服務(wù)型社會(huì)中檔案人員素質(zhì)的現(xiàn)狀與對(duì)策分析

盧秀英

(四川農(nóng)業(yè)大學(xué) 檔案館，四川 雅安 625014)

所謂服務(wù)型社會(huì)，是指所有部門(mén)或行業(yè)，所有生產(chǎn)或消費(fèi)的運(yùn)行、管理與經(jīng)營(yíng)等均在服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)下以服務(wù)為理念、以服務(wù)為手段、以服務(wù)為形式、以服務(wù)為目的方能取得成功的這樣一種社會(huì)類(lèi)型。在這里，服務(wù)成為衡量當(dāng)代社會(huì)的運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)，服務(wù)貫穿于整個(gè)社會(huì)運(yùn)行之中[1]。檔案工作的本質(zhì)就是服務(wù),提供利用是基礎(chǔ)。因此在服務(wù)型社會(huì)中檔案人員所應(yīng)該具備的素質(zhì)是指檔案工作者在檔案工作崗位上所應(yīng)具備的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能以及各種素養(yǎng)的總稱(chēng)。檔案人員的素質(zhì)直接影響檔案工作的效率、質(zhì)量和水平，影響檔案文化的發(fā)展。檔案作為記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的一項(xiàng)重要工作。為了適應(yīng)現(xiàn)今的服務(wù)型社會(huì),檔案人員必須緊隨社會(huì)的發(fā)展,不斷提高自身素質(zhì)。

1 檔案人員素質(zhì)的現(xiàn)狀分析

1．1 缺乏憂(yōu)患意識(shí)

檔案管理人員由于工作性質(zhì)和職場(chǎng)環(huán)境的影響往往安于現(xiàn)狀，對(duì)工作缺乏主動(dòng)性、前瞻性、創(chuàng)造性，對(duì)自身工作未來(lái)的發(fā)展缺乏憂(yōu)患意識(shí)。但隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、管理方式多元化的出現(xiàn)給檔案管理人員的傳統(tǒng)觀念帶來(lái)巨大沖擊：

1．1．1 科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的沖擊

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用。資源共享，虛擬檔案和“無(wú)界墻”檔案館的出現(xiàn)。檔案管理工作遠(yuǎn)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理和科學(xué)發(fā)展的需要。這就使檔案管理職能和工作環(huán)節(jié)面臨重大挑戰(zhàn)。首先，未來(lái)檔案館的作用將由檔案的保管基地和利用中心轉(zhuǎn)化為檔案信息控制管理中心，其管理對(duì)象由案卷實(shí)體轉(zhuǎn)向信息內(nèi)容。檔案人員也不再是整天埋首庫(kù)房，而是通過(guò)操作計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)來(lái)管理動(dòng)態(tài)的檔案信息，維護(hù)其在運(yùn)轉(zhuǎn)和利用中的安全性、完整性和可靠性，履行一個(gè)信息管理員的職責(zé)。其次，檔案的手工管理方式越來(lái)越顯得無(wú)能為力，難以適應(yīng)信息化的要求，取而代之的是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和現(xiàn)代化。另外，由于計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的透明程度較高，檔案部門(mén)必須采用各種技術(shù)手段防止檔案信息被刪改、破壞及非法利用。先進(jìn)知識(shí)的嚴(yán)重短缺需要檔案管理人員充滿(mǎn)憂(yōu)患意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)各種專(zhuān)業(yè)知識(shí),不斷完善自我，充實(shí)自我才能與時(shí)俱進(jìn)。

1．1．2 檔案管理方式的多元化對(duì)傳統(tǒng)管理觀念的沖擊

目前，許多檔案館的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，自動(dòng)化程度不是很高。一方面，是因?yàn)闄n案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)差，沒(méi)有為學(xué)校的發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的主動(dòng)服務(wù)，檔案人員素質(zhì)制約了檔案現(xiàn)代化管理。另一方面，是由于計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備極少進(jìn)入檔案部門(mén)，現(xiàn)代信息技術(shù)手段，如高校數(shù)據(jù)庫(kù)、校園網(wǎng)絡(luò)等沒(méi)有切實(shí)應(yīng)用到高校檔案管理工作中。另外，長(zhǎng)期以來(lái)檔案管理方式主要以行政為主，根本沒(méi)納入法制管理、科學(xué)管理軌道。從庫(kù)藏來(lái)看，科研、具有時(shí)代信息、具有特色的歷史檔案、科技含量高的檔案所占比例很小，教學(xué)、行政管理方面的較多。這些狀況的改變就需要檔案管理人員摒棄傳統(tǒng)落后的觀念，學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和管理方法，密切關(guān)注學(xué)科前沿的學(xué)術(shù)發(fā)展動(dòng)向，增強(qiáng)自身的危機(jī)意識(shí)，不斷提高自身實(shí)力，真正融入到數(shù)字時(shí)代中去。

