關于當前文書檔案歸檔整理的幾個問題

摘 要：文章根據本區文書處理工作實際，提出了電子公文、歷次修改稿、發文稿紙的具體處理意見，并建議成立文件中心。

關鍵詞：文書處理；歸檔；整理；文件中心；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-05-00132-01

自從2008年起，余杭區有了電子政務平臺（內含電子公文系統），還有必要一五一十地貫徹《公文處理辦法》嗎？我認為可以研究。以下講的可能不符合某些“標準”或“規范”，但更接地氣。只要在黨委政府的大力協調下，區檔案局與信息化管理中心達成共識，就合法了。

一、電子公文系統產生的公文如何歸檔與整理？

（一）要落實“出處生根”的歸檔理念，也即誰發文誰歸檔。不是本單位的發文，即以區委區政府或兩辦名義發的文件，也不再作為永久性文件歸入職能部門的文件中。當然，以本單位為主辦的聯合發文還有必要由本單位歸檔。

（二）要樹立“電子公文的紙質歸檔是異質備份”的思想，這類文件既然有了電子備份（當然，電子備份庫內文件要盡快實現共享），那么，紙質歸檔也只是一個異質備份，這樣的紙質備份可以簡化整理。如何簡化？比如，區檔案局即將“余黨組”“余檔”“余檔學”等幾個發文系列的文件下載到后打包由印刷廠印制成“發文匯集”就可以了。

（三）要抓好“落實性文件材料”的歸檔。電子公文的歸檔簡化后不是沒有事情可做了，而是要把重點放在往往由職能部門經辦的落實性文件材料的歸檔上，扭轉“紅頭文件”反映情況有始無終的尷尬局面。以下“群眾路線教育活動”為例說明。為開展“群眾路線教育活動”，第1個文件是一般均為實施意見，它規定了活動開展的幾個階段，具體做法，考核要求等。這第1個文件是版式文件，也即我們通常說的紅頭文件。活動中會形成個人剖析材料，單位階段性工作總結，考核時本單位領導的匯報材料，或典型發言材料，簡報等。現實情況是：“紅頭文件”肯定歸檔了，其它的形成主體多元，不便收集，分散在各職能部門或個人手中。如果真是這樣，那么，憑一個“紅頭文件”是反映不了“群眾路線教育活動”的全貌的。我這里沒有提到，實際活動中還會形成照片、聲像、光盤等特種載體檔案呢。所以，落實性文件材料是我們收集的重點。

（四）整理可以簡化。因為，版式文件只是個紙質備份了，實際查找、利用率下降了，所以，把“發文匯集”作為第1件，蓋上件號章并且填寫好檔號信息就可以了。“落實性文件材料”劃分一下保管期限，簡單地分一下類，蓋上件號章，跟在第1件后依次排列就行。

二、歷次修改稿如何處理？

筆者歷來認為，文件起草稿在檔案館利用中極少查閱利用，這里其一；其二，區（縣）以下的黨政機關沒有制訂規章之類有高度法律效力的文件，可以說，我們的黨政機關70%的文件是具體的辦事辦文辦會的，至多出臺幾個規范性文件（一年之中很少），轉發的倒多點。因此，這類文件的歷次修改稿沒有保存價值。有保存價值的，我認為必須是思想形成復雜的文件，歷次修改稿反映文件出臺的曲折過程，比如說《檔案法》，要修改，已說了五、六年了，想必也形成了多稿，它的歷次修改稿有保管價值了。而以此比對，我們的黨政機關碰不上這樣的事。因此，歷次修改稿不必歸檔。建議，各單位起草文件者務必定了稿的文件再上傳電子公文系統，這樣可以減小電子文件的容量。

三、發文稿如何處理？

發文稿紙上面主要有擬發文的各種信息，如題目、主送單位、抄送單位、擬稿、核稿、校對、主題詞等，領導簽發也是在發文稿紙上。可以從電子公文系統中打印，并以蓋章代替領導手簽，解放勞動量，提高工作效率。還可以打破文書四處逮（候）領導簽字的尷尬局面。

四、關于成立文件中心問題。

文件中心是一種社會化、集約化和專業化的檔案管理機構，它的設置一般不像檔案室一樣隸屬于一個文件形成單位，而是按地區、按系統建立的介于文件形成單位和地方綜合檔案館之間、一種過渡性檔案管理機構。文件中心所保管的文件屬原形成單位所有，保持原來的順序和標記，只供原形成單位使用，其他單位未征得原形成單位同意不得利用。文件一旦從文件中心移交到檔案館，就成為公共財產，可在解密后向公眾開放。

據了解，江蘇太倉“文檔管理中心”的工作在設計理念、功能定位、管理方式、運行模式等方面都比較超前，而且檔案基礎業務扎實、現代化管理程度高，為政府集中辦公后節約政府資源，有利于政府信息公開查閱，檔案信息資源的共建共享等方面提供了優質高效的服務，實現了“文檔管理中心”的社會價值。筆者認為，我區建文件中心，不必另起爐灶，放在已經由區編制辦公室批準成立的電子文件登記備份中心，一個機構同管紙質與電子兩種形式的文件即可。而建立文檔在我區很有意義：一是建立文檔中心提前介入機關（紙質）檔案管理，可提高整理編目標準化和規范化水平；二是由于采取了集約化管理方式，提高工作效率，減少行政成本，解放兼職檔案員的勞動強度；三是紙質檔案與電子檔案統一管理，可以加速檔案工作更好地走上規范化、標準化、現代化的軌道。