醫院信息系統切換實踐與探討

劉曉東，劉洋，田麗麗，朱旭瑋

襄陽市中心醫院 信息中心，湖北 襄陽 441021

0 前言

隨著信息技術的迅速發展，醫院信息化的廣度、深度不斷擴大，原有的信息系統已無法滿足醫院發展的需要，必須建設新的醫院信息系統[1]。新系統如何成功替換舊系統，實現醫院整體業務的平穩順利過渡，是我們面臨的主要問題[2]。本文闡述我院信息系統切換的具體做法。

1 系統切換方式

常見的系統切換方式有3種：直接切換、平行切換、分階段逐步切換[3]。各家醫院應根據本院前期信息化應用水平及新系統的準備程度等具體情況，選擇1種或幾種相結合的切換方式。

1.1 直接切換

在切換預定時刻，停止使用舊系統，啟用新系統。這種方式風險較大，應做好應急預案以備新系統出現問題無法正常使用。此外，為了保證順利平穩過渡到新系統，前期要做好充分的準備工作，對各模塊功能進行反復測試校驗。直接切換方式雖然存在風險、前期工作量大，但有利于后續工作，如醫院各項報表數據的統一和完整等。

1.2 平行切換

在切換預定時刻，新舊系統并行使用，即啟用新系統的同時舊系統仍然在院使用。這種方式幾乎不存在風險，醫院業務在兩套系統中同時操作運行，并將各項報表進行比較核對，可及時發現并解決新系統中存在的問題，新系統順利運行一段時間后，停止使用舊系統。平行切換方式雖然風險小，但是所需費用比較大，耗人力、財力。

1.3 分階段逐步切換

新舊系統的切換是一個子系統一個子系統的進行，每個子系統的切換是按平行方式進行。分階段逐步切換方式風險較直接切換方式小，費用沒有平行切換方式高，但是程序處理接口多，不利于后續數據的整合。

2 切換前的準備工作

2.1 組織準備

組織準備要充分[4]。新系統可能不僅僅是程序模塊的變動，更是對醫院各項業務流程、管理流程的優化和再造，勢必會造成醫院原有管理模式和運行模式發生一定的變化，故新系統上線需要醫院多個部門的積極參與配合，重點是醫務處、護理部、財務處、藥劑科等關鍵部門。制定詳細周全的計劃書，權威領導組織工作，明確管理細節，建立層級權責，及時、果斷地對有關問題進行決策，對確定了的問題通過會議、文件等形式盡快通知到臨床科室和相關操作人員。

2.2 數據準備

數據準備指基礎數據的導入，包括人員信息、科室信息、藥品信息、診療項目信息、衛材信息等數據[5]。舊系統中已有的數據，需按新系統的數據結構進行修改后導入新系統；舊系統中沒有的數據，需人工錄入新系統。數據準備是一項繁瑣的系統工作，需要仔細核對，要把握幾個原則：合理分配、專人專管；保質保量、專人審核；對于費用分類、科室信息設置等涉及多個部門的數據，應及時開會協商共同確定。

2.3 人員培訓

主要包括操作級培訓和維護級培訓[6]。前者培訓的主要對象是各業務科室的軟件使用者，通過培訓讓他們熟練新系統的業務和流程，減少誤操作。后者培訓的主要對象是信息科的專業技術人員，通過培訓在系統切換時及切換后進行現場指導、并使其具有異常識別、故障排除及解決問題的能力。人員培訓要注意方式和方法，如以業務流程為主線進行培訓、重點培訓影響面較大的模塊、優先培訓年輕人群、保證培訓時間、強化實際上機操作等。

2.4 硬件準備

電腦終端、打印機等硬件設備和相關配套軟件系統安裝調試到位。對所有的終端電腦進行多次排查，不能使用的應及時更換，并配置一定數量的備用機，以避免硬件故障影響切換工作，導致問題的擴大化。

3 系統切換的實施

3.1 確定一個合理的上線時間

切換時間一般考慮2個原則：① 為使系統切換對醫院業務的影響降至最低，應選擇就診患者較少的時間；② 為了便于報表的統計分析，應盡量選擇統計月的最后一天。我院選擇在工作日最后一天的零點開始進行系統切換，因晚上患者較少，第二、三天周末門診量不太大，發現問題可及時修改，星期一就醫高峰期可對系統的穩定性進行一次全面的檢驗。

