新形勢下電力檔案編研利用工作的思考

摘要：高度信息化發展的知識經濟時代，電力檔案管理部門應將改進檔案編研利用方式作為今后的工作重點及目標，積極探求市場與電力體制改革所需，合理組建編研隊伍并增強其素質，開拓實踐科學實用且靈活的編研方式，應用計算機信息技術開發整合檔案核心信息，運用網絡化的快速傳遞方式，有效實現檔案信息高效服務企業的目的，從而有力推動電力事業快速發展。

關鍵詞：電力檔案；編研利用；數字化

作者簡介：李雪（1978-），女，土家族，黑龍江方正人，國網湖南省電力公司湘西供電分公司，館員。（湖南 吉首 416000）

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）26-0188-03

電力檔案工作的最終目的就是提供利用，促進電力企業各項事業發展。檔案編研工作是增強利用服務的有效方式，更是提升檔案工作管理水平的重要途徑。新形勢下，借用信息化技術手段和現代化系統管理平臺，實現有效開發整合檔案信息資源，創新利用服務方式是我們亟待解決的問題。

一、檔案編研利用工作的現狀

現今，檔案信息管理及服務工作已經步入新的歷史階段。企業檔案工作應結合工作實踐與理論研究，將工作的側重點轉移至大力開發檔案信息資源，要與時俱進、審時度勢，積極編撰出適應知識化經濟時代需求，應用價值高的編研材料，努力推動企業經濟發展和社會進步。對于這一點，我們雖開發了一些檔案信息資源，也通過網絡、實體借閱展開過檔案利用工作，但在信息化高速發展時期，有效服務于企業建設方面，我們始終還是沒有完全意識到開發高層次信息資源編研工作的重要性，將主要時間與精力依然大量投入在檔案的收集、整理、歸檔及提供普通利用服務等基本工作環節。當然，這存在理論方面的問題，也受人員編制因素影響，但更多的還是認識上的不足。所以，呼吁進一步完善理論，不斷提升思想認識，要通過理論大力推動實踐，有力促使高質量的編研成果不斷涌現，使檔案編研工作真正能成為展現檔案工作實績，彰顯檔案工作價值的重點工作。

當今，數字化的世界每時每刻都影響著檔案管理模式的變革，檔案編研工作應以計算機技術和網絡技術的廣泛應用為基礎，向科學化、數字化的管理軌道上不斷邁進。面對信息時代的來臨，原檔案編研題目一陳不變，基礎工作薄弱，成果難以顯現，只能以紙質載體形式保存，這些問題足以說明檔案信息資源開發的傳統守舊性及單一性，工作未形成開拓性、多元化的思路。在提供利用服務的實踐工作中，往往傾向關注于常規開放性和宣傳教育性的服務，而對編研這種需重研究和投入性的工作，缺乏足夠的認識、理解及支持、重視。基于企業快速的發展需求及長遠利益的實現，我們急需認識到檔案智能型編研和技術型開發的緊迫性與必然性，檔案編研工作可以被認作為一項由檔案管理部門加工、研究，輸出檔案信息，主動和全方位向企業員工們提供系統、科學的檔案利用服務的專門性工作。對檔案內容進行信息采集、整序、分析、加工而綜合制成的檔案信息半成品，通過數字化的顯現方式，能縮短用戶分散式查找利用檔案信息的時間，能最直接有效服務于利用者，提高工作效率，加快推進工作進程。努力實現深層、多元綜合性的開發編研，將檔案承載的信息從紙質靜態轉化為數字動態，應是我們倡導大力開發利用檔案信息資源的主要工作方向，此外，檔案編研產品還可以起到有效保護檔案原件的作用，并能不斷激發檔案工作者的學識和技能水平，促使企業加大對核心價值檔案信息的征集與保護力度，從而進一步提升檔案信息資源建設綜合質量?？偨Y起來就是，以計算機技術為后盾和支撐，著眼于檔案信息價值的復合層次的綜合開發，加大研究力度，是企業檔案工作的中心和重點，也是實現檔案利用服務水平和檔案工作水平提升的重要途徑。[1]

