強化流程管理 提高儀器設備全生命周期管理水平

凌 輝， 黃 凱， 劉雪蕾， 張 媛

(北京大學 實驗室與設備管理部，北京 100871)

0 引 言

儀器設備作為采集信息的源頭，對于國民經濟的發展具有巨大的“指導”和“帶動”作用；儀器的應用領域涉及工業、科研、國防、農業、食品、環境、安全、醫療等各個環節，幾乎無所不在，而這一點，在高等教育方面體現得更為明顯[1-3]。儀器設備是高校開展人才培養、科學研究與技術創新工作的物質基礎，對提高我國科學研究，特別是基礎研究水平，加快創新型人才培養，有著不可替代的作用[1-5]。隨著國家科教興國戰略的深入推進，在“211工程”、“985工程”、世界銀行貸款、各層次研究計劃等項目的支持下，高校儀器設備水平有了顯著的提高，儀器設備在高校固定資產中所占的比例越來越大。儀器設備的快速增加，極大地增強了高校人才培養與科技創新的條件與能力，同時也對高校儀器設備管理提出了越來越高的要求。儀器設備管理的目的是優化資源配置，提高儀器設備的完好率、使用率，更好地發揮儀器設備在教學科研、人才培養和社會服務中的作用。在新時期、新形勢下，為了提高儀器設備的管理水平，高校儀器設備管理部門應該進一步創新管理思想、改進工作方法，而當前在國際知名企業方興未艾的“流程管理”與“全生命周期管理”理念，完全可以借鑒并運用到高校儀器設備政管理工作中。

1 流程管理與全生命周期管理思想

亞當·斯密的“勞動分工原理”和泰勒的“制度化管理理論”開創了經典的經營與管理模式，但進入20世紀80年代后期，管理學家和企業家認為其存在分工過細、無人負責整個流程、組織機構臃腫、員工技能單一等問題。美國企業管理大師、麻省理工學院教授邁克爾·漢默提出了業務流程管理理論[6]，引發了新的管理革命浪潮。流程管理，即以規范化地構造端到端的卓越業務流程為中心，以持續地提高組織業務績效為目的的系統化方法[7]。它是一個操作性的定位描述，指的是流程分析、流程定義與重定義、資源分配、時間安排、流程質量與效率測評、流程優化等，同時還包括流程描述與流程改進等一系列方法、技術與工具，其核心是結構化的流程、本質是構造卓越的業務流程、目的是提高組織績效[8-9]。

產品全生命周期管理的研究起始于美國國防部于1985年9月的一項戰略性計劃[10]，主要內涵是全壽命管理和全壽命信息支持，該計劃實施后效益顯著，并引起美國商務部的關注。美國工業界領導人認為產品全生命周期管理是制造業全面發展的戰略，致使其應用由武器裝備向民用擴展，并且迅速向英國、法國、德國、瑞典、日本、韓國和澳大利亞等國傳播[11]。全生命周期管理是指對管理對象生命周期的全過程實行一體化動態管理的行為，例如制造企業的“產品全生命周期管理”是指管理產品從需求、規劃、設計、生產、經銷、運行、使用、維修保養、直到回收再用處置的全生命周期中的信息與過程[12]。這種管理模式有助于企業降低生產成本，提高產品質量和生產效率，延長產品使用壽命，協調企業運營并避免重復勞動，幫助企業適應和進入新的市場。

最初流程管理與全生命周期管理研究多是應用在企業生產方面，之后也有研究指出其在行政管理中也能發揮重要作用[7-12]。運用流程管理與全生命周期管理思想，并結合信息化技術優化行政管理的業務工作，有利于提高行政管理的效率，有利于促進管理服務的精致化，有利于發揮財力、物力的使用效益，有利于維護國有資產的安全。

2 儀器設備全生命周期的流程管理

北京大學實驗室與設備管理部根據教育部和財政部的有關規定，經過多年的探索和實踐，創新性地將流程管理思想與全生命周期一體化管理理念引入學校儀器設備管理工作中，為每臺建賬儀器設備建立生命周期檔案，構建了從購置論證、招標采購、交付驗收、建賬建檔、使用管理、檢查評估到報廢銷賬的儀器設備全生命周期的流程管理體系(見圖1)，并配套開發了“北京大學實驗室與設備管理信息系統”和“北京大學經費使用與設備采購進程管理系統”，使得儀器設備全生命周期的流程管理與信息化管理相輔相成、相得益彰，這種管理方式既有助于決策層宏觀把握儀器設備存量與增量、全方位了解儀器設備運行參數與使用效益、合理分配人力財力物力資源，有助于儀器設備管理工作的標準化、動態化、模塊化和精致化，有助于部門工作的合理規范、公開透明和交流傳承，有助于提高設備使用效率、維護國有資產安全、統籌處理各類問題，同時還有助于促進高校部門之間信息聯動、資源共享、協同合作，實現管理的科學化和信息化。

