業(yè)務(wù)年報(bào)——圖書館檔案建設(shè)的有效形式

白 玉

（沈陽市少年兒童圖書館，遼寧 沈陽 110011）

公共圖書館是存儲(chǔ)和利用人類文化資源的寶庫。多年來，各公共圖書館普遍注重文獻(xiàn)的收藏和利用，但卻多少忽略了自身的業(yè)務(wù)檔案建設(shè)，致使一些圖書館在總結(jié)館史、回顧業(yè)務(wù)建設(shè)，或進(jìn)行館慶等一些大型紀(jì)念活動(dòng)中，由于缺少資料而無法對多年來業(yè)務(wù)建設(shè)所走過的道路進(jìn)行回顧和反思，無法對過去工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)總結(jié)。因此，公共圖書館在進(jìn)行正常的文獻(xiàn)資源建設(shè)和讀者服務(wù)工作的同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身的檔案體系建設(shè)，使圖書館在成長過程中所走過的道路和積累的資料得以記錄下來，使本館在業(yè)務(wù)建設(shè)中的做法和經(jīng)驗(yàn)得以保存流傳，既可供今人進(jìn)行參考和分析，也能給后來的圖書館工作者留下一些寶貴的經(jīng)驗(yàn)和可借鑒的財(cái)富。

1 圖書館應(yīng)有本館特色的業(yè)務(wù)年報(bào)

圖書館的業(yè)務(wù)檔案建設(shè)有多種辦法，而編輯本館內(nèi)容充實(shí)豐富的業(yè)務(wù)年報(bào)，應(yīng)當(dāng)是一個(gè)有效的形式。

業(yè)務(wù)年報(bào)是全面反映和揭示本館年度工作全面情況的資料記錄。應(yīng)當(dāng)這樣說，只有業(yè)務(wù)工作和過程而沒有記錄是不完整的。各圖書館在進(jìn)行業(yè)務(wù)建設(shè)和創(chuàng)新服務(wù)過程中，應(yīng)當(dāng)同時(shí)注重自身的業(yè)務(wù)檔案建設(shè)，使各項(xiàng)工作的進(jìn)行時(shí)及時(shí)融入本館整個(gè)歷史進(jìn)程的記錄之中。

實(shí)際上，每個(gè)館都有自己匯集資料的辦法，也有不同類型的資料記錄，如文件、通報(bào)、簡報(bào)、檔案、活動(dòng)記實(shí)、照片與宣傳、網(wǎng)站與新聞報(bào)道、總結(jié)與報(bào)告等。這些較為重要的文獻(xiàn)資料，一般情況下是分散在檔案中的各個(gè)角落，需要集中使用時(shí)，要到各個(gè)相關(guān)檔案中去尋找。如果能夠?qū)⑦@些資料進(jìn)行有效的整理和編纂，匯成專輯，按年度編輯成冊，就將成為非常有價(jià)值的歷史文獻(xiàn)。

圖書館的業(yè)務(wù)年報(bào)不應(yīng)只是單純的工作記錄，而應(yīng)當(dāng)是一種工作規(guī)律性的剖析和總結(jié)。

圖書館的業(yè)務(wù)年報(bào)應(yīng)當(dāng)與圖書館業(yè)務(wù)建設(shè)同步進(jìn)行。圖書館的業(yè)務(wù)建設(shè)一般都是遞進(jìn)式發(fā)展，各類業(yè)務(wù)活動(dòng)都有個(gè)初起、實(shí)踐、提高、再實(shí)踐的過程。不了解圖書館的過去，就不容易把握如何吸收過去工作的精華，拋棄過去不合時(shí)宜的思想和做法，就不容易突破傳統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新，也無法與時(shí)俱進(jìn)地推動(dòng)各項(xiàng)工作不斷邁上新的臺階。

2 業(yè)務(wù)年報(bào)的框架結(jié)構(gòu)與內(nèi)容

業(yè)務(wù)年報(bào)是以年度為限的、全面記錄本館年度各方面工作情況，比較細(xì)致地勾畫出在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員情況、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、活動(dòng)記實(shí)和大事記錄等方面的實(shí)際情況，比較科學(xué)準(zhǔn)確翔實(shí)的文獻(xiàn)記錄。它應(yīng)是一個(gè)完整的體系，從不同的角度來揭示一年內(nèi)本館的大事小情，成為對這一個(gè)時(shí)期各方面工作情況的全面準(zhǔn)確的記錄，可為后人提供資料和研究參考。

