天津鋼鐵集團工程建設檔案管理分析

陳 靜

（天津鋼鐵集團有限公司煉鐵廠，天津300301）

天津鋼鐵集團工程建設檔案管理分析

陳 靜

（天津鋼鐵集團有限公司煉鐵廠，天津300301）

介紹了天津鋼鐵集團工程建設檔案管理現狀。根據天津鋼鐵集團工程建設檔案管理取得的成果，說明了工程建設檔案管理的重要性。對管理中存在的問題進行了深入分析，提出了意見和措施，以增強工程建設管理水平。

工程；建設；檔案；管理

1 引言

隨著科技的不斷發展，在冶金企業生產建設的同時，也在不斷的加強自身建設和擴大生產規模。在工程建設過程中，檔案管理工作者和工程建設檔案為這些項目提供了必要的服務，本文對天津鋼鐵集團工程建設檔案的管理進行了分析探討。

2 工程建設檔案的概念

工程建設檔案是指每個工程建設項目在可行性研究、勘探、設計及施工以至于工程竣工驗收等工作中形成的，具有保存價值的歷史記錄。在工程項目投入使用后，對其維護、維修、改造等工作起著至關重要的作用。因此，按照《建設工程質量管理條例》和《檔案法》等相關規定，堅持對工程建設檔案實行集中統一的領導原則，保證工程建設檔案的完整、準確、系統、安全保管和有效利用。

3 天津鋼鐵集團工程建設檔案管理現狀

（1）天津鋼鐵集團于20世紀50年代初建廠，至今發展成為具有高科技含量，擁有資產千億、員工17 000多名的天津市鋼鐵行業規模較大的重工業企業。煉鐵廠自2003～2008年期間，先后建成2 000 m2高爐和3 200 m2高爐鐵前項目重大工程建設，在隨后的幾年，又增加建設了煉鐵廠1 080 m3高爐工程、180 m2燒結機、球團等續建工程，共擁有機械設備近4 000臺套、起重設備300臺套、壓力容器100臺套、工業建筑400余座及辦公設備500余臺套。

（2）企業規模的增大對檔案管理工作也提出了更高要求。為了進一步規范工程建設檔案，確保工程建設檔案的完整、科學管理及高效利用，在工程建設前期的勘察、設計階段，檔案管理工作者按照檔案管理的法律法規和章程，切實履行監督指導職能，不斷加大對工程建設檔案工作的監管力度。這些工作也得到了企業領導的大力支持和絕大多數建設單位、施工單位、監理單位等所有參與企業工程建設的各類單位的高度重視。因此，使煉鐵廠的工程建設檔案管理工作發生了質的變化，也使檔案管理工作進入依法規范管理的發展軌道。例如：建設單位從項目籌劃開始就注重貫徹有關工程建設檔案的標準、規范和具體要求，不斷深化檔案業務基礎工作，加強工程建設所涉及的工程圖紙資料和電子文件的收集力度。在企業檔案管理者的積極配合下，加大歸檔力度，真正做到了檔案材料的收集、整理工作與工程建設同步進行，確保了整個工程建設與管理對檔案的利用需要。

4 天津鋼鐵集團工程建設檔案取得的成果

（1）由于檔案管理工作者的不斷努力，以高度的責任心和積極的進取心，使得煉鐵廠檔案室擁有相當完整、齊全的工程建設檔案儲備，所以在企業的生產建設過程中工程建設檔案起到了至關重要的作用。同時編制了各項工程建設檔案管理制度、細則及檔案管理網絡圖等。

（2）煉鐵廠2 000 m3高爐和3 200 m3高爐鐵前項目重大工程建設全面竣工和順利投產后，對檔案室進行了擴大；增設檔案儲存及管理設施；完善設備檔案管理制度；重新對分期接收的工程建設檔案及相關資料進行統一的整理，科學分類，在原有檢索目錄的基礎上重新編制檢索目錄，并對所有工程建設檔案逐卷進行重新標注，對工程建設檔案數據庫重新進行整理，便于在今后的生產過程中有效的利用工程建設檔案。共計接收、整理、編號、上架3 443卷設備檔案。在分類過程中，對所有存檔的設備檔案首次按自然數進行排序，但是內容更為具體，由于設備檔案有了科學分類，使查找效率提高了50%，并且對于建立全廠設備清冊和固定資產臺賬以及在公司三體系認證工作中都有著一定的指導及憑證的作用。

5 天津鋼鐵集團工程建設檔案管理存在的問題

（1）企業工程建設檔案的利用價值很大程度上體現在檔案材料的完整性、準確性和真實性這3個方面。而在這3個方面，有些參建方不同程度地存在收集不及時、歸檔不及時、參建單位相關人員對圖紙資料簽章不完備、檔案材料出現缺損和錯誤，甚至找不到圖紙資料的負責人。有些組卷方待工程項目竣工后才組織相關人員突擊補制檔案竣工材料，這種情況下組成的檔案卷必將存在問題。

（2）一些參建單位對工程檔案缺乏足夠的重視，檔案卷材質各種各樣，根本不符合檔案管理的相關標準和規范要求，也無法達到永久保存的要求，一旦移交至使用單位，就會對使用單位檔案管理造成混亂，很難對工程建設檔案進行統一，對保管工作也不利。

（3）有的工程建設檔案存在移交滯后的現象。工程項目已投產使用，但檔案卻遲遲不能移交，造成在實際工作中遇到問題，無處查找檔案信息，給工作帶來很大不便，甚至很大程度地影響了生產的進行，給企業造成損失。

6 檔案工作者在工程建設檔案管理工作中努力方向

（1）檔案管理工作者應具備高度的責任感和檔案管理意識，積極主動與建設單位的檔案管理人員及上級領導部門加強聯系，隨時掌握檔案管理工作的新動態，努力提高工程建設檔案管理水平，確保工程建設檔案齊全、完整、系統和準確。

（2）強化工程建設檔案的全過程管理，樹立工程建設檔案的管理意識，監督檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，方便以后的工作。

（3）充分利用現代化手段，多角度、多層次開發工程建設檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。

（4）檔案管理工作走出去，學習其它單位的先進經驗，開闊視野和思路，使企業工程建設檔案在管理上能夠緊跟企業發展規模和科技現代化。

[1] 魏敏.關于加強工程建設檔案管理的思考[J].山西建筑，2007（27）：220-221.

Analysis on Archives Management of Project Construction of TISC

CHEN Jing
（Iron-making Plant, Tianjin Iron & Steel Group Co., Ltd., Tianjin 300301, China）

The current situation of the archives management of project construction at Tianjin Iron & Steel Group (TISC) is introduced. Based on the achievement of project construction archives management at Tianjin Iron & Steel Group, the importance of project construction archives management is demonstrated. The author analyzes in depth the existing problems in management and puts forward opinions and measures to enhance the level of project construction archives management.

project; construction ; archives ; management

10.3969/j.issn.1006-110X.2014.05.019

2014-06-08

2014-06-25

陳靜（1960—），女，天津人，主要從事科技檔案管理方面的研究工作。