加強工程監理檔案管理夯實創建“示范監理項目”基礎工作

馮新蓓

（泰州第二監理工程有限公司，江蘇 泰州 225300）

創建示范監理項目，是省級優秀管理項目考核管理辦法提出的一項要求，是建設主管部門代表國家根據工程監理行業特點提出的更高層次的行業標準，示范監理項目創建是給監理企業樹立標桿，為監理項目提供一個“可學、可看、可比”的樣板，以這項活動為載體，增強監理責任意識，規范監理行為，提高監理行業整體素質和水平。創建示范監理項目部，是一項系統性的工作，不僅要完成工程現場外業實體工作，還要做好內業檔案資料的完善工作，嚴格地執行監理資料的收集、整理、歸檔與工程進度同步，要做好這一系統性工作，需要制定好“創建”目標、計劃，組織具有高度責任心，有較高業務素質的工程監理內業和外業管理人員。工程監理檔案信息是監理工作成效的重要反饋途徑，也是考核創建《示范項目部》是否達標的重要基礎。

1 充分認識監理檔案資料信息的重要性

（1）所謂建設工程監理是一種對建設工程項目實施全過程控制管理的工作。在國家的《建設工程質量管理條例》中對建設工程監理單位的質量責任和應盡的義務都作了明確規定，為監理單位對工程建設的安全、質量、進度和投資的有效控制提供了法律、法規依據[1]。監理單位接受建設單位的委托，對工程項目建設的前、中、后期的全過程進行控制管理，具體落實到工程項目的可行性研究，工程招投標，工程施工過程控制、協調，工程竣工綜合驗收等全過程、全方位的管理。工程監理作為一種工程管理行為，具體體現在一個項目監理部的監理人員在實施項目監理過程中，為實現預定的“三控制、二管理、一協調、一履職”的監理目標[2]，而形成的各種信息記錄，也就是最終的監理檔案資料。示范監理項目部創建成功與否，項目監理部的檔案資料管理工作是關鍵。

（2）監理檔案資料是評價監理工作成效的重要依據，也是創建省示范項目的重要指標之一。工程項目建設過程中產生的各種信息，經過收集、加工傳遞，以監理檔案資料的形式進行管理和保存，成為有重要價值的監理信息資源。監理檔案資料管理工作，嚴格要求把監理過程各項工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報表等文件資料進行及時、完整、統一地管理和保存，以確保文件和檔案資料的時效性、真實性、完整性。監理資料的形成經過設計、施工、驗收的各個階段，是與工程項目建設同步進行的，因此監理資料是評價項目監理機構監理工作成效的重要依據；同時監理檔案有追溯性，無論哪一份資料，無論竣工多長時間，無論當事人是否在場，都應真實反映出每一件資料的時間、地點、人員及事件的過程。《建設工程質量管理條例》中對監理單位賠償責任和連帶賠償責任提出了更明確、更嚴格的要求[1]。因此監理單位必須清楚地認識到，加強監理檔案資料的管理工作，既是贏得建設單位信任和宣傳自我的需要，又是厘清監理單位法律責任的需要。從長遠來看，監理檔案工作的管理成效，關系到監理單位的生存和發展。

2 目前建設工程監理檔案管理存在的問題

工程竣工驗收，創建合格示范項目監理部，都以檔案資料是否達標作為考核依據。通過對多年檔案管理工作的總結，發現目前建設監理檔案資料主要存在以下問題：

（1）施工企業工程資料管理工作對工程監理資料管理工作的推進產生直接影響。工程項目建設經過長期的發展，已形成了一套很成熟的資料分類和管理辦法，施工企業工程資料管理工作，主動性強，只要施工企業資料員主觀努力，盡職盡責就能做好；而監理資料管理工作，具有一定的被動性，許多監理資料需要在施工企業工程資料的基礎上完成，如果施工企業的工程資料滯后或者資料不完整，將直接影響監理資料的完成。另一方面，由于建設工程一般體量龐大，建設周期比較長，生產工藝復雜，涉及多種專業，形成的監理檔案資料具有復雜性、分散性、隨機性、多專業性、綜合性等特點。

（2）檔案管理意識薄弱，存在重建設輕檔案管理的現象，缺乏比較完善的監理檔案管理制度。檔案管理人員專業素質偏低，文化層次不盡合理，大部分沒有經過專業技術和檔案專業知識的培訓，往往出現一些現場監理人員兼任監理檔案資料員的情況。

（3）監理檔案的收集與工程建設施工進程不同步，沒有規范的歸檔時間，形成監理檔案資料滯后。往往在工程項目的后期才開始收集監理資料，從而造成監理檔案資料復印件多原件少，原件資料散失嚴重；一些原始資料滯留在個人手中，加之建設工程后期監理人員流動性大的特點，也導致了原始資料的遺失。