2.1 購置論證

學校規定在購置大型儀器設備前根據儀器設備價值分級別由院(系)、實驗室與設備管理部、主管校長主持可行性論證[13-14]。論證的內容主要包含：擬購大型儀器設備對學科發展的意義和必要性；擬購儀器設備的先進性、適用性及合理性；校內外同類儀器設備的數量、使用率以及共享方案(以免出現重復性購置浪費)；儀器設備購置與運行相關的人力、財力、物力落實情況；教學科研成果、社會服務等使用效益預測；商業風險、技術風險、物流風險、海關風險、使用風險等風險分析。針對大型儀器設備的購置開展可行性論證，是高校落實學科發展布局、促進科技資源開放共享、提高儀器設備使用效益的重要舉措，也是杜絕違規違法采購行為發生、減少實驗室安全事故、防范國有貴重資產流失的有力保障。各高校職能部門應該加強對大型儀器設備購置的可行性論證，嚴格把好儀器設備進入校園的第一關。

2.2 招標采購

單臺或批量國內采購金額大于20萬元人民幣(含)的、進口采購金額大于40萬元人民幣(含)的儀器設備，原則上必須實行招標采購，如有特殊原因需要免招標采購的，需經校儀器設備招標采購領導小組批準[13，15]。通用設備須從協議供貨商處購置，如需自行采購，需提交《通用設備自行采購申報表》并通過院系和實驗室與設備管理部審核。對于儀器設備的招采購工作，主要從以下幾個方面來把握[12]：①高度重視招標文件的編寫工作，力求條款正確、配置明確、表述準確；②根據所購置儀器設備的不同類別，選擇合適的評標方法，如最低投標價法和綜合評估法；③重視評標專家的作用，嚴格把好技術關，專家必須熟悉國內外相關儀器設備的使用情況和發展前沿，了解市場行情，具備一定的與招標有關的法律法規知識；④專家和用戶要參與儀器設備購置的全過程。北京大學儀器設備采購工作接受紀委、審計、財務等部門的監督[15]，任何單位和個人對采購活動中的違法行為，有權向學校紀檢監察部門檢舉和反映情況。

2.3 交付驗收

對于新購大型儀器設備，要組織綜合驗收，并形成驗收報告。驗收人員一般由新購大型儀器設備的負責人、管理與操作人員組成，實驗室與設備管理部視情況參加驗收工作。儀器設備到貨驗收的主要內容[14]：①檢查并記錄外包裝及設備表觀狀況(受潮、銹蝕、損傷等)；②按合同和裝箱單，進行品種和數量的清點驗收；③嚴格按合同或說明書對儀器設備的功能、指標逐項驗收，并應保證結果的重復性和穩定性；④驗收合格后及時提交驗收報告，由實驗室與設備管理部歸檔；⑤安裝驗收中，如發現問題，應及時以書面形式記述存在的問題并形成備忘錄，由供需雙方代表簽字確認；⑥在保修期內，儀器設備應充分運行使用，以便及時發現問題，排除隱患。

2.4 建賬建檔

凡屬學校儀器設備，不論其經費來源(教學、科研、各項?？罨蚧稹①J款或自籌資金)及進入渠道(購置、調撥、自制、贈送等)都要建檔入賬，不得滯留賬外[13]。新購置的800元(含)以上的儀器設備建立固定資產檔案的程序為[13]：儀器負責人實名登錄北京大學實驗室與設備管理信息系統填寫并確認所購儀器設備的具體信息；院系設備管理員審核；實驗室與設備管理部審核確認；辦理財務報銷手續；打印設備標簽并粘貼在設備上。為維護國有資產安全，只有與學校人事部門簽訂了相關合同的學校教職工才可作為儀器設備負責人。