1．2 缺乏溝通能力

服務(wù)型社會(huì)中服務(wù)是一切工作的靈魂，而“溝通”是做好服務(wù)的關(guān)鍵。現(xiàn)在檔案管理人員在工作中嚴(yán)重缺乏溝通能力，主要表現(xiàn)在：第一，不能很好的與領(lǐng)導(dǎo)溝通，領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法全面了解檔案工作的具體情況，看不到檔案館的作用，意識(shí)不到檔案館存在的重要性，導(dǎo)致檔案館得不到領(lǐng)導(dǎo)重視。第二，檔案宣傳工作力度不夠，與兼職檔案員溝通少，很多制度流與形式、檔案工作不到位造成檔案收集不完整，整理不規(guī)范，從源頭上就不能保證檔案工作的質(zhì)量。第三，與利用者溝通受阻。管理人員缺乏“換位思考”的理念，對(duì)工作沒(méi)有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，在服務(wù)型社會(huì)中“溝通”是服務(wù)的主要形式，而檔案工作提供服務(wù)是主要工作內(nèi)容。因此，保證“溝通”渠道的暢通是做好一切工作的基礎(chǔ)。

1．3 缺乏工作熱情，引起職業(yè)倦怠

檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。它相比其他職業(yè)，更具枯燥性、復(fù)雜性、繁瑣性。而有一些單位重業(yè)務(wù)重發(fā)展，卻忽視了對(duì)檔案管理人員的重視。由于經(jīng)費(fèi)和管理體制問(wèn)題，檔案人員缺少培訓(xùn)、進(jìn)修的機(jī)會(huì)，知識(shí)落后，檔案工作缺乏先進(jìn)科學(xué)的管理模式，在職稱(chēng)評(píng)定、工資待遇上也體現(xiàn)出不平衡，難免產(chǎn)生失落感。因此，檔案工作人員更易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。對(duì)檔案工作喪失熱情對(duì)前途感到無(wú)望、情緒煩躁、易怒，對(duì)人和事漠不關(guān)心。工作態(tài)度消極、對(duì)檔案管理工作沒(méi)耐心、敷衍了事甚至經(jīng)常出錯(cuò)、對(duì)從事檔案工作的意義和價(jià)值評(píng)價(jià)下降，由于個(gè)人能力得不到發(fā)揮，人的創(chuàng)造性發(fā)揮不出來(lái)，很難出成果，沒(méi)有成就感。

2 檔案人員素質(zhì)提高的對(duì)策

2．1 加強(qiáng)人員的職業(yè)培訓(xùn)、培養(yǎng)理性的超前意識(shí)和具有一定的創(chuàng)新能力的高素質(zhì)人才

2．1．1 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高整體素質(zhì)

首先，提高領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)。高校應(yīng)配備有強(qiáng)烈責(zé)任心、思維具有前瞻性的領(lǐng)導(dǎo)干部。其次，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才的配備。檔案現(xiàn)代化管理離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)知識(shí)的應(yīng)用，無(wú)論是電子文件的歸檔和管理，還是館藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、檔案的網(wǎng)絡(luò)利用等，都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案知識(shí)的有機(jī)結(jié)合。第三，加強(qiáng)對(duì)在職檔案管理人員的培訓(xùn)。檔案現(xiàn)代化管理不能只靠計(jì)算機(jī)人員去完成。檔案部門(mén)除配備計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員外，還應(yīng)提高在職人員的計(jì)算機(jī)操作技能和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的應(yīng)用水平，有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)，采取有力措施，保證培訓(xùn)的效果。

2．1．2 培養(yǎng)理性的超前意識(shí)

檔案館應(yīng)預(yù)先制訂出中長(zhǎng)期計(jì)劃，有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，有意識(shí)的培養(yǎng)檔案管理人員的超前意識(shí)。超前意識(shí)是憂(yōu)患意識(shí)的理性表征，而憂(yōu)患意識(shí)是在深刻領(lǐng)悟客觀事物復(fù)雜性、文明進(jìn)步非線性基礎(chǔ)上的一種理性自覺(jué)，一種防患于未然的積極的心理醞釀和理智謀劃，同時(shí)也包含著對(duì)事物的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展道路所作的合理預(yù)見(jiàn)和科學(xué)判斷。這種思維實(shí)際上意味著對(duì)事物發(fā)展的超前應(yīng)對(duì)，是一種典型的超前意識(shí)的表現(xiàn)。

2．1．3 培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)

檔案管理屬于知識(shí)管理，檔案工作者不僅要有憂(yōu)患意識(shí)也要有創(chuàng)新意識(shí)，而創(chuàng)新也是所有知識(shí)管理者追求的直接目標(biāo)[2]。管理創(chuàng)新是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的轉(zhuǎn)換和社會(huì)財(cái)富轉(zhuǎn)化的過(guò)程。檔案管理必須利用自身優(yōu)勢(shì)，充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源，將關(guān)注的焦點(diǎn)從信息轉(zhuǎn)移到知識(shí)上，從知識(shí)存儲(chǔ)轉(zhuǎn)移到知識(shí)服務(wù)上。檔案管理創(chuàng)新就是為了最大程度地實(shí)現(xiàn)知識(shí)的轉(zhuǎn)換，將檔案事業(yè)各構(gòu)成要素更緊密地結(jié)合起來(lái)，綜合運(yùn)用各種知識(shí)尋求成功的管理經(jīng)驗(yàn)與規(guī)律，最大限度地滿(mǎn)足知識(shí)經(jīng)濟(jì)對(duì)檔案信息的需求。

