芻議文秘工作與檔案管理的一體化

姚新穎 （吉林省雙遼市人力資源和社會(huì)保障局 136400）

文秘工作具有較強(qiáng)的綜合性、專業(yè)性和實(shí)踐性。檔案管理是文秘工作的重要內(nèi)容。1文秘工作與檔案管理是相輔相成的密切關(guān)系，二者同時(shí)也是行政管理工作當(dāng)中的主要組成部分。與此同時(shí)，檔案管理工作也是文秘工作的一部分。實(shí)踐證明檔案管理工作離不開(kāi)文秘工作，因?yàn)椋瑳](méi)有文秘的前期準(zhǔn)備工作，檔案管理工作也是無(wú)法順利進(jìn)行的。有效地將文書(shū)、檔案實(shí)施體化管理是推動(dòng)辦公自動(dòng)化進(jìn)程的有效途徑。作做好文秘工能為檔案工作提供良好的條件，而檔案工作反過(guò)來(lái)對(duì)文秘工作進(jìn)行檢驗(yàn)，促進(jìn)文秘工作規(guī)范化。現(xiàn)就文秘工作和檔案管理一體化，談一些粗淺的認(rèn)識(shí)和看法。

一、文秘工作與檔案管理之間的相互聯(lián)系

文秘工作是文書(shū)、秘書(shū)工作的統(tǒng)稱，是組織部門日常工作的重要組織部分。它既是實(shí)現(xiàn)部門職能的重要手段，又是承上啟下，聯(lián)系內(nèi)外，溝通左右的紐帶，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作起著參謀和助手的作用。它的基本任務(wù)是：正確地建立文書(shū)處理工作秩序，及時(shí)、準(zhǔn)確、安全地處理來(lái)往文書(shū)；輔助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者處理日常活動(dòng)中的政務(wù)事項(xiàng)；密切機(jī)關(guān)之間、上下之間的聯(lián)系。文秘工作的任務(wù)同機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置和機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)如何使用而有所不同，其具體工作包括：文件收發(fā)、登記和處理、文件承辦和催辦檢查，文件起草和核稿，文件繕印和校對(duì)，文件傳閱和管理，文件清繳、移交和銷毀，文件立卷和歸檔，機(jī)要文件的傳遞，為領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)備和綜合參考材料，調(diào)查研究，會(huì)務(wù)組織，政務(wù)接洽，印信管理，人民來(lái)信處理，領(lǐng)導(dǎo)交辦事宜等。文秘工作與檔案管理存在著相輔相成的關(guān)系，檔案管理是文秘工作重要構(gòu)成部分；檔案工作離開(kāi)文秘工作的支持，有了文秘工作的前期準(zhǔn)備檔案管理工作才能夠順利實(shí)施。2現(xiàn)在的機(jī)關(guān)單位，一般都是秘書(shū)兼職檔案管理人員。因此，一個(gè)合格的文秘工作者，必須具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)。

二、文秘工作與檔案管理一體化的意義

相關(guān)文獻(xiàn)認(rèn)為文檔的一體化是信息化時(shí)代產(chǎn)物。所謂一體化就是指從公文處理與檔案管理的連續(xù)性與整體性規(guī)律出發(fā)，并與計(jì)算機(jī)技術(shù)有機(jī)地聯(lián)系按照相應(yīng)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)組成綜合性的管理系統(tǒng)，從而對(duì)公文處理與檔案的“存儲(chǔ)、控制、加工、傳輸”，實(shí)現(xiàn)對(duì)公文與檔案管理上的整體優(yōu)化。3文檔一體化的實(shí)現(xiàn)具有重要意義。它使檔案事業(yè)的關(guān)注焦點(diǎn)從文件實(shí)體轉(zhuǎn)向文件形成過(guò)程；從注重分散的個(gè)別文件的性質(zhì)和特征，轉(zhuǎn)向關(guān)注導(dǎo)致文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)職能、活動(dòng)、任務(wù)、事物處理和工作流程；從根據(jù)文件內(nèi)在價(jià)值或研究?jī)r(jià)值進(jìn)行鑒定，轉(zhuǎn)向宏觀鑒定形成者的主要職能、計(jì)劃和活動(dòng)，挑選出反映其主要工作活動(dòng)的文件加以保存；從對(duì)文件實(shí)體的整理、編目和保管，轉(zhuǎn)向根據(jù)信息系統(tǒng)和形成者在相關(guān)文件之間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行整理；檔案館從希望與文件形成機(jī)構(gòu)合作的“懇求”機(jī)構(gòu)，轉(zhuǎn)變成為一個(gè)監(jiān)督形成者及維護(hù)檔案文件活動(dòng)的審計(jì)機(jī)構(gòu)；檔案館建筑從文件保管基地轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)便于公眾利用各種文件的信息中心。4

三、實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案管理一體化的措施

對(duì)于文秘工作和檔案管理一體化實(shí)現(xiàn)而言，本文認(rèn)為要做好這樣幾個(gè)方面的工作。第一，是質(zhì)量管理意識(shí)的樹(shù)立。這是因?yàn)闊o(wú)論是文秘工作，還是檔案的管理工作，其過(guò)程中都要樹(shù)立質(zhì)量第一的觀念，明確自崗責(zé)任。第二，要制定與執(zhí)行質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。第三，要進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)地完善，進(jìn)行優(yōu)秀工作隊(duì)伍的建立。第四進(jìn)行有效管理制度的相關(guān)工作程序建設(shè)。第五引進(jìn)與運(yùn)營(yíng)現(xiàn)代的設(shè)備與技術(shù)。

綜上所述，文秘工作和檔案管理兩者間的關(guān)系是相輔相成的關(guān)系，并且二者還是行政管理工作中較為主要的組成部分又密不可分。檔案管理工作是文秘工作的一部分，也是提高文秘工作者綜合素質(zhì)的一個(gè)有效手段；在實(shí)踐工作中檔案管理工作是離不開(kāi)文秘工作的，如果沒(méi)有文秘在前期階段地準(zhǔn)備工作那么檔案的管理工作也是無(wú)法順利進(jìn)行的；有效地將文書(shū)、檔案實(shí)施一體化管理是推動(dòng)辦公自動(dòng)化進(jìn)程的有效途徑。并且認(rèn)為實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案管理一體化必須要樹(shù)立質(zhì)量管理意識(shí)，要制定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，要完善文秘與檔案的組織機(jī)構(gòu)并建立一支優(yōu)秀的工作隊(duì)伍；要建立較為有效地管理制度，規(guī)范相工作程序并依靠先進(jìn)設(shè)備與技術(shù)優(yōu)化文秘和檔案管理工作。

注釋：

1.陳建林主編.文秘與檔案管理[M].人民郵電出版社，2011.09

2.章俊豪. 文秘工作與檔案管理工作的關(guān)系[J].中外企業(yè)家，2013（33）

3.孫榮，楊蓓蕾，徐紅等著.現(xiàn)代辦公室管理.復(fù)旦大學(xué)出版社，2012.02.

4.陳祖芬主編.秘書(shū)文檔管理.中國(guó)人民大學(xué)出版社，2011.07.

[1]張瑞麗.現(xiàn)代文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接[J].中國(guó)科技信息.2011(07)

[2]惠芬，王永君.信息時(shí)代的文秘工作與檔案管理工作[J].寶雞文理學(xué)院學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版).2006(06)

[3]余紅梅.如何做好文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接[J].陜西檔案.2007(05)

[4]王瑛.實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化——提高企事業(yè)單位檔案質(zhì)量的思考[J].云南檔案.2008(04).