農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理若干問題探析

易亞蘭+李立銀+張春

摘 要：農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理是農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目管理的重要部分。本文先分析農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案的特點，然后對農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理中存在的一系列問題進行探析，并提出相應的對策。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目；檔案管理；對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI編碼：10.3969/j.issn.1006-6500.2014.02.011

Several Issues of the Archives Management for Agricultural Capital Construction Project

YI Ya-lan， LI Li-yin， ZHANG Chun

（Yangtze River Fisheries Research Institute， Chinese Academy of Fishery Sciences， Wuhan， Hubei 430223， China）

Abstract： Archives management of agricultural capital construction project is a very important part of the agricultural capital construction project management.This paper first analyzes the feature of archives management for agricultural capital construction project， then provides a series of problems that exist in archives management of agricultural capital construction project， and propose appropriate advices.

Key words： agricultural capital construction project；archives management； countermeasure

“十一五”以來，我國對“三農(nóng)”的投資力度不斷加大，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)也不斷加強。以農(nóng)業(yè)部歸口管理的農(nóng)業(yè)基本建設(shè)資金為例，“十一五”期間，國家安排農(nóng)業(yè)基本建設(shè)投資830.97億元，較“十五”增長了1.77倍，2010年投資總量是2005年的2.9倍。與此同時，國家對農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的管理力度也在不斷加強，分別于2003年、2004年、2007年頒布了《農(nóng)業(yè)部基本建設(shè)項目財務管理辦法》、《農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目管理辦法》、《農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目竣工驗收管理規(guī)定》及《基本建設(shè)項目檔案管理辦法》、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》等一系列管理辦法。但是，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的承擔單位很大部分是科研事業(yè)單位，專業(yè)管理意識較差，重建設(shè)、輕管理的思想非常嚴重，尤其是對檔案的管理缺乏重視，沒有將檔案管理提高到應有的層次上。

筆者擬就農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目建設(shè)檔案管理存在的問題進行分析，并結(jié)合自身單位在農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理過程中的經(jīng)驗教訓，提出相應的解決對策，力爭對農(nóng)業(yè)基本建設(shè)檔案管理作出一定的貢獻。

1 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案的概念

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目，是指全部或部分使用農(nóng)業(yè)部管理的基本建設(shè)投資，以擴大生產(chǎn)（業(yè)務）能力或新增工程效益、增強農(nóng)業(yè)發(fā)展后勁和事業(yè)發(fā)展能力為主要目的而實施的新建、改擴建、續(xù)建工程項目。 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案即指在整個農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目建設(shè)過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表及聲像等各種載體的文件材料。農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案在工程建設(shè)階段是農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的全過程真實記錄和歷史憑證，在利用中是國家發(fā)展和支持農(nóng)業(yè)的憑證和依據(jù)，在農(nóng)業(yè)決策中是國家農(nóng)業(yè)建設(shè)項目投資的重要參考。

2 農(nóng)業(yè)基本項目建設(shè)項目檔案的特點

2.1 涉及主體多方位性

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目從提出項目方案到項目竣工驗收，涉及主管單位審批、農(nóng)業(yè)部及財政部審批、地方政府部門及設(shè)計、施工、監(jiān)理、材料及儀器設(shè)備供應商等多方位的主體，這決定了農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案材料來源具有廣泛性。

2.2 涉及內(nèi)容的整體性

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的檔案應是以該項目或者該項目的一個單項工程為單位形成的一整套資料，從內(nèi)容上看是一個有機的整體，從項目方案的提出到項目的批復到施工到竣工驗收，每個階段是緊密相連、不可或缺的，這些構(gòu)成一個整體。

2.3 涉及專業(yè)的復雜性

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目涉及勘察設(shè)計、環(huán)保、建安、結(jié)構(gòu)、給排水、配變電、消防、儀器設(shè)備等眾多專業(yè)領(lǐng)域，這些專業(yè)領(lǐng)域在整個項目建設(shè)過程中的有機結(jié)合，決定了項目檔案管理所涉及專業(yè)內(nèi)容的復雜性。

2.4 保存時間具有長久性

根據(jù)國家建設(shè)部《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328—2001）規(guī)定，建設(shè)項目檔案資料的保管期分為永久、長期和短期三種，長期保管的基本建設(shè)項目檔案資料實際保管期限不得短于建設(shè)項目的實際壽命。農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案資料在項目竣工驗收后相當長一段時間內(nèi)仍發(fā)揮作用，仍具有較高的保存價值，在保存時間上具有長久性。

