談大學院系圖書資料室的充分利用

[摘要]大學院系圖書資料室為教學和科研提供了極大幫助，但是也暴露出很多不足，所以應針對其缺陷，進行合理改進，從而充分發揮圖書資料室的巨大作用。

[關鍵詞]圖書館；資料室；利用；充分

[中圖分類號]G258.6[文獻標識碼] A

1院系資料室的特色

眾所周知，高校各個院系設立自己的資料室，主要是從專業角度考慮的。雖然學校有綜合圖書館，但還不夠專業，再加上生源眾多，借書歸還不及時等，嚴重影響了正常的借閱秩序。這樣自己的資料室滿足自己專業的老師、學生借閱，為教學和科研服務。

但它又與高校的圖書館不同，院系資料室最鮮明的特色就是它的專業性，即：對專業文獻資料進行收集整理，并向本院系廣大師生提供資料和圖書借閱服務，為本院系教學科研服務[1]。各個院系的圖書資料室通常都設在辦公所在地，老師和同學們下課后就能就近借閱。隨著網絡技術的發展，老師們通常很少到辦公樓來，除了開會，幾乎都是各忙各的，也只有來資料室借閱的時候才來院系一趟。這里的圖書采購通常都是征詢了老師們的意見，老師們提出需要采購哪些數目，綜合匯總后，集中采購，目前圖書資料的更新都非常快，有了新的圖書，馬上就能采購進來。而學校圖書館的藏書往往比較陳舊，都是些跟不上時代和科研的腳步。所以這里圖書資料的豐富和專業化是學校圖書館無法比擬的。可以說，沒有院系圖書資料的支持，很多科研和教學任務都無法完成。因此應該加大院系圖書資料的采購和充實，為教學和科研一線服務。沒有自己的資料室，僅僅靠學校圖書館，就會底氣不足。

2存在的不足

2.1不對外開放是院系資料室的固有特色，各個院系的資料室往往是自給自足的場所，不對外開放。只有本院系的師生才可以進來借閱。其他專業的老師和學生想來借閱首先要經過申請才可以。而且別人也不知道你這里有什么書，這樣就浪費了寶貴的圖書資料，不能物盡其用。

2.2不少民辦高校院系資料室可有可無，是否成立，需要買多少書，買哪些書，通常都是隨機所定，任意性很大。有些民辦高校甚至沒有資料室。大家認為既然有學校的圖書館，何必再自己設立資料室呢。加上經費緊張，投入不夠，所以院系即便設立資料室，藏書量也往往很少，老師和學生們來了一看，沒有自己想要的書，以后就不再來了，這樣越沒人來，越不被重視，慢慢地就形成了惡性循環。

圖書少，管理不規范也是高校資料室的一個缺陷。大學里每年都要事先編制預算，每年采購多少書都有專門的經費，這些都是和教學科研配套的。而院系資料室的藏書往往由各個院系自己出資，許多院系本身就經費不足，老師們開會出差的經費報銷都成了難題，所以只好壓縮資料室的經費。尤其是一些文科院系，經費更是捉襟見肘。現在圖書很貴，特別是專業性比較強的書，發行量小，只能靠漲價才能維持成本，所以現在各個院系資料室更新慢，藏書少就不足為奇了。

公辦高校的情況不樂觀，我們還應注意到民辦高校也差強人意。民辦高校走的是“以學養學”的道路，因此民辦高校籌措資金比較困難。根本就不考慮建立圖書閱覽室，加之書刊經費上漲，辦學者又不愿在購書上多投入；雖然近年來，為達到教育部規定的辦學要求，但民辦高校最終還是要考慮辦學成本的，雖然為了應對教育部的評估，購買了一些圖書資料，充實了一些儀器設備，但是，這些都是杯水車薪，可以說民辦院系的資料室幾乎是名存實亡，常常大門緊鎖無人問津，因為書少，書陳舊，更新慢，滿足不了廣大師生的需求，所以很少有人來借閱，只好關了，這也是無奈之舉。甚至個別院系資料室變成“雜志期刊室”。[2]

