企業檔案信息安全意識的思考

湯旭君

摘 要：本文從企業檔案信息的重要性入手，思考了檔案信息安全管理中存在的隱患，借此闡述了企業管理中存在忽視企業檔案管理傾向，最后闡明構建企業檔案信息安全管理體系，更好的應對企業發展需要。

關鍵詞：企業檔案；信息安全意識；重要意義

所謂企業檔案信息資源就是企業在生產、經營和管理等活動中不斷發展所形成的對企業、社會乃至國家具有保存價值的、各種載體信息材料，這些信息材料是企業內部產生的最真實、最可靠、最具有權威性的原始信息，是企業最重要的信息資源。它們的存在對企業日后的發展具有重要的指導意義和借鑒作用，是企業信息產業中最珍貴的無形資產。企業要想在市場經濟的洪流中獨占鰲頭，就必須充裕企業信息資源，完善檔案信息安全體系，充分利用檔案信息資源，實現企業競爭環境中經濟利益最大化。由于企業檔案的信息價值不為企業所用，企業在管理工作中對企業檔案的重視度降低，使得企業檔案信息安全得到忽視。另外，信息技術的空前發展，使檔案信息材料的存儲介質多樣化，這些介質為檔案管理提供了便利，同時也給檔案管理工作帶來了憂患。這些介質抵抗外界不利因素的能力較差，往往會因為存儲環境不利、保管不善而造成破損、變形，或因物理環境和化學環境的影響，導致信息丟失、消失、磁化。為此檔案信息安全性成了蘭臺界探討并和思考的一個熱門話題，如何提高企業檔案信息的安全性，也成了企業檔案管理工作中熱點。

一、企業檔案安全性的重要意義

眾所周知，社會的競爭是知識產權的競爭，是核心技術的競爭，企業檔案是企業的信息資源和企業的知識資源，也是企業核心技術源，企業要想可持續性發展，不僅要擁有自己的核心技術，更要擁有保護核心技術的措施和手段。其一、企業檔案信息材料的內容是企業核心技術的載體，要保護核心技術的安全應用，就必須加強企業檔案信息的安全性防護。其二、由于自然災害的無章可循，造成檔案信息材料丟失的案列很多，即使修復技術再高超，也很難把重創過后的重要數據完全復原。因此，強化企業檔案信息安全技術，不僅是檔案管理人員值得思考的內容，也是應對自然災害爆發對檔案造成威脅的需求。在網絡技術發展的今天，檔案信息材料多以數字的形式存放。這種方式雖然帶來了閱讀和保存的便利，但也存在著巨大的安全隱患，邏輯歸檔的信息資源都是在計算機上進行的，沒有改變原存儲方式和位置，只是進行了管理權限上的歸檔，一旦計算機或者網絡遭到破壞，數字檔案信息就有可能永遠丟失。其三、在檔案管理和應急預案中，我們要做好檔案信息遷移和紙質文件材料的異地存儲，是對企業檔案信息安全意識的思考，也是應對數字檔案安全性隱患的客觀需要。

二、企業檔案安全建設中存在的隱患

（一）企業檔案信息資源形成的環境及其傳播途徑存在的隱患

如今企業管理趨向數字化，企業檔案多以數字檔案的形式存在于服務器中。紙質檔案在轉化成數字檔案形成的過程中，需要檔案管理人員、計算機操作人員以及企業各部門的協調、配合，數字化過程中會出現機密信息曝光、絕密信息現身的現象，這顯然是一種潛在的信息泄露。針對各種情況，企業在整理檔案的過程中，有目的的對信息材料進行機密程度區分，并采取相應的安全保護，避免出現核心信息泄露事件，實際上這種區分度是模糊的，在具體的操作過程中會遇到較多問題，實施起來較為困難。在檔案信息處理過程中，還可能出現計算機軟件、硬件故障、病毒入侵、黑客接入、服務器使用壽命等多種現象的影響，致使數字檔案信息的安全遭到威脅，導致信息丟失、信息不全、字符變亂碼，核心信息泄露等問題，給國家和企業的發展造成無可挽回的巨大損失。