二、加強改進檔案編研利用工作的主要途徑

1.制定編研工作規劃及機制，科學有效組織實施

十二五期間，隨著電力事業的發展，檔案工作各項領域都在順應形勢不斷更新與拓寬，所以，我們對待編研工作，也完全有必要積極統籌規劃，組建機構，擬定相關制度，實施科學的管理。知識經濟化時代，企業領導應高度重視編研工作，將譽為企業核心價值信息的檔案編研工作視為影響全局的大事來抓，要為檔案編研工作營造一個優良的環境。編研工作務必要適應新形勢，形成新思路，納入到企業管理活動中去。要讓企業中的高層領導及企業重要專責人員都了解，編研工作是一項專業性、研究性很強的工作，是由公司各項業務工作內容組成的一個系統工作。這項工作的成效很大程度上取決于開展工作的組織措施和編研人員的素質。實現編研工作的規劃，要依靠科學管理，要學會運用“目標管理”的原理，善于總結企業組織工作的經驗。

2.注重溝通協調，擴展工作對象，打破單一模式，確保信息安全

檔案管理部門要積極組織協調各職能部門、業務支撐機構單位之間進行相關溝通與交流，凝聚智慧，互提編研工作思路，通過召開座談會，交流編制各類編研成果目錄，徹底改變“關門編研”的工作狀況，要力爭實現企業檔案信息資源共享，創新編研工作的新思路。編研工作的對象應基于館（室）藏檔案的基礎，延伸面向到電力系統整體，樹立檔案資料編研一體化的意識，如：能特別反映到公司發展的相關背景材料及文獻資料，都應作為編研的重要補充材料，從而提高編研工作的整體效應與質量。與此同時，編研工作還必須打破傳統單一僅利用文書檔案的狀況，要善于積極從科技檔案、財務檔案、照片檔案、聲像檔案中積極提取、開發信息，編制出具有較高科技含量及經濟效益性的資料匯編。此外，為了確保編研信息資料的真實可靠性，可以聘請當事人、有關權威機關，通過錄音取證、走訪調查、出具證明等有效方式嚴格認定把關，以保證編研成果經得起歷史的考證與人們的檢驗。總之，為了有利于編研工作順利高效展開，就是要運用各辦法和方式來豐富編研工作基石，努力確保編研信息資源的豐厚性及真實可靠性。[2]

3.精心調研，優化完善選題，緊貼市場與經營，突出利用成效

檔案部門要通過在電力企業中開展專題利用登記，發放《檔案利用效果登記表》、《檔案服務調查問卷》，開展企業中心工作座談或訪談等活動，充分參與和吸取企業各個部門的意見和經驗，熟悉并根據各專業的工作性質，結合實際，認真探究電力企業及員工不同層面的利用需求。要及時收集電力企業的發展規劃、發展動態及市場需求，有針對性、多途徑地進行檔案信息的研究開發，檔案的編研立題要善于更新改進，在保持電力行業工作特點和亮點的基礎上，需更加與市場、電力體制改革方向緊密貼近。新時期的檔案編研工作需注重與企業單位的階段性工作重心或一定時期內生產經營的重大發展目標相協調和適應。致力于方便領導層的決策，服務奮斗在一線的基建、生產人員，使他們能夠更加直接和直觀獲取工作中所需要的有價值的信息，便于付諸實踐，從而降低企業運營成本，不斷提高工作效率。

