談新時(shí)期高校院系圖書資料室的建設(shè)

[摘要]高校院系圖書資料室是圖書館的補(bǔ)充和延伸，本文分析了目前我國高校院系資料室建設(shè)的現(xiàn)狀和存在問題，提出了新時(shí)期院系資料室的發(fā)展方向和改進(jìn)措施。

[關(guān)鍵詞]圖書館；院系資料室；分館；建設(shè)

[中圖分類號(hào)]G258.6[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A

隨著信息化網(wǎng)絡(luò)化的日益普及，也使我國高校圖書館事業(yè)得到迅猛發(fā)展，成為名副其實(shí)的學(xué)校文獻(xiàn)信息資源中心。但作為文獻(xiàn)中心重要組成部分的院系圖書資料室，卻發(fā)展相對(duì)比較緩慢，長期以來，二級(jí)院系圖書資料室呈現(xiàn)出分散型的管理體制，管理水平和服務(wù)手段落后，滿足不了信息時(shí)代環(huán)境下廣大師生對(duì)資源利用的需求。因此，如何利用好其圖書資料的針對(duì)性和專業(yè)性，為全校師生的教學(xué)和科研工作提供深層次的服務(wù)，充分發(fā)揮其作為學(xué)校圖書館的延伸和補(bǔ)充作用是新時(shí)期院系資料室建設(shè)亟待解決的一個(gè)問題。

1高校院系資料室的功能特點(diǎn)

學(xué)校圖書館的服務(wù)對(duì)象是全校的廣大師生，是全校信息資源中心的主體；院系資料室的服務(wù)對(duì)象主要是本院系的教師、研究生及本科生，能夠最快捷地將文獻(xiàn)資源提供給他們，在院系的教學(xué)科研工作中發(fā)揮著重要的作用，是學(xué)校文獻(xiàn)信息中心的重要組成部分。從文獻(xiàn)資源的內(nèi)容來看，圖書館雖然整體上藏書豐富，內(nèi)容涵蓋全校所有專業(yè)，但是對(duì)于專業(yè)書籍的收藏卻不足，滿足不了各院系專業(yè)信息的需求；院系資料室側(cè)重于收集相關(guān)學(xué)科的專業(yè)文獻(xiàn)，包括相關(guān)專業(yè)的會(huì)議資料、雜志、音像制品、碩博論文等，充分體現(xiàn)了圖書資料室所收藏資料專、精、深的特點(diǎn)，這些都是圖書館所不具備的。與此同時(shí)，院系資料室管理者能更直接了解到本院系教師、學(xué)生的信息需求，更熟悉所在院系各專業(yè)教學(xué)、科研以及相應(yīng)專業(yè)的藏書現(xiàn)狀，因此能快速準(zhǔn)確，有的放矢地收集到突出本專業(yè)特征的信息。所以說圖書館和院系資料室在功能上各持其責(zé)，在特色上各不相同，兩者相輔相成，是一個(gè)統(tǒng)一的有機(jī)體[1]。

2院系圖書資料室的現(xiàn)狀和存在問題

2.1管理體制不健全

目前，大多數(shù)院系資料室都存在兩級(jí)管理的體制，在行政和人事上的管理權(quán)歸屬于各個(gè)院系，業(yè)務(wù)上由學(xué)校圖書館進(jìn)行協(xié)調(diào)指導(dǎo)。但在實(shí)際工作中往往造成圖書館疏于對(duì)院系資料室的指導(dǎo)，相關(guān)院系領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于圖書資料室的業(yè)務(wù)工作又不太熟悉，出現(xiàn)兩者都不管的局面，導(dǎo)致圖書資料室發(fā)展緩慢。學(xué)校圖書館和院系資料室的建設(shè)缺乏統(tǒng)一的統(tǒng)籌規(guī)劃，重復(fù)訂購圖書期刊嚴(yán)重存在，造成了相當(dāng)大的資源浪費(fèi)。

