基于工作流技術(shù)的醫(yī)院協(xié)同自動(dòng)辦公系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

孫雪梅

首都醫(yī)科大學(xué)宣武醫(yī)院 信息技術(shù)科，北京 100053

基于工作流技術(shù)的醫(yī)院協(xié)同自動(dòng)辦公系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

孫雪梅

首都醫(yī)科大學(xué)宣武醫(yī)院 信息技術(shù)科，北京 100053

醫(yī)院整體信息化水平已成為衡量現(xiàn)代醫(yī)院整體素質(zhì)與綜合競(jìng)爭力的重要標(biāo)準(zhǔn)，是現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)的標(biāo)志之一。圍繞著我院新版自動(dòng)辦公系統(tǒng)（OA）的設(shè)計(jì)、開發(fā)和構(gòu)建過程，詳細(xì)描述基于工作流技術(shù)，以無紙化公文管理和流程自動(dòng)化的協(xié)同辦公的特點(diǎn)。新一代協(xié)同OA系統(tǒng)已經(jīng)成為規(guī)范醫(yī)院管理、提升管理水準(zhǔn)、提供輔助決策的手段和工具。

自動(dòng)辦公系統(tǒng)；醫(yī)院信息系統(tǒng)；工作流技術(shù)；協(xié)同辦公；OA服務(wù)器

醫(yī)院龐大數(shù)據(jù)的高度信息化建設(shè)已經(jīng)涵蓋了醫(yī)院絕大部分醫(yī)療和日常業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的方方面面。作為醫(yī)院行政管理和辦公的工具——辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA），也面臨著改革浪潮的沖擊。原本簡單的以文件管理和檔案管理為核心功能的OA，已難以滿足現(xiàn)代化醫(yī)院對(duì)提高辦公效率和規(guī)范管理的要求。同時(shí)多部門跨科室之間的辦公流程協(xié)作，也要求辦公系統(tǒng)能夠擴(kuò)展核心功能，將工作流的新技術(shù)引入到新一代的醫(yī)院OA。

1 醫(yī)院辦公自動(dòng)化的發(fā)展和現(xiàn)狀、

醫(yī)院辦公系統(tǒng)，經(jīng)歷了簡單的單機(jī)公文處理和檔案管理的初始階段，然后發(fā)展到基于局域網(wǎng)的第二代辦公系統(tǒng)，雖然擴(kuò)展了一些功能，但主要核心功能仍然處于公文的發(fā)布、管理和歸檔保存；21世紀(jì)90年代末，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，演變到新一代的OA系統(tǒng)，著眼于跨科室跨部門的協(xié)同辦公，同時(shí)擴(kuò)展出更多的功能，包括即時(shí)通訊、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、在線調(diào)查和培訓(xùn)等[1]。面對(duì)高度信息化和網(wǎng)絡(luò)化，醫(yī)院辦公正逐步走向于無紙和流程自動(dòng)化階段，支持移動(dòng)辦公，并以全面實(shí)現(xiàn)文件管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和網(wǎng)絡(luò)化為目標(biāo)[2]，體現(xiàn)協(xié)同辦公的理念。

目前各大醫(yī)院的信息化建設(shè)如火如荼，但主要集中在涉及門急診、住院、影像、檢驗(yàn)、手術(shù)等與病人信息息息相關(guān)的醫(yī)療領(lǐng)域，而辦公管理自動(dòng)化卻容易被醫(yī)院的信息化建設(shè)所忽視。2005年，中國醫(yī)院協(xié)會(huì)醫(yī)院管理專業(yè)委員會(huì)對(duì)482所醫(yī)院進(jìn)行調(diào)查，OA上線率為38.79%；而2007年衛(wèi)生部統(tǒng)計(jì)信息中心對(duì)全國3765家醫(yī)院調(diào)查，僅567家醫(yī)院（15.06%）正在使用OA作為辦公管理的工具[3]。而醫(yī)院管理水準(zhǔn)和效率的滯后，即便在醫(yī)療信息化水準(zhǔn)很高的前提下，醫(yī)院的綜合競(jìng)爭力也會(huì)大打折扣。目前，由于醫(yī)院管理人員對(duì)自動(dòng)化辦公的認(rèn)識(shí)和理解的不徹底，使得我國各地醫(yī)院辦公系統(tǒng)的應(yīng)用程度差異大、發(fā)展不平衡，且應(yīng)用效果不理想。醫(yī)院里，拿著各種紙張到處找領(lǐng)導(dǎo)簽字的現(xiàn)象也是常有的，所謂的辦公自動(dòng)化并沒有將醫(yī)務(wù)人員從瑣碎的辦公事務(wù)中解放出來。相比之下，醫(yī)院管理的信息化建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于醫(yī)院的醫(yī)療信息化建設(shè)。

