集中采購的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和體會

隨著社會分工的越來越細(xì)和信息的公開透明，市場化運(yùn)作體制的不斷完善。利用現(xiàn)代的信息技術(shù)，必然會不斷改進(jìn)項(xiàng)目管理運(yùn)作模式，項(xiàng)目管理資源也會不斷優(yōu)化。

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時代，物資因?yàn)樯a(chǎn)量的不足，其進(jìn)行供應(yīng)都是按照計(jì)劃實(shí)施的。所以在那個年代建設(shè)單位中的處級單位都有材料廠，施工現(xiàn)場所需物資是從材料廠供應(yīng)，進(jìn)行調(diào)配使用。隨著社會生產(chǎn)能力的提高，物資供應(yīng)量的充足，因?yàn)榻ㄖa(chǎn)品是固定不動的，這時各個單位組建項(xiàng)目經(jīng)理部開展施工活動，多數(shù)情況采用就近采購的方式。而一個單位可能有十幾個項(xiàng)目，甚至上百個項(xiàng)目。它們又分散在各個地方。作為項(xiàng)目的主管單位也無法實(shí)時及時管理，只能授權(quán)項(xiàng)目組織采購。而作為一個項(xiàng)目，其中材料費(fèi)在構(gòu)成項(xiàng)目成本的比重往往高達(dá)65%，甚至更高。而一個獨(dú)立項(xiàng)目一方面不論從采購量和選擇供貨商的范圍都十分有限，物資采購的價格容易居高不下；另一方面限于項(xiàng)目資金支付條件，往往都需要供貨商墊資供貨，因?yàn)橛匈Y金時間價值（利息）在供貨價中，這也造成供貨價格升高。所以，如果對項(xiàng)目物資管理不能有效實(shí)施的情況下，項(xiàng)目成本控制往往難以保證。對于人為的在采購環(huán)節(jié)中不規(guī)范操作，更是無法控制。

近些年來，隨著物流業(yè)的日漸發(fā)達(dá)，計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，信息化的程度不斷提高。為企業(yè)實(shí)施物資集中采購提供了可能。尤其是像阿里巴巴、淘寶等電商的迅速崛起，為企業(yè)提供了電子交互平臺。

具體做法和利弊

就筆者所在企業(yè)，物資集中采購按照其具體操作應(yīng)該分為兩個階段。

第一階段是采用供貨商現(xiàn)場會議招標(biāo)形式來進(jìn)行。具體的做法是，首先，要在上級公司建立合格供應(yīng)商名錄，名錄按照供應(yīng)物資種類進(jìn)行分類。相當(dāng)于建立了供應(yīng)商的信息庫，目錄一般情況下每年更新，更新的依據(jù)是在供應(yīng)材料過程中的項(xiàng)目評價及其他同系統(tǒng)兄弟單位的評價情況。其次，在項(xiàng)目中標(biāo)之后，根據(jù)施工總體物資的需用量，按照物資種類開展策劃，確定招標(biāo)的物資總量和種類，按照需要供應(yīng)的先后時間要求，向在合格名錄內(nèi)的供應(yīng)商發(fā)出招標(biāo)邀請書，供應(yīng)商按照要求編制投標(biāo)書。如果不在合格名錄內(nèi)的供應(yīng)商參與投標(biāo)，則公司和項(xiàng)目部共同組團(tuán)對擬參加投標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行評價。所有擬參與投標(biāo)的供應(yīng)商在約定時間集中到項(xiàng)目部進(jìn)行投標(biāo)。在施工過程中，根據(jù)施工項(xiàng)目所需材料供貨總供應(yīng)計(jì)劃將所需物資分類匯總，確定不同階段的招標(biāo)物資，一般情況下主要集中在鋼材、混凝土、水泥、波紋管、錨具、鋼絞線等構(gòu)成建筑實(shí)體的主要材料。通過招標(biāo)工作，主要是控制簽訂合同的購買價格，從而控制施工材料成本。經(jīng)過對近幾年數(shù)據(jù)分析，一般情況招標(biāo)后材料價格比市場平均價降低幅度在10%左右，按照年施工產(chǎn)值計(jì)算招標(biāo)采購的量占年產(chǎn)值的25%。在這種操作模式下，材料供應(yīng)使用量還需要項(xiàng)目來控制。

