淺談項目管理的溝通管理

馮建剛

摘要：當代工程項目管理中，管理者要同項目團隊、業主、供應商、勞務分包、各專業工程分包以及政府相關部門、金融機構等等形形色色的個人和組織打交道，通過及時的信息交流和反饋控制項目進度和成本。良好的溝通獲取足夠的信息、發現潛在的問題、控制好項目的各個方面，無阻滯的溝通決定了項目管理的成敗。 關鍵詞：項目管理；溝通；協調

中圖分類號：TU71文獻標識碼：A

在多年的項目管理實踐中，對項目管理的溝通管理的重要性有切身感受。因此對建筑工程項目管理的溝通管理談幾點感想：

項目溝通管理

溝通是指兩個或兩個以上的個體或群體之間為達成共識而進行的信息共享過程，通常這一過程伴有激勵或影響行為的意圖。作為管理活動的重要組成部分，溝通管理是為了實現個人和組織目標而進行的管理信息交流的行為和過程，通過管理，使溝通活動的目的更加明確，更有計劃，渠道更加順暢。

二、工程項目溝通管理的重要意義

工程項目溝通管理是現代項目管理的重要內容,是工程項目管理的重要組成部分,貫穿工程項目建設全過程。項目溝通管理主要體現在以下三個方面:第一,信息的傳遞;第二,雙向的交流;第三,對方理解信息。

項目溝通的重要性不言而喻,然而正是這種大家都知道的思想方法和工作方法,卻又常常被人們所忽視。項目部內部良好的溝通環境可以使所有項目參與者真實地感受到溝通的快樂和績效。加強項目部內部的溝通,既可以使管理層工作更加輕松,同時還可以增強項目部的凝聚力和競爭力。因此,每個項目的管理者都應該從戰略意義上重視項目部的有效管理溝通,注重在項目部內構建有效溝通機制,以期使項目部的有效溝通更加順暢。項目溝通是解決各方面矛盾的重要手段,通過溝通可以解決技術、方法及程序中存在的矛盾和不一致。

三、項目溝通管理主要分成兩大部分,一個是項目管理團隊內部的溝通,另一個是項目管理團隊與外部環境的溝通。

（一）內部溝通

1、合作方面建立項目激勵機制。由于項目的特點，項目經理更應注意從心理學、行為科學的角度激勵各個成員的積極性。分工明確，各負其責，有分工有合作，必須互相配合。應形成比較穩定的項目管理隊伍，這樣盡管項目是一次性的、常新的，但項目部卻相對穩定，各成員之間相互熟悉，彼此了解，可大大減少組員間摩擦。建立公平、公正的考評工作業績的方法、標準，并定期客觀、慎重地對成員進行業績考評。

2、管理方面 項目經理作為項目中最高的責任者、組織者,是項目決策的關鍵人物,處于中心地位,必須認識溝通在項目管理中的作用。項目經理所做的每一件事情都包含溝通,項目經理沒有信息就不可能進行管理,而信息只有通過溝通得到。所以項目經理必須有很強的溝通意識。同時要掌握提高溝通有效性的基本原則,做到盡早溝通和主動溝通。盡早溝通和主動溝通要求項目經理有一定的前瞻性,定期和相關人員建立溝通,及時發現當前問題和潛在問題,采取有效措施,避免項目實施中不必要的損失。

3、技術方面 在工序的銜接上,以書面技術交底為主要溝通手段。有時為了爭取進度,通常是一道工序快完成時,下一道工序的施工工種就已經做好了施工準備,技術交底閱讀不及時,甚至有些施工隊根本不看,這樣的施工組織方式,導致兩個相鄰專業施工隊的口頭溝通很少。大家都是以圖紙、各自的技術交底為依據進行施工,上一道工序出現細小問題,在下一道工序不及時解決,一道拖一道,等問題凸現時,只能返工,這樣不僅浪費了時間,還浪費了人力、財力和物力,嚴重影響了工期,加大了成本。因此,在各道工序交接時,不但要有技術交底,相鄰施工隊之間還要有必要的口頭溝通,使出現的問題得以及時解決。

（二）項目部與外部環境的溝通

1、項目部與部門領導的溝通與部門領導的溝通在項目管理過程當中是不可避免的，由于目前中心的矩陣結構管理模式中，職能部門的權限要大于項目經理的權限，所以項目經理在項目管理中一定會不斷的和各職能部門經理打交道，同時項目經理還要定期的向本部門領導匯報項目情況，尋求項目支持。與部門領導的溝通有以下幾點需要注意： （1）.尋求支持的事件一定要簡練的描述清楚問題的關鍵所在，需要領導哪方面的具體支持，最好根據具體問題給領導1～3個選擇，并指出項目組傾向于哪個選擇，原因是什么，而不是把問題直接扔給領導。（2）.一定要清楚各級領導的權限和角色，解決問題時一定是要找到關鍵路徑上的關鍵領導，避免信息同時發布多個領導，造成領導之間的溝通成本加大，影響問題的解決效率，增加領導協調解決問題的難度。（3）.對于有些問題，不要一味的向領導妥協，不要一味的承諾實際不可能完成的項目工作，這既是對工作的負責，也是對領導、對項目部的負責。? ? 2、項目部與發包人之間的協調

發包人代表項目的所有者，對項目具有特殊的權利，要取得項目的成功，必須獲得發包人的支持。

項目經理首先要理解總目標和發包人的意圖，反復閱讀合同或項目任務文件。對于未能參加項目決策過程的項目經理，必須了解項目構思的基礎、起因、出發點，了解目標設計和決策背景，否則可能對目標及完成任務有不完整的甚至無效的理解，會給工作造成很大的困難。如果項目管理和實施狀況與最高管理層或發包人的預期要求不同，發包人將會干預，將要改變這種狀態。所以，項目經理必須花很大力氣來研究發包人的意圖，研究項目目標。