2 宣武醫(yī)院新版OA的構(gòu)建

宣武醫(yī)院10年前開始OA的建設(shè)，一直處于醫(yī)院辦公系統(tǒng)的第二代，功能涉及公告發(fā)布、存檔、即時(shí)消息、規(guī)章制度等公文的保存?zhèn)浒傅取M足日常醫(yī)院行政公告通知以及職工之間的文件消息傳遞等基本辦公功能。隨著OA已成為降低管理成本和提高辦公效率的核心工具這一理念在管理層逐步深化，因此開始了OA的改版建設(shè)。力圖增強(qiáng)制度的執(zhí)行力，提高辦公流程進(jìn)度的把控力和分析決策能力。

3 新版OA的核心功能和特點(diǎn)

（1）公告、公示：通知公告和公示信息，作為傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)的核心功能，能即時(shí)傳達(dá)職能科室的通知和公告，快速通知到各個(gè)科室和職工，確保各項(xiàng)活動(dòng)的快速響應(yīng)。作為新版OA，加強(qiáng)了醫(yī)院公示信息的展示和保密工作。公示信息，涵蓋醫(yī)院內(nèi)部人事變動(dòng)或重大決策的公示，設(shè)立單獨(dú)的發(fā)布和展示區(qū)域。除在正文展示區(qū)域增加醫(yī)院名稱的水印外，還對(duì)添加的附件進(jìn)行是否允許下載的提示，對(duì)于那些只能向廣大職工展示而不允許下載的附件，增加了附件的免下載機(jī)制，增強(qiáng)了文件的保密性。同時(shí)，也開通了院務(wù)公開專欄，對(duì)于院務(wù)行政信息的公開展示提供了專門的窗口。公告、公示和院務(wù)的公開劃分，細(xì)化了院內(nèi)文件管理的顆粒度。

（2）即時(shí)消息：由于廣大職工最常使用即時(shí)消息，因此改版的OA界面上，將即時(shí)消息中的“發(fā)送消息”、“已發(fā)消息”和“已收消息”放置到顯著的位置上。同時(shí)，增加了空間管理功能，按照職工的行政職務(wù)和權(quán)限劃分了不同的消息空間的大小。如果超出了空間設(shè)置的上限，則只允許接收消息，而不再允許發(fā)送消息。這樣，最大限度地平衡了醫(yī)院對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的資金投入和最大化地保證職工工作之間的關(guān)系。以往沒有空間限制之前，當(dāng)存儲(chǔ)設(shè)備達(dá)到存儲(chǔ)上限時(shí)，除了要發(fā)通知，讓大家清理自己的消息空間外，同時(shí)要遭受各方面的壓力，而效果也不顯著，無法形成有效的制約。新版系統(tǒng)上線之前，按照總存儲(chǔ)容量，合理規(guī)劃職工的空間大小，做到一勞永逸。

（3）收發(fā)文管理：實(shí)現(xiàn)了收文管理和發(fā)文管理的自動(dòng)化操作，公文管理模塊可以將公文及時(shí)下發(fā)到下級(jí)各職能部門，以對(duì)公文進(jìn)行督辦和統(tǒng)計(jì)查詢等管理。該模塊包括收文、發(fā)文擬稿、發(fā)文草稿、發(fā)文查閱、發(fā)文設(shè)置、簽收公文、收文查閱、收文設(shè)置等內(nèi)容，公文的正文還支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種應(yīng)用。

（4）核心辦公流程：基于工作流技術(shù)實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公，是此版OA的核心技術(shù)和特色。

工作流的概念起源于生產(chǎn)組織和辦公自動(dòng)化領(lǐng)域。它所關(guān)注的問題是處理過程的自動(dòng)化，將工作分解成定義良好的任務(wù)、角色，并按照一定規(guī)則和過程來執(zhí)行這些任務(wù)，并對(duì)其進(jìn)行監(jiān)控。工作流管理聯(lián)盟（Workflow Management Coalition，WfMC）為其提供了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)定義：工作流是一類能夠完全或者部分自動(dòng)執(zhí)行的經(jīng)營過程，它根據(jù)一系列過程規(guī)則、文檔、信息、或任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者之間進(jìn)行傳遞與執(zhí)行[4]。

在醫(yī)院正常的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，很多需要多科室多人協(xié)作配合的工作流程。通過現(xiàn)代化的OA，實(shí)現(xiàn)工作流的自動(dòng)化。