2．2 創(chuàng)造良好的溝通環(huán)境、提高管理人員的溝通能力

這種溝通分為三個(gè)方面：第一，是與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案部門(mén)的溝通，檔案工作是一項(xiàng)綜合性工作，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，工作很難正常開(kāi)展。這一矛盾的解決，就需要依靠檔案工作人員積極努力，在工作中出成果出績(jī)效，引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注。同時(shí)定期與領(lǐng)導(dǎo)溝通，反映具體問(wèn)題，爭(zhēng)取合理的人員配備、必要的設(shè)備、充足的經(jīng)費(fèi)是發(fā)展檔案工作的基礎(chǔ)。第二，是檔案管理人員與利用者之間的溝通。檔案人員的素質(zhì)、服務(wù)態(tài)度、專(zhuān)業(yè)知識(shí)的熟練程度都直接影響檔案的利用率。現(xiàn)在高校除了要做好“教書(shū)育人”更多的要做好“服務(wù)育人”“管理育人”“環(huán)境育人”要做好這些都與檔案人員本身的服務(wù)質(zhì)量密切相關(guān)。在服務(wù)中實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，在檔案的利用過(guò)程中贏得公眾的認(rèn)可和信任，獲得重視和支持。第三，是檔案管理人員與平行部門(mén)溝通。檔案館的各種檔案都來(lái)源于各個(gè)平行部門(mén)，各部門(mén)具體負(fù)責(zé)各個(gè)部門(mén)材料的收集、整理、歸檔、信息錄入等基礎(chǔ)工作。因此，溝通、協(xié)調(diào)、宣傳的效果直接影響檔案工作質(zhì)量。這就要求檔案人員要從辦公室的紙堆中走出來(lái)，深入到各部門(mén)中去開(kāi)展各種宣傳，與相關(guān)人員及時(shí)溝通。“溝通”出一個(gè)“和諧”檔案工作氛圍，把高校檔案工作推向新的高度。

2．3 加強(qiáng)自我修養(yǎng)，提高管理人員自身的人格魅力

注重細(xì)節(jié)，平凡做起，檔案工作非常具體、工作量大、業(yè)務(wù)工作多且繁雜，還要去適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理方法，又難以出成績(jī)。久而久之就會(huì)產(chǎn)生職業(yè)倦怠[3]，因此，檔案管理人員要樹(shù)立正確的職業(yè)觀，保持積極向上的良好心態(tài)、增強(qiáng)自信心、客觀的認(rèn)識(shí)自我，調(diào)整自我認(rèn)知、學(xué)會(huì)駕馭壓力、合理調(diào)整情緒、增進(jìn)人際溝通，建立和諧的人際交往氛圍。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，它又不同于一般的服務(wù)性工作。它雖然不能通過(guò)服務(wù)對(duì)象直接創(chuàng)造服務(wù)價(jià)值，客觀存在的服務(wù)價(jià)值也不明顯，但它是檔案館管理面向社會(huì)、面向最廣大民眾的一個(gè)最直接也是最主要的窗口[4]。因此，檔案管理人員保持一顆平常心尤為重要，只有保持了一顆平常心，才能平心靜氣的面對(duì)檔案管理單一枯燥而又復(fù)雜、細(xì)致、繁瑣的日常工作。同時(shí)檔案人員還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感。在服務(wù)方式上，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，單一形式服務(wù)方式為多形式的服務(wù)方式。在服務(wù)過(guò)程中，檔案人員扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)、良好的服務(wù)能力、深厚的學(xué)術(shù)修養(yǎng)、胸懷全局的大氣、淡泊名利的底氣、文化修養(yǎng)的才氣形成獨(dú)有的人格魅力，這種人格魅力能夠產(chǎn)生特有的吸引力和感召力，從而提高服務(wù)的質(zhì)量、提升服務(wù)型社會(huì)的品質(zhì)。

綜上所述，在服務(wù)型社會(huì)形態(tài)下，服務(wù)是工作方式、服務(wù)是宗旨、服務(wù)是目的。充分提高檔案人員的服務(wù)水平、服務(wù)能力。最大限度的滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案利用的需求，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源利用率的最大化，是檔案管理工作的最高目標(biāo)。

［1］孫希有.服務(wù)性社會(huì)來(lái)臨[M].中國(guó)社會(huì)科學(xué)出版社，2010.

［2］彭波.論檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)[J].邊疆經(jīng)濟(jì)與文化，2006（4）.

［3］王云慶，苗壯.現(xiàn)代檔案管理學(xué)[M].青島出版社，2002．

［4］鄭惠萍.高校檔案館員倦怠探究[J].焦作大學(xué)學(xué)報(bào)，2009（3）.