理動態管理的過程中，要細化工作的各個環節、規范工作程序，各部門和各院（系）應加強配合，做到信息及時傳達和共享。

3.2 加強學籍管理隊伍建設

學籍管理工作繁雜而瑣碎，工作量比較大，政策性和技術性都比較強。要提高高職學籍管理隊伍素質，首先要從認識上高度重視學籍管理工作，建立相應制度進行保障。學籍管理人員不僅要具備系統的教育理論和專業知識，還要具備一定的決策能力、組織能力和協調能力，因為學籍管理工作涉及到每個學生的切身利益，也影響學院的辦學質量。學籍管理工作也是為學院的教學工作和學生服務的，所以，學校學籍管理隊伍建設顯得尤為重要。學籍管理工作應增強服務意識和具備過硬的業務能力，熟悉學籍管理工作的流程，除此之外，學籍管理人員必須不斷學習新的教育法規和文件，掌握網絡化技術和方法，具有創新精神，提高自身的綜合素質，也能有效的提高學籍管理隊伍整體水平。

3.3 加大系級管理體制的影響力，明確各個管理部門職責

學籍管理的職責主要是學籍管理和成績管理兩塊。學籍管理主要負責管理制度的制定、學籍注冊、學籍異動、學籍檔案以及學歷證書的管理；成績管理主要負責成績管理制度建設、組織院（系）教師對學生考核成績的登記、錄入、存檔、查詢工作。學籍管理工作涉及到學生在校的全過程，關系到每位學生的切身利益，而在這個過程中形成的第一手資料，來源于系部，系學生管理部門和輔導員要充分發揮作用，明確職責，只有學籍管理各個部門、院（系）管理部門和輔導員老師們共同協調、配合，提高院（系）管理體制的影響力，在學院高度重視下，才能把高職學籍管理工作做得更好。如果能把學籍學歷信息管理平臺、學院教務系統和學院學生信息管理系統的數據有效整合，使資源能夠共享。

參考文獻

[1]卞粉蘭.高校學籍管理工作體會淺談[J].浙江傳媒學報，2007（2）：62-64.

[2]靖宇，劉博，王瑞.做好高職院校學籍管理工作的思考[J].遼寧高職學報，2011（2）：115-117.

[3]羅琴.加強高校學籍工作思考[J].企業學天地，2012（2）：71-72.

[4]李銀樹.高校主動性學籍管理工作淺析[J].管理工程師，2011（3）：30-32.