國土資源部財務管理信息系統中Excell的應用

[摘要]在系統分析國土資源部財務管理信息系統各模塊功能基礎上，結合實際工作需要，利用Excel設計相關財務表格，減輕了財務人員和業務經辦人員的工作強度，提高了財務管理工作水平，促進國土資源系統各單位會計工作規范化。

[關鍵詞]國土資源部財務管理信息系統；表格；應用

[中圖分類號]F275[文獻標識碼] A

國土資源部為進一步規范部本級及直屬單位的會計核算、財務管理、項目預算管理，加強財務分析和監控，從2007年啟動國土資源部財務管理信息系統（以下簡稱部財務系統）。部財務系統利用現代的網絡和信息技術，構建國土資源部財務管理信息化平臺，實現信息的集成化管理。部財務系統中包括會計核算、財務管理、項目預算管理、固定資產管理、工資管理、財務分析、資金收付等各子系統。筆者在充分挖掘部財務系統各模塊功能基礎上，結合實踐和單位規定利用Excel設計了有關財務管理表格，這些表格在部財務系統和工作中的實際應用，減輕了財務人員和業務經辦人員的工作強度，提高了會計工作效率，促進國土資源系統各單位會計工作規范化。現將Excel在我單位財務管理工作中的應用情況和有關表格制作過程介紹如下。

1Excel在我單位財務管理中的具體應用情況

Excel在我單位財務管理工作中使用廣泛，主要有以下兩類：

1.1針對財務人員制作的Excel與部財務系統整合的有關報表模版。

部財務系統的查詢模塊和報表子系統，基本能夠滿足日常的財務管理工作需要，但查詢模塊生成的數據版式較專業，除財務人員以外其他人員不易理解，報表子系統的公式設置較繁瑣。筆者結合部財務系統各查詢模塊功能和日常財務管理工作需要，根據單位管理需要設置了預算執行情況總表、項目預算執行總表、項目預算執行比對表、國庫資金使用情況表、三項費用預算執行表、部門備用金匯總表等Excel模版。這些模版根據從部財務系統導出的數據，自動匯總生成相應表格。通過這種方式生成的報表比在部財務系統中通過報表子系統設置報表實現起來效率有較大提高。

1.2針對業務經辦人員制作的Excel業務審批表格和報銷表格。

筆者將單位所有與財務有關的表格，用Excel制作好后通過單位內網系統發送給每位職工，并組織專題會議向業務人員介紹表格的填寫要求。主要有費用報銷匯總表、勞務費發放表、差旅費報銷單、物資購置計劃表、儀器設備購置申請表、儀器設備維修維護審批表等。這些Excel表格凡涉及公式的都相應設置好，通過保護工作表加密保護，減少人為因素產生的表中數據間邏輯錯誤。要求業務人員在辦理財務業務時，不僅需要提供相關表格的紙質介質，還需通過部財務系統上傳電子介質。如報銷匯總表、勞務費發放表等按要求填好后，須通過部財務系統的資金收付子系統上傳電子介質。這樣財務人員在打開相關單據時，就能看到業務人員上傳的電子數據，減少多次錄入等重復性工作。

2部分Excel表格的制作過程

由于篇幅有限，為使所介紹的表格具通用性，筆者僅介紹“費用報銷匯總表”和“勞務費、咨詢費發放表”在Microsoft Excel 2003中的制作過程和公式設置。

2.1費用報銷匯總表

費用報銷匯總表主要是由業務經辦人員將每個粘貼單中的每個單據金額填寫到Excel單元格中，再根據會計科目分類，最后系統自動生成匯總表。業務人員報銷時，必須向財務人員提交Excel費用報銷匯總表電子版。財務人員將紙質單據與業務人員提交的Excel電子版數據核對無誤后，打印費用報銷匯總，然后填制憑證。

