加強高校干部人事檔案的管理與利用

摘 要：據(jù)調(diào)查，高校干部人事檔案管理思想觀念滯后、工作流程不規(guī)范、功能發(fā)揮不充分等一系列問題，這就要求我們必須在工作中，更新工作理念，重視檔案管理工作；規(guī)范檔案資料歸檔，創(chuàng)新工作機制；創(chuàng)新檔案利用方法，提高檔案的有效利用率。

關(guān)鍵詞：高校干部人事檔案 管理 利用 創(chuàng)新

中圖分類號：G64 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）04（a）-0206-01

所謂高校干部人事檔案，通俗的說就是干部個人思想政治、履歷、專業(yè)技術(shù)水平等基本情況的真實記載。它為干部的評價、考察、任免、調(diào)動、晉升提供了可靠的第一手材料。社會在發(fā)展，會出現(xiàn)許多新的情況，這些新情況也對高校干部人事檔案管理和利用提出了新的要求，當(dāng)下的一些管理和利用的漏洞和缺陷逐漸凸現(xiàn)出來。所以，我們在平時的工作當(dāng)中必須切切實實的做好人事檔案的管理和創(chuàng)新，努力提高我們的工作效率。

1 當(dāng)下高校干部人事檔案的管理與利用的問題

1.1 思想觀念滯后，與當(dāng)下社會需求脫節(jié)

（1）對人事檔案管理工作重視程度不夠。不少單位的領(lǐng)導(dǎo)錯誤的認(rèn)為高校干部人事檔案管理可有可無，在資料管理的工作崗位上甚至不安排專門的人，只是讓其它崗位的工作人員兼職；（2）高校干部人事檔案管理與利用的責(zé)任意識落后，與我國目前的新環(huán)境需求脫節(jié)。隨著我國社會的不斷發(fā)展和進步，一些新情況和新問題不斷出現(xiàn)，這也就要求從事高校干部人事檔案管理工作的相關(guān)工作人員要及時的更新其工作理念和意識，在面對新問題時能夠拿出行之有效的辦法。

1.2 檔案資料歸檔工作不規(guī)范，缺乏創(chuàng)新

一是檔案收集歸檔工作具有被動性。通常情況下是等待領(lǐng)導(dǎo)安排，或是上級下達(dá)了通知，人事檔案的工作人員才會去收集資料。這樣做往往由于時間緊迫，收集到的材料來的可信度就沒那么高，使得檔案材料的真實性大打折扣；二是檔案材料的來源渠道需要多樣化和經(jīng)常疏通，人事檔案材料的來源過于單一；三是檔案歸檔制度不健全，這也就導(dǎo)致了平時工作的不規(guī)范，特別是在不符合歸檔要求材料的出來方法上。

1.3 建立完善的保管制度是人事檔案進行有效管理的重要組成部分

人事檔案管理：材料歸檔管理制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞交制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。

（1）材料歸檔制度。對于新形成的檔案材料應(yīng)盡快及時處理歸檔，歸檔的大致流程程序是：首先，對材料進行鑒別確認(rèn)，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案[1]。

（2）檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

1.4 檔案利用功能發(fā)揮不充分

檔案功能的發(fā)揮不充分。首先，是檔案內(nèi)容單調(diào)、呆板，很難從各個方面反映干部的真實情況。在統(tǒng)計和記錄相關(guān)干部人員的材料中，內(nèi)容過于簡單和呆板，角度也不全面是其重要的問題；其次，是高校干部人事檔案在高校干部人事的任免、調(diào)動、晉升中執(zhí)行不夠徹底，這也就使得檔案應(yīng)有的考察依據(jù)的功能的不到充分的發(fā)揮；最后，是過于注重高校干部人事檔案的保存和存檔，往往忽略了其開發(fā)利用功能。