2.3資料室的書籍有限，人員有限，管理不規范。資料室的書籍有限，基本上只能滿足老師和研究生的需求。另外，規章制度不健全，許多老師為了自己使用方便，就把資料室的書當成自己的，長期借閱，大量借閱書籍不及時歸還。有的老師一次就借閱上百本，其他老師只能轉而私下打聽，某一本書在誰家里放著，私下借閱流通。這樣就影響了其他師生的科研工作。還有一點就是大家對資料室的重視度不夠，認為這里都是為安排老師家屬的工作而設立的福利機構，可有可無。由于重視不夠，所以圖書采購量少，更新慢，陳舊過時，擠滿灰塵幾乎難有人來。圖書的編目也很落后，還是靠人工，沒有專業的編目人員，也不會用電腦檢索。老師們來借閱時候，就像大海撈針，在書架上看來看去，盲目地找，費時費力。而一些民辦院系為了節約辦學成本，認為資料室的老師都是吃閑飯的，能不要就不要，能省則省。往往讓其他老師兼職，比如說由輔導員、辦公室教輔人員充當，甚至有的讓學生干部平時來看著圖書資料室。目前許多院系的資料室多以教師或者其他行政教輔人員兼職，只能利用有限的工作時間對教師和學生開放，有的是一三五，有的是二四六開放。因此開放時間相對較短，周末根本就不開，滿足不了正常教學和科研活動的需要。利用率十分低下。起不到院系資料室應有的作用。這樣就使得圖書資料室更加落后，另外，兩種相對獨立地管理模式也造成了一定程度的資源浪費。

目前高校合并成風，每一所院系都有自己的藏書。學校圖書館是為全體師生服務的，屬于學校編制。而院系資料室為本院系服務，歸本院管理。可以說是兩套編制，兩班人馬。雖然學校圖書館可以對院系資料室在業務上予以指導，但顯然是紙上談兵。由于各自為政，各自獨立采購，雙方互不通氣，不知道你有什么書，我有什么書，這樣就造成重復采購。本身圖書采購經費就少，如此就更加造成了資源的浪費，讓人痛心。廣大師生在學校圖書館借不到心儀的書，而院系資料室的書又沒有及時編目上傳到綜合圖書館，讀者不知道資料室還有這樣的書，這樣許多書就被閑置起來，我們看到許多資料室的書擠滿灰塵，無人問津，實在令人痛心。校內書刊文獻難以統籌安排，出現文獻采集隨意性大、品種少、重復率高，或者有限的文獻資源被長期閑置，使原本緊張的經費得不到充分的利用，造成人力、物力、財力的嚴重浪費[3]。

2.4編制緊張、人員業務素質欠缺也是一個不容忽視的問題。目前高校各個院系行政人員少，學校又不給編制，所以只能由其他人員兼職。再加上這些年高校引進了許多人才，引進人才的家屬需要就業，于是只能安排到資料室里。他們通常都不是圖書情報專業出身，屬于半路出家，對圖書情報的編目、匯總、分類一知半解，就造成資料室里的圖書放置混亂，檢索困難。老師們來借書就同大海撈針一般，往往碰運氣。資料室的老師由于不被重視，所以工作積極性不高，得過且過，開門晚，關門早，經常大門緊鎖。再加上院系有其他活動人手不夠時候，就讓圖書資料室的老師臨時來幫忙，更占用了人手。信息化時代要求有高素質的專業人才，圖書資料室也是如此，只有懂電腦，會檢索的老師才能充實資料室。圖書資料要能及時上網，及時和學校圖書館聯網接收才能更好地物盡其用，為全校師生更好地服務。

3改進手段

3.1要盡可能做到學校圖書館和資料室成為一個有機的整體。

一個先進有序的圖書體系應該是以學校綜合圖書館為龍頭，各個院系圖書資料室為輔助，就像大樹有主干，有枝杈，才能更好地發展。學校圖書館要綜合統計各個院系資料室都有哪些藏書，及時的編目，上網歸類匯總形成數據庫，以備大家檢索，這樣就把所有的圖書資料納入到全校的藏書系列來。為了防止盲目采購，重復采購，雙方要及時溝通，互通有無，這樣才能節約經費。圖書館每年先列出個擬采購圖書清單，同時征求各個院系資料室的意見，院系資料室也可以把廣大師生的要求及時反饋給學校，好鋼用在刀刃上。現在信息時代的要求就是要做到辦公自動化，圖書館的電腦檢索要能和資料室的檢索系統聯網，廣大師生能及時了解到專業性比較強的圖書歸屬地，能順利地找到這些書。這就要求圖書資料室進行專門的編目上網建設，可以聘請有這方面能力的人員來協助完成，因為這些任務僅僅依靠現有的圖書資料管理人員是很難獨立完成的。另外，院系要打破封閉的狀態，要能夠向其他院系的師生開放。即便不能借走，最少要做到可以在本資料室閱讀。不能歧視外人、不要刁難外人，思想要開放，要樹立為廣大師生服務就是為學校做貢獻的意識。

