云歸檔——云環境下新的歸檔方式

黃新榮龐文琪王曉杰

（1.南京大學信息管理學院，江蘇南京，210093；2.西北大學公共管理學院,陜西西安，710127；3.陜西省檔案局，陜西西安，710100）

IT技術日新月異，云計算、大數據等新技術不斷涌現，基于信息技術的電子文件管理也不斷地發展，云存儲、檔案云等新的電子文件管理概念已不僅僅是在概念階段，而且開始被眾多公司和檔案館探索實踐。云計算強調服務的理念，其所具備的巨大優勢為數字檔案館建設提供了新的發展途徑，而在其基礎上衍生出的云歸檔（Cloud Archive）成為眾多企業和機關檔案室使用“云”的最佳方案。什么是云歸檔？能否將云歸檔作為檔案部門的新型歸檔方式？本文試圖通過對國內外云歸檔的實踐進行分析，探索云環境下檔案管理的新模式。

1 云歸檔

1.1 云歸檔的定義

歸檔一詞，大家并不陌生，在我國是指業務部門將辦理完畢的文件進行整理后向檔案部門移交的過程。這一過程完成了文件向檔案的轉化，一般是由業務或文書人員向機關檔案工作人員或檔案室移交。在網絡環境下，歸檔往往表現為工作人員將業務系統中（如OA系統）處理完畢的電子文件向電子檔案管理系統移交。不論是OA系統，還是電子檔案管理系統，其一般的運行模式都是由各單位自己購買服務器，運行相應的軟件系統，自己對系統進行維護，這是典型的網絡歸檔形式。伴隨著云計算的出現，云歸檔逐漸被人們所重視。

云歸檔是在云計算的基礎上衍生出的一種新的檔案網絡歸檔形式，由云計算服務提供商按照檔案管理的政策要求，遠程地為用戶提供安全的存儲、歸檔服務，以滿足用戶長期保存電子文件的需求。其和網絡歸檔的最大區別在于用戶所使用的電子檔案歸檔服務是由云計算服務商所提供的，所有的硬件維護、軟件運行、系統備份等操作，都由專業的云計算服務商來提供，檔案用戶只是租用云計算服務商所提供的服務。檔案用戶只需要一臺電腦、一條網線就可以接入云歸檔系統，完成復雜的操作，再不需要購買昂貴的服務器及管理軟件。

1.2 云歸檔和云備份的區別

和云歸檔相關的另一個概念是云備份（Cloud Backup），但云歸檔與云備份是完全不同的。全球網絡存儲工業協會（SNIA）對兩者的區別給出了如下的解釋：“對于云備份來說，云計算是一種備份數據的簡單存儲，而對于云計算歸檔和存儲來說，云計算是執行具體操作的所在，以便于確保數據的長期存儲、保存以及存在?！保?］云備份是在正本損毀或崩潰時用于恢復數據，而云歸檔是為了滿足將來企業查詢的需要或者遵從數據管理政策，如合規性審計（compliance audit）的需要而進行的。兩者的區別見表1。云備份不能取代云歸檔，云歸檔也不能取代云備份，兩者各有側重。

1.3 云歸檔的優點

和傳統的網絡歸檔相比，云歸檔具有非常多的優勢：

1.3.1 低成本

云歸檔代替傳統的磁帶、磁盤等離線歸檔方式，可以極大地降低檔案管理者歸檔工作的成本投入。以云的方式進行歸檔工作，檔案管理方只需根據合同向云服務商支付相應的服務費或流量費，而無需購買服務器等昂貴的基礎設施，同時也就減輕了檔案管理方的庫房壓力。此外，云歸檔產品的開發、升級、維護工作也全部交由專業的云服務商完成，檔案管理方無需配備專業人員，減少了相應的人力投入。

1.3.2 海量存儲

云歸檔以Internet為基礎，采用云存儲等技術，可以為檔案管理者提供幾乎無限的存儲空間。隨著電子文件產生數量的迅猛增長，每個檔案管理者所需要的存儲空間也在迅速增加。在傳統的網絡歸檔方式下，檔案管理者需要自己不斷購買磁盤陣列、磁帶庫等產品，以滿足自己不斷增大的存儲需求。而在云歸檔的方式下，云服務商可以根據檔案管理者的存儲需求動態地分配存儲空間，節省了檔案管理者的開支。

