外貿服裝跟單中大貨服裝的質量管理和跟進

蔣小明 葉甫榮

外貿公司的服裝跟單員是公司主要的質量管理和代表客戶要求的人員，因此如何處理好各方相互的關系并在跟單管理中抓住重點就顯得十分重要。

現根據我們在外貿服裝公司跟單過程中的實際經驗，認為應從以下幾個方面加強：

1 供應商的選擇

由于一家外貿公司同時和多家服裝工廠合作，操作著多個客戶的服裝訂單；一家服裝工廠也同時交叉生產多家外貿公司不同客戶不同品種的服裝產品；服裝工廠基本上屬于勞動力密集型的民營企業，一般生產規模不大，管理機構設置少，人員配備較緊張，管理人員身兼數職，基礎管理比較薄弱；服裝產品款式多，單子批量小、原輔材料雜，工藝流程長、管理環節多，質量要求高，產品從打樣到訂單完成的跨越時間長，但大貨訂單實際生產時間又要求比較短等特點。這些增加了其訂單的生產管理跟進和質量控制的難度。因此，對供應商的選擇和評價是非常重要的。

在實際的工作中，我們認為要從這幾個方面考慮：1）服裝企業應有一定的規模；2）質量管理機構健全；3）人員素質特別是技術和質量管理人員的素質水平達到一定程度；4）生產設施齊全，能滿足生產需要；5）以往供應的產品質量能滿足客戶要求。跟單員必須要明確認知不同客戶、不同服裝款式的類型和特點，不同工廠的管理和技術水平，從各方面綜合考慮，盡量選擇合理的供應商。

2 流程管理模式的應用

服裝跟單管理是一個系統的管理流程，它包含：從客戶要求的識別、樣衣制作、服裝生產過程的策劃、生產實施、服裝的檢驗和交付等。根據外貿服裝公司的接單程序和服裝工廠的生產流程，服裝跟單員的跟單流程可劃分為樣衣和大貨服裝生產2個方面：

樣衣生產過程：初樣（或首樣）→修改樣→推銷樣→產前樣（或 PP樣）→生產樣或跳碼樣→船頭樣→大貨留樣。

大貨生產過程：大貨生產前期→大貨生產中期→大貨生產后期。

從以上流程可以看到，服裝跟單工作多而復雜，對跟單人員的知識面要求寬而廣，要求跟單員不但掌握服裝生產、技術要求，還要掌握相應的管理要求和方法。掌握流程管理知識是跟單員能圓滿完成工作的基礎。

3 大貨服裝生產過程的控制

按照服裝工廠生產流程可將大貨服裝生產階段劃分為前期、中期、后期3個階段。因為大貨每個階段的進度和質量跟進的好壞，直接影響著整個服裝工廠生產流程是否能按時按質按量完成，所以外貿公司服裝跟單員要圓滿完成任務，就必須做好這3方面的工作。

3.1 大貨前期生產階段

大貨前期生產階段是指從客戶正式下訂單簽合同開始，到服裝工廠的各種大貨面輔料準備結束。客戶對產前樣（或PP樣）已確認，工廠生產樣或跳碼樣已制作完成，準備進入面料開裁和縫制的階段。

跟進的內容和重點：首先要核對資料。外貿公司服裝跟單員收到訂單資料后，務必仔細查看資料，結合以前各個階段的樣衣資料，查看從樣衣的尺寸→修改意見→面輔料種類→印繡花資料→輔料的車法和位置→包裝方法→裝箱資料→產前樣和船樣的交期等資料是否完整準確。因為訂單資料是跟進訂單的依據，只有完整的資料才能確保訂單的跟進工作；其次，制定跟單計劃。制定科學合理的的跟單進度計劃是成功跟進的前提，所以要根據訂單交貨時間和工廠的實際情況，初步計算從服裝工廠面輔料準備和到廠檢驗→產前樣、生產樣或跳碼樣的制作和確認→大貨生產→大貨后整理的時間，列一個初步的各階段完成時間表，然后根據不同階段不同側重點跟進；第三，跟好大貨面輔料進度、數量和質量。做好大貨面輔料樣的顏色、品質等的核對和抽檢，樣衣的跟進和檢查。