第二階段是采用電子商務(wù)平臺網(wǎng)上集合競價形式進(jìn)行。就是利用互聯(lián)網(wǎng)電商平臺，一級企業(yè)設(shè)立電商平臺集中入口，所屬企業(yè)實(shí)行網(wǎng)上招標(biāo)，供應(yīng)商集合競價，采購范圍得到進(jìn)一步擴(kuò)大的采購形式。當(dāng)然，同樣上級單位也建立合格供應(yīng)商名錄，就是信息庫。但是，這種操作對于合格供應(yīng)商的選擇范圍首先得到了擴(kuò)大，另外在網(wǎng)上操作，競價時效得到了保證。目前，這一采購方式不僅局限于主要材料，同時擴(kuò)大的二三項(xiàng)料，甚至辦公用品。對于數(shù)額較小的材料主要是進(jìn)行網(wǎng)上詢價，通過多家詢價來實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的選擇。這項(xiàng)工作的開展一方面要求有信息化條件的支持，另一方面，還要有專業(yè)人員進(jìn)行操作。對人員素質(zhì)和硬件條件都有一定的要求。根據(jù)數(shù)據(jù)分析，招標(biāo)額度占比將上升10%，且個別單品能降價幅度比市場平均價達(dá)到30%。效果是十分顯著的。

對于上述兩個階段的集中采購形式，在第一階段，對材料供應(yīng)商的貨款支付通常還是由項(xiàng)目部進(jìn)行支付。項(xiàng)目部如果有不平衡支付的情況（即對不同的供應(yīng)商支付貨款比例差別較大），往往造成供應(yīng)商的法律訴訟，對企業(yè)造成不良影響；在第二個階段里，供應(yīng)商的貨款支付則是由組織招標(biāo)的上級單位統(tǒng)一支付。這就要求項(xiàng)目在收到工程款以后統(tǒng)一上繳到上級單位，上級單位進(jìn)行統(tǒng)一的撥付。也就是在上級單位設(shè)立專用的資金賬戶，一個相當(dāng)于存款賬戶，所有資金向上匯總。另外設(shè)立一個賬戶，所有支出都通過這個賬戶進(jìn)行，這兩個賬戶都?xì)w上級單位管理。這種操作的好處在于，其資金集中管理，便于資金的價值最大化，現(xiàn)在往往大額的資金在銀行有諸多優(yōu)惠，所以資金集中在上級單位的統(tǒng)一賬戶更有利于擴(kuò)大資金價值的收益。這對上級企業(yè)的管控能力要求也更高。

發(fā)展方向

今后，隨著互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用更為廣泛，項(xiàng)目必然是以完成生產(chǎn)組織為主。也就是讓項(xiàng)目在管理上集中精力對現(xiàn)場生產(chǎn)組織，方案優(yōu)化上下功夫，核心在于控制各項(xiàng)支出，從而控制成本支出。其中材料的需用必然是上級公司統(tǒng)一從網(wǎng)上完成購置，按照需要適時供應(yīng)現(xiàn)場，因?yàn)楝F(xiàn)在物流的發(fā)達(dá)程度，也能滿足從網(wǎng)上購買確定到供貨至現(xiàn)場的時間縮短到2～3天，所以只要保證很少的提前量，就可以滿足現(xiàn)場的施工需要。而且，在線的資金支付也是及時支付，不會引起支付貨款的爭議。同時上級單位通過對照供貨情況和現(xiàn)場需用情況，也可以及時分析項(xiàng)目消耗情況，以保證對物資使用量的控制。

結(jié)語

其實(shí)，對應(yīng)采購的理解僅僅限于物資的采購就太狹窄了。作為施工企業(yè)，其為了滿足施工任務(wù)的完成，還需要勞務(wù)人員的供應(yīng)，對勞務(wù)隊(duì)伍的選擇也可以看做是勞務(wù)資源的采購。用同樣的集中采購的方法來操作，進(jìn)行勞務(wù)資源在市場上的集中招標(biāo)，獲取良好信譽(yù)的勞務(wù)隊(duì)伍，同時，也可以降低勞務(wù)隊(duì)伍使用的成本。另外，還包括對施工機(jī)械設(shè)備租賃的采購，也可以通過機(jī)械租賃市場進(jìn)行招標(biāo)，通過集中租賃的開展，以形成服務(wù)商的有序競爭，從而獲得價廉質(zhì)優(yōu)的服務(wù)。

總之，隨著社會分工的越來越細(xì)和信息的公開透明，市場化運(yùn)作體制的不斷完善。利用現(xiàn)代的信息技術(shù)，必然會不斷改進(jìn)項(xiàng)目管理運(yùn)作模式，項(xiàng)目管理資源也會不斷優(yōu)化。在這個優(yōu)化的過程中，哪個企業(yè)走在了前頭，哪個企業(yè)就更有競爭力，才更可能又好又快地發(fā)展。