1.3.3 低風險

云歸檔服務商可以為用戶提供穩定安全的數據歸檔服務，授權用戶可以通過任一聯網設備上傳歸檔電子文件、進行檔案檢索，而無需擔心因本地機中毒、崩潰等問題所造成的數據泄密、丟失。此外，云歸檔服務商還通過多種數據保護技術（如：Autonomy公司采用不同格式將數據同步寫入不同物理設備并位于不同位置，這樣即使整塊磁盤丟失也無法獲取任何有用信息）、權限管理和加密技術（如：Symantec公司使用一個256位的AES密鑰對數據存放過程加密）等方式來不斷提升云歸檔的安全性。不僅如此，云歸檔服務還具備有較強的災備能力，一旦存儲歸檔數據的云遭到破壞，服務商就會用異步云的備份即時遠程恢復數據。

1.3.4 功能豐富

云歸檔服務能夠滿足客戶多種媒體形式的數據存儲需求，適應了多媒體時代的數據存儲要求。它以統一的歸檔平臺為基礎，可以實現數據的動態實時檢索，利用數據生命周期管理的功能將訪問量較少的信息從主站點分離，提高數據檢索速度。同時，還具備有全部歸檔數據（包括電子郵件、文件、SharePoint、IM、數據庫等）的重復數據刪除功能，節約了存儲空間，提高了檢索結果的準確率。此外，服務商內置的數據分類服務可以根據信息的價值、隱私性自動對數據添加背景數據和相關信息，從而提高了檢索結果的查全率。

由上可見，云歸檔具有成本支出低、存儲容量大、存儲風險低、服務功能豐富等優勢，這種歸檔模式一經推出，就得到了企業檔案管理者的積極響應，美國的一些公司紛紛租用云歸檔產品。而我國的檔案管理部門也已經發現了云歸檔這一模式的發展潛力，正在積極推進相關產品的研制工作。

表1 云備份與云歸檔的對照表

2 云歸檔的發展狀況與模式

云歸檔是近年來隨著云計算的發展而發展起來的新的檔案管理模式，在美國和我國都是新生事物，仔細對比美國和我國的云歸檔，發現其有許多區別。

2.1 美國的公司化云歸檔

在美國，進入網絡時代后，很多業務逐漸在網絡上進行，許多公司對于數據的備份很重視，花重金購買一些IT公司的災備系統，如EMC公司的Avamar Data Store系統和IBM公司的Business Continuity and Resiliency Services（BCRS）服務，以保證業務系統能24小時不間斷地運行。但對于歸檔并不重視，認為所有資料都可以在業務系統中進行查詢，并且通過災備系統，可以防止業務數據的意外損失，就可以不用歸檔了。但隨著2002年薩班斯·奧克斯利(Sarbanes-Oxley)等法案的出臺，為了滿足法規遵從和審計的需要，人們開始逐漸認識到歸檔和備份的區別，備份并不能代替歸檔，因而獨立的適合的法規遵從的歸檔系統被開發出來，開始被一些上市企業歸檔重要的業務文件。2006年以后，隨著云計算的發展，災備系統從傳統的網絡發展到云備份，同樣，網絡歸檔也向云歸檔發展。當前，美國多家公司提供了云歸檔服務，如i365（希捷公司）、Nirvanix公司、Sonian公司、M imecast公司等，其中以Iron Mountain、Autonomy兩公司的產品最具有代表性。

Iron Mountain（鐵山）公司于2009年初首推名為“虛擬文件存儲（VFS）”的云存儲空間，虛擬文件存儲上有一個能夠將通用互聯網文件系統（CIFS）或者網絡文件系統（NFS）共享給客戶端的設備，當數據存放到那個共享設備上時，它們會根據ACL、審計跟蹤以及校驗碼的不同，將一個內部的鏈路傳送到Iron Mountain公司的在線數據存儲上。另外一些虛擬文件存儲（VFS）的特性使得它成為云歸檔市場上一個重要的角色，這些特性包括將數據標記為在設備上僅讀/一次寫，多次讀（WORM）、根據設備上策略加強數據生命周期管理、嚴格的訪問控制以及強有力的審計報告功能等。虛擬文件存儲沒有搜索功能，不能基于內容搜索不能做重復數據刪除操作,其還不具備云歸檔平臺的所有的功能，但卻是指出了將云平臺和歸檔結合起來的發展路徑。

