企業(yè)信息管理的現(xiàn)代手段

張強(qiáng) 劉宏浩|文

信息管理中的網(wǎng)絡(luò)辦公自動化是基于網(wǎng)絡(luò)平臺的企業(yè)信息管理，是企業(yè)利用互聯(lián)網(wǎng)現(xiàn)代化技術(shù)對信息資源的深度開發(fā)和廣泛利用的現(xiàn)代手段。本文意在探討企業(yè)信息管理的現(xiàn)代手段網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的現(xiàn)狀、作用、安全。

在移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，網(wǎng)絡(luò)辦公自動化越來越成為現(xiàn)代企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息管理的一個重要手段。在實(shí)際工作中如何借助網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)達(dá)到資源整合和共享成為信息管理實(shí)際應(yīng)用的重點(diǎn)。

企業(yè)綜合信息管理中網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的現(xiàn)狀

進(jìn)入20世紀(jì)90年代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及電子商務(wù)在各行各業(yè)中迅速發(fā)展，它給每個人的生活和工作從不同層面上都帶來了劃時代的變革，深刻影響著人類的生活方式和工作模式。

現(xiàn)在國內(nèi)的政府部門、企事業(yè)單位已經(jīng)利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)處理信息，通過網(wǎng)絡(luò)將獨(dú)立的辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)成一個擴(kuò)展的辦公系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)辦公自動化將多媒體技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)綜合信息管理中，是網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展的又一趨勢。網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)引入多媒體技術(shù)，使之處理語音、圖形、圖像、音頻、視頻等多種信息功能加強(qiáng)，使之能夠更好地滿足辦公要求，提高辦公信息處理的應(yīng)用范圍和價值。

企業(yè)綜合信息管理中網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的作用

近來，隨著政府部門、企事業(yè)單位用網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)逐步代替低效、復(fù)雜的手工辦公自動化的信息管理模式，政府部門、行業(yè)單位的企業(yè)信息管理通過網(wǎng)絡(luò)平臺建立的辦公自動化系統(tǒng)，使個人及部門的辦公效率大幅提升。網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的使用使單位內(nèi)部人員之間、部門之間、外部行業(yè)之間更加快捷的共享和交流信息。

在企業(yè)綜合信息管理中實(shí)施網(wǎng)絡(luò)辦公自動化，通過網(wǎng)絡(luò)辦公自動化進(jìn)行大量的信息管理采集，可為企業(yè)管理及決策提供科學(xué)依據(jù)，提高了企業(yè)的競爭力，網(wǎng)絡(luò)辦公自動化正成為企業(yè)信息管理的重要手段，它為決策層提供科學(xué)決策的信息和依據(jù)。

企業(yè)信息管理中的手段

現(xiàn)代企業(yè)信息管理需要通過網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的手段來實(shí)現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是企業(yè)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的主要支持技術(shù)，建立企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)，可以利用企業(yè)現(xiàn)有的即成網(wǎng)絡(luò)組建辦公自動化系統(tǒng)，通過組建的網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)對以下各模塊的信息進(jìn)行近、遠(yuǎn)程的管理，使之能夠具有隨時被檢索、查詢、打印、追加、儲存等功能。下面介紹企業(yè)信息管理中網(wǎng)絡(luò)辦公自動化里的幾個應(yīng)用模塊。

1.HR信息管理模塊

HR信息管理模塊主要包括：員工資料管理、薪資管理、考勤管理、社保管理、權(quán)限管理、部門機(jī)構(gòu)管理、部門任命管理等公司內(nèi)部人事管理信息的所有內(nèi)容。HR信息管理模塊的建立能夠迅速準(zhǔn)確地向公司領(lǐng)導(dǎo)層提供全公司員工的背景與現(xiàn)狀資料，以便領(lǐng)導(dǎo)層更合理地使用和掌握人力資源情況，從而最大限度地調(diào)動員工的才能。辦公自動化系統(tǒng)是面向公司內(nèi)部員工而設(shè)計(jì)的，人事信息管理模塊是與其他信息模塊共同運(yùn)行在網(wǎng)絡(luò)平臺上，通過權(quán)限管理各部門可以查閱以上資料。

2.檔案信息管理模塊

檔案信息管理模塊是將紙制的公文、政文或者企業(yè)各類合同、協(xié)議、文件、指示、部門總結(jié)、個人總結(jié)、業(yè)務(wù)資料、設(shè)備資料等進(jìn)行合理的電子存儲和歸檔，在節(jié)約了大量空間的基礎(chǔ)上更加便于今后工作的查閱。它對各種信息資料按復(fù)雜程度進(jìn)行分類，并設(shè)定查閱權(quán)限，既有公開性又維護(hù)了企業(yè)的保密性，需要查閱檔案的人員按不同級別的授權(quán)通過網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)及時的檢索查閱。

