每日會議籌備工作推進

□北京迪智成企業管理咨詢有限公司 楊勇

會務組成立后，每天要召開一次碰頭會，檢驗工作進度、完善工作細節。為了使會議籌備工作推進一目了然，需做一份《會議籌備工作推進表》，并按每項工作完成時間先后進行排序。

每日碰頭會的工作要點：

首先，明確工作進度。明確工作進度的意義在于，讓會務組人員清楚了解第二天的工作重點是什么，由誰來負責，以方便組長調配人力物力。根據經驗，貫穿始終的有客戶邀請名單、人員分工表、制作物料等，如需要邀請政府官員參會的話，官員的邀請名單的確定也需要會務組反復討論確定。

其次，處理籌備過程中存在的問題和異議。針對會議籌備過程中存在的問題及時提出并解決，如會場費用調整、會場對宣傳物料擺放有特殊要求等等，不要把問題拖到最后希望一起解決。

再其次，對相關文案進行“頭腦風暴”。會務組人員對已經完成初稿的演講類文案各抒己見，力求演講稿內容更簡潔、更貼近會議、更易打動客戶。

最后，客戶邀請話術演練。凡是參與客戶邀請的所有人員必須登臺演練。話術的演練課采用情景模擬來實現，上臺演練前，先將業務人員按照兩個人一組進行分組，分別模擬業務人員及客戶。本組人員上臺演練時，市場部經理及其他業務代表作為觀眾，從意思表達、體態語言、流利程度等方面衡量話術是否合格。合格者當天不再上臺演練，不合格者，待其他業務人員演練完畢后再次上臺。

一般來說，經過4到5次上臺演練之后，可做到脫稿流暢。對營銷人員而言，演練話術不僅僅是簡單的對話表演，在增加登臺經驗、提高個人演講水平上也有很大的幫助。

如果需要制作會議視頻資料，還需編制《視頻資料制作腳本》，會務組人員安排分工，將營銷人員拍攝的視頻片段進行整理分類，最后依據腳本制作。