2.5 服務三農(nóng)效益評價的重要性

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的宗旨是服務三農(nóng)，增強農(nóng)業(yè)發(fā)展后勁和事業(yè)發(fā)展能力，因而項目建成之后的效益評價就顯得十分重要。應從經(jīng)濟效益、社會效益及生態(tài)效益等方面來綜合評價該農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的效益，能讓建設(shè)單位對該項目公益能力做一個自我評估，從長遠來看對建設(shè)單位的總體布局以及發(fā)展方向具有一定的指導意義，也能為上級主管單位投資決策作為一定的參考。

3 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理存在的主要問題

3.1 建設(shè)主體對檔案管理意識不強

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案資料不齊全、整理不規(guī)范的現(xiàn)狀，究其根源是建設(shè)主體對檔案規(guī)范管理的意識不強，對檔案管理的認識不到位，一味重視工程質(zhì)量、進度和資金使用情況，沒有意識到檔案管理的重要性。由于建設(shè)單位對檔案管理意識不強，從而施工單位、設(shè)計單位及監(jiān)理單位等各相關(guān)單位都不會對規(guī)范化的檔案管理有足夠的重視，未按照建設(shè)項目檔案管理的要求歸檔資料，或者未設(shè)置專業(yè)人員專門負責檔案資料的收集、整理工作，從而造成部門資料缺失，影響檔案的成套性和完整性。

3.2 檔案資料收集整理缺乏規(guī)范性和實效性

部分農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的承擔者是科研事業(yè)單位，這些單位的檔案管理人員對農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的建設(shè)過程并不了解，對檔案資料的來源認識不清，無法準確、及時地將搜集到的檔案資料歸類。部分具有法律效力的關(guān)鍵性資料原件丟失，僅留存復印件，或者重要文件簽字、蓋章不齊全，文件資料存在涂改痕跡等現(xiàn)象普遍存在，文件資料的整理缺乏規(guī)范性，使得歸檔資料的價值大打折扣，也給日后項目驗收帶來一定的隱患。

由于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案存在上述涉及主體多方位性及涉及專業(yè)復雜性的特點，從項目立項到竣工驗收需要經(jīng)歷很長的一個周期，檔案資料不能及時歸檔的現(xiàn)象非常普遍。往往某一建設(shè)工序完成，相應的檔案資料歸集并未到位，而項目建設(shè)卻進入下個環(huán)節(jié)，檔案資料后補的現(xiàn)象普遍存在，而這樣留下的痕跡會對日后檔案資料的查閱造成很大的誤差，檔案管理工作不能與建設(shè)工程同步發(fā)展的現(xiàn)象在項目竣工驗收時常會遭到質(zhì)疑，對建設(shè)單位造成不良影響。

3.3 系統(tǒng)化檔案管理意識薄弱

鑒于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理存在涉及內(nèi)容整體性的特點，項目建設(shè)的每個階段是緊密相連、不可或缺的，是一個有機整體。因而項目各個階段產(chǎn)生的檔案資料也應是一個連續(xù)的、有跡可循的整體，應將各個階段產(chǎn)生的檔案資料進行系統(tǒng)化管理，不能只重視施工階段的工程資料，而輕視項目立項、初步設(shè)計等階段的資料，任何一個階段的檔案資料缺失或者不規(guī)范都會造成整體檔案質(zhì)量下降，建設(shè)單位應樹立牢固的系統(tǒng)化檔案管理意識。

3.4 檔案管理的硬件投入不足

國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部于2007年頒布的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》要求建設(shè)項目在形成紙質(zhì)檔案的同時，還應收集、積累、整理、鑒定、驗收、移交電子文件，并加強電子檔案管理。因而，在此基礎(chǔ)上，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目實現(xiàn)信息化管理是十分必要的。在項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的大量電子文件，須跟紙質(zhì)文件一樣，嚴格按照國家相應電子文件的歸檔要求，并與紙質(zhì)版的同步錄入。這較之前的管理理念、技術(shù)處理及設(shè)備方面都有了較大變革，而農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的承擔單位絕大部分在這方面的投入是明顯不足的。