2.2管理人員素質(zhì)有待提高

受高等院校用人機(jī)制的限制，高校一般會(huì)把一些學(xué)歷層次普遍偏低的人員安排到圖書資料室工作，這部分人員不但缺乏專業(yè)的學(xué)科背景，也缺乏專業(yè)的圖書情報(bào)知識(shí)，缺乏知識(shí)的管理、鑒別、研究能力，服務(wù)意識(shí)比較淡薄，不能開展深層次的服務(wù)。此外，還有一部分圖書資料室沒有配備專職的管理員，而由院系的一些行政人員兼職管理，這些人員大都身兼數(shù)職，多重的身份使得資料員難以保障圖書資料室的正常開放，導(dǎo)致資料室的實(shí)際開放時(shí)間縮水，降低了院系資料室的使用效率。

2.3信息資源利用不能滿足需求

隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，學(xué)科之間的交叉越來越多，也誕生出了一些新的邊緣學(xué)科，因此，各學(xué)科的交叉發(fā)展使得本院系資料室的信息資源已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足日常教學(xué)和科研的需求，轉(zhuǎn)而需要尋求外院系圖書資料室的信息資源服務(wù)。但院系資料室一般只對(duì)本院系的師生開放，這樣就造成了外院系的師生不能共享其信息資源服務(wù)，這些資源雖然被閑置，但真正的需要者又無法利用，形成了資源閑置和資源短缺并存的局面，給讀者利用文獻(xiàn)帶來諸多不便。

2.4管理手段落后

目前相當(dāng)多的高校院系圖書資料室對(duì)文獻(xiàn)的管理仍處于手工操作階段，圖書資料的采購、分類、編目等都是手工操作，有的圖書資料室甚至連編目都沒有，文獻(xiàn)資源只是簡單地陳列在書架上，造成查找資源很困難。即便有些院系采用計(jì)算機(jī)管理，但也僅局限于圖書的登記、編目、統(tǒng)計(jì)等基本管理上，沒有采用全校統(tǒng)一的圖書自動(dòng)化管理系統(tǒng)，沒有和學(xué)校圖書館以及其他院系資料室聯(lián)網(wǎng)，導(dǎo)致資源不能共享，資源利用率低下。

3新時(shí)期高校院系圖書資料室建設(shè)對(duì)策

為了充分發(fā)揮高校院系資料室應(yīng)有的功能和作用，我們應(yīng)注意從如下幾個(gè)方面的工作入手：

3.1嘗試把院系資料室改建為二級(jí)學(xué)院分館

為了促進(jìn)學(xué)校圖書館與院系資料室的協(xié)調(diào)發(fā)展，可以把院系資料室作為圖書館的分館來加強(qiáng)建設(shè)，業(yè)務(wù)上直接歸圖書館管理；各二級(jí)學(xué)院要明確一位副院長分管分館工作，并指定專人具體負(fù)責(zé)。遵循“協(xié)調(diào)共建、分散收藏、規(guī)范管理、資源共享”的原則，由學(xué)校圖書館負(fù)責(zé)各二級(jí)院系分館建設(shè)的有關(guān)問題，加強(qiáng)二級(jí)院系分館與學(xué)校圖書館之間的協(xié)調(diào)，避免與圖書館重復(fù)收藏。學(xué)校圖書館以綜合性圖書為主，二級(jí)學(xué)院分館以專業(yè)書籍為主；主館以面向全校、面向社會(huì)為主，分館以面向本單位師生員工為主。主館和分館均應(yīng)實(shí)現(xiàn)通借通還、資源共享的目標(biāo)；按照與二級(jí)學(xué)院就近分配的原則，由學(xué)校統(tǒng)一分配場地給二級(jí)學(xué)院作為分館使用。

3.2加強(qiáng)資料室圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)

目前，無論是對(duì)于高校圖書館還是院系資料室，其經(jīng)費(fèi)都十分緊張的，因此就要構(gòu)建由學(xué)校圖書館統(tǒng)籌安排經(jīng)費(fèi)，合理配置資源的管理系統(tǒng)。院系資料室所購圖書資料必須和學(xué)院專業(yè)緊密相關(guān)，在購買之前，學(xué)校圖書館應(yīng)組織人員審查院系資料室已購文獻(xiàn)的品種與數(shù)量，并比對(duì)學(xué)校圖書館和其他院系資料室的數(shù)據(jù)，確定新購圖書資料的清單，要把有限的經(jīng)費(fèi)花在刀刃上，避免重復(fù)就購買；此外，圖書資料室不僅要系統(tǒng)收藏專業(yè)文獻(xiàn)資料，而且還要收集參考價(jià)值較高和不易獲取的內(nèi)部文獻(xiàn)資料。總之，一切要圍繞專業(yè)建設(shè)和重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)的要求，提高收藏圖書資料的數(shù)量和質(zhì)量，形成院系圖書資料室的藏書特色。

