淺談地鐵工程施工單位檔案管理

王素娟WANG Su-juan

（中鐵十二局集團(tuán)第七工程有限公司，長(zhǎng)沙 410004）

（The 7th Engineering Co.，Ltd.of China Railway 12th Bureau Group，Changsha 410004，China）

0 引言

隨著我國(guó)城市建設(shè)的快速發(fā)展，地鐵成為一種城優(yōu)化城市布局，解決城市交通問題的有效手段和必然趨勢(shì)。

地鐵，狹義上專指在地下運(yùn)行為主的城市軌道交通系統(tǒng)，但廣義上通常涵蓋了都會(huì)地區(qū)各種地下與地面上的高密度交通運(yùn)輸系統(tǒng)。本文講的地鐵主要是指狹義的地鐵。地鐵工程是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)、投資力度大、技術(shù)密集的工程，主要涉及到城市規(guī)劃、交通規(guī)劃、消防和安全等多個(gè)行業(yè)。地鐵檔案主要包括地鐵從項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和竣工驗(yàn)收等全過程，從而產(chǎn)生具有保存價(jià)值的文件檔案。地鐵檔案是各建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、質(zhì)檢等單位工作的真實(shí)體現(xiàn)，是工程建設(shè)不可分割的重要組成部分，是工程改建、擴(kuò)建、維護(hù)、管理和交付使用的重要依據(jù)。

1 施工檔案的重要意義

地鐵工程檔案作為工程驗(yàn)收和工程運(yùn)行保證的重要文件，不僅在地鐵建設(shè)過程中具有重要作用（質(zhì)量評(píng)定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與工程驗(yàn)收等），而且在地鐵建成后的運(yùn)行、管理工作中也是不可缺少的依據(jù)。借助檔案，人們可以查詢、了解、掌握工程過去的狀況資料，尤其是在建立工程質(zhì)量終生制的今天，檔案的憑證作用尤為重要，如果忽視檔案管理，造成檔案資料的殘缺或不準(zhǔn)確，將直接影響檔案資料作用的發(fā)揮。因此，施工單位務(wù)必提高對(duì)各階段檔案資料的原始記錄、保存及管理，保證施工檔案的及時(shí)性、準(zhǔn)確、完整性、真實(shí)、規(guī)范、美觀。

2 地鐵工程施工檔案主要內(nèi)容

地鐵工程施工單位竣工檔案主要包括以下部分：

2.1 施工技術(shù)管理文件 包括：中標(biāo)通知書、施工合同、工程概況、施工組織設(shè)計(jì)及審批文件、施工方案及相關(guān)的技術(shù)措施、技術(shù)交底、施工技術(shù)總結(jié)、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更及工程洽商記錄、質(zhì)量監(jiān)督登記卡、工程測(cè)量記錄文件、工程質(zhì)量事故記錄文件、竣工驗(yàn)收文件等。

2.2 質(zhì)量控制資料 質(zhì)量控制資料主要包括進(jìn)場(chǎng)原材料、構(gòu)配件、器具及設(shè)備等的質(zhì)量證明文件、試塊的見證送檢、隱蔽工程檢查記錄、工序交接檢查記錄等。

2.3 質(zhì)量驗(yàn)收資料 質(zhì)量驗(yàn)收資料是對(duì)施工項(xiàng)目進(jìn)行單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程及檢驗(yàn)批的劃分，再逐級(jí)對(duì)工程質(zhì)量做出評(píng)定的資料。主要包括：竣工圖、工程管理資料質(zhì)量保證資料、單位（子單位）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。

3 工程檔案的編制、收集、整理及移交

3.1 工程檔案的編制 ①填寫要規(guī)范。施工單位在項(xiàng)目成立初期就應(yīng)該備齊與工程相關(guān)的各類規(guī)范、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，使文件從項(xiàng)目開始規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，在施工過程中嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來編寫材料。工程資料中的編制單位、日期和頁(yè)碼標(biāo)準(zhǔn)要準(zhǔn)確，文件題目表述要完整，包括清晰的工程名稱、專業(yè)名稱和文件內(nèi)容等必備要素。而且要使用耐久性強(qiáng)的碳素墨水、藍(lán)黑墨水的鋼筆進(jìn)行書寫材料，這樣才能保證字跡清楚。避免因?yàn)槭褂靡淄噬募t色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等造成字跡模糊。②簽字蓋章符合要求。責(zé)任人簽字部位必須由責(zé)任人本來按照身份證上的名字簽名，不準(zhǔn)使用化名更不準(zhǔn)代簽，需蓋章部位必須簽章都齊全，不能使用印章代替簽名。需要蓋章的歸檔文件，就要公章清晰，蓋章時(shí)避免蓋在沒有正文、只有編制單位和日期的頁(yè)碼上。③改錯(cuò)要符合要求。資料原則上禁止涂改，但是在施工中難免會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，正確的涂改方法是將錯(cuò)誤用斜線劃掉，再在其右上方填寫正確的文字或數(shù)字，禁止使用修正液、膠帶、刀片等工具涂改。