高校干部人事檔案管理和利用的方式方法不夠科學(xué)。首先是現(xiàn)行的高校干部人事檔案管理部門的工作方式方法過于滯后，一些單位只有紙質(zhì)檔案而忽略了電子檔案的記錄和保存；其次是在計算機和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用方面還單單是利用其保存，這并沒有把現(xiàn)代科技的優(yōu)勢很好地發(fā)揮出來，工作效率沒有提高到應(yīng)有的程度；再次是從事相關(guān)人事檔案管理的工作人員專業(yè)素養(yǎng)不強。很多檔案管理者都是一些年紀(jì)較大的工作人員，受習(xí)慣思維的舒服較大，在面對當(dāng)代社會的新環(huán)境時拿不出行之有效的管理策略和方法。

2 加強高校干部人事檔案管理與利用的相關(guān)策略

2.1 從內(nèi)心重視檔案管理

一是對于領(lǐng)導(dǎo)來說必須更新其工作理念，從內(nèi)心重視檔案管理工作。相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)必須從傳統(tǒng)的管理理念中走出來，打好人事檔案管理這一管理工作的基礎(chǔ)；二是建立健全高校干部人事檔案工作的責(zé)任與獎勵機制，提高工作人員的工作積極性。對于在實際工作中成績突出的工作人員要適當(dāng)?shù)墓膭詈酮剟睿鴮τ诠ぷ飨鄬^差的人員予以相應(yīng)的警告和出發(fā)，甚至可以形成競爭機制，以此增強檔案工作的責(zé)任心，提高積極性。

2.2 檔案資料保存規(guī)范化，加強創(chuàng)新

（1）在人事檔案管理的搜集過程中，要把相關(guān)人員的各個方面的材料通過不同渠道采集到一起，通過分析和驗證做出正確的記錄并保存；（2）檔案資料來源多樣化。在資料采集時，資料來源是重中之重。資料來源決定了其真實性程度和可信度，工作當(dāng)中必須做到相關(guān)資料的全面性和可靠性。

2.3 充分發(fā)揮人事檔案功能，加強創(chuàng)新

（1）充分發(fā)揮高校干部人事檔案的相關(guān)功能，最大限度體現(xiàn)其存在價值。在干部的任免、調(diào)度、考核過程中，高校干部人事檔案應(yīng)當(dāng)發(fā)揮其應(yīng)有的作用，為其提供可靠的事實依據(jù)，使得相關(guān)工作能夠迅速有效的得到進行，這也就能夠體現(xiàn)出高校干部人事檔案存在的價值。

（2）加強管理方式方法的創(chuàng)新。一充分利用現(xiàn)代科技，運用信息化平臺。高校電子教學(xué)檔案雖已實施，但因為實施時間不長和檔案管理人員信息處理經(jīng)驗不足等原因，使得很多高校還只是將很多檔案以紙質(zhì)打印的方式存檔，而沒有將其存儲于計算機中或是其它磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響到檔案的完整性。更新高校干部人事檔案的管理方式方法，提高檔案的管理與利用的效率，實現(xiàn)全面、動態(tài)化地管理；二提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)。[3]吸收一些具有高校干部人事檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的工作人員，并通過獎懲機制充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性。組織相關(guān)工作人員參與人事檔案管理工作的培訓(xùn)和交流，提高其專業(yè)素質(zhì)。

總之，高校干部人事檔案管理工作是管理工作的基礎(chǔ)，做好這項工作才能使得其他的管理工作順利有序的進行。隨著我國社會的不斷發(fā)展和進步，高校干部人事檔案管理的工作理念應(yīng)該得到及時的更新，適應(yīng)社會的需求；管理的方式方法必須運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，以提高其工作效率；培養(yǎng)和吸收專業(yè)的高校干部人事檔案管理工作人員，使得工作能夠規(guī)范，有效的進行。

參考文獻

[1]馬冬梅.加強高校干部人事檔案管理的必要性和措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011（8）：47.

[2]葉曉紅.關(guān)于做好企業(yè)高校干部人事檔案管理工作的探討[J].大寶山科技，2008（1）：63.

[3]楊麗君，杜秀華.計算機技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件與檔案管理中的應(yīng)用[J].內(nèi)蒙古電大學(xué)刊，2008（3）：53.