淺析電子管理在高校檔案中的應(yīng)用

摘 要：隨著信息化程度的提高，建立高校電子檔案信息化已經(jīng)成為高校事業(yè)發(fā)展的必然要求。針對(duì)高校檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題，提出了對(duì)加快高效檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化

中圖分類號(hào)：G712 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1002-7661（2013）32-028-01

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)在高校檔案工作中得到了廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案管理“為保管而保管，重保管輕利用”的觀念已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)飛速發(fā)展的需要，高校檔案管理已從檔案的實(shí)體化向數(shù)字化進(jìn)行轉(zhuǎn)變，高校檔案管理的信息化也成為未來高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

一、高校檔案管理信息化的必要性

1、高校的服務(wù)對(duì)象決定了高校檔案必須實(shí)現(xiàn)信息化管理

高等學(xué)校是以學(xué)生群體為服務(wù)對(duì)象的機(jī)構(gòu)，因?yàn)楦咝５倪@種特殊性，每年都會(huì)有大量教職員工及學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)變動(dòng)，錄入或者遷出，加上學(xué)生就業(yè)、繼續(xù)深造等各種情況，檔案的變化便呈現(xiàn)出變動(dòng)頻繁、數(shù)量大、跨區(qū)域調(diào)度等特點(diǎn)，而且在檔案的保存和維護(hù)上都需要耗費(fèi)大量的人力、財(cái)力、耗時(shí)也較長。再者檔案的存儲(chǔ)也需要占用較大的空間，加上檔案的保存年限受限，極易造成信息的流失，所以高校檔案的這些特點(diǎn)決定了高校檔案必須實(shí)現(xiàn)信息化管理。

2、檔案管理信息化是高校快速發(fā)展的必然要求

傳統(tǒng)的檔案主要是一些紙質(zhì)檔案、歷史照片、影音文件等，隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，各種信息系統(tǒng)、視頻、電子文檔等等大量在高校普及應(yīng)用，例如信息系統(tǒng)、學(xué)生的學(xué)籍管理系統(tǒng)、資產(chǎn)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等等。而這些系統(tǒng)數(shù)據(jù)、文件、電子文檔都是寶貴的數(shù)據(jù)資源，可以說，高校的發(fā)展離不開現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)。這些數(shù)據(jù)資源日后必然要作為檔案留存，對(duì)于學(xué)校今后的發(fā)展有著重要的作用和意義。

3、檔案管理信息化可以充分開發(fā)、利用檔案的價(jià)值

檔案留存的主要作用一方面是保存高校發(fā)展的歷史記錄，另一方面也是易被忽視的方面就是使它產(chǎn)生社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益，為高校未來的發(fā)展服務(wù)。對(duì)于檔案數(shù)據(jù)，不應(yīng)該只停留在事實(shí)的表面，而應(yīng)該進(jìn)一步挖掘檔案數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值。

二、高校檔案管理信息化的現(xiàn)狀及存在問題

1、觀念落后，對(duì)檔案信息化的重要性認(rèn)識(shí)不足

當(dāng)前，高校教學(xué)和科研發(fā)展的要求越來來越高，高校檔案管理的信息化往往易被忽視。高校檔案管理僅停留在檔案保存的層面上，方便有需要的學(xué)生、老師來查閱，有時(shí)候也是為了應(yīng)付上級(jí)部門的檢查。缺乏對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次的加工，也缺少創(chuàng)造檔案新價(jià)值的意識(shí)，檔案信息化發(fā)展在高校的教學(xué)科研快速發(fā)展過程中只是個(gè)附屬品。

2、不重視檔案人員的配備和培訓(xùn)

信息化技術(shù)的普及和應(yīng)用需要人們掌握新知識(shí)、新技術(shù)，檔案信息化管理工作，對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求也逐步提高。由于對(duì)檔案信息化工作的意識(shí)淡薄，學(xué)校通常會(huì)安排行政人員兼職管理檔案或者由一些年齡比較大、準(zhǔn)備退休的人員來從事檔案管理工作。對(duì)于檔案信息化來說，這些兼職檔案人員往往對(duì)于檔案信息化建設(shè)的拓展力不從心，而年齡大的專職管理人員又不擅長使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，從而制約了電子檔案信息開發(fā)利用所產(chǎn)生的作用。

3、電子信息化本身產(chǎn)生的不安全因素

近幾年，由于電子檔案信息處理手段的高效，普及很快，但電子檔案本身也存在著一系列問題。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程中所產(chǎn)生的登記性誤差，電子檔案由于喪失了手寫漢字的特征性，是可以被原樣復(fù)制的，甚至被篡改后根本不留痕跡等等；同時(shí)網(wǎng)絡(luò)的存在導(dǎo)致可以遠(yuǎn)距離調(diào)用信息，還存在著信息可以被修改、被盜用等風(fēng)險(xiǎn)。

三、加強(qiáng)高校檔案管理信息化的幾點(diǎn)建議

加強(qiáng)高校檔案信息化管理，一方面是硬件的建設(shè)，即信息化涉及到的設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)；另一方面是軟件的加強(qiáng)，即檔案人員隊(duì)伍的加強(qiáng)，筆者主要提出以下幾點(diǎn)建議。

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化工作的重視

檔案信息化工作的順利開展，需要大量資金的投入和優(yōu)秀人員的配備，這就需要高校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，更需要加強(qiáng)檔案信息化工作的宣傳力度，讓大家充分了解檔案信息化的內(nèi)容、產(chǎn)生的價(jià)值，使檔案信息化工作不僅僅只得到高校領(lǐng)導(dǎo)的重視，更能得到各個(gè)職能部門的配合，從而形成檔案信息化工作的良好氛圍。

2、加強(qiáng)高校檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

信息化條件下，檔案管理人員不僅要掌握?qǐng)D書情報(bào)、檔案學(xué)的專業(yè)知識(shí)，還要掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)知識(shí)，一個(gè)好的檔案管理者主要取決于檔案管理者自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，如信息的獲取、分析、鑒別能力。這就要求高校部門要加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)，通過繼續(xù)教育、定期參加檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、研討會(huì)等方式，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，使他們成為既精通現(xiàn)代化技術(shù)又懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。

3、加強(qiáng)檔案信息化的硬件建設(shè)

配備檔案管理所需的計(jì)算機(jī)設(shè)備和信息采集設(shè)備，再根據(jù)實(shí)際工作需要配備相應(yīng)的檔案管理軟件，盡快建立和完善網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，并與互聯(lián)網(wǎng)及校園網(wǎng)接軌，加快高校檔案目錄集及全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。通過互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)和檔案館網(wǎng)頁等渠道，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化信息的及時(shí)更新及信息資料的共享，提高檔案的利用率。

4、提高信息化管理的安全保障水平

安全管理既沒有現(xiàn)成的解決方案，也沒有固定模式，更不能認(rèn)為靠采購一些安全產(chǎn)品、提高一些技術(shù)手段就能解決問題，安全技術(shù)必須和相關(guān)的管理制度、法制體系、監(jiān)管手段和人才保證等結(jié)合，才能發(fā)揮效果。

總之，高校檔案管理越早實(shí)現(xiàn)信息化，對(duì)學(xué)校的發(fā)展越有利。因此，高校應(yīng)當(dāng)盡快加強(qiáng)檔案信息化軟硬件的建設(shè)，早日實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，通過共享的檔案信息資料，提高優(yōu)質(zhì)的檔案信息檢索與查詢，為檔案利用提供高效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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