3.2要利用校園網，把資料室和圖書館的聯網，做到資源共享。我們應該利用校園網的信息通道，加強圖書館和資料室的網絡建設，加強電子資源共享。我們可以在校園網建設圖書館網站，鏈接各個院系資料室，從而方便教師和學生的需要，找到相關的文件，提高文獻的利用率，從而減少人力，物力和財力的浪費，這也有利于文獻資源整體建設。我們應該加強學校圖書館的龍頭作用，在現代社會中，圖書館資源共享的發展是信息社會、信息技術的發展，特別是網絡通信技術的應用，從內涵和外延都有非常大的變化，這就要求我們做出相應的圖書館管理。我們應該加強高校圖書館與系資料室的橫向聯合，圖書館共同編寫出圖書資料的目錄和索引，或上傳一個文件組成統一的校園網數據庫，做到統一的秩序。高校院系資料室建設應該積極參與校園網絡，加強學校的圖書館和資料室的業務聯系與合作，以及交流信息。這樣高校圖書館才能為在學校的教師和學生提供最新文獻信息資料室使用。圖書館和院資料室實現校網絡共享，不但可以實現資源共享，而且提高了工作效率，更好地為讀者服務。讀者通過網絡查詢，就可以知道哪個資料室具有較強的專業書籍或期刊，而這些書在學校圖書館又沒有收藏。如果能實現各部門之間的數據共享，可以借對方的數據，然后利用圖書館的資源得到更好的服務。為了提高廣大高校圖書館的管理水平，應在學校圖書館與系資料室使用相同的圖書館自動化管理系統。圖書館發揮其龍頭作用，統一在圖書館的業務指導下規范管理。書目數據的制作應該及時有效，及時上傳書目數據到學校圖書館書目數據庫系。

3.3圖書館必須加強軟硬件建設，提高服務水平。院系領導要高度重視，加強圖書館的管理和軟硬件建設。每年要有一定數額的專項資金劃撥給資料室。院系要有年度撥款，用于圖書館的圖書采購和辦公硬件充實。目前，大部分的資料室發展滯后，最關鍵的問題是缺乏專業的人才。因此，教師要加強信息管理，提高了資料室工作人員的綜合素質。應著眼于素質訓練：在圖書館學專業學習訓練過，具有豐富的信息科學的基本知識。同時要有深刻的理論背景；有較高的檢索文獻，運用文獻研究能力；有敏銳的信息意識和信息挖掘，分析能力等。為了達到上述目的，我們可以定期的讓資料室老師學習充電，加強培訓，也可以引進專門的圖書管理專業的畢業生來充實自己。總之人的素質無論怎樣強調都不為過[4]。

3.4突出“以人為本”注重“人性化”服務。目前，隨著圖書館圖書資料的積累，其為現代化服務和信息專業的學術優勢越發顯著，其服務對象已逐漸擴展到教師、學生和校園里的其他讀者。服務對象主要是科研一類的讀者，所以必須注意人性化服務。圖書館通過良好的學術環境和濃厚的學術氛圍，使其成為有效的載體以及學術的肥沃土壤。在過去，圖書情報部門間傳統的管理理念和運作模式，是對書籍的收藏和借閱。從書的目錄編目到采集借出，所有的工作都是以藏為重心[5]。這種以書為主的經營理念，最大的缺點是忽略了讀者的實際需求。為了與當地的大學和學院的教學和科研的發展相適應，院系資料室的大小不僅表現在收藏了許多書籍，還應考慮信息和資源的利用和循環速度等。因為只有通過讀者利用信息資源，才可以創造一個合適的價值。書籍資料等最終還是要被人閱讀才能發揮效用。這就要求管理者必須了解讀者的意圖，解決讀者的問題。這是一項艱巨復雜的任務，是實現以人為本理念的具體體現。管理者必須把每一個讀者平等對待；為廣大讀者提供周到的服務，這樣能促進讀者群的形成；這就要求我們增強親和力和以人為本的服務能力；再次作信息反饋，定期了解統計分析，提供可靠的數據，完善服務內容，把握好書籍的發展方向，根據書籍的借閱頻率，添加必要的新數據。最后，重點人性化服務，管理應樹立“以人為本”的理念。院系資料室的大部分辦公室建設部門要為教師和學生提供方便。這樣，課后老師只要有時間你可以隨時到圖書館。

參考文獻：

[1]曲瑞琴.高校院系圖書資料室建設與管理的基本原則[J].科技信息，2009（8）.

[2]鄧翠華.民辦高校圖書館建設中存在的問題及對策[J].科技情報開發與經濟，2006（17）.

[3]胡捷.論目前高校院系資料室存在的問題及對策[J].潭師范學院學報（社會科學版），2009，31（1）：234-235.

[4]張朝偉，修國群.新時期高校院系資料室存在的問題及對策[J].和田師范專科學校學報，2010，29（5）：248.

[5]杜鋒.淺談地方新建本科大學系部級圖書資料室的管理創新[J].安徽農學通報，2010（14）.

作者簡介：王麗（1974-）女，本科，館員，研究方向：圖書資料。