業(yè)務(wù)年報(bào)的基本框架與結(jié)構(gòu)可由下列內(nèi)容組成：①工作計(jì)劃；②工作總結(jié)；③機(jī)構(gòu)設(shè)置；④人員情況；⑤各種統(tǒng)計(jì)；⑥活動(dòng)記錄；⑦學(xué)術(shù)研究；⑧各種獎(jiǎng)勵(lì)；⑨媒體報(bào)道；⑩大事記。其包融了一個(gè)圖書館年度工作的整體記錄。

3 業(yè)務(wù)年報(bào)中的細(xì)節(jié)分析與功能解讀

3.1 工作計(jì)劃與總結(jié)

這部分內(nèi)容即為年度的計(jì)劃與總結(jié)。事實(shí)上，年度的計(jì)劃在實(shí)施過程中，總會(huì)有一些增減的變化，以相互對照的方式同步揭示計(jì)劃和總結(jié)，可以分析出年初的工作思想和與實(shí)際工作的差距和變化，展示出與時(shí)俱進(jìn)的工作效果，看出設(shè)想與實(shí)踐的差距與難度，也很有研究和探索的價(jià)值。當(dāng)然，在計(jì)劃與總結(jié)的篇幅上，可以適當(dāng)裁減一些冗長而空洞的修飾語句和敘述繁瑣的內(nèi)容，精準(zhǔn)地記錄一年來的實(shí)際工作情況。

3.2 機(jī)構(gòu)設(shè)置

主要揭示本年度所設(shè)立的職能部門名稱和所承擔(dān)的工作任務(wù)、人員數(shù)量等。工作和服務(wù)機(jī)構(gòu)的演變是一個(gè)特定時(shí)代的產(chǎn)物，也是在不斷探索和演變的。如果機(jī)構(gòu)在年度內(nèi)有所變化，亦可以在附注中說明。

3.3 人員情況

這部分內(nèi)容包括：①館領(lǐng)導(dǎo)班子成員、職務(wù)以及中層干部的姓名和職務(wù)等。②人員業(yè)務(wù)職稱情況，高級、中級和初級人員名單等。③行政和其他管理人員名單等。④本館年度獎(jiǎng)勵(lì)和表彰人員名單等。⑤年度內(nèi)調(diào)入調(diào)出或退休人員名單及日期等。

3.4 統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)

這部分內(nèi)容應(yīng)包括：①經(jīng)費(fèi)收支情況（預(yù)算內(nèi)、外經(jīng)費(fèi)收入和支出情況，如職工工資、公務(wù)費(fèi)、業(yè)務(wù)費(fèi)、修繕費(fèi)等）；②固定資產(chǎn)累計(jì)情況（如書刊文獻(xiàn)類、辦公家具、電器設(shè)備、房屋建筑等）；③文獻(xiàn)入藏（收藏文獻(xiàn)類型、品種和數(shù)量、所支出經(jīng)費(fèi)等）統(tǒng)計(jì)；④業(yè)務(wù)活動(dòng)（年度接待各類文獻(xiàn)的外借讀者人冊次、閱覽讀者人冊次、集體或館外流通情況等）統(tǒng)計(jì)；⑤人員統(tǒng)計(jì)，指職工總數(shù)、學(xué)歷情況、專業(yè)分布、專業(yè)技術(shù)人員職稱數(shù)量等。

3.5 活動(dòng)記錄

這部分內(nèi)容主要記錄讀者活動(dòng)情況，可以記錄開展活動(dòng)的時(shí)間地點(diǎn)、活動(dòng)方式、活動(dòng)主題和內(nèi)容、責(zé)任人或主講人、參加對象和人數(shù)等。從記錄中可以看出圖書館參與社會(huì)活動(dòng)的能力與影響等。