3.會員郵件信息管理模塊

會員郵件管理模塊主要功能是發(fā)送、接受內(nèi)外部郵件（外部郵件服務(wù)器必須支持pop3），并把郵件存入數(shù)據(jù)庫。通過網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)可以將接收到的郵件進(jìn)行分類，及時提醒查收郵件，加強(qiáng)溝通，可以避免延誤重要事宜。隨時隨地的網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)使得辦公不再局限在公司，而能拓展到各處，對于緊急意外工作任務(wù)的及時處理提供操作平臺。同時在郵箱中保留的文件可供任何時候方便調(diào)用，也便于今后工作查用。

4.會議信息管理模塊

銷售會議、辦公例會、國際會議、教學(xué)會議等會議對于任何一個公司都是非常重要的，利用多媒體技術(shù)將網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)中的會議信息管理模塊組建起來，這樣會使會議形式變得多樣化，除了傳統(tǒng)的會議形式，還有通過網(wǎng)絡(luò)辦公自動化實(shí)現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)會議、視頻會議、電話會議等新型會議方式，使得相隔千里的人與人之間也可以有當(dāng)面交流的途徑。通過會議信息管理模塊可以將會議的內(nèi)容及時進(jìn)行記錄存儲，會議簡要及時傳送給相關(guān)部門閱覽。

5.項(xiàng)目信息管理模塊

項(xiàng)目信息管理模塊主要是針對項(xiàng)目的規(guī)劃、進(jìn)度、實(shí)施、評審、驗(yàn)收、完成等進(jìn)行跟蹤記錄，存儲每個時期階段的工作內(nèi)容，便于相關(guān)人員及時掌握工作進(jìn)度，協(xié)調(diào)工作提高項(xiàng)目效率。對于業(yè)務(wù)過程中涉及的各類數(shù)據(jù)可以進(jìn)行任意條件的查詢，以準(zhǔn)確、快捷地獲取所需信息，了解項(xiàng)目進(jìn)展，并可對各類項(xiàng)目數(shù)據(jù)進(jìn)行全方位、多角度的統(tǒng)計(jì)和分析，及時修正項(xiàng)目運(yùn)行軌跡，保證按期完成預(yù)定任務(wù)。

6.日程管理模塊

日程管理模塊是為管理工作計(jì)劃和日程的工具，是網(wǎng)絡(luò)化的記事本和工作助理，它以時間為線索，為領(lǐng)導(dǎo)以及個人的工作、事務(wù)管理服務(wù)。遵循傳統(tǒng)習(xí)慣，把日程安排放在日歷上進(jìn)行。

日程安排是辦公系統(tǒng)的一個必不可少的輔助功能，它有個人日程和部門日程，通過日程管理模塊可以提高辦公效率，存儲每日的基本信息，為企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持信息，從而為提升企業(yè)的科學(xué)決策水平提供了有力的工具支持。

7.財(cái)務(wù)信息管理模塊

由于財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理具有其特殊性，獨(dú)立的財(cái)務(wù)軟件為其提供其需要的基本功能，其可以作為一個單獨(dú)模塊放置企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)自動化系統(tǒng)中，通過不同層次的授權(quán)，可以查閱企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)的相關(guān)信息。

企業(yè)信息管理中的網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的安全問題

7月21日，中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心（CNNIC）在京發(fā)布第34次《中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》（以下簡稱“《報(bào)告》”）。《報(bào)告》顯示，截至2014年6月，中國網(wǎng)民規(guī)模達(dá)6.32億，其中，手機(jī)網(wǎng)民規(guī)模5.27億，互聯(lián)網(wǎng)普及率達(dá)到46.9%。隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的進(jìn)一步普及和移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的應(yīng)用也進(jìn)入到各行各業(yè)，但是伴隨著網(wǎng)絡(luò)發(fā)展愈演愈烈的網(wǎng)絡(luò)黑客非法獲取行業(yè)信息事件的發(fā)生、網(wǎng)絡(luò)病毒的擴(kuò)散、郵件蠕蟲的爆發(fā)等，使網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)的安全受到了威脅，因此網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)的安全性日益受到重視。

為保護(hù)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)不被破壞，應(yīng)在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)建立防火墻來保證網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)不被破壞，每臺計(jì)算機(jī)都要安裝殺