推進高校辦公室建設在新形勢下的管理創新

摘 要：高校辦公室是高校行政管理的綜合協調機構，不僅是學校對內對外交流的窗口和平臺，也是學校各項工作銜接的紐帶，對高校的高效運轉起著非常重要的作用。針對新形勢下高校辦公室建設的發展路徑和要求，從管理平臺的創新、管理機制的創新、管理方式的創新等方面，認真探討推進高校辦公室建設實現管理創新的新途徑。

關鍵詞：高校 辦公室建設 管理創新

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）04（a）-0204-01

在高校追求和諧、快速發展的今天，辦公室工作建設作為新形勢下管理創新的重要內容，以其獨特的活力引導著管理改革的實施。高校辦公室工作管理創新的實施，不僅影響著高校管理的質量，還制約著高校長期的發展方向。辦公室管理人員要解放思想、與時俱進，做好輔助決策、溝通協調、傳播信息、提供服務等工作。以學校為中心，服務大局，從而促進學校的改革、發展與穩定。為此，高校必須不斷強化內部管理，研究和探討辦公室管理創新并付諸實踐，努力提高辦學水平，增強綜合實力。

做好新形勢下高校辦公室工作的管理創新，必須結合我國高等教育改革和發展面臨的新形勢，要牢固樹立創新理念，從管理平臺、管理機制和管理方式等著重入手，通過創新不斷完善和提高辦公室管理水平。

1 管理平臺的創新

加強高校辦公室硬件建設和辦公條件建設，創造和諧、高效的工作環境，構建現代信息化的管理平臺，是實現新形勢下高校辦公室建設創新的重要前提，也是高校適應現代化教育的迫切需要。

（1）建立辦公信息自動化管理系統。要充分應用現代教育技術手段，通過推行網絡化管理來促進由傳統的紙質化辦公方式向無紙化辦公方式的轉變，實現辦公室工作的管理創新。例如，部分高校組建的電子校務系統就是一套很高效的辦公室管理系統，學校員工可通過系統申請舉行會議、學校設備使用申請、個人事務申請、發送工作信息等，系統自動將申請流轉到主管部門審批，審批結果自動顯示在申請者辦公系統中，簡化了繁瑣的辦事流程，并且能大大提高工作效率，也節約了一些資源。

（2）實現辦公業務規范化、流程化。在學校的辦公自動化系統中提前制定好各類公用表格，并制定各項工作的詳細辦事流程，引導教職員工快捷準確地進行資料查閱和辦公。在工作實踐中調整不規范、復雜的業務流程，減少一些不必要的中間環節，避免人力、物力、財力的浪費，以提高工作效率和質量。

（3）打造優秀管理團隊。辦公室工作人員素質的高低直接影響到辦公室管理的質量和效率。因此，高校辦公室必須培養和打造一支政治覺悟高、精通業務、作風正派、綜合素質高的現代化管理隊伍才能適應新形勢下的高校辦公室工作。這就要求管理人員必須不斷提高政治理論水平和道德修養；不斷充實完善自己的知識結構，注重知識和經驗的積累；不斷探索工作的新思路、新途徑，掌握現代化的管理手段和方法，全面提高組織協調能力、綜合分析能力和自動化信息系統辦公能力。

2 管理機制的創新

推進高校辦公室建設的管理創新，必須高度重視內在管理機制的創新建設，內在管理機制的建設要注重推進機構改革和職能整合以及強化協調合作機制。探索實行高校內在機構改革是進一步深化行政管理體制改革的重要制度創新，機制改革的目標是通過機構重組限制部門主義，通過職能整合和協調合作，提高辦公效能，更好地服務于高校的快速發展。

（1）推進機構改革和職能整合。建立更加綜合高效的高校黨政辦事機構，同時依據職能對內設機構重新整合和科學設置，避免設置過多的虛職科室，使各職能機構發揮最大的潛能和創新性。過多設置部門機構會導致工作中出現“踢皮球”現象，不僅解決不了各類問題，還會造成大量的資源浪費，甚至會耽誤學校工作的進程安排，大大降低辦公效率，這就需要推進機構改革和職能整合來解決問題。

（2）強化協調合作機制。高校辦公室雖然設立了很多科室，但都是服務于全校師生的，保障了辦公室各項工作的有序運行。任何有組織的工作過程，都需要有協調，協調是實施有效管理的重要環節，協調也是各類辦公室應有的管理職能。通過部門之間的溝通，以積極主動的態度探討問題，通過平等地協商討論和引導溝通來消融分歧，是高校辦公室建設進行協調工作的基本方法。

3 管理方式的創新

管理方式要制度化、規范化，形成有效的辦公室管理方案。辦公室管理工作的制度化和規范化就是指辦公室的管理要有一套健全而又切實可行的規章制度，將辦公室的行政職務、辦事流程、行為準則等，以條文的形式確定下來，這也是辦公室工作高效運行的基本要求。實現辦公室管理工作的制度化、規范化，可以采取下列措施：

（1）建立健全辦公室工作的各項規章制度，將辦公室的各項工作納入管理規范之中，如會議制度、公文處理制度、接待制度、印章管理制度、保密安全制度等。

（2）建立崗位責任制。崗位責任制是指根據辦公室各個工作崗位的工作性質和業務特點，明確規定其職責、權限，并按照規定的工作標準進行考核及獎懲而建立起來的制度。實行崗位責任制，有助于辦公室工作的規范化。建立和健全崗位責任制，必須明確任務和人員編制，然后才有可能以任務定崗位，以崗位定人員，責任落實到人，各盡其職。

（3）制定合理的競爭和激勵機制。辦公室工作的效率低下很大程度上在于缺乏合理的競爭和激勵機制，員工缺乏使命感和緊迫感。競爭和激勵機制的建立可以充分調動員工的積極性、主動性，最大限度地發揮人的創新性，更好地服務于高校的建設和發展。

高校辦公室建設的管理創新在高校發展中顯露地越來越迫切，新形勢下的高校辦公室建設發展不能總停留在現有的水平，要從管理平臺的創新、管理機制的創新、管理方式的創新等方面，不斷探索工作的新思路、新途徑，推進高校辦公室工作管理的創新，使辦公室工作達到效率最大化，更好地服務于高校日常工作的運轉。

參考文獻

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