3.6 學(xué)術(shù)研究

這部分主要記錄職工的學(xué)術(shù)論文發(fā)表情況，記錄作者、論文名稱、發(fā)表方式和時(shí)間等，可以依作者歸并排列。如果職工發(fā)表了對社會(huì)或本行業(yè)有影響的文章或有價(jià)值的論著等，亦可視情況收入其中。

3.7 獎(jiǎng)勵(lì)情況

這里可以收錄本館在社會(huì)或上級對本館的表彰獎(jiǎng)勵(lì)或取得的榮譽(yù)情況，可以將本館職工在業(yè)務(wù)、學(xué)術(shù)方面或其他方面取得的榮譽(yù)或受到的上級表彰列入其中。

3.8 媒體報(bào)道

一個(gè)圖書館在社會(huì)的地位和影響，有許多時(shí)候靠的是媒體宣傳與報(bào)道。在這一欄目中，可以收錄本館在一年內(nèi)被新聞媒體報(bào)道的情況，如日期、媒體名稱、報(bào)道題目和概要介紹等。在這方面，有些媒體，如廣播、電視和網(wǎng)絡(luò)等形式，或是容易閃過，或是不易收集，或是分量難以確認(rèn)，可視情況有所記載。

3.9 大事記

大事記是一個(gè)圖書館年度工作大事的記錄線索。大事記記錄的事項(xiàng)很多，可以依時(shí)間順序記載。諸如：本館召開年度工作計(jì)劃和總結(jié)、表彰大會(huì)的情況，干部任用和職工聘用情況，機(jī)構(gòu)組織建立或變化情況，館領(lǐng)導(dǎo)外出參加各級學(xué)術(shù)會(huì)議情況，重大業(yè)務(wù)建設(shè)或活動(dòng)情況，人員晉升或調(diào)動(dòng)、退休情況，本館較大的維修、改造和建設(shè)情況，上級領(lǐng)導(dǎo)來館視察或調(diào)研等情況，窗口服務(wù)時(shí)間變化情況，外館來人參觀與交流或本館人員外出參觀學(xué)習(xí)等情況，較大規(guī)模的設(shè)備購置、器材裝備變化及經(jīng)費(fèi)變動(dòng)等情況，本館開展職工教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、參加社會(huì)代培等情況，黨群組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)或組織發(fā)展等情況，本館人員在本單位或社會(huì)有較大影響的事件，本館編輯、制作和發(fā)行有關(guān)書籍和業(yè)務(wù)資料情況等。

4 業(yè)務(wù)年報(bào)在編纂中應(yīng)注意的問題

4.1 年報(bào)的內(nèi)容要準(zhǔn)確翔實(shí)

實(shí)事求是是圖書館業(yè)務(wù)年報(bào)的生命。年報(bào)中所記錄的內(nèi)容必須與事實(shí)相符，不能單純地表功諉過、夸大和遮掩。歷史的經(jīng)驗(yàn)證明，一些圖書館在業(yè)務(wù)建設(shè)中曾經(jīng)出現(xiàn)過虛假和浮夸，尤其在一些臨時(shí)性的工作和數(shù)字統(tǒng)計(jì)等方面，容易出現(xiàn)不實(shí)或模糊處理等不正常的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)引以為戒。

4.2 年報(bào)的內(nèi)容要相互銜接

全年的工作是由多方面配合而成的，也要由各個(gè)側(cè)面來反映和揭示。年報(bào)的結(jié)構(gòu)和欄目都有一定的針對性和側(cè)重面，各種情況均應(yīng)處于不同的欄目中予以表述，要相互銜接和照應(yīng)，互為補(bǔ)充和完善，保證全面而又避免重復(fù)和疏漏。

4.3 年報(bào)的編輯要有連續(xù)性

業(yè)務(wù)年報(bào)的編輯制作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，應(yīng)當(dāng)長期堅(jiān)持下去，方能對本館各方面建設(shè)情況進(jìn)行以持續(xù)不斷的揭示與記錄。往往有這樣的情況，某一時(shí)期的業(yè)務(wù)建設(shè)比較正規(guī)，活動(dòng)比較充實(shí)，管理比較到位，則這一時(shí)期的年報(bào)比較豐富和充實(shí)；而某一時(shí)期由于業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)展不大，或這項(xiàng)工作無人關(guān)注，使年報(bào)無法繼續(xù)編輯下去，尤其是當(dāng)主要領(lǐng)導(dǎo)變動(dòng)之后，特別容易使這項(xiàng)工作中斷下來，而后來的領(lǐng)導(dǎo)由于對前任的工作不甚了解，給接續(xù)這項(xiàng)工作帶來相當(dāng)?shù)碾y度。從某種意義上說，做好這項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)是幾代圖書館人的共同責(zé)任。