簡單的串行工作流程，只涉及兩個(gè)科室，如支部書記請(qǐng)假，支部書記提交后，黨辦主任審核通過即可完成整個(gè)流程。在流程設(shè)計(jì)中，與手機(jī)短信平臺(tái)做接口。當(dāng)流程流轉(zhuǎn)到需要審核的節(jié)點(diǎn)時(shí)，該節(jié)點(diǎn)的領(lǐng)導(dǎo)除了會(huì)在OA的待辦事宜中收到提示，同時(shí)也會(huì)收到手機(jī)短信的提示，可以有效地提高辦事的效率。流程結(jié)束后，在黨辦主任的賬號(hào)下，有流程備案，可進(jìn)行導(dǎo)出和統(tǒng)計(jì)工作。請(qǐng)假的支部書記在流程中填寫的請(qǐng)假期間的工作替代人也會(huì)收到OA消息，保證醫(yī)院工作的連續(xù)性。

復(fù)雜的串行工作流程，可能涉及多個(gè)科室多個(gè)角色。除了簡單的審核后流轉(zhuǎn)到下一個(gè)審批節(jié)點(diǎn)外，還可以由上一級(jí)節(jié)點(diǎn)指定下一節(jié)點(diǎn)的人選，或者由于種種原因，流程返回到上一節(jié)點(diǎn)進(jìn)行相關(guān)事宜的補(bǔ)充和再審，或者特殊環(huán)節(jié)下不按設(shè)計(jì)順序跳轉(zhuǎn)到某一指定節(jié)點(diǎn)。

除串行流程外，還有并行的工作流程，如合同會(huì)簽。合同會(huì)簽流程，由某一科室發(fā)起后，多個(gè)科室參與會(huì)簽，這些科室之間，不存在一個(gè)審核的順序，并行全部審核完成之后，即可完成整個(gè)工作流。在涉及合同和財(cái)務(wù)的工作流中，與電子簽章CA做了接口，在審核過程中，載入了符合法律依據(jù)的電子簽章，保證了簽字的真實(shí)身份和不可抵賴性。

除了協(xié)同工作流程，還設(shè)計(jì)了數(shù)據(jù)直報(bào)模塊。借助公文流轉(zhuǎn)架構(gòu)，各科室可直接向職能部門上報(bào)各種醫(yī)療、管理的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。職能部門對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和統(tǒng)計(jì)后，對(duì)管理決策提供支持。

（5）科室功能分區(qū)展示：新版OA，按照職能科室和醫(yī)院工作的范疇劃分出“業(yè)務(wù)頻道”和“相關(guān)科室”，用戶可隨意根據(jù)自己的需求選擇相關(guān)業(yè)務(wù)或科室，進(jìn)入到具體的科室功能分區(qū)。在此分區(qū)中，除了該科室的公告公示信息和辦公流程外，還展示了科室的業(yè)務(wù)分區(qū)和文化建設(shè)。與科室相關(guān)的辦公文檔和規(guī)章制度等分門別類的展示出來，職工對(duì)該科室的業(yè)務(wù)職能一目了然，也便于找尋相關(guān)文檔。同時(shí)，按照權(quán)限的劃分，每個(gè)區(qū)域設(shè)定了查看人員的范圍，保障文件的私密性。

（6）薪資、手術(shù)補(bǔ)助、體檢報(bào)告的展示：用戶根據(jù)自己的工號(hào)登錄OA后，可以查看自己的薪資、手術(shù)補(bǔ)助和體檢報(bào)告。文件以固定格式，定期由專人上傳至OA服務(wù)器，既可滿足個(gè)人隱私的要求，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)職工查看、導(dǎo)出個(gè)人信息。

（7）會(huì)議管理：實(shí)現(xiàn)會(huì)議室的資源查詢和預(yù)定，會(huì)議提醒以及會(huì)議記錄。

（8）在線調(diào)查和考試：在線調(diào)查和考試，各種可自定義的統(tǒng)計(jì)分析及打分的功能，滿足臨床的培訓(xùn)考核及工會(huì)、黨團(tuán)組織的調(diào)查問卷等要求。

（9）行政值班管理：定期由專人上傳值班表后，此功能模塊可提前通過手機(jī)短信進(jìn)行值班情況的友情提示，并提供值班記錄模板，按照值班事件進(jìn)行分類。醫(yī)院行政值班，范圍涵蓋醫(yī)院的全部醫(yī)療、信息、行政、管理工作，值班記錄的分類、導(dǎo)出、統(tǒng)計(jì)，對(duì)醫(yī)院行政管理者起到輔助決策的功能。