3.3加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，構(gòu)建信息資源共享平臺(tái)

為了提高院系資料室的管理水平，促進(jìn)文獻(xiàn)的共享共建，院系資料室和學(xué)校圖書館應(yīng)使用同一圖書自動(dòng)化管理系統(tǒng)，以校園網(wǎng)為依托，建立一個(gè)以圖書館為主體，各個(gè)院系資料室為分支，涵蓋全校各個(gè)學(xué)科和專業(yè)的文獻(xiàn)信息保障體系。院系資料室要在圖書館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，統(tǒng)一分類編目規(guī)范，使個(gè)各院系書目數(shù)據(jù)進(jìn)入學(xué)校圖書館總書目數(shù)據(jù)庫；通過建立公共查詢系統(tǒng)和規(guī)范化的電子書目數(shù)據(jù)庫，在全校范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)校圖書館文獻(xiàn)信息資料和各院系文獻(xiàn)信息資料的共享共建。這樣，圖書館與各院系資料室之間就形成一個(gè)看似分離、實(shí)則緊密的文獻(xiàn)實(shí)體，把分散在各院系的資料室連接成一個(gè)互相協(xié)助、互相開放、密切聯(lián)系、聯(lián)機(jī)檢索、資源共享的多功能、全方位多層次服務(wù)的有機(jī)文獻(xiàn)情報(bào)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)[2]。讀者通過校園網(wǎng)任何一個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，都能查到所需文獻(xiàn)的館藏，及時(shí)、快速地索取所需資料。

3.4充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，提供專業(yè)化服務(wù)

院系資料室的服務(wù)對(duì)象主要是本院系的專業(yè)教師和學(xué)生，相對(duì)于學(xué)校圖書館，院系資料室的專業(yè)性更突出。正如一些研究者所言，高校院系資料室的優(yōu)勢之一是其專業(yè)化：“其功能的基本定位是緊扣本院系學(xué)科建設(shè)和專業(yè)建設(shè)，為教師承擔(dān)的專業(yè)教學(xué)、研究課題和撰寫學(xué)術(shù)論文以及為學(xué)生的專業(yè)學(xué)習(xí)和論文寫作提供有關(guān)文獻(xiàn)情報(bào)服務(wù)，具有很強(qiáng)的學(xué)科內(nèi)涵和專業(yè)個(gè)性”。[3]因此，除了收藏專業(yè)性的國內(nèi)外文獻(xiàn)資料，還要圍繞學(xué)科建設(shè)開展深層次的服務(wù)。

3.5努力提高院系資料室管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

院系圖書資料室的管理員是溝通廣大教師與科研人員和資料室文獻(xiàn)的紐帶和橋梁，因此，要不斷加強(qiáng)圖書管理員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，提高服務(wù)水平。除了引進(jìn)高學(xué)歷的專業(yè)技術(shù)人才之外，在現(xiàn)有條件下，加強(qiáng)現(xiàn)有人員業(yè)務(wù)水平培訓(xùn)也是非常有效的手段。首先要使在職人員主觀上能夠認(rèn)識(shí)到這一問題的必要性，使其有持續(xù)不斷的動(dòng)力主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，其次，要定期的組織院系圖書管理員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括圖書自動(dòng)化系統(tǒng)操作、書刊編目、文獻(xiàn)檢索、參考咨詢等方面，不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平。

總之，在高等教育信息化浪潮中，各高校要高度重視院系圖書資料室的建設(shè)工作，要利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校內(nèi)信息資源共享系統(tǒng)，把高校圖書館和院系圖書資料室緊緊地聯(lián)系在一起，使它們之間既相互合作又合理分工，且各具特色；充分發(fā)揮院系資料室的專業(yè)化優(yōu)勢，為重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)提供深層次服務(wù)，不斷促進(jìn)高校圖書館事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]鐘立平.關(guān)于高校院（系）資料室建設(shè)的探討[J].四川教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（04）.

[3]王瓊.高校院（系）資料室的個(gè)性化走向[J].圖書館學(xué)研究，2005（4）.

作者簡介：付光宇（1979-），男，碩士，館員，研究方向：信息資源管理。