高校檔案信息資源的開發利用

摘要：本文在詳細闡述高校檔案信息資源開發利用的必要性的基礎之上，分析了檔案資源開發利用的基本特點，并結合我國實際，提出了一些針對性的開發利用的建議。

關鍵詞：高校；檔案信息；資源；開發利用

高等教育方式和現代化技術的發展促進了檔案信息資源內容管理方式和開發利用途徑的變革，在計算機、傳真機、復印機等先進設備越來越多地應用到檔案信息資源的開發工作中后，信息的加工手段和傳輸方式實現了很大程度的轉變。這些變化和趨勢在給高校檔案信息資源的開發利用工作帶來極大挑戰的同時，也為信息價值的深度挖掘和延伸提供了可能。因而，對于高校檔案信息資源的開發和利用工作不僅要注重在思想觀念上的及更新，更要在具體的開發手段及途徑上不斷拓展，多層次、多方位、多角度地挖掘檔案館藏中一切有益于促進學校和社會進步與發展的元素。

中圖分類號：G647.24文獻標識碼：A文章編號：1674-7712 (2014) 08-0000-01

一、開發利用高效檔案信息資源的價值

現代社會進入信息高速化的發展時代，信息資源的開發利用在社會發展中的地位和作用越來越突出。開發利用檔案信息資源是對人類精神財富的升華和再創造，對于社會的長遠發展具有十分重要的意義。高校檔案更是一種重要的文獻信息資源，是一個集教學、科研、基建、黨政管理、產品、出版、儀器設備、財會、人才信息、外事等眾多門類為一體的綜合性的檔案體系。它在客觀真實地反映了學校發展的整個過程的基礎之上，提供了衡量高校教學質量和管理水平的重要尺度，同時也為學校的持續發展提供了重要的參考，是促進學校長遠健康發展的重要支撐。

二、針對高校檔案信息資源的開發利用工作的基本特點

周期性、時效性、系統性和通用性是高校檔案信息資源開發利用工作的四個基本特性，只有在充分認識和理解檔案信息開發和利用工作的這四個基本屬性的基礎之上，才能夠實現對于資源信息的深度挖掘和高效利用。

高校檔案信息資源開發和利用的周期性主要是由高校教學工作的周期性決定的，這體現在在一定的階段內，教學計劃、學生守則等教學工作利用檔案在時間上和內容上都有著相對固定性，而隨著教學時間和階段的推進，教學管理部門會定期的對這些教學工作利用檔案進行檢查和審核，這就要求檔案部門根據教學工作和教學審核工作的周期性變化，明確檔案提交的時間段，并在該時間段之前，就做好系統性的檔案收集和整理工作，以便將有關部門所需的檔案信息按時提交。

每一類檔案隨著時間的變化，發揮的效能大小不同，如高科技類的檔案信息資源。因而，必須重視檔案信息資源的時效性。在對檔案資源的實際管理和利用中，應在把科研成果檔案作為歷史記錄保存備查的同時，注重對于規律的學習和利用，有效收集利用者的反饋意見，在檔案信息的最佳效用期內，及時、準確地開發適用的、有效的信息，迅速向社會推廣、應用，使其發揮最大的效能。

高校培養人才的周期性決定了對人才培養的效果測評也具備了周期性，因而高校需要系統分析一定時期的教學和管理情況來總結經驗，研究改進措施。而這些教學分析是以系統化、完整、具有深度的檔案信息資源的提供為重要基礎的。

隨著現代信息流通性和公用性的不斷增強，高校的教學檔案信息在很多方面可以進行共享和利用。為了最大限度地發揮這種信息利用的通用性，要求高校檔案部門采取多種方式建立起科學的信息檢索體系，以滿足不同高校單位、個人間的信息利用與交流。

三、提高高校檔案信息資源利用效率的建議措施

（一）強化對高校檔案資源信息開發利用工作的重視

做好一項工作的首要步驟是提高對于該項工作重要性的認識，樹立起對該項工作認真負責的態度，從思想上高度重視工作具體內容和其現實以及長遠的意義。因此，要做好對于檔案信息資源高效的開發和利用工作，要求檔案部門必須調整工作重心，將思想從原來只注重收集、整理、保管檔案的認識轉移到重視檔案信息的開發利用上來，深化對于檔案信息資源開發利用工作的重要性的認識。

（二）針對具有特色的高校檔案信息資源進行開發

目前高校檔案信息資源的開發與利用的工作中存在著缺乏具有高效特色的檔案信息資源的問題，因而，在日常的檔案信息資源的管理過程中，檔案管理部門應當提高對于特色檔案信息資源收集的力度和深度，豐富和優化館藏資源。

對館藏資源進行豐富和優化的工作主要通過著重建立和完善教學科研檔案信息資源、逐步建立健全學生檔案信息資源、認真篩選和整理反映高校歷史面貌的檔案信息資源等工作進行。高校應建立以教學、科研檔案為主的檔案信息體系，將分散在科研檔案中的科技專著、出版物檔案中的學報刊載論文、教學檔案中的教材、學位論文以及發表在國內外刊物上的學術論文等凝聚了高校師生智慧結晶的檔案按照個人進行分類整理和統一規劃，并根據實際應用中的不同需要，對這些信息進行加工和優化處理。高校還應做好對于學生基本信息資料的管理和歸類，方便以后查檔的需要。除此之外，高校檔案管理部門還應注重對于高校發展和演變歷史的檔案信息的整理和歸類，改變傳統坐門以等的工作方式，積極主動地參與到校內重大活動中去，并認真做好活動的錄音、錄像等原始記錄材料的整理和歸檔工作。

（三）注重對檔案信息的開發和加工處理

高校檔案信息資源雖然涉及的方面較為廣泛，內容較多，但是由于對于檔案信息只是進行了初級的整理和歸檔，并未對其做進一步的加工，因而，信息結構松散，不成體系，不便于實際工作中的信息采集和利用，這就要求檔案部門歸類的檔案信息進行進一步的加工處理，以方便以后得信息查找和研究。

（四）對檔案進行網絡化信息的構建

隨著檔案管理數字化的發展和普及，實現檔案信息的網絡化服務變成了一種必然的趨勢，檔案部門的工作人員可以通過實現全部檔案信息的數字化，建立健全檔案信息管理系統，并建立起可以廣泛服務于機構和個人的檔案信息網站等來實現檔案管理的網絡化，從而最大限度地提高信息利用的廣度和深度，充分發揮檔案信息資源的內在價值。

高校檔案信息與人才培養、教學、科研等方面緊密相關，是對高校活動跨時空的總的反映。對于這些信息資源進行開發利用不僅能夠概括出高校的發展狀況，為高校自身及社會對高校的發展作出合理的評價以及對其未來發展提出改進的建議，檔案中所蘊含的人才、教學與科研信息還能夠為實現社會對人才的挖掘、管理，對人類文明的傳承與發揚提供重要基礎。因而，我們必須高度重視高校檔案信息資源的開發和利用工作。

參考文獻：

[1]王光娟.淺談高校檔案信息資源的開發利用[J].山西科技，2011.