4 討論

此次OA系統(tǒng)的全面改版，以醫(yī)院日常行政辦公事務(wù)為主線，逐步搭建一個(gè)集工作流管理、數(shù)據(jù)直報(bào)處理、協(xié)同辦公、知識(shí)檔案管理、醫(yī)院行政管理特色和文化等一體的醫(yī)院行政辦公綜合平臺(tái)[5]。

建設(shè)過程中，需要注意以下幾點(diǎn)：

（1） 改版過程初期，要統(tǒng)觀醫(yī)院全局，采取頂層設(shè)計(jì)和分布實(shí)施的原則。既不可好大喜功，不切實(shí)際，也要避免重復(fù)建設(shè)，解決醫(yī)院信息共享和遞進(jìn)式的管理需求。一個(gè)好的OA系統(tǒng)的建設(shè)可以幫助醫(yī)院建立起以現(xiàn)代信息化管理為依據(jù)的新型醫(yī)院管理模式[6]。

（2） 很多醫(yī)院采取OA系統(tǒng)和醫(yī)院其他醫(yī)療信息系統(tǒng)共享一個(gè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，使得OA成為數(shù)據(jù)發(fā)布的平臺(tái)[7-8]。我院OA系統(tǒng)搭建在外網(wǎng)，與醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）、電子病歷等醫(yī)療信息獨(dú)立存在，專注于行政管理和辦公自動(dòng)化的建設(shè)，更加便于移動(dòng)辦公的實(shí)現(xiàn)。

（3） 新版OA的特色是基于工作流的協(xié)同辦公，因此，工作流程的設(shè)計(jì)成為此次改版的核心。工作流操作的簡易性和實(shí)用性決定了整個(gè)協(xié)同辦公軟件的協(xié)同程度[7-8]。要依據(jù)醫(yī)院實(shí)際的辦公流程，柔性設(shè)計(jì)出滿足現(xiàn)有辦公要求，同時(shí)又能更大限度地提高辦公效率、規(guī)范管理的OA系統(tǒng)。

協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)，不僅僅規(guī)范醫(yī)院的管理，提升辦公效率，同時(shí)整合醫(yī)院的資源、流程、信息，為管理者提供全方位的信息支撐和科學(xué)決策，將成為提升醫(yī)院整體競(jìng)爭力的有效手段。

[1] 趙曉宇.集團(tuán)型企業(yè)辦公自動(dòng)化探析[J].信息系統(tǒng)工程,2013, (9):19-20.

[2] 夏保京.加快我國醫(yī)院信息化建設(shè)的思考[J].現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué), 2008,35(3):502-503.

[3] 中國醫(yī)院信息化發(fā)展研究報(bào)告(白皮書)[R].北京:中國醫(yī)院協(xié)會(huì)信息管理專業(yè)委員會(huì),2008.

[4] 劉曉明,劉紹華,喬曉強(qiáng),等.基于協(xié)作文檔的異構(gòu)工作流管理系統(tǒng)協(xié)同模型[J].計(jì)算機(jī)應(yīng)用研究,2006,23(5):223-226．

[5] 王徽,李娜,丁士富.淺談醫(yī)院行政辦公綜合平臺(tái)的設(shè)計(jì)與開發(fā)[J].中國科技信息,2014,(7):158-159.

[6] 張宗璐,宋秀慧.面向大中型企業(yè)的協(xié)同系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].宜春學(xué)院學(xué)報(bào),2013,35(12):71-74.

[7] 時(shí)國棟,汪海濤,聶曉改.圖形化與用戶自定義工作流的協(xié)同辦公研究[J].哈爾濱商業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào),2013,29(3):344-349.

[8] 周強(qiáng),范紅艷.基于.NET技術(shù)的協(xié)同OA系統(tǒng)在醫(yī)院的應(yīng)用[J].中國醫(yī)療設(shè)備,2014,29(1):104-105.

Implementation of Hospital Cooperative OA System Based on Workf l ow Technology

SUN Xue-mei
Department of Information Technology, Xuanwu Hospital, Capital Medical University, Beijing 100053, China

As one of the signs of modern hospital construction, hospital informatization level is one of the important criterias for evaluating the overall quality and comprehensive competitiveness of the hospital. This paper describes the characteristics of cooperative off i ce based on workf l ow technology, paperless management and process automation in terms of the design, development and establishment of the new off i ce automation (OA) system of the hospital. The new generation of collaborative OA system has been used as an important tool for standardizing and improving hospital management as well as assisting the decision making process.

off i ce automation system; hospital information system; workf l ow technology; collaborative off i ce; OA server

R197.324；TP319

A

10.3969/j.issn.1674-1633.2014.11.016

1674-1633(2014)11-0055-03

2014-07-18

本文作者：孫雪梅，高級(jí)工程師。

作者郵箱：pt_sun@china.com.cn