3.2 具體切換步驟

為了保證切換順利進行，必須制定切換當天的詳細切換步驟，要求每個人必須按照步驟嚴格執行，絕對不允許有其他的操作或流程。切換主要流程：樓層實施工程師去各自負責的樓層指導醫生使用新系統；門診收費處、住院收費處測試票據打印走紙；軟件工程師測試醫院排隊叫號系統、實驗室信息系統（LIS）接口、影像存儲與傳輸系統（PACS）接口、醫保接口等接口程序；清理新系統中業務數據，清理后，任何人員不能再進入新系統進行任何操作；在新系統里操作藥品初始化；對收費員進行發票領用操作；各業務窗口全部退出舊系統，進入新系統操作業務；增加后臺觸發器，控制不能再往舊系統寫入業務數據；切換后，關注各業務流程。

3.3 數據校驗及系統跟蹤

系統切換后應對新系統中的各項業務數據加強校驗核對，以防止數據錯誤，主要核對項目包括：藥品價格、診療項目價格、執行科室、財務交賬報表、患者信息、費用明細等。常用的驗證方法有分別計算并比較新舊系統中各類業務報表，逐個核對患者費用明細及總金額，直接核對數據明細等[7]。系統切換后，對新系統運行情況進行跟蹤，收集整理使用者對新軟件的信息反饋，對新系統中存在的問題及時修改完善，使得系統更好地為廣大醫護工作者服務。

4 應急預案

應急預案主要是為了應對系統切換可能出現的各種意外，確保醫院各項業務正常開展[8]。我院制定了《門診上線應急預案》、《住院上線應急預案》等應急方案，預案定義了一般故障及處理方案和重大故障及處理方案。

4.1 一般故障及處理方案

定義一般故障如基礎數據錯誤或不完整；部分人員無法登錄模塊、科室不正確；部分單據、票據無法正常打印或者走紙不正常；部分藥品、醫囑診療項目找不到或名稱、對應物價錯誤；部分特殊患者無法正常在系統中完成就診處理；部分業務運行速度緩慢等。相應的處理方案如安排技術人員核實故障情況，查明原因，及時排除；由于基礎數據不全、錯誤及特殊流程有問題造成部分患者拿不到藥品，可憑取藥單直接取藥，保留取藥單，待問題解決時，補錄至新系統；安排藥劑科專人現場辦公，負責處理物價和藥品基本信息；工程師在機房對數據庫進行監控和優化等。

4.2 重大故障及處理方案

定義如關鍵流程有錯誤，患者無法正常就診，直接影響醫院的正常就診秩序，且在30 min內無法修復；服務器壓力過大，整個系統運行緩慢，影響業務正常運行；服務器宕機等為重大故障。相應的處理方案如工程師迅速針對軟件系統問題進行分析，如果30 min內無法解決，立即上報院領導決定是否啟用舊系統；針對各個部門使用的消耗服務器資源較大的業務統計功能限制在高峰期使用，在非高峰期間可以正常使用；將系統切換到備用服務器，待正式服務器恢復后，數據從備用服務器恢復到正式服務器等。

5 結論

醫院信息系統切換是一項復雜而細致的工作，醫院信息化管理部門應不斷地總結經驗、研究問題，選擇適合醫院自身的切換方式，精心做好切換前的準備工作并制定相應的應急預案，才能保證新舊系統平穩過渡，保障醫院各項業務的正常開展[9]。

[1]李工,駱曄.談醫院信息系統建設中存在的若干問題[J].醫療衛生裝備,2002,23(4): 54-55.

[2]劉松林.淺析醫院信息系統切換實施方案[J].中國醫療設備,2009,24(10):76-77.

[3]陳遠,熊霞.新舊信息系統切換問題研究[J].中國圖書館學報,2002,28(5):48-49.

[4]劉海霞.醫院信息系統的切換準備及切換方案探討[J].中國當代醫藥,2009,(19):119-120.

[5]劉春紅.對醫院信息系統切換的思考[J].醫療裝備,2009,(3):26-27.

[6]葉承東.醫院信息系統切換全員培訓實踐經驗[J].軟件導刊,2009,(3):89-90.

[7]劉暢.新舊系統切換中數據轉換的研究與實現[J].電腦與信息技術,2005,(2):47-49.

[8]邢海燕.醫院信息系統故障應急預案[J].中國數字醫學,2008,3(12):23-24.

[9]賀建軍,陳衍,韓晟,等.醫院信息化建設中的幾個問題[J].中國醫療設備,2012,27(5):76-78.