準確把握項目標書中的客觀表達

準確把握項目標書中的客觀表達

■專家名片

黃浩明，中國國際民間組織合作促進會副理事長兼秘書長，2008年榮獲全國優秀慈善工作者稱號，2011年榮獲人民社會責任杰出貢獻獎。

不同資助機構對項目標書有著不同的設計要求，資助機構的要求可作為項目設計工作的指南和大綱。雖然由于機構要求不同，項目可行性報告的格式多種多樣，但其內容都很類似。一般來說，項目標書文件分為主報告和附錄。這里簡要介紹項目標書文件的主要內容與格式。

識別標書的基本內容和格式

1.項目標書的概要

標書的第一頁是整個標書文件最重要的部分，是所有重要信息的一個概述，旨在使評審者相信應當對這個項目提供支持。通常它包括項目名稱、實施地點、項目周期、項目投資（包括外援和當地配套資金）、實施機構、項目負責人和項目簡介。

其中項目簡介包括：問題——簡要陳述申請者發現并準備解決的問題或需要；解決辦法——簡要描述項目，包括采取哪些行動、有多少人受益、運作的方式、地點和持續時間、以及由哪些人辦理；資金需要——解釋項目所需的捐贈金額以及未來的資金渠道；組織及特長——簡要說明申請單位的名稱、歷史、宗旨和業務，并強調組織執行這份標書的能力。

2．項目實施組織的信息

標書的最后部分通常應附上組織的簡介。這部分簡要介紹機構的名稱、歷史、宗旨、組織架構、法定地位、資金來源、財務制度、聯絡方法、項目和專長等。這些信息能夠說明申請機構的專長，尤其是與標書中的事項有關的專長。這些陳述可以表明項目的設計符合機構宗旨，以及實施項目標書的能力。項目負責人的有關經驗、背景和履歷也可以一同附上。

3．項目結束語

標書應用一到兩段結束語，對捐贈實施后的情況進行展望。這部分內容可以提到可能采取的后續活動，讓出資人為申請機構的下次籌款請求做準備；也可以說明在沒有更多資助的情況下，項目將如何開展；或者為這次項目申請做最后的請求，例如簡要重申項目的重要意義、資金申請的必要性等。在這個階段可以使用略有情感化的語言。

明確項目的理由和背景

這一部分要舉出事實和證據，證明項目的必要性。其內容包括：

1．描述及論證項目的由來；

2．描述及論證實施項目的必要性或策略性；

3．陳述其它相關工作，分析它們與此項目的關系；

4．詳述項目對象與項目的情況，包括項目所在地的基線數據，例如地理位置、面積、人口、民族組成、交通通訊條件、生產力結構、自然資源、人均收入水平、教育及衛生狀況；項目將要解決的具體問題；有關的因果關系及結論；當地有助于問題解決的可用資源評價；

5．說明選擇項目對象與項目的原因。確定受益人群，明確提出項目目標群體以及相關篩選標準。簡述項目受益人情況，說明誰是最初受益人，目標群體與當地其它群眾存在的關系。在描述這些內容時要考慮五個事項（詳見表1）。

表1 ：說明選擇項目對象與項目的原因時應注意的事項

確保項目描述有效

這部分內容應當包括：目標、方法、人員配備、管理、評估和可持續性。目標和方法共同決定人員配備和管理方面的要求，后兩者繼而成為評價項目執行效果的核心標準。項目的可持續性直接取決于它能否成功以及能否吸引其他的支持。這5個部分共同描繪出整個項目互相關聯的景象。

1． 項目目標

項目目標包括總體目標和具體目標。總體目標應該具備長遠目的，比較概念化和抽象化。具體目標是可衡量的計劃效果，即在一定期限內，利用有限資源，針對前面分析的目標群體存在的核心問題，通過項目活動帶來的改變。具體目標必須切實、具體、確定、可衡量，并能夠在特定時期內實現。標書的設計者經常將具體目標與長遠目標相混淆。因此，一定要非常清楚地說明目標的具體內容，避免出現空話，成為紙上談兵。例如，可以使用數字、著重號或縮進空格解釋正文的目標。最重要的是設定切合實際的目標。避免承諾辦不到的事。

