高校圖書館義務館員組織管理模式比較研究

符瑞銳 林 嵐 夏 玫 符 喆 格根哈斯 陳貞諭

（1.海南醫學院圖書館，海南 海口 571101；2.海南經貿職業技術學院圖書館，海南 海口 571127）

1 概述

近年來，隨著我國高等教育事業蓬勃發展，辦學熱情和規模持續擴大，高校圖書館讀者人數也不斷增長，圖書館原有的在編人員難以滿足讀者服務工作的需求，因此許多高校圖書館都有招收大學生志愿者參與服務管理的實踐經驗。據不完全統計，目前國內已有上百所高校成立了義務館員或類似的組織機構。實踐證明，義務館員參與圖書館讀者服務工作意義重大：其一，可以彌補圖書館員工的不足，優化圖書館人力資源配置，節省事業經費；其二，可以擴展學生知識面，加強他們的實踐鍛煉，提高他們解決實際問題的能力；其三，可以促進館員與讀者之間的互動，構建圖書館與讀者之間的溝通平臺，吸引更多的讀者利用圖書館；其四，可以增強圖書館活力，激發館員工作熱情，提高工作效率，從而實現館員與學生相得益彰、共同進步。

義務館員的組織管理模式雖然形式多樣，名目繁多，但筆者認為基本分為兩大類，即“共管式”和“自治式”兩種。所謂共管式，指的是圖書館與學校學生會共同組成管理機構，義務館員招募培訓和管理使用等各個階段，由雙方協同組織管理，日常管理和具體業務指導工作則以圖書館為主。自治式，是由學生自組機構和自我管理，從義務館員招募培訓到管理使用等方面一系列工作皆由學生自行組織完成，圖書館只提供服務實踐平臺，基本上不參與各項具體管理環節。不論是“共管式”還是“自治式”所需求的目標都是一致的：對義務館員進行管理的角度進行探索，最大限度地挖掘義務館員的潛力，充分發揮義務館員的價值和作用，向管理要效益。筆者根據多年的實踐經驗，從義務館員的招聘培訓、組織管理、考核評價和激勵機制等方面入手，擬針對“共管式”和“自治式”兩種組織管理模式比較分析其異同與特點，力圖通過新視角，不斷摸索和完善義務館員的組織管理，以期推動圖書館義務館員服務理論與實踐的深入發展。

2 “共管式”與“自治式”管理模式的比較

2.1 義務館員的招聘

義務館員招聘是圖書館義務館員管理工作的第一個環節，也是義務館員管理工作的起點。不管是“共管式”還是“自治式”都必須在第一時間內招聘義務館員，最佳時間應當是在新生軍訓結束之后，就要著手進行，此時此刻也正逢各類學生團體，如書法、音樂和跆拳道協會等在招聘人才之際，如果延誤時間，就難以招聘到優秀的生源。

招聘工作的目標是通過多種宣傳方式，吸引新生加入義務館員隊伍，力爭招聘到最好的生源；招聘條件和招聘人數亦根據義務館員的工作內容和崗位需求而確定。

招聘的形式和手段同中有異，各具特色：“共管式”一般多采用張貼招收義務館員的倡議書和網上招募相結合的方式進行。而“自治式”的形式更為多樣，手法較為靈活，效果因而更加顯著，如設擂臺“比武”招生，在學生公寓門口及公共食堂等新生出現最多的地方設宣傳站；利用自身的學生身份優勢，到各班級甚至是各宿舍進行“串門宣傳”；開展“老推新”活動，即由老義務館員負責推薦若干名新義務館員等。

2.2 義務館員的培訓

崗位培訓是義務館員管理工作中至關重要的一項內容，只有通過這項專業技能培訓才有可能向讀者夠提供專業和規范化的優質服務，從而真正履行義務館員的職責。

圖書館義務館員的培訓內容主要包括職業道德、職業精神和服務技能等方面。具體而言，一切都是以崗位的需求而開展有針對性的目標訓練為原則，例如在出納服務總臺工作的義務館員，要求其掌握如圖創或ILAS技術服務平臺的操作技能，以及相關借閱規則等；在書庫工作的義務館員，培訓時要向其講解圖書分類法、索書號以及書庫管理知識，指導其上架、排架和整架等實踐活動。這是“共管式”與“自治式”的共同之處。

二者的不同之處在于：“共管式”是由一些有經驗的館員來指導義務館員，由館員負責具體崗位的帶教和培訓。其好處是針對性強，授課內容會更科學更專業。“自治式”則采取“傳幫帶”的方式，即由老一屆義務館員培訓新義務館員。其優點是由于學生們之間年齡相近、興趣相投，更有利于溝通和交流。其缺點是學生教員與資深館員相比較，無論是其業務技能還是工作經驗方面都略遜一籌，很難保證培訓效果。