讓發包人一起投入項目全過程，而不僅僅是給他一個竣工的工程。盡管有預定的目標，但項目實施必須執行發包人的指令，使發包人滿意。發包人通常是其他專業或領域的人，可能對項目懂得很少，解決這個問題比較好的辦法是：使發包人理解項目和項目實施的過程，減少非程序干預；項目經理作出決策時要考慮到發包人的期望，經常了解發包人所面臨的壓力，以及發包人對項目關注的焦點；尊重發包人，隨時向發包人報告情況；加強計劃性和預見性，讓發包人了解承包商和非程序干預的后果。

項目經理有時會遇到發包人所屬的其他部門或合資者各方同時來指導項目的情況，這是非常棘手的。項目經理應很好地了頃聽這些人的忠告，對他們做耐心的解釋說明，但不應當讓他們直接指導實施和指揮相關組織成員。否則，會有嚴重損害整個工程實施效果的危險。

項目部協調與發包人之間關系的有效方法是執行合同。

3、項目部與監理的協調

項目部應及時向監理提供進度計劃、技術資料、材料進場報驗、材料試驗報告等，接受監理單位的監督和管理，搞好協作配合。項目部應充分了解監理工作的性質、原則，尊重監理人員，對其工作積極配合，始終堅持雙方目標一致的原則，并積極主動地工作。在合作過程中，項目部應注意現場簽證工作，遇到設計變更、材料改變或特殊上藝以及隱蔽工程等應及時得到監理人員的認可，并形成書面材料，盡量減少與監理人員的摩擦或正面沖突。項目部應嚴格地組織施工，避兔在施工中出現質量問題。與監理人員意見不一致時，雙方應以進一步合作為前提，在相互理解、相互配合的原則下進行協商，項目經理部應尊重監理人員或監理項目部的最后決定。

4、項目部與設計單位的協調

項目經理部應在設計交底、圖紙會審、設計洽商與變更、地基處理、隱蔽工程驗收和交上驗收等環節與設計單位密切配合，同時應接受發包人和監理工程師對雙方的協調。項目經理部應注重與設計單位的溝通，對設計中存在的問題應主動與設計單位磋商，積極支持設計單位的工作，同時也應積極爭取設計單位的支持。項目經理部在設計交底和圖紙會審工作中應與設計單位進行深層次交流，準確把握設計，對設計與施上不吻合或設計中的隱含問題應及時予以澄清和落實；對于一些爭議性問題，應巧妙地利用發包人與監理上程師的職能，避兔正面沖突。

5、項目部與材料供應商關系的協調

項目經理部與材料供應商應該依據供應合同，充分利用價格招標、競爭機制和供求機制搞好協作配合。項目部應認真做好材料需求計劃，并認真調查市場，在確保材料質量和供應的前提下選擇供應商。為保證雙方的順利合作，項目經理部應與材料供應商簽定供應合同，并力爭使得供應合同具體、明確。為了減少資源采購風險，提高資源利用效率，供應合同應就數量、規格、質量、時間和配套服務等事項進行明確。項目經理部應有效利用價格機制和競爭機制與材料供應人建立可靠的供求關系，確保材料質量和使用服務。

6、項目部與勞勞分包關系的協調

項目經理部與分包人關系的協調應按分包合同執行，正確處理技術關系、經濟關系，正確處理項目進度控制、質量控制、安全控制、成本控制、生產要素管理和現場管理中的協調關系。項目部還應對分包單位的工作進行監督和支持。項目經理部應加強與分包人的溝通，及時了解分包人的情況，發現問題及時處理，并以平等的合同雙方的關系支持分包人的活動，同時加強監管力度，避免問題的復雜化和擴大化。

7、項目部與其它政府相關職能部門的協調

項目部與其它政府相關職能部門的協調，項目部與政府部門打交道，應在嚴格守法、遵守公共道德的前提下，在確保自己工作合法性的基礎上，公平、公正地處理工作關系，提高工作效率。

四、使用有效的溝通方式

（一）正式溝通與非正式溝通

1、正式溝通是組織內部明確的規章制度所規定的溝通方式，它和組織的結構息息相關，包括召開的正式會議記錄、簡報、通知、公告。

2、非正式溝通指在正式溝通渠道之外進行的信息傳遞和交流。

（二）書面溝通和口頭溝通

（三）言語溝通和體語溝通

五、有效溝通的原則 （一）盡早溝通在項目管理中，很多人也知道去溝通，可效果卻不明顯，似乎總是不到位，由此引起的問題也層出不窮。其實要達到有效的溝通有很多要點和原則需要掌握，盡早溝通、主動溝通就是其中的兩個原則，實踐證明它們非常關鍵。 （二）主動溝通溝通是人與人之間交流的方式。主動溝通說到底是對溝通的一種態度。當溝通是項目經理面對業主或上級、項目成員面對項目經理時，主動溝通不僅能建立緊密的聯系，更能表明你對項目的重視和參與，會使溝通的另一方滿意度大大提高，對整個項目非常有利。 （三）保持暢通的溝通渠道

六、結束語總之，溝通是人際之間傳遞信息的過程，它對于項目取得成功是必不可少的。要做好項目每個階段的工作，達到預期的效果，就必須在項目內部以及項目部與外部環境之間建立溝通渠道，快速準確的傳遞信息從而達到各成員的協調一致；使項目成員明確各自的職責，通過廣泛和深入的溝通，找出項目管理的問題，并跟蹤控制問題的解決情況。因此，良好的溝通是做好項目管理工作、更好的實現項目目標的重要前提。