Excel費用報銷匯總表中有四個工作表：基礎表、計算表、分類表、匯總表。

2.1.1基礎表

基礎表主要是為了提高錄入數據效率，將單位的部門名稱提前設置好，以便在匯總表中通過下拉框選擇錄入部門，如圖1。操作步驟如下：

步驟1在Excel工作簿中創建工作表，命名為基礎表，并在A列從A1單元格開始錄入單位的部門名稱。

步驟2選定基礎表中A列錄入部門名稱的所有單元格，點擊菜單欄的“插入-名稱-定義”命令。在彈出的“定義名稱”對話框中，“在當前工作簿中的名稱”文本框中輸入“部門名稱”，最后單擊“確定”按鈕。

步驟3選定基礎表整個工作表，點擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”命令。在彈出“單元格格式”對話框中，切換到“保護”選項卡中，并選中“保護”選項卡中“鎖定”項（此項默認為選中狀態），最后單擊“確定”按鈕。

步驟4點擊菜單欄的“工具-保護-保護工作表”命令，在彈出的“保護工作表”對話框中“取消工作表保護時使用的密碼”文本框中輸入密碼，點擊“確定”，在彈出的“確認密碼”對話框中重復輸入確認密碼后，點擊“確認”。“允許此工作表的所有用戶進行”項的設置在此不再細述。

2.1.2計算表

計算表主要用于業務人員錄入計算財務粘貼單上的原始單據，按每張粘貼單占一列，每個單據占一個單元格錄入票據報銷金額，如圖2。操作步驟如下：

步驟1在Excel工作簿中創建工作表，命名為計算表，在A2單元格中輸入公式“=SUMB2：IV2”，用于匯總原始單據張數。

步驟2在A3單元格中輸入公式“= SUMB2：IV2”，用于匯總原始單據金額。

步驟3在B1單元格中輸入“1”，在B3單元格中輸入“=SUMB4：B65536”，然后選中B1：B3單元格，通過鼠標指向選中區域的右下角填充句柄，鼠標變成一個黑色的十字后按住鼠標左鍵，向下拖動鼠標到IV單元格，釋放鼠標。

步驟4選中B4單元格，點擊菜單欄的“窗口-凍結窗口”命令。

步驟5設置單元格格式，將需要錄入金額的單元格設置為數值型，小數位2位，使用千分位。

步驟6將需要錄入金額的單元格解鎖，設置了公式的單元格鎖定參照基礎表設置的步驟3，最后保護工作表參照基礎表設置的步驟4。

2.1.3分類表

分類表是按會計支出明細科目，將報銷單據分類填寫，并跟計算表的匯總金額核對是否一致，如圖3。操作步驟如下：

步驟1在A1單元格中輸入公式“= A2-計算表！A2”，用于判斷分類表和計算表的金額是否相等；在A2單元格中輸入公式“=SUMB2：IV2”。

步驟2從B列開始，按會計支出明細科目依次在第1行的單元格中輸入科目名稱建議插入批注，注釋各科目的定義，第2行的單元格中輸入從3-65536行的求和公式，如在B3單元格中輸入“=SUMB3：B65536”。

步驟3選中B3單元格，點擊菜單欄的“窗口-凍結窗口”命令。

步驟4將需要錄入票據金額和張數的單元格解鎖，設置了公式的單元格鎖定（參照基礎表設置的步驟3）。最后保護工作表（2參照基礎表設置的步驟4）。

2.1.4匯總表

匯總表是按會計支出科目的一級科目設置的匯總打印表，表中還包括日期、部門、會計簽字、出納簽字、大小寫金額等信息，如圖4。操作步驟如下：

步驟1設置如圖4的表格，將A2：H2單元格選定后合并，輸入公式“=TODAY（）”，并設置該合并單元格格式為日期型“2001年3月14日”。

步驟2合并單元格A3：C3后選中，點擊菜單欄的“數據-有效性”命令。在彈出的“數據有效性”對話框中，切換到“設置”選項卡中，并選中“有效性條件”中“允許”項下的“序列”，在“來源”文本框中輸入“=部門名稱”后，單擊“確定”。