3.5 檔案管理人員的專業(yè)水平有待提高

建設(shè)項目檔案管理人員的專業(yè)水平也是影響檔案質(zhì)量的關(guān)鍵因素，由于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案涉及內(nèi)容的廣泛性，大部分建設(shè)單位檔案管理人員并不具備這方面的專業(yè)知識，甚至存在兼職人員管理檔案的現(xiàn)象，加上基本建設(shè)項目檔案管理方面的培訓比較少，他們對檔案的收集、鑒定、分類、歸檔等工作不熟悉，導致項目檔案資料質(zhì)量不高、流失嚴重。

4 加強農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理的對策

4.1 增強檔案管理意識，完善檔案管理制度

首先應加強對建設(shè)項目檔案管理規(guī)范及農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目管理辦法中相關(guān)檔案管理規(guī)范的宣傳力度，從上到下各級領(lǐng)導都要牢固樹立重視檔案管理意識，使建設(shè)單位及施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位等相關(guān)單位都認識到檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作放在與工程質(zhì)量同等重要的位置，這是做好基本建設(shè)項目檔案管理工作的有力保證。

4.2 竣工驗收檔案資料管理與工程建設(shè)同步進行

從項目的提出、方案的設(shè)計開始，隨著項目建設(shè)的環(huán)環(huán)相扣，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的檔案資料的收集、整理，與建設(shè)項目的立項、勘察設(shè)計、建設(shè)施工、竣工驗收同步進行，形成全過程化的管理體系，將檔案管理的理念貫穿整個項目建成過程，保證檔案資料的齊全、準確。

由于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目涉及主體的多方位性，參與建設(shè)的設(shè)計、施工、監(jiān)理、儀器設(shè)備供應商等都是該項目檔案管理的范圍，因而對這個范圍內(nèi)主體的檔案資料也必須管理到位。例如設(shè)計單位應向建設(shè)單位提交設(shè)計文件資料，監(jiān)理單位應提供監(jiān)理日志等一系列資料，施工單位應提供竣工圖等，建設(shè)單位應及時做好這些文件資料的收集工作，也可由上述單位分階段向建設(shè)單位檔案管理人員移交上述資料，并認真檢查檔案內(nèi)容是否齊全、質(zhì)量是否符合歸檔要求，如不符合歸檔要求，應停止進入下一步建設(shè)程序，待該階段的檔案資料規(guī)整到位后方可進入下一步建設(shè)，這樣從源頭上對項目建設(shè)檔案質(zhì)量進行把關(guān)，確保檔案資料管理與工程建設(shè)同步進行。

4.3 建立系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理制度體系

建立系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理制度體系是牢固樹立檔案管理意識的具體表現(xiàn)，只有健全檔案管理制度，才能使農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理有章可循、有法可依。首先，要力爭將建設(shè)項目的一整套檔案資料收集、積累、整理及歸檔落到實處，明確建設(shè)過程中建設(shè)主體與其他參與主體的職責，使檔案管理意識貫穿于項目建設(shè)的每一階段，形成從項目的籌劃、立項、開工直至竣工驗收首尾相接、全過程管理的系統(tǒng)化體系。其次，將檔案資料的管理落實到人，通過制定檔案資料歸檔標準，并將檔案資料管理納入合同管理范圍，通過合同對檔案資料的質(zhì)量、完整程度、數(shù)量等作出規(guī)范，明確建設(shè)單位對檔案資料的要求，以便對各參與主體形成一定的約束，確保檔案資料規(guī)范化。對于不符合歸檔要求的資料，應及時與參與單位溝通、協(xié)調(diào)，并給予指導解決。

4.4 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

除了制度上對檔案管理加以統(tǒng)籌規(guī)范外，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也是影響檔案工作的重要因素。電子信息化的應用和普及，推動了檔案管理的信息化，也給檔案管理人員帶來很大的挑戰(zhàn)。面對檔案管理新技術(shù)的挑戰(zhàn)，檔案人員應不斷加強業(yè)務學習，積極主動參加檔案管理相關(guān)理論培訓和講座，及時學習和掌握運用現(xiàn)代信息，與時俱進，以適應檔案管理現(xiàn)代化的需要。

總之，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理是一門系統(tǒng)化工程，應不斷探究其內(nèi)在規(guī)律，加強對檔案的系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，有效利用檔案管理成果，推進農(nóng)業(yè)基本建設(shè)的發(fā)展。

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