2.5 使用管理

為提高儀器設備的使用率，學校大力推進通用大型儀器設備開放共享，在不同層面上建立開放共用平臺[16]，如構建北京大學校級科學儀器公共平臺、設立北京大學開放測試基金、加入北京市大型科學儀器協作共用網、啟動北京大學大型儀器維修維護基金、參加教育部大型儀器設備優質資源開放共享、建設首都科技條件平臺北京大學研發實驗服務基地等。院(系)各單位要認真制定并執行儀器設備的操作規程，對儀器設備管理使用人員進行培訓考核。儀器設備管理使用人員要做好使用和維護、維修記錄，在儀器設備發生故障時及時組織修復，保證儀器設備的完好。院(系)及實驗室儀器設備管理人員，應及時辦理儀器設備的購置、獲贈、調撥、移交、報損、報廢等手續，定期進行賬、物核對，做到賬、物相符。在儀器設備管理中，禁止任何形式的閑置浪費、公物私化、私自轉讓、丟棄等行為。實驗室與設備管理部對院(系)各單位的儀器設備管理工作進行不定期的檢查[13]。

2.6 檢查評估

綜合評估是對設備整個生命周期的總體評價，涉及到采購期和運行期的各個環節的數據，主要從設備年度使用效益、開放共享、維護維修、收入支出等方面進行考量。合理評估儀器設備立項、使用、維護、服務方面的情況，也是判斷儀器設備投資效益、明確學科建設方向、解決教學科研硬件建設和儀器設備管理中存在問題的有效方法[12]。實驗室與設備管理部每年都會定期或不定期地向國家教育部、科技部、北京市教委、科委以及學校相關機構匯報統計數據和分析報告，為各級領導的決策提供依據。

2.7 報廢銷賬

凡申請報損、報廢的800元(含)以上的儀器設備，須由實驗室主任、實驗技術人員填寫“儀器設備報損、報廢技術鑒定表”，經院(系)主管負責人審批后，報實驗室與設備管理部審核、批準。大型儀器設備或較大批量儀器設備的報損、報廢，由實驗室與設備管理部或主管校長酌情審批。報廢的儀器設備如系帶有放射性同位素的含源裝置或射線裝置，須先到北京大學環境保護辦公室及輻射防護辦公室辦理相關手續。免稅進口儀器設備在報廢前必須辦理撤除海關監管手續。報損、報廢的儀器設備要保持完整，賬、物相符，及時上交實驗室與設備管理部統一處理，任何單位或個人無權自行處理[13]。報廢處置是設備管理工作的最后一個環節，嚴格把好報廢這一關，不僅能夠促進高校儀器設備正常的“新陳代謝”[12]，提高儀器設備的管理效益，還能對有效防止資產的隱形流失，避免儀器設備積壓浪費和提高報廢儀器設備使用價值起重要作用。

3 實現儀器設備全生命周期流程管理的條件

儀器設備全生命周期的流程管理使得儀器設備從購置到報廢的全壽命過程都有章可依，各個步驟一目了然，各子流程均可實現模塊化操作，權責分明，信息共享，極大地提高了儀器設備管理效率。實現儀器設備全生命周期流程管理的關鍵在于處理好各流程之間的關系，合理地在各流程之間分配資源并對流程加以強化執行[17]。因此，管理部門要想讓流程能夠持續、有效的發揮其作用就必須建立一個有效的保障體系。這個保障體系包括：規章制度建設、信息化建設與管理隊伍建設。

3.1 規章制度建設

規章制度對實現工作流程的規范化、崗位責任的明細化、管理方法的科學化發揮著重大作用。除了遵守國家、北京市相關部門頒發的各項規章制度之外，我校結合實際情況，對儀器設備管理的各個子流程都制定了對應的規章制度與實施細則(見表1)，為實現儀器設備全生命周期的流程管理提供了堅實的制度基礎。

表1 北京大學儀器設備管理各項規章制度與實施細則

3.2 加快信息化建設

流程管理對信息技術的依賴是極為明顯的，高效的信息技術平臺是組織實現以流程為中心的管理模式的重要條件。我校早在1996年就研制開發了“高校校園網絡環境下的儀器設備與實驗室管理系統”，1999年項目通過教育部部級鑒定，鑒定委員會認為“該系統運行穩定、可靠，是目前高校中校園網絡環境下運行的同類系統中功能最強的系統”，成果具有國內領先水平[18]。隨著北京大學創建世界一流大學工作的不斷深入，該系統的部分功能已經無法適應當前的管理模式。在多年設計與研發的基礎上，我校今年推出了新的“北京大學實驗室與設備管理信息系統”，該系統集先進性、實用性、可靠性、安全性、可擴展性與開放性于一身，旨在利用現代化技術手段，實現儀器設備與實驗室的規范化與流程化管理，繼續保持北京大學在儀器設備管理方面一貫的先進性，為教學科研工作的順利開展做出新的更大的貢獻[18]。目前，儀器設備的交付驗收、建賬建檔、使用管理、檢查評估、報廢銷賬等流程均可在系統中實現。同時，我校還開發了“北京大學經費使用與設備采購進程管理系統”，可以實時動態管理儀器設備的購置論證與招標采購進程。另外，我校設計開發了“北京大學大型儀器開放測試基金信息管理與服務系統”，使得開放基金的申報、評審、使用、結算等實現網絡化管理，極大地方便了廣大師生、機組人員和管理人員，受到大家的好評[16]；開發的“實驗室安全教育與考試系統”可以根據學員性質設置了不同的學習和考核內容，這對保障人員生命安全、維護國有資產安全具有重要意義。綜上，北京大學實現了儀器設備管理的信息化全覆蓋，還圍繞“提高大型儀器使用效益”與“維護國有資產安全”方面進行重點部署，為實現儀器設備全生命周期的流程管理奠定了強有力的技術支撐。