要提升檔案編研工作價值就要學會抓住機遇、隨時捕捉信息、因地制宜、靈活多變展開編研工作，不斷優化創新選題和提升選題的準確性，從而實現編研工作成果的功效得到充分發揮。電力企業可參考以下選題來展示編研成果并積極發揮編研功效。如服務于企業黨群管理工作，可編制《爭先創優事跡匯集》、《企業文化成果展》、《局務公開專集》、《優秀班組建設心得》、《歷屆工代會和職代會情況簡介》；為加強企業行政管理工作，可編制《企業電力工作年鑒》、《企業重大榮譽集錦》、《電力案例匯編》、《企業檔案利用效益效果情況匯編》、《電力設施保護法律法規匯編》、《企業工作診斷分析報告匯集》；為促進經營綜合管理水平提升，可編制《用電稽查典型案例》、《你用電、我用心典型事例》、《企業年度經濟技術分析報告》、《農網建設與改造成果展示》、《一流縣供電企業達標匯編材料》《三集五大成果匯集》；為提升生產技術、安全管理工作質量，可編制《變電站設備臺帳匯編（35kV）、（110kV）、（220kV）部分》、《企業重大安全事故通報》、《電力稽查工作重要簡報》；為優化企業基建工程管理，可編制《發電、變電、送電工程簡介》、《l10kV、220kV變電站主結線匯編》、《現有發電、變電、送電工程典型設計目錄匯編》、《工程名稱、工程編號對照表》、《三測量及水準測量成果匯編》；積累借鑒審計工作經驗，可編制《工程審計工作匯集》、《企業主要負責人離任審計報告匯編》；為強化干部、人才管理，加強改進企業培訓成效，可編制《中層及以上干部任免目錄》、《職員專業技術職務任職資格統計表》、《培訓工作簡報》等等。除此之外，檔案部門還可以對現有的檔案編研工作指導框架和編研體例進行適當的補充與完善，在堅持編研體例嚴謹的原則下，大膽創新自身的編研方式、表達方式，時刻走在時代的前沿，努力形成一套適合本單位實際情況、獨具匠心的體例風格規范，比如《科研成果應用指導手冊》即是在原基礎上加入了“應用指導”一項，這種在原基礎上的創新，更貼近實用的編研成果，會使得之前的科研結果更加具有生命力，從而提高檔案編研成果利用價值。[3]

4.運用計算機、網絡化技術管理平臺，全力打造數字化的檔案編研利用服務模式

（1）電力檔案數字化編研概念。即是把不同載體、不同記錄方式的檔案內容信息錄入到電子計算機系統中，常用的方法有電子掃描、數據庫格式化轉換、電子數據的處理整合等，將檔案中所記載的文字、圖像、聲音等信息內容轉換為計算機能夠識別的形式，進而形成一個可供人們保管、利用、整合且與檔案原件具有相同真實性和可靠性的電子化檔案信息庫。檔案數字化的發展趨勢，會極大促進電力企業檔案管理事業的現代化，實現檔案工作與企業，企業與社會的更緊密結合。

（2）電力檔案數字化編研利用工作的重要性。電力檔案數字化編研工作要積極參與到企業經營生產等各個方面，要為企業健康穩步發展提供強有力的信息支撐。可結合企業民主管理、電力體制改革的要求，將相關重要決策文件，如：“三集五大”體制建設方案、電力建設項目重大投資、城農網改造下達資金、領導干部任用調整、組織機構調整、電價變更，以及相關員工個人利益調資、職稱評定都可以及時公開發布在企業門戶內網的檔案管理系統中，從而徹底改變企業重要決策及民主公開信息常常難以通知到全體干部和員工、讓大家悉知的狀況；可應用計算機多媒體處理軟件和打印技術，編輯制作成反映企業特色工作專題的光盤或宣傳展板，有效傳播電力企業文化，展示電力品牌建設成果；還可通過編制有關圖文結合的數字版的作業指導用書，使編研材料直觀生動、通俗易懂、易于學習操作。要善于開拓創新檔案信息資源共享路徑，將各種原始數據信息收集整理，并分類刻錄成系列數字光盤集中存儲收藏，建成系統的企業數據庫，同時還應推廣應用遠程在線查閱功能，努力實現電力企業職工能夠相互查詢本單位及聯網單位的檔案信息及編研成果相關信息。

（3）利用信息化技術輔助進行編研。與傳統的編研方式相比，計算機編研具有以下優勢：首先，編研人員獲取檔案信息的方式變得更加快捷和方便，有助于編研工作質量和效率的提高；其次，檔案數據庫內容更新變得更加容易和方便；復次，編研成品的載體選擇變得多樣化，既可以選擇單一載體，也可以選擇多媒體載體；最后，編研成果的傳播方式有了質的飛躍，利用現代計算機信息傳輸技術，可以在短時間內把編研成果傳輸到服務對象，從而迅速提高工作效率。由于電力企業的高科技屬性，對于新科技成果和新技術的運用要求較高，可以說，在未來計算機輔助編研技術會在電力企業檔案部門中越來越普及，充當越來越重要的角色，成為進行編研工作的主要方式。[4]