4.4 年報(bào)的記錄要詳略適度

業(yè)務(wù)年報(bào)不是各類檔案資料的大集合，應(yīng)當(dāng)是業(yè)務(wù)活動(dòng)的精華集粹，而不能面面俱到。

4.5 年報(bào)中應(yīng)包含圖片資料

圖片是一種記錄工作和活動(dòng)的特殊形式，它可以直觀生動(dòng)地記錄圖書館工作的方方面面，如本館建筑的照片、各服務(wù)窗口及活動(dòng)照片、人員照片、職工年度合影、對外宣傳照片等，這些較之文字記錄更為生動(dòng)和直觀。這些照片可以插在相應(yīng)的欄目或記錄之中，也可以在封二、封三或封底及年報(bào)的插圖頁中插入，既可美化版面，又可以輔助年報(bào)的文字，成為一種真實(shí)的形象記錄。

4.6 年報(bào)的編輯時(shí)間最好于次年5月份以前完成

因?yàn)檫@個(gè)時(shí)候是年度剛過，一些需要搜集的資料已經(jīng)形成，如工作總結(jié)、年度報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字等，這些都是編輯年報(bào)必不可少的素材。同時(shí)，在春節(jié)假期過后，冬寒未過，相對讀者服務(wù)高峰尚未到來，可以利用這段業(yè)務(wù)稍微空閑的時(shí)間抓緊進(jìn)行，一旦時(shí)間已過多時(shí)，一些資料已經(jīng)歸檔到相應(yīng)的地方存放，再搜集和尋找起來很不方便。

4.7 編輯年報(bào)要群策群力

單位主要領(lǐng)導(dǎo)對年報(bào)的編輯負(fù)有重要責(zé)任。年報(bào)的編輯要由主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭，有業(yè)務(wù)骨干參與，由專人負(fù)責(zé)執(zhí)筆撰寫，美術(shù)設(shè)計(jì)人員參與設(shè)計(jì)，業(yè)務(wù)檔案管理人員提供資料，由富有工作經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)經(jīng)歷的領(lǐng)導(dǎo)在重大業(yè)務(wù)事項(xiàng)上把關(guān)，方能較好地完成這項(xiàng)具有歷史意義的工作。

5 業(yè)務(wù)年報(bào)的傳播與利用

業(yè)務(wù)年報(bào)的形成，實(shí)際上也是一個(gè)圖書館業(yè)務(wù)建設(shè)能力的標(biāo)志。當(dāng)一個(gè)圖書館的業(yè)務(wù)建設(shè)走向正軌，各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)蓬勃開展的時(shí)候，才有可能按實(shí)際工作的進(jìn)程編輯業(yè)務(wù)年報(bào)。可以說，業(yè)務(wù)年報(bào)是一個(gè)單位年度工作的真實(shí)記錄和全面報(bào)告，既可以對本館工作進(jìn)行回顧和總結(jié)，還可以供上級領(lǐng)導(dǎo)對本館的工作進(jìn)行全面概要的了解。業(yè)務(wù)年報(bào)是本館多年來業(yè)務(wù)工作規(guī)律性的再認(rèn)識，又是一個(gè)比較系統(tǒng)全面的業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)，能夠?yàn)橥燃壔蛲愋蛨D書館間的互相學(xué)習(xí)提供參考借鑒。

[1] 沈陽市少年兒童圖書館業(yè)務(wù)年報(bào)，2002-2007.

[2] 沈陽市圖書館業(yè)務(wù)年報(bào)，1992-1995.

[3] 宋曉莉.編制圖書館年報(bào)的作法和體會(huì)[J].圖書館建設(shè)，2003（5）.

[4] 潘玉萍.編制《年報(bào)》，促進(jìn)圖書館檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].中小學(xué)圖書情報(bào)世界，2008（5）.