（4）對照《評價標準》，發現監理工作中存在的問題有：1）監理行為不夠規范，如監理行為存在總監無證上崗、脫崗、頂崗、總監變更手續不全；專監和監理員變更手續不全；總監、專監代簽字；2）驗收結論及有關分部、分項驗收程序不規范；安全資料欠缺及特殊工種持證上崗不規范：有的項目監理機構缺少安全管理臺賬資料、設備操作和維護保養制度，無信號、司索工特種作業操作證；3）報驗資料不全，如無設計交底紀要，缺少監理資料與信息管理的職責分工、收發和存放管理制度等等；4）報驗資料不規范，如監理日記中監理人員不能及時記錄，總監不能每天及時審閱、簽字，工序報驗不能及時簽署，旁站記錄不及時簽字，缺少項目部蓋章或質檢員蓋章，開工報告缺少單位公章等等；5）監理人員在日記中記錄的相關問題不閉合，對問題的整改落實情況未及時落實，對監理工程師通知需要整改回復的未及時回復。6）月進度計劃與總進度計劃滯后的，無有效監理措施；7）項目監理部不具備“監理部儀器臺帳”和“監理部儀器使用臺帳”等。

3 加強監理檔案資料的管理

（1）監理檔案資料管理須分工明確、落實到人。工程監理檔案資料的形成是一個比較漫長而復雜的過程，且監理檔案資料的收集、整理涉及到各參建單位，數量和種類繁多復雜，因此不論是總監還是專職檔案資料員，是否能提供一份完整的高質量的監理檔案資料，僅僅靠個人的力量是難以做好這項工作的，這就要求創建示范項目監理部，制定監理資料的管理制度管理流程，明確檔案工作責任制，使監理資料做到“填寫有指導，檢查有依據”，避免工作的隨意性。對監理資料的管理人員加強培訓，讓他們學習并掌握檔案資料管理制度的要領，了解建筑工程技術資料和監理基本知識，知道要處理什么資料；學習文檔管理、綜合信息管理的特點、程序和基本要求，并在理解的基礎上按照工程的特點，確保整個施工過程每一道工序和每一事件的始發與終結的全過程形成閉合環，并追溯到監理日記，確保監理資料的連續性和完整性。切實做好監理檔案資料的收集和保管工作，為工程建設留下真實、系統、全面的寶貴資料，為創建“示范監理項目”夯實基礎。

（2）做好監理檔案資料的過程控制。做好監理檔案資料，需要循序漸進，不能搞突擊、搞應付，監理檔案資料應隨著工程進展及時收集，及時整理，杜絕事后突擊整理資料，確保監理資料的連續性和系統性。

監理檔案資料管理員和監理工程師要對監理項目的概況有全面的了解，一個新的監理項目，基本分成開工前準備階段、施工階段和竣工階段。（1）開工前要檢查該項目的各種建設資料是否齊全，如規劃許可證、招投標的相關文件、中標通知書、施工許可證、施工圖審查及圖紙會審的相關記錄和資料；審查施工組織設計和專項施工方案，設計中有危險性較大的分部分項工程專項施工方案須有專家論證；審查施工單位質量、安全保證體系，審查該項目組織機構人員配置是否符合要求，施工單位的安全生產許可證是否有效，專職安全員資格及配備數量是否符合該工程項目要求以及分包單位資質的審核，測量放線控制成果的檢查等等。（2）工程施工階段，須審查總進度計劃和月進度計劃報審資料是否齊全，并定期檢查進度計劃的執行情況并做好相關記錄；須審核施工大型機械設備的型號數量，是否與施工組織設計方案中相符以及設備的制造許可證、產品合格證、備案證明等；要審核工程材料、構配件、設備進場的品種、批次、數量等以及相關的質保資料是否完整，要建立監理見證取樣試驗臺帳。要做好施工過程的監控，及時做好旁站記錄且內容要具體，施工項目部質檢員也須及時簽字。在施工過程中監理人員如發現質量、安全、進度等方面的隱患，項目監理部要及時下發監理工程師通知單要求施工單位整改，并要求施工單位填報監理工程師回復單。如：在施工過程中，土建專業監理工程師在進行鋼筋分項工程驗收時，發現現澆結構樓面，LL101配筋與結構專業施工圖不相符，項目監理部應及時下發《監理工程師通知單》，要求施工單位及時整改，同時要求施工單位填報監理工程師回復單，并及時進行鋼筋分項工程整改情況的現場復查。形成該分項工程質量事件的始發與終結的全過程形成閉合環，即有始、有終、有結果。（3）竣工階段，監理須嚴格審查施工單位報審的工程竣工驗收檢驗單，編制工程質量評估報告。

在工程監理的過程中必須重視對施工資料管理工作的監理，要合理劃分單位工程、分部工程、分項工程和檢驗批，要嚴格按驗收程序和標準及范圍進行驗收。要做好監理平行檢查記錄，以工序報驗為例：做好每道工序檢驗批、分項、子分部、分部、單位工程的資料驗收，以防資料缺項、漏項、再回頭查找、補簽等問題的發生。項目監理人員應在充分調查研究的基礎上，認真分析監理檔案資料整編工作中存在的問題，提出糾正辦法和預防措施，并及時加以總結，使工程監理檔案更加完善，為創建“示范監理項目”打下堅實的基礎。

總之，對監理項目的評價，是借助監理檔案這個有形載體來體現的，加強工程監理檔案工作是創建“示范監理項目”的基本保障，樹立“示范監理項目”標桿是提升工程監理檔案工作管理水平的突破口。因此，加強工程監理檔案管理工作，夯實創建“示范監理項目”基礎工作有著重要的意義。

[1]中華人民共和國國務院.建設工程質量管理條例[Z].2000年第279號令.

[2]GB T50319-2013，建設工程監理規范[S].