（二）檔案信息安全體制不健全

企業檔案工作是一項對歷史負責、為現實服務、替未來著想的工作，在企業檔案管理工作中，一旦管理體制不夠完善，就會導致管理人員的管理職責不明晰、管理范圍不清楚、安全管理措施不到位，從而導致管理系統漏洞百出，使檔案信息安全性大大折扣，另一方面，管理人員安全意識淡薄，缺乏必要的保密意識，只要是企業員工，無論密級程度都會有求必應，這是企業中最不容忽視的現象。總而言之，由于檔案管理人員不能對檔案進行科學的管理和科學的保護，使得檔案信息材料的泄露事件偶有發生，對企業造成很不良影響。

（三）企業對檔案的管理資金支持不夠

企業對檔案管理一定程度的忽視，直接導致企業對檔案管理的資金投入減少，這對企業的檔案管理工作是十分不利的。信息發展為安全防護界提出了更高的要求，也為信息安全提供了不少技術上的支持。如：圖書館、超市、企業辦公樓等很多場所，都有新型安全防護設備的身影，我們也對之逐漸習以為常。對檔案而言，檔案管理人員是檔案信息載體的保護神，肩負著檔案信息的安全和有效利用的安全。主觀的從網絡安全、物理安全和人的安全上考慮，是為企業的改建、擴建和發展提供支持的基礎。客觀上由于企業領導對檔案行業的不理解，忽視了檔案管理工作，造成了檔案專項資金缺憾，檔案專用設備陳舊、檔案庫房狹小、檔案庫房的安全設施不到位，缺少必要的防護設備、安全監控設備、防盜報警設備等，這些都成為影響檔案安全性的隱患。

三、構建企業檔案安全管理體系

（一）強化檔案資源形成過程的管理

檔案安全是檔案管理的永恒話題，也是最重要的內容所在，確保檔案的安全，必須要從源頭抓起。在進行數字檔案收集時，企業要重視參與人員的選拔，加強對參與人員的安全意識培訓，同時，對檔案的機密程度進行有效劃分，在整理的過程中，進行相應的保護措施，努力提高對核心檔案材料的密機保護。如：把關乎企業核心競爭力的信息，單獨整理，單獨存放，并設立嚴格的查詢體制等。

（二）建立健全檔案日常安全管理制度

確保檔案安全，要從日常工作的細小環節入手，把檔案安全管理措施落實到實處。企業要立足于本企業檔案管理的特點，制定與企業生產、經營、管理相關的，切實可行的檔案管理制度，從檔案的收集、傳遞、整理、歸檔和保管等環節上確保檔案信息安全。在日常工作中，檔案管理人員要以企業內部檔案管理制度為根本，結合相應的技術措施，對檔案進行全面的跟蹤管理，使得檔案管理在日常的利用過程中發揮其作用，避免造成失密等人為因素的錯誤。如：檔案庫房環境保持溫度在17℃～20℃，相對濕度35%～45%，定時對檔案的擺放、借閱情況進行檢查，并記錄在案。

（三）建立完善的檔案管理工作應急預警制度

檔案管理人員必須為應對有可能出現的天災人禍做出一套全方位的、完善的應急預警制度。首先，管理人員要制定針對突發事件的應急預案，其中包含災害的外部特征、將會造成的影響，檔案轉移環境，轉移后的安全防護。其次，建立健全檔案管理具體職責，對災害處理的應急措施，處理過程中的注意事項，以及相關部門的聯系方式等等。由于災害的不確定性，為使應急預警制度發揮出最大的作用，在檔案管理的日常運作中，不定時開展應急演練，通過這些演練活動，讓管理人員加強災害的應對意識，從而增強管理人員的應急能力和執行能力，最大限度的降低檔案信息的損失。

（四）提升人員的管理意識和技術水平

檔案管理是一門學科，管理體系是科學的，管理措施是科學的，管理人員也應該具有科學意識。檔案管理過程需要人的參與，管理人員的行為直接關系到檔案管理的效果。為此，檔案管理人員在日常的工作中，要不斷學習，增強自身的管理技能和實踐操作能力，確保工作的順利展開。

四、結束語

綜上所述，隨著企業競爭意識的逐步加強，企業檔案安全性管理成為企業競爭力的一個方面。企業檔案是企業的一筆無形資產，是唯一的，一旦遭到破壞或是泄露，都會給企業帶來巨大損失。因此企業在具體的管理過程中，必須要時刻警惕檔案的信息安全，在引起企業領導重視的同時，取得相關部門的支持。作為企業管理者，要站在理性的角度去正確看待企業檔案信息資源，合理的重視企業檔案信息資源，積極有效的利用各種措施保護檔案信息資源，保證企業檔案信息資源的安全，是企業檔案信息化建設發展的有力保障。

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