5.培養組建高素質的檔案編研隊伍，加大檔案工作人員自身綜合能力建設力度

（1）科學組建檔案編研隊伍。檔案編研工作是一項具有創造性的科學研究工作。編研成品的質量直接見證檔案編研工作者的智力能力及編研特征。要培養造就編研隊伍，就要使隊員人盡其長，通過明確分工及職責，促使編研組織工作科學合理化。要學會拿捏編研課題的難易度、編研涉及內容的份量、掌握館（室）藏支撐信息及完成期限等情況。就企業而言，應努力建立由檔案部門牽頭、各專業管理人員和一線的生產、基建、經營、科技人員配合參加，根據需要適當力邀歷經相關事項的離退休同志作為補充的團隊工作模式。要通過應用獎懲機制，充分調動團隊的積極性，力求實現編研成果共享、信譽共享，積極推動檔案編研工作的有效開展。

（2）加大信息時期檔案工作人員綜合能力的建設力度。

1）盡快實現角色的轉變，努力提升履職能力。在信息化時代，信息的知識性及檔案工作的專業性決定了檔案管理者的勞動是知識性勞動。電力檔案工作者要適應管理現代化的要求，就要力爭成為知識管理型人才。我們應著重加速兩個方面的轉變：第一，注重培養優良的協調溝通能力、社交公關能力、對環境的適應能力，要由被動服務轉變主動服務，才能有力提升檔案服務工作質量和效果。第二，做學習的主人，做創新型的管理者，不斷學習專業新知識，學習企業生產、經營、企業文化管理新知識，多關注企業中心重點工作動態，結合檔案管理新標準、新技術努力提升檔案管理工作水平，創新管理工作方法，加強對運用計算機信息處理多種應用的知識技能的學習，實現單一專業業務知識向多元化知識學習力度的轉變，努力成長為企業所需的復合型管理人才。

2）提升檔案現代化信息服務的能力。隨著電力企業各類信息系統的不斷深化和普及，檔案工作人員必須要加強信息化服務的能力。要主動出擊，在對信息需求充分調研的基礎上，有針對性對不同層面的信息需求建立不同內容和范圍、形式的服務設計，要有計劃地對電子文件信息資源進行批量性的保護處理、開發并轉化制作成專題信息服務產品。在信息服務方式上，要通過輔導和培訓教會用戶有效應用檔案管理利用系統，使用戶全面掌握查詢利用流程、操作步驟及方法，通過有效檢索，系統自動過濾相關屬性，使用戶能快速地得到所需信息，同時，檔案人員還要加強對檔案系統編研庫數據的累積與及時更新，隨時為企業儲備好“知識食糧”，不斷增強利用企業核心信息時刻有效服務于企業的本領。

3）樹立正確思想，切實提高編研水平。在檔案編研過程中，我們應常懷平靜之心，摒棄急功近利的思想，積極冷靜思索，要始終本著認真開發檔案信息資源，全心全意提高服務水平的高度來認識檔案編研工作，規劃編研工作，用心積累編研學識，腳踏實地做好編研工作。使檔案編研利用服務工作能真正推動企業生產力的進步，促進企業不斷壯大。[5]

三、結束語

信息高速發展的新時代，電力檔案管理編研利用工作任重而道遠，如何從理論中不斷創新，從實踐中勇敢開拓，將成為每個電力檔案工作者必須面對和努力解決的重要課題。真正實現最高層次的檔案信息資源的開發利用，革新企業檔案的編研工作，應是電力檔案工作者今后工作的重點奮斗目標。也只有這樣，才能更深層次體現電力檔案工作的重要價值，促使高質量的檔案知識高效服務于企業的發展建設。

參考文獻：

[1]許虹.對企業檔案編研工作的幾點思考[J].時代經貿，2010，（17）.

[2]劉賀.檔案編研要走特色創新的發展之路[J].黑龍江史志，2010，（17）.

[3]鄧聯文.新形勢下如何加強電力企業檔案工作管理[J].現代企業文化，2011，（33）.

[4]劉榮.數字檔案館的功能機器實現技術[J].檔案學研究，2002，（3）.

[5]馬伯和.對企業檔案編研工作的探索[J].價值工程，2010，（29）.

（責任編輯：劉輝）