淺述企業物資集中采購的利與弊

●呂朝霞

淺述企業物資集中采購的利與弊

●呂朝霞

隨著企業經營規模不斷擴大，傳統的分散采購自身具有的缺陷已經遠遠不能滿足企業的需求,集中采購管理模式，可以規范采購流程,協調集團資源,獲取協同效應,增強效益。另一方面，企業之間的競爭愈加激烈，企業利潤空間受到巨大的擠壓，這就要求公司經營的各環節不斷改進，物資采購作為完成企業經營目標的上游管理環節，是產品質量的基礎保證，決定著庫存成本和銷售成本的高低，采購管理已經越來越成為了企業管理的核心。

集中采購 采購管理 優化

前言

2013年，在晉煤集團資源整合的號召下，晉城王臺科工貿有限公司由原來的獨立法人制轉變為晉煤集團長平公司下屬全子分公司，負責長平公司井下支護產品生產、煤炭資源再利用、電梯安裝維護、職工通勤服務等，企業經營規模和范圍呈現出多元化，而此時，受煤炭市場疲軟影響，企業利潤空間受到巨大的擠壓。如果仍然采用傳統的分散采購方式，必會造成大量資源浪費，而物資采購作為完成企業經營目標的上游管理環節，決定著庫存成本和銷售成本的高低，所以必須實行物資集中采購管理模式。

一、集中采購的概念

集中采購就是指將采購需求匯總，設立專職部門或單位負責安排所有采購工作，對各種資源進行有效整合，即集中物資需求，集中采購權利，集中供應商信息資源，提高采購交易中的話語權，從而降低采購成本，獲得優質、全面的供應商服務。在集中采購模式下,王臺科工貿公司取消了以往各個下屬部門采購機構和人員，新設立了物資供應部，將企業物資需求整合成一個大的訂單進行采購。

二、集中采購的優勢

科工貿實行集中采購后，將有限的人力資源、采購渠道、供應商等優勢資源集合起來，并規范采購流程,提高企業經營效益。集中采購具有以下優勢：

1.集中采購能夠實現規模效益。集中采購整合了整個公司、部門的采購需求，形成規模化采購，規模化可以享受供應商較高的商業折扣，大大降低了采購成本；集中采購因為有規模，所以能夠挑選一批合適的優質供應商，作為物資采購戰略供應商，能夠保證采購物資的品質；同樣基于規模優勢，集團有較強的主動性和話語權，可以有更大的空間來選擇利于自己的采購方案，降低采購費用。

科工貿物資供應部目前有5人，部長1名，副部長1名，計劃員3人，保管為一個下屬公司，相比原來10個采購部門和幾十個采購人員來說，精簡了重復設置的采購部門和人力，提高了采購專業化及規范化。物資集中采購形成了一定的規模，實現了規模效益。

2.集中采購可以有效降低庫存。庫存物資是為以后的生產經營做準備的，庫存的消化是一個逐步投入使用的過程，在這個過程中有一部分庫存是閑置的，這些閑置的物資會占用大量的資金，大量的庫存會造成儲存及管理的困難，占用寶貴的資金資源，甚至影響企業的其他業務運轉。集中采購可以在集團總體層面統籌規劃內部各分、子公司的供需比例，對集團內部庫存實行統一調配，防止一方庫存過多同時一方庫存不足的情況發生，有效監控庫存，有效降低庫存，降低資金占用成本，提高資金使用效率。

3.集中采購能有效防止采購腐敗的發生。分散采購業務模式下，采購工作分散于各單位，采購腐敗隱蔽、分散、無從抓起。雖然針對這些情況采取了許多措施，采購業務操作實行職務分離,采購需求現場部門提出,采購由專門人員采購,收貨后由質檢部門進行貨物的驗收等,但是暗箱操作時有發生,采購中的回扣、送禮問題仍層出不窮,屢禁不止。而集中采購由于采購金額重大，采購制度要求多個相關部門共同審核監督，采購制度規定了采購公司或部門在采購活動中的地位和作用，也明確了其他相關單位或部門的服務與配合，可以最大程度保證采購業務活動的獨立性和完整性，避免其他因素的過多干涉。通過明確分工，由多個部門協作完成采購全過程，同時這些部門又分別接受質檢、財務檢查和監督，有效地預防腐敗發生。

4.有助于提高供應商管理能力。通過收集整合優質供應商資源，去除資質不好的供應商，構建高效的供應鏈管理運行機制，提高集團企業的競爭力。集中采購不僅僅要求降低物資成本，更要關注如何從供應商獲得最新產品與技術的信息來源，在集中采購模式下供應商不是被當作對手，而是作為提高企業整體優勢的重要因素之一，供應商的市場競爭力也將體現為企業核心競爭力的一部分。從戰略層面建立供應商管理體系，提高供應商的忠誠度，謀求從更廣泛的采購市場內調控采購資源，改善企業的采購管理效益。

5.有效整合采購機構，培養專業采購人才。隨著行業細分，企業物資需求也越來越專業，采購業務呈現出專業化趨勢。實行集中采購，讓采購人員不斷在實際業務中得到提升和鍛煉，并通過培訓和學習培養出一支業務水平高、整體素質強的采購隊伍,將物資采購、供應與管理融為一體。

6.集中采購有助于實現信息共享。集中采購通過構建信息共享機制和共享平臺，實現信息高效流轉，在集團的協調及有效管理下，能夠消除各企業各部門之間溝通障礙，從而使集團內部構建一個高效的信息流轉通道。通過與信息技術相結合,將信息流、資金流和物流有機的結合到一起，可滿足生產者、采購者、物流配送、資金調度等不同方面的需求，大大提高供應鏈上每一環節的工作效率。

三、集中采購的劣勢

企業實行物資集中采購可以優化企業資源，大幅降低采購成本和采購費用，提升采購管理水平等，雖然集中采購有著眾多的優點，但也有不足的地方：

1.物資采購的真實需求和特殊需求不能被有效反映。在集中采購模式下，采購企業或部門是綜合了下級單位的需求，匯總主要是書面形式，書面形式無法全面表達需求，所以采購企業或部門很難完全掌握下級單位采購方面、市場方面的第一手資料，匯總的需求和下級單位的實際需求存在著差異，而下級物資需求方無法與供貨商進行直接聯系和溝通,物資的真實需求和特殊需求不能被有效反映。

2.采購審批的流程過長,采購靈活性差。采購審批環節多，一旦市場有變化，物資需求需要做微調，但面對如此過多的審批流程，涉及的方方面面比較多，如采購申請要做調整則需要提供許多解釋說明及相關證明，經常存在需求方為了減少復雜的審批程序而放棄采購調整申請的情況。

3.采購的組織層次架構復雜,內部關系繁多,需要花費大量精力來進行內部溝通協調。在集中采購的環節中,各個環節都有自己的規定和訴求，時常因維護各自的利益而引發諸多矛盾。

[1]孫明貴.采購物流實務[M].機械工業出版社，2004

[2]管曙榮.供應鏈優化的有效手段——電子供應鏈[J].東北大學學報，2004（6）

[3]Arian J Van Weeie著.梅紹組，阮笑雷等譯.采購與供應鏈管理—分析、規劃及其實踐[M].清華大學出版社，2002

（作者單位：晉城王臺科工貿有限公司 山西晉城 048006）

（責編：呂尚）

F252.21

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1004-4914（2014）08-293-02