3.2 大貨中期生產階段

大貨中期生產階段是指整個訂單從正式進入縫制階段開始，到約70%～80%衣服完成所有的縫制工序，進入整燙查驗階段為止。

跟進的內容和重點：抽檢工廠所做服裝的縫制質量→輔料訂法和位置→整燙的外形是否美觀和符合要求→線頭是否處理干凈→成衣尺寸是否在允許范圍→定制的膠袋和箱子是否正確→及時挑選船樣。同時做好質量和尺寸記錄，寫好初期驗貨報告，按客人要求的顏色和尺碼挑選船樣。因中期進度作為頭尾銜接的中間段，占據的時間與內容都是整個生產階段比重最重的，也是最關鍵的跟進階段[1]。因此對于不同的訂單，中期生產進度跟進的難點與重點不同，要根據具體情況區別對待。對外貿公司的服裝跟單員來說，要求盡快熟悉產品的整個生產流程，充分了解整個訂單的生產進度和每道工序的生產難點，對一些容易出問題的關鍵點進行重點質量跟蹤和抽查，對關鍵工序一定要增加抽檢頻率，及時將發現的問題反饋工廠，并跟進解決的辦法，盡量將問題消滅在出現的萌芽狀態。

3.3 大貨后期生產階段

大貨后期生產階段是指大貨服裝完成80%的縫制工序，進入整燙、檢驗、包裝，直至裝箱送貨進倉的過程。

跟進的內容和重點：服裝的抽檢和檢查→吊牌、貼紙等輔料用法是否無誤→衣服包裝是否正確→裝箱是否符合要求、箱子高低如何→箱嘜填寫是否正確→送貨日期和送貨地點→挑選大貨留樣，認真書寫中期或終期驗貨報告。這個階段跟進的重點還是服裝工廠的生產進度和質量。如果跟進的服裝工廠前期與中期的進度和質量控制的好，那么后期跟進就相對輕松些，但也不能掉以輕心，要認真地做好尾部的質量監控，把好進度關的同時把好質量關。尤其是最后生產階段，是產品成品檢驗出貨前把關的關鍵階段。如果前期與中期進度和質量控制不好，則將生產的壓力延續到尾部，后期生產將困難重重[1]。這時有的工廠要臨時找外發工廠加工，或要連續加班和開通宵來進行趕貨，不得已還要進行空運，這樣既要承擔賠付空運費，又要影響衣服的質量，從而引起客戶的索賠。如果因為各種原因而不幸導致后期生產進度延誤，作為外貿公司服裝跟單員一定要盡早了解情況，一方面要協助工廠積極采取各種措施來解決，另一方面應盡早告知公司業務員，讓其及時與客戶溝通，爭取客戶的諒解，協商適當延長交貨期，以確保按質按量按時的圓滿交付訂單。

4 跟單的注意事項

外貿服裝跟單員在整個服裝的跟單過程中，要注意3個問題：一是合理抽檢。在對服裝進行抽檢時，要根據不同工廠的技術水平、不同服裝款式的類型、特點、大貨數量等，對其按照不同比例抽取一定的數量來進行檢查；要根據不同的生產階段進行初期、中期和終期的查貨抽檢，以便及早發現問題，解決問題。每次的抽檢結果，均要認真書寫書面驗貨報告一式二份，并讓工廠有關人員簽字；二是注意溝通，避免對立。在檢查各個階段的樣衣和抽檢大貨服裝的過程，也是外貿公司和服裝工廠保持密切良好溝通的過程，大家都應在相互合作和尊重對方的基礎上進行友好溝通。在對存在問題的描述時，應特別注意文字的措詞，用對方容易接受的語氣，既要明確指出存在的問題及嚴重性，也要提出要求對方改進的目標。四是多與自己公司的業務員溝通。在跟單過程中，對樣衣和大貨訂單的進度要及時匯報，對存在的問題要及時溝通，以取得業務員的理解、支持，以便保持同客戶的及時溝通。如果客戶對大貨有反饋意見，要及時總結經驗教訓，以避免下次重蹈覆轍。在和不同的工廠接觸的過程中，要注意留心觀察和積累，在服裝的報價、質量、交貨及時性和做單配合等方面要多方聯系和比較，盡量尋找和服裝款式相適合的供應商做單，平時還需留心是否還有其他更合適的供應商作為儲備。

[1]莊鵬姬.服裝跟單員全程跟進生產進度的重點與技巧[J].針織工業，2012（1）：58-59