3.2 工程檔案的收集 工程項(xiàng)目形成的所有文件須在工程檔案歸檔前進(jìn)行收集整理，收集要及時(shí)，對(duì)于有缺漏的文件須在檔案歸檔前及時(shí)補(bǔ)齊。

3.3 工程檔案的整理 竣工檔案資料收集完整后就是分類、排序。第一是分類，檔案資料在收集過程中應(yīng)按不同的工程部位、時(shí)間順序、資料內(nèi)容分類收集。如車站和區(qū)間分開，車站還應(yīng)分主體工程和附屬工程及通道出入口和風(fēng)道口，并按編號(hào)等分類。二是按資料形成內(nèi)容排序，就是不同的資料內(nèi)容按施工次序排列。如基坑開挖、基坑支撐、基坑圍護(hù)、樁基礎(chǔ)、基坑墊石層、鋼筋焊接、隱蔽記錄等。三是有文字又有圖表的資料，應(yīng)將文字排前、圖表在后排列。四是報(bào)告和批復(fù)資料。同一個(gè)報(bào)告批復(fù)應(yīng)將報(bào)告排前、批復(fù)在后的原則排列。

4 地鐵施工中檔案資料存在的主要問題

①工程劃分不規(guī)范。施工文件主要是根據(jù)單位、分部、分項(xiàng)工程形成的，一個(gè)準(zhǔn)確的工程劃分是整個(gè)項(xiàng)目的龍頭，每個(gè)項(xiàng)目在開工前最好準(zhǔn)備，就可以為后續(xù)的工程質(zhì)量打好基礎(chǔ)。由于一些施工單位對(duì)工程劃分的重要性認(rèn)識(shí)不夠，所以就造成各施工單位、監(jiān)理單位之間，分部、分項(xiàng)工程劃分不統(tǒng)一，從而使形成的資料混亂，施工、監(jiān)理資料沒有很好的整合在一起，不能有效印證，甚至一定程度上影響評(píng)定。②施工資料相對(duì)現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度滯后。施工資料是施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度及質(zhì)量的重要體現(xiàn)，能夠及時(shí)的反應(yīng)工程施工進(jìn)度及質(zhì)量情況。因此，只有保證施工資料與施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度同步，才能保證施工資料的真實(shí)性、可預(yù)控性以及可追溯性，在過程中達(dá)到質(zhì)量控制的目的。很多時(shí)候一個(gè)工程完成后由于沒有對(duì)現(xiàn)場(chǎng)原材料進(jìn)行報(bào)驗(yàn)或者是沒有對(duì)某個(gè)已經(jīng)完工的項(xiàng)目進(jìn)行及時(shí)整理和收集資料，所以只能以“回憶錄”的方式進(jìn)行收集整理，這樣嚴(yán)重影響了資料的真實(shí)性，從而也造成了施工資料與現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度嚴(yán)重脫節(jié)的現(xiàn)象。③缺少照片及聲像資料。聲像檔案是對(duì)施工檔案的有力補(bǔ)充，是施工檔案必不可少的組成部分，能夠更加直觀的反映施工過程，但是由于施工單位檔案的信息資料比較薄弱，所以很多施工過程中的影像能夠保存的單位是少之又少。按照國(guó)家規(guī)定的要求，單位在進(jìn)行工程驗(yàn)收、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)觀察、關(guān)鍵工序、隱蔽工程、質(zhì)量事故等場(chǎng)景的照片和錄音錄像均需要作為聲像檔案及時(shí)形成、收集和整理歸檔由各施工單位存放。同時(shí)我們?cè)谶M(jìn)行照片拍攝的時(shí)候要注意以下技巧：如全景照與局部照相結(jié)合，照片中要有結(jié)構(gòu)名稱、位置的標(biāo)識(shí)，與數(shù)據(jù)有關(guān)的照片中最好有參照的主要尺寸標(biāo)尺等等，并及時(shí)根據(jù)“六要素”寫好文字說明，到時(shí)一起歸檔。④資料表格中簽字不齊全，意見簽署不完整。有些資料表格欄目中要求勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等多方簽字的未簽字完整，或者是未簽署意見。資料隨意涂改，甚至存在嚴(yán)重刮痕，施工單位未趕進(jìn)度，造成資料積壓未及時(shí)簽字，以致存在代簽等現(xiàn)象。以上種種行為嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性及可靠性。⑤檔案無計(jì)劃、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理。在施工過程中，檔案資料未按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，造成資料管理不規(guī)范，組卷不合要求，嚴(yán)重影響了工程檔案的質(zhì)量。⑥竣工圖未按要求編制。在原施工圖基礎(chǔ)上做的竣工圖沒有根據(jù)設(shè)計(jì)變更通知單在修改部位附近注明變更依據(jù)，且未加蓋印章；重新繪制的竣工圖圖簽欄中無原設(shè)計(jì)單位名稱和設(shè)計(jì)人員的簽證。上述現(xiàn)象使施工后的工程全部情況及特征不能完整、準(zhǔn)確的反映出來，以致出現(xiàn)不合格檔案，給今后地鐵運(yùn)營(yíng)管理、維修帶來隱患。