2．項目活動

目標闡述已經向出資人說明了項目可以實現的效果。因此，這一部分描述應說明如何實現這些目標、解決項目問題的方式、工作策略和行動路徑，分析選取這些活動的原因，說明主要活動內容及負責人員安排，制定活動的時間計劃表。這部分內容可以幫助項目評審者評判項目設計的可信度。

3．項目風險與管理

在此應闡述實施項目預期出現的潛在風險和相應的應對措施，以便將項目風險降到最低。這不僅可以體現項目申請機構對項目所采取的客觀、務實和科學的態度，還可以為資助機構提供決策依據。同時，這部分還要提供項目管理架構圖，以期說明受益人群如何參與項目管理和資金管理制度。

4.項目監督與評估

在標書中加入評估方案表明項目申請機構對實現目標的嚴肅態度。監測是一種管理手段，它根據制定的計劃來衡量、記錄實施的進程，因此，它是計劃實施的一部分。評估是根據規劃出的發展目標體系來系統地、客觀地分析實施活動的相關性、效率、效益及效用的過程。它同戰略規劃一樣，有助于非營利組織調整和改進其計劃。這部分也要說明受益人群及其它相關群體如何參與項目監測與評估，說明資助機構接收有關報告的時間。

5．項目預算

項目預算有3個重要功能，一是說明對單獨活動或者相關負責人資源的分配；二是說明為了實施計劃所動員的必要資源；三是確定預算最高限額，同時確定從收入角度講應該得到什么。這部分應該明細資金來源，包括申請金額、其它資助、申請團體、當地社區或政府配套等；還應明細支出預算。

準備項目預算時，可以列出所有與項目運作有關的人員和非人員事項。值得注意的是，不僅要列出項目被資助后出現的新費用，還要列出該項目分擔的管理性支出。項目預算中涉及的各項支出和對各項金額的計算應匯總成報表，以備標書撰寫，以及未來與資助方討論和匯報相關工作情況所用。

學會制作“項目目標金字塔”

以民政部2012年中央財政專項購買社會力量服務的標書為例，結構上共分為承接社會服務試點項目申請表、申報單位基本情況、項目方案、項目背景、項目預算、承接社會服務試點項目信息摘要表等五項，內容類似于國際標書，但設計形式有所差別。事實上，項目流程無論是國內的資助機構，還是國外的資助機構，其內容基本相同，只不過問題上略有合并，詞語略有改革。

標書中最難的部分是項目問題的提出，簡稱叫“項目問題金字塔”。做這項工作時要注意目標和任務的動詞關系，學會動詞的轉換關系，同時還要保證邏輯框架上的合理性。一般來說，制訂一個項目目標金字塔需要五個步驟：

(1)重新明確問題。

(2)確定最廣泛或者最重要的目標被放在頂端。比如，不能籠統地表述“北京空氣污染嚴重，霧霾天氣比較多”，還需要表述霧霾產生的原因。如此，前者就成為目標金字塔頂端最廣泛、最重要的部分。

(3)確定較低一級的目標，說明其所支持的對象。

(4)填充空缺的補充性目標。每個目標的層級都需要得到支持，并說明它們內在的邏輯聯系。

(5)確保所描述的關系具有邏輯性和全面性。

留心細節

1．項目周期與財政年度和稅收制度相關，一般國際上是3-5年，但國內通常是1年。

2．保證申請項目與招標機構性質要求的一致性。

3．慎重對待財務問題。在標書中可能會出現申請資金、配套資金和第三方資助資金，此時一定要注意披露信息的真實性；其次，項目活動和預算安排要前后一致，切記要專款專用，不能用打醬油的錢拿去買醋；另外，項目的考核、評估、審計工作要專業。

4．民政部提供的表格需要填寫機構的承諾。填寫這部分內容要確保客觀、真實，要量力而行。

5．如果草根NGO缺乏足夠的專業人員，可以聘請大學老師擔任顧問。

6．把專業語言轉化成公眾語言，再向政府提供標書時，英文應注意使用括號。

總之，項目標書的設計是一項非常專業和系統的工作，項目管理人員既需要有全局的觀念和理論的指導，也需要在實踐中不斷摸索、修正和學習；同時，學會與項目資助機構的溝通和交流，從根本上了解項目資助者的真實意圖和想法，從而提高項目中標率。