作為惠普的子公司，Autonomy于2012年上市了一套包含歸檔、電子發現、高容量擴展等多種功能的特制惠普 Autonomy 系統套件［2］。該產品以惠普智能數據操作層（IDOL）為基礎，提供了金字塔似的一系列數據歸檔產品和服務，包括有郵件歸檔、即時通訊（IM）歸檔、文件歸檔、微軟SharePoint以及結構化數據庫歸檔等功能，可對結構化和非結構化的信息進行分析，在數據傳輸到數據中心之前實現重復數據刪除。此外，該系統還擁有Autonomy的私有云和Autonomy Digital Safe云存儲的高容量存儲空間支持，可在任何負載下進行容量擴充。惠普Autonomy系統充分地融合了惠普基礎架構與Autonomy IDOL功能，為客戶提供了穩定的數據保護、高速的數據檢索、強大的容量擴展等市場領先的產品功能?，F在，全球已經有上百家公司使用Autonomy公司的產品。

2.2 我國數字檔案館主導下的云歸檔

隨著云計算技術的發展，國內已經有多家檔案館在開發基于云平臺的數字檔案館方案。其中，陜西省數字檔案館建設方案依托電子政務網絡，采用云計算技術，提出建設以陜西省檔案館為主體的數字館云平臺，以此平臺為依托，開發覆蓋全省各市縣檔案館的數字檔案館系統，各區縣檔案館不用再開發自己的數字檔案館系統，僅通過政務專網就可以接入該平臺，擁有自己的虛擬數字檔案館。同時，還開發了省直機關虛擬檔案室，可以讓省直機關檔案室的工作人員通過電子政務網絡接入數字檔案館云平臺，開設自己的虛擬檔案室，對自己機關形成的數字檔案和電子文件進行歸檔、著錄等工作，即實現云歸檔［3］。

在該數字檔案館的云平臺上，開發適合機關檔案室使用的虛擬數字檔案室，各機關檔案室也不用再購買昂貴的服務器和軟件系統，僅使用一條網線就可以接入云平臺，實現云歸檔。該虛擬檔案室可以支持電子文件的歸檔、電子文件著錄、電子文件元數據管理、電子文件的在線查詢等一系列功能。由于公文類型不同，需要著錄的元數據不同，著錄業務流程也不同，針對此特點，該平臺可以由機關檔案室對著錄流程、元數據進行靈活定制。但同時由于機關檔案室的檔案，最終要向省數字檔案館移交，又要求虛擬檔案室與省數字檔案館之間的數據和技術保持一致，符合省檔案館數字檔案管理規范。

相比國外的商業公司開發的云歸檔系統，國內檔案館在數字檔案館云平臺上開發的虛擬檔案室系統，更加符合國內政府機關檔案室的使用。該虛擬檔案室投入使用后，將會極大地節省政府各機關在IT方面的投入，也符合我國文件檔案管理的流程，實現政府機關的OA系統和虛擬檔案室、數字檔案館等的一體化管理。而國外的云歸檔系統一般都是由云計算服務商開發，依賴云存儲平臺，提供商業服務，競爭激烈，滿足了上市企業對長期保存合規文檔的需求。

3 云歸檔發展展望

隨著云計算技術的發展，以電子文件為管理對象的檔案管理，也會受云計算技術的發展而改變，其中云歸檔就是其中的一種。從本質上看，云歸檔和傳統的歸檔工作沒有太大的區別，都是將工作中處理完畢的有保存價值的文件集中保存，以備日后查詢的需要。隨著網絡時代的到來，電子文件的數量迅猛增長，對電子文件的歸檔已經成為歸檔工作的重點。而對電子文件的歸檔，往往需要依賴管理系統，需要投入比紙質檔案更多的資金和技術投入，所以在選取歸檔模式時，必須考慮技術、使用成本、可靠性等諸多因素，以最低的成本，實現檔案管理的目標。云歸檔正是在這種背景下產生的，代表了將來電子文件管理的發展趨勢。