5 造成工程檔案資料不規(guī)范的原因

①地鐵工程檔案管理部門對(duì)施工單位管理、約束、要求不嚴(yán)格。②施工單位對(duì)資料重視不足。由于很多施工單位只重視施工進(jìn)度及質(zhì)量，對(duì)資料管理大多是可有可無，只有在工程需要檢查或者驗(yàn)收的時(shí)候才加班加點(diǎn)突擊應(yīng)付，以致工程完工后竣工資料都未上交，從而影響竣工驗(yàn)收。③施工單位人員調(diào)動(dòng)頻繁，資料交接不及時(shí)。由于施工單位本身具有流動(dòng)性，工程管理人員、技術(shù)人員、監(jiān)理人員、施工單位領(lǐng)導(dǎo)人調(diào)動(dòng)頻繁，未及時(shí)對(duì)資料的收集管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行交接，歸檔資料質(zhì)量不高。④監(jiān)理單位缺乏管理地鐵工程檔案的要求及經(jīng)驗(yàn)，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)簽認(rèn)把關(guān)不嚴(yán)。⑤驗(yàn)收制度落實(shí)不到位。各參建單位對(duì)地鐵驗(yàn)收中有效收集、整理工程資料的過程不是很重視，就造成竣工檔案資料的不完善。

6 解決工程檔案問題的方法

①提高施工單位檔案管理意識(shí)。組織工程資料相關(guān)人員（項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)員、質(zhì)檢員、資料員等）進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，使他們認(rèn)識(shí)到檔案資料對(duì)工程的重要性，從而提高對(duì)檔案管理的意識(shí)。②提高員工的業(yè)務(wù)能力及綜合素質(zhì)。檔案管理是一項(xiàng)機(jī)械重復(fù)的瑣碎的枯燥的工作，只有具備足夠的專業(yè)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)及責(zé)任心，才能嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)有效的從深層次抓住問題的本源，才能及早的預(yù)防和發(fā)現(xiàn)問題，才能做好檔案管理的工作。所以，施工單位應(yīng)注重對(duì)員工的素質(zhì)的培訓(xùn)。③建立地鐵工程檔案的管理制度。施工單位應(yīng)根據(jù)工程檔案管理規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，建立一套完善有效的管理制度，明確工作內(nèi)容，責(zé)任到人。對(duì)工程檔案的收集、整理、查閱、保管、歸檔都應(yīng)該以制度的方式明確下來，且對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)作出明確的規(guī)定。④實(shí)行“三同步、三參加制”制度。“三同步”管理制度，主要是在工程即將開始竣工的時(shí)候開始進(jìn)行資料收集工作；工程施工過程與竣工資料形成同步；工程完工驗(yàn)收與工程資料驗(yàn)收同步。“三參加”制度主要是指檔案管理部門在參加工程進(jìn)度和質(zhì)量分析會(huì)后，需要通過設(shè)備和技術(shù)資料準(zhǔn)備開箱驗(yàn)收會(huì)，參加單位、單項(xiàng)工程的交工驗(yàn)收會(huì)。通過一整套標(biāo)準(zhǔn)化制度的實(shí)施，從而較好地保證工程檔案的質(zhì)量。⑤檔案管理部門提早加強(qiáng)對(duì)地鐵工程檔案工作的過程監(jiān)督與指導(dǎo)。為了明確各參建單位工程檔案管理部門的職責(zé)，就需要完善地鐵參建單位檔案人員的培訓(xùn)，還要對(duì)檔案的形成過程進(jìn)行全面監(jiān)控、指導(dǎo)，做到嚴(yán)格完成竣工驗(yàn)收制度。⑥加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高素質(zhì)。人是各類社會(huì)活動(dòng)的主體，人的各種素質(zhì)的高低決定著其所從事的各類社會(huì)活動(dòng)的成功與否，要想提高施工檔案的質(zhì)量，減少上各種檔案問題發(fā)生，就必須提高從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力及綜合素質(zhì)。施工單位除了應(yīng)經(jīng)常組織技術(shù)員、質(zhì)檢員、資料員等與施工資料收集整理相關(guān)人員進(jìn)行資料管理方面的培訓(xùn)，使他們明確施工資料的范圍、標(biāo)準(zhǔn)及操作過程，還應(yīng)該請(qǐng)檔案管理部門提早介入，組織相關(guān)施工檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過多種途徑、方法提高他們的檔案業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。要做好施工檔案的管理工作，不僅需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，更需要施工單位和檔案管理人員共同的努力來健全和完善檔案管理體系，我們應(yīng)該學(xué)習(xí)以他人之長(zhǎng)補(bǔ)自己之短，不斷總結(jié)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，使建筑檔案更好的發(fā)揮其本身的作用。

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