2.3 義務館員的組織管理

義務館員的日常組織管理工作具體可從3個方面體現和落實：其一，組織架構；其二，規章制度；其三，工作程序。這三位一體的管理內容是義務館員的主要運作機制，并定制和規范了義務館員的組織管理模式、業務流程、服務內容、服務方式和行為準則等。

①組織架構的比較。“共管式”的組織模式是以服務崗位的老師為主而以義務館員為輔所形成的工作關系。基本上采取交叉式的垂直管理，即義務館員由雙方協同管理，具體工作任務由崗位指導老師直接進行指導和安排。“自治式”則是建立了義務館員自己專門的組織管理機構，采取雙層管理方式：義務館員總負責人（即義務館員學會會長）和組長負責制。總負責人負責義務館員的統一協調管理，包括與圖書館館長和相關部門主任進行溝通和交流；各義務館員組長負責對義務館員的工作進行安排和日常管理。

②規章制度的比較。嚴格的規章制度是義務館員有效開展活動的保障。必須根據實際工作要求，制定一套制度，以此來引導和規范義務館員在圖書館的行為，并出臺相應的管理辦法。如《義務館員招聘管理辦法》《義務館員培訓辦法》《義務館員考勤管理辦法》和《義務館員評優獎勵辦法》等。在規章制度的方面，“共管式”和“自治式”做法基本上是一致的，并無太大區別。

③工作程序的比較。工作程序則包含工作內容與時間兩大元素。一般都是根據各部門的具體工作需要，由具體崗位決定義務館員的人數，并以義務館員小組為單位的服務方式來安排工作時間和完成服務內容。

共管式義務館員的工作任務和時間由圖書館方面確定，具體來說是由帶崗的老師為主、義務館員服務小組長為輔來組織的，時間大都安排在上午或下午。優點是：其一，老師和義務館員在同一時間和空間內為共同的目標和任務而工作，能夠密切配合，優勢互補；其二，老師能根據本部門的工作任務的輕重緩急來合理安排義務館員服務，易收到事半功倍的效果。自治式義務館員由服務小組長來主持安排本部門的工作任務。工作時間大都定在課余時間，其長處是照顧了義務館員上課和自修的時間，其缺點是在實際工作中，因缺乏老師的指導和監督，對所要開展的工作難于進行合理的銜接，且易出現空崗的現象。

2.4 考評與激勵機制

有效的激勵機制是提高義務館員工作積極性、保障義務館員工作穩定性的有力措施，合理的考評方法和指標是圖書館義務館員管理制度建設的重要內容，服務時間、出勤情況、服務態度、工作熱情、服務技能都是可行的考評指標。

共管式義務館員的年度評優標準和人選，由圖書館和義務館員的組織機構來共同完成，得益于義務館員組織和工作第一線的老師們雙向評議和雙方交流，評選的結果會更加客觀而公正。自治式義務館員年度評優由義務館員組織機構評選，評選效率會更高。但其不足之處也極為明顯，所選的優秀義務館員，更多的是憑借會長和各小組長的主觀因素來評判，評選過程不夠科學有效。

3 管理模式存在的問題及效益評估

3.1 “自治式“模式的主要問題

①工作時間或上崗時間難以保障。以海南醫學院圖書館為例，義務館員一般都是在當年10月份招聘，11月份經過培訓后而走上服務崗位，12月中下旬至放假前，義務館員大都又忙于期末考試。因此，在這段時間內圖書館基本上難覓義務館員的蹤影，這是義務館員管理上的第一個空白期。

②流于形式，名不副實。次年3～10月份，極容易出現第二個義務館員管理上的盲點。起初因個別義務館員不到崗，進而影響到本服務小組的其他義務館員，最后發展到除極少人偶爾來圖書館報到或上崗外，大多數義務館員基本不到崗的局面，致使本屆義務館員隊伍流于形式。原因是多方面的，有觀念上、有心態上、也有管理體制上的缺陷。

③協調性差，組織關系難以理順。圖書館的工作人員名義上是義務館員的業務指導老師，但在行政組織上沒有被授權，具體表現形式為在工作任務安排上，尤其是面臨重大臨時性任務時，老師無法調動和派遣義務館員。相當一部分義務館員眼里只有組長和會長，全然不理睬老師，使工作難以順利開展。

④熱衷形式，服務效果差強人意。由于管理體系上的原因，導致管理機構對義務館員無法形成有效的管理和監督，再加上上崗時間安排不合理，因此除個別義務館員憑借一份執著堅持上崗外，大多數義務館員基本上是出工不出力或干脆集體缺崗，工作任務和服務效果自然不盡如人意。