步驟3將G3：H3單元格合并，輸入公式“=CONCATENATE（’’單據數’’，計算表！A2，’’張’’）”。

步驟4在會計支出一級科目的右邊單元格中依次設置與分類表支出明細科目的對應公式，如辦公費右邊單元格中輸入公式“=分類表！B2”。

步驟5將G11：H11單元格合并，輸入公式“=SUM（B5：B10）+SUM（D5：D10）+ SUM（F5：F10）”，為小寫金額合計，并通過設置單元格格式設置為貨幣型。

步驟6將A11：F11單元格合并，輸入公式“=CONCATENATE（’’合計（大寫）’’，IF（INT（G11）=0，’’’’，TEXT（INT（G11），’’[DB？ Num2]’’）’’元’’）IF（OR（INT（G11*10）= 0，INT（G11）=G11），’’’’，IF（INT（G11*10）= INT（G11）*10，’’零’’，RIGH（TEXT（INT（G11*10），’’[DBNum2]’’），1）’’角’’））IF（INT（G11*100）=INT（G11*10）*10，’’整’’，RIGHT（TEXT（ROUND（G11，2），’’[DB？ Num2]’’），1）’’分’’））”，為大寫金額合計。

步驟7在A14單元，設置數據有效性，允許值為“序列”，來源為“領現金，退現金”。B14單元格為業務人員報銷后領現金或退現金的金額數。

步驟8將C12：F12單元格合并，輸入公式“==IF（B14>0，CONCATENATE（’’出納：’’，A14，B14，’’元’’，IF（A14=’’領現金’’，’’領款人：’’，’’退款人：’’）），’’’’）”。

步驟9將需要錄入日期、部門名稱、領現金退現金）、備注等單元格解鎖，設置了公式的單元格鎖定參照基礎表設置的步驟3）。

步驟10選中A1：H12單元格，點擊菜單欄“文件-打印區域-設置打印區域”命令。然后點擊菜單欄“文件-頁面設置”命令，在彈出的“頁面設置”對話框中，選中“頁面”選項卡，設置紙張大小（與單位憑證打印紙大小一致即可）。最后保護工作表（參照基礎表設置的步驟4）完成整個費用報銷匯總表設置。

2.2勞務費、咨詢費發放表

勞務費、咨詢費發放表主要為了統計勞務費、咨詢費發放情況，領取人的姓名、身份證號等信息，以及為計算稅金而設置的，如圖5。操作步驟如下：

步驟1設置如圖5的表格，在E4單元格中輸入公式“=IF（D4>62500，D4*0.8* 0.4-7000，IF（D4>25000，D4*0.8*0.3-2000，IF（D4>=4000，D4*0.8*0.2，IF（D4>800，（D4-800）*0.2，IF（D4<=800，0，0）））））”，在 G4單元格中輸入公式“=D4-E4”。

步驟2將需要錄入姓名、身份證號、應發金額、備注等單元格解鎖，設置了公式的單元格鎖定參照基礎表設置的步驟3）。

步驟3選中A1：H21單元格，點擊菜單欄“文件-打印區域-設置打印區域”命令。然后點擊菜單欄“文件-頁面設置”命令，在彈出的“頁面設置”對話框中，選中“頁面”選項卡，設置紙張大小為A4。最后保護工作表（參照基礎表設置的步驟4）完成勞務費、咨詢費的設置。

通過上面兩個簡單實例的介紹可以看出，Excel不僅能夠幫助財務人員完成財務報表、財務分析等，還能在會計核算等諸多工作中應用。希望本文拋磚引玉，我們一起不斷探索，拓展Excel在國土資源部財務管理信息系統的應用領域，提高財務管理的科學化、規范化和現代化水平，推進科學理財，依法理財，規范理財和高效理財。

參考文獻：

[1]恒盛杰咨詢.Excel在會計電算化的應用[M].中國青年出版社，2006.

[2]芻議Excel在會計核算中的廣泛運用[J].經濟師，2010（6）：155-155.

[3]Excel在財務管理信息化中的應用[J].數字技術與應用，2010（4）：70-70.

[4]基于Excel的差旅費報銷單處理淺析[J].財會通訊，2010（4）：128-129.

作者簡介：盧彥（1972-），女，高級會計師，物化探所條件保障處處長，研究方向：國土資源部科學事業單位財務及資產管理工作。