檔案管理信息化探討

摘 要：檔案管理信息化——新時代檔案管理的目標，是數字化技術、網絡技術、遠程通信技術等現代化先進技術的有機整合，進而形成檔案信息遠程傳輸和社會共享的完整服務體系。檔案信息化管理面臨諸多困難和挑戰，任重而道遠。

關鍵詞：檔案管理；信息化；探討；

中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-03-000206-01

在當前迅猛發展的信息社會下，檔案信息化和檔案管理現代化已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。應該說，檔案信息化和檔案管理現代化已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和檔案管理現代化勢在必行。

一、檔案信息化的概念

什么是檔案信息化建設？檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化；要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現檔案信息高度共享，而這必將引發檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

二、當前檔案信息化管理面臨的問題

電子信息化技術的飛越發展給檔案信息化管理帶來新的機遇，但我們必須清醒地看到，新一代檔案學尚未產生，檔案管理信息化仍然存在大量未解決的難題。

（一）面臨創新與安全的挑戰。原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用，二是為了確保檔案安全。檔案管理系統向深層應用發展時，會出現與其它應用系統整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，必須用創新思維來處理好各方面的矛盾。同時計算機系統和網絡本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災害和人為的破壞，且軟件資源和數據信息也易受到病毒的侵擾和毀壞。加之沒有相應的內部措施加以管理、安全意識薄弱等因素，可能給網絡犯罪分子可乘之機。

（二）面臨標準化、法制化的挑戰。由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。檔案的立法也相對比較缺乏，甚至對超過五十年的歷史檔案必須密都沒有明確的法律依據，造成大量檔案因密級問題無法發揮其應有的使用價值。

（三）技術支持不全面。一是電子文件在性質上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。二是在檔案信息化建設初期，有大量的紙質檔案需要通過掃描儀等設備轉化為電子檔案，目前我們多數單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應將原始檔案資料短期內完成轉化的要求。

（四）人員配備不合理。就目前的檔案工作人員來說，既掌握信息技術、又懂檔案專業的人才很少，現有檔案人員專業知識單一，普通操作型人才居多。從年齡結構看，三十歲以下的年輕人極少，四十歲以上的人員占絕大多數，帶來的問題是知識和觀念老化等問題。

三、檔案信息化應遵循的原則

（一）規范性原則：制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。通過館藏檔案數字化接收電子文件，應該堅持規范性原則，制定相應的規范和法規，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發生。

（二）安全性原則：隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

（三）效益性原則：檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。要根據自身的能力、館藏基礎，考慮館藏檔案的利用率。特色就是優勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益與價值的關鍵。

四、推進檔案信息化的建設策略

（一）建立規范體系。檔案信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個專業，無法全面實施、推廣統一標準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類、著錄及有關規定已不能完全適應。所以制定統一的、標準的規范體系，切實推動檔案標準化、規范化、信息化。

（二）完善安全制度。檔案信息化建設最終落實都要靠人來執行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統的威脅。采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施。

（三）提高技術支撐。技術是檔案信息化建設的生命，沒有過硬的技術支撐，檔案信息化形同空話。首先，要配備質量可靠、性能優良的硬件設備并添置相應的配套設備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設計開發出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設與辦公自動化系統融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟、硬件安全運行。

五、結束語

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時代發展的需要，更好地服務社會。

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