淺談高校二級學院行政秘書的工作

張歡歡

【摘 要】高校二級學院行政秘書的工作繁雜而關鍵，是保證二級學院正常運轉的不可或缺的重要力量，因此行政秘書要立足本職，不斷提高業務水平，同時要具備相應的職業素養，以便更好地為學院教學科研工作服務，為學院師生服務，為學院發展貢獻力量。

【關鍵詞】行政秘書 工作職責 工作特點 素質

在目前高等院校實行兩級管理的形勢下，高等院校的二級學院就成了一個集教學、科研、管理于一身的單位，二級學院辦公室則成了學院工作的窗口，行政秘書的工作在學校日常工作的各方面起著承上啟下的重要作用，因此行政秘書要充分認識工作的意義，理清思路、明確自身工作職責，做到上傳下達、溝通內外、協調各部，充分發揮參謀、助手的作用，做好二級學院辦公室的工作。

一、高校行政秘書的工作職責

（一）日常行政工作

行政秘書的工作繁雜，涉及學院各種事務，如整個二級學院教職工的考勤、季度和年度考核工作；二級學院的財務預算、經費的審批和報銷工作；資產的管理、辦公室內部文印事務辦理、辦公室文銷用品、辦公設備耗材的申購和發放等工作；內部信息收集整理和反饋工作、人事工作、檔案管理、公章保管和使用、辦理學院對外介紹信和證明信；上級來文、來電、來函的收發，處理及各類文件的存檔管理工作，做好保密工作；二級學院相關會議的籌備，做好會議通知的起草、發放，會議資料的準備，會場確認及布置，并做好會議記錄等工作；組織、安排、協調學院的綜合性工作；學院大型文體活動組織、宣傳報道工作；協調安排學院行政領導的重要工作日程并協助學院領道處理日常工作；對外聯系和接待工作；處理其他一些突發事件和臨時性事務，并及時向院領導匯報請示等等。

（二）教改、科研項目的組織申報工作

及時傳達教務處、科研處發布的教改和科研項目申報信息，協助各教研室完成教改、科研項目的申報工作；協助各項目主持人完成支撐材料的收集、匯總工作；協助領導做好各項評估工作的準備、完善和匯報工作等。

二、高校行政秘書的工作特點

（一）繁雜性

高校行政秘書的工作頭緒眾多、事務繁雜、范圍廣泛，小到會議的通知、文件的整理、辦公用品的分發等，大到學院各項政策的參與制定、教職工人員定編和配置、年終考核和業務考評等等的事情，同時還要兼任學院黨務、工會等工作，通常是包羅萬象，沒有定性，經常要在有限且規定的時間內完成幾項工作，每項工作都要認真仔細，確保高質量的完成。因此行政秘書必須要有高度的責任心，心思細膩，統籌安排，運用科學的工作方法，提高工作效率，保證工作質量。

（二）協調性

高校行政秘書的工作范圍廣，涉及部門多，行政關系縱橫交錯，不僅要協調二級學院內部各部門之間的工作，還要協調二級學院與學校其他各職能處室間的工作，甚至還要協調二級學院與校外實習單位之間的工作，這就需要行政秘書具備較強的溝通和組織協調能力，善于處理上下左右、校內校外、各部門之間的關系，確保學院工作與內外部門間的良好溝通、及時銜接、合理有序。

（三）參謀性

高校行政秘書不僅要做好平時的事務性工作，還要當好領導的參謀、助手。在工作中行政秘書要利用各種渠道和途徑深入到輔導員隊伍、教研室、各行政管理部門中去，了解各個部門的工作環節，熟悉師資建設、設備配備等情況，熟悉任課教師、行政管理人員的秉性，為領導決策提供最原始和準確的資料。但行政秘書只能參謀，不能擅權越權，不能摻雜私人觀念，辦事要公道正派，這就要求行政秘書要有極強的工作熱情，具備較好的觀察和分析能力，從客觀出發，實事求是，全方位多角度的考慮問題。

（四）服務性

雖然行政秘書的工作瑣碎、繁重、辛苦，但就是因為工作的不可忽視性才賦予了它更深的意義。行政秘書的工作是各院部、師生間聯系的重要紐帶，是學院全部教職工日常工作能正常有序運轉的重要保證，因此高校行政秘書要充分認識工作的意義，牢固樹立服務意識。行政秘書接觸的部門通常涉及院辦、人事處、教務處、科研處、學生處、資產處、財務處、宣傳統戰部、工會、黨委組織部、后勤集團、圖書館、各二級學院等相關行政部門，在工作中要做到及時溝通，相互理解，積極配合，注重全局，更好地為學院服務、為領導服務、為師生服務。

三、高校行政秘書應具備的素質

（一）具備堅定的政治思想素質

高校行政管理工作具有明確的政治方向性，作為直接為高校教學、科研工作和全院師生服務的行政秘書必須要貫徹黨的路線、方針、政策，具有堅定的信念和政治方向；遵守高校的各項規章制度；嚴格恪守職業道德，嚴守工作機密。

（二）具備行政管理工作的綜合能力素質

行政秘書的工作屬于管理工作的范疇，綜合性很強。行政秘書需要在工作的各方面加強理論學習，不斷提高專業業務水平，包括學習管理科學知識、信息科學知識、教育學、心理學、行政管理學、秘書學等知識，提高自身理論素質、紀律素質、道德素質、文化素質、心理素質；通過工作中的實踐鍛煉不斷提高自身文字水平、語言表達能力、溝通協調能力、觀察分析能力、組織執行能力等等。

總之，高校二級學院的行政秘書工作繁雜而又關鍵，行政秘書必須要正確定位，明確職責，勤奮好學，端正態度，樹立服務意識，兢兢業業，踏踏實實，認認真真的完成每項工作，更好地為學院師生服務，為學院的發展貢獻自己的力量。

【參考文獻】

[1]褚愛霞.高校行政秘書工作探究.管理觀察，2008（18）.

[2]劉愛敏.論高校院系行政秘書的素質要求[J].湖南科技學院學報，2008（10）.