3.2 “共管式“模式的主要問題

“共管式”模式在過去乃至目前是大部分圖書館開展義務館員服務的主要運作機制和模式。雖然這種模式效率高，但是這種機制也存在一個明顯的問題，那就是過分地強調了圖書館對義務館員的管理，統管得過多，嚴重束縛了義務館員的自由度，過多地擠占義務館員的時間和空間，而忽視了義務館員自身作用的發揮，從而容易扼殺義務館員的主動性、積極性和創造性，將義務館員變成單純的勞動助理。

3.3 對兩種管理模式進行效益評估

圖書館組建義務館員隊伍的主要目的，一是緩解人員不足的壓力，二是提高服務水平和效果。歸根結底，無論是“共管式”還是“自治式”，都只是不同態勢的呈現形式，形式必須為內容服務，內容決定形式。在評估或評價義務館員隊伍的作用與效益時，尤其是對兩種管理模式進行比較分析時，必須考慮到以下幾個關鍵因素：A.無論是共管式還是自治式，哪種模式更能發揮義務館員組織優勢？B.哪種模式更能激發義務館員的積極性、主動性和創造性？C.哪種模式更能提高工作效率和服務水平？

4 義務館員管理模式的可行性探索

如何找到兩種管理模式的最佳結合點，充分發揮兩種管理模式的優勢，規避各自缺陷，是高校圖書館義務館員管理模式面臨的一個現實問題。

4.1 加強溝通

義務館員的服務態度和服務水平將直接影響其所承擔工作的任務狀況和服務質量。義務館員組織管理模式尤其是“自治式”的實踐活動近幾年才開始，尚處于摸索和發展階段。由于管理者缺乏經驗，再加上水平參差不齊，不但沒有提高義務館員的工作效率，反而浪費了不少人力物力，出現這樣或那樣的失誤在所難免。因此，高校圖書館與義務館員組織應加強溝通，及時準確地了解對方的需求，突破服務模式的界限，讓義務館員在和諧的圖書館環境下愉悅地工作，提高服務水平和服務質量。在思想上和行動上保持步調一致，充分挖掘和體現義務館員的價值，為共同的目標而努力奮斗。

4.2 加強協作

通過比較可以看出，“共管式”與“自治式”在管理上各具優勢與特色，互為補充；在服務模式上也各有千秋，互為促進。成立圖書館和義務館員聯絡管理小組不失為一種較為理想的策略，其目的是加強兩者之間的互通與聯系，主要負責組織和協調工作，及時處理工作中出現的問題和矛盾，有效合理地分配和安排義務館員的工作任務，共同創造一個良好的運作機制和組織管理模式，實現共贏。

4.3 加強監管

如前所述，不管是“共管式”還是“自治式”模式，都應本著向管理要效益的原則，從義務館員工作內容和程序的最初階段開始層層加強監管，確保義務館員任務的圓滿完成。作為管理者必須采取主動態度，明確義務館員的工作量、時間和質量，以及雙方的義務和權利。建立義務館員評價制度，采用定期與不定期結合的方法，對義務館員完成任務的進度、質量開展評估和監管。

4.4 建立健全激勵機制

為了充分調動義務館員的積極性，必須建立健全義務館員激勵機制，組織管理機構要根據義務館員的工作態度、服務水平和服務質量等進行總體考核和評定，對表現突出的義務館員給予適當的獎勵和表彰。只有讓義務館員真正感受到受人尊重和自我價值的充分體現，才能有效激發其內在動力，進而形成義務館員良好的奉獻品格和風氣。

[1] 李英.圖書館志愿者網站建設探討[J].圖書館工作與研究，2010（11）：93-95.

[2] 惠冬芳.對公共圖書館志愿者管理的幾點思考[J].圖書館研究與工作，2009（2）：31-32.

[3] 洪文梅.公共圖書館志愿者服務管理的探討[J].圖書館論壇，2010（2）：164-166.

[4]沈紅兵.高校圖書館志愿者工作組織管理實踐——以江漢大學圖書館志愿者工作管理為例[J].圖書館，2010（6）：99-100.

[5] 陳藝.加強高校圖書館志愿者工作的思考[J].圖書館雜志，2009（12）：50-51.

[6] 邱奉捷.圖書館志愿者管理探討[J].圖書館學研究，2009（8）：10-12.

[7] 杜安平.高校圖書館教學支持服務創新[J].情報資料工作，2005（4）：92-94.

[8] 殷敬華，劉海燕.高校圖書館聘用學生芻議[J].圖書館學研究，2004（5）：100-101.

[9] 林君莊.高校圖書館引入勤工儉學學生服務的探討[J].現代情報，2010（7）：140-142.