3.3 建設一支高素質的管理隊伍

要做好儀器設備全生命周期的流程管理工作，必須要有一支高素質的管理隊伍。近年來，儀器設備管理職能部門在規劃設計、人力配備、人員培訓、文化培養等方面做了大量工作，為儀器設備全生命周期的流程管理提供了良好的人才保障。

(1) 規劃設計。北京大學儀器設備全生命周期的流程管理隊伍包括：學校設備管理部門的人員、院(系)的儀器設備管理人員、以及實驗室的管理人員。北京大學通過加強頂層設計與統籌規劃，適時頒布了“北京大學儀器設備管理辦法”與“院(系)儀器設備和實驗室管理人員職責規定”，使得管理人員各司其職、各負其責，為整個流程的通暢運行提供了人員保證。由于流程管理自身存在漏洞和資源共享的緣故，儀器設備全生命周期管理的各子流程實際上存在相互制約、相互影響的關系，可能導致不同流程中的利益沖突或引發信息孤島，從而會影響流程的效率[17]。因此，管理部門還應該特別重視子流程之間的相互作用和匹配，需要具有強烈流程管理意識及具有高度魄力的部門領導來進行總體的規劃和協調。

(2) 設立流程管理崗位。為了整個流程有條不紊地運行，還應設立流程管理崗位。實驗室與設備管理部的流程管理人員不僅對儀器設備全生命周期管理的各項流程進行日常的維護及診斷，而且根據工作情況不斷改進流程，實現流程更新和流程再造，使流程始終保持時效性。此外，流程管理人員還會通過在部門內部宣講、討論等方式，傳播儀器設備全生命周期流程管理的思想，使得流程管理的理念得到領導的支持和員工的認同[17]。

(3) 組織人員培訓。實驗室與設備管理部歷來重視隊伍建設，不僅在平時的工作中開展各類培訓活動，而且每年召開全校儀器設備管理人員參加的交流培訓會，此外，每年還組織召開由主管院長、主要職能部門負責人以及大型儀器公共服務平臺負責人組成的實驗室與設備管理工作研討會，就儀器設備全生命周期管理和實驗技術隊伍建設等議題進行交流與研討。通過各層次培訓與交流，北京大學儀器設備管理人員不僅具有良好的服務意識、過硬的業務能力，也使得流程管理與儀器設備全生命周期管理的理念深入人心。

(4) 培養流程管理文化。流程管理是一項長期的工作，一個流程清晰、權責明確的管理部門是全體員工共同努力的結果[17]。除了建立有效的組織保障外，實驗室與設備管理部還通過加強文化建設，培養與儀器設備全生命周期流程管理相應的文化，即工作小組成員之間的信任感、默契感、團結友愛和積極向上的精神風貌，這種文化的表現形式是在管理部門內部形成自發的流程管理意識，在部門中形成了“人人懂流程、事事走流程”的局面。

4 結 語

實踐表明，運用“流程管理”與“全生命周期管理”思想，并結合現代信息技術，在管理巨大存量和快速增量的儀器設備方面效果顯著，在提高儀器設備使用效益、維護國有資產安全方面體現了巨大的優越性。下階段，肩負重任的高校儀器設備管理部門，需進一步鞏固并加強規章制度建設、信息化建設與人才隊伍建設，并在全校師生中宣傳與推廣“儀器設備全生命周期的流程管理”理念與做法，使高校儀器設備的管理水平整體邁上一個新臺階，繼續為學校教學科研保駕護航、為社會提供高質量服務。

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·名人名言·

治學有三原則：廣見聞，多閱讀，勤實驗。

——戴布勞格林