當然，云歸檔無論對于中國還是美國，都是一個新型的模式，其發展還不夠成熟，有人對其安全性、可靠性還有質疑，許多人是處于觀望的狀態。當前人們對云歸檔的質疑主要表現在兩個方面：

一是云歸檔的安全性問題。安全問題，一直是電子文件管理關注的焦點，人們的顧慮主要在兩個方面：第一，歸檔信息會不會意外丟失？由于云存儲往往采用將一個文件分成塊，而每塊存放在多個服務器上的文件管理機制，從理論上看，云歸檔要比一般的網絡歸檔安全。加之云歸檔平臺由專業的IT公司進行維護，即使采用云歸檔系統，IT公司也往往使用云備份來防止系統出意外。因此，云歸檔要比企業自己管理服務器安全。第二，歸檔信息會不會被非法訪問？由于電子文件屬于企業或機關自己工作中形成的重要文檔，往往具有機密性，而采用云歸檔系統后，由于信息不是放在自己的服務器上，甚至不知道其放置的物理位置，一旦被非法訪問，就會造成信息泄密，造成巨大的損失。針對此問題，提供云服務的公司也采取了多種措施來加以保證，主要有高級數據保護技術和加密技術。如我國的云歸檔平臺，用戶必須要擁有相應證書和口令，并且必須通過政務專網才能進入虛擬檔案室。國外的商業云歸檔平臺，除了使用證書口令管理外，一般都使用VPN加密通道才能訪問云歸檔系統。并且在云歸檔系統中，對文檔采用加密技術保護所有用戶數據并為每位用戶分配一個256位高級的加密標準（AES）密鑰。M imecast為每位用戶分配一個用戶號，并把他的數據也標記上該用戶號，用戶只能查看有一致用戶號的數據［4］。Autonomy公司允許檔案管理者可以追蹤文檔放置的物理位置或者指定存放的服務器，而不像一般的公共云那樣，不知文檔的存放物理位置。系統對每個文檔的訪問都有嚴格的文檔訪問記錄。通過這些技術手段，來保證文檔的安全性。

二是云歸檔服務的可靠性問題。由于云歸檔是第三方的公司提供的，所以一旦提供云歸檔的公司出現營運問題，也會造成存在于云中的電子文件丟失或無法訪問。要解決這個問題，國外一般是是采用服務水平協議（service level agreement，簡稱SLA）的方式來對提供云歸檔服務的公司進行制約。如Autonomy公司所提供的SLA涵蓋了數據訪問、數據寫入磁盤和目錄的速度，數據查詢的速度等許多方面。

通過嚴格的服務水平協議，以及嚴格的安全性管理，國外的云歸檔服務市場正日漸成熟。而我國提供云歸檔服務的數字檔案館平臺，則依賴電子政務云平臺建造，其比商業公司更具有可靠性。因此，從發展的角度來看，云歸檔的風險會越來越小，而其優勢會越來越突出，讓企業和機關無法在“云”前止步不前。

注：該文系陜西省教育廳研究項目（編號：12JK0314）和江蘇省2012年度普通高校研究生科研創新計劃項目（編號：CXZZ12_0074）的階段性成果。

［1］云歸檔是否適應你的應用環境？［EB/OL］http://www.enet.com.cn/article/2012/0723/A20120723140358.shtm l.［2013-9-3］.

［2］Ron Scruggs.云歸檔技術：在最好的云服務提供商中選擇最好的特性［EB/OL］.http://www.searchstorage.com.cn/show content_37828.htm.［2013-9-3］.

［3］黃新榮，王曉杰等.云環境下我國數字檔案館建設模式研究［J］檔案與建設.2013(6):(4-15).

［4］Todd Erickson.云歸檔：合規數據的安全很重要.［EB/OL］：http://www.searchstorage.com.cn/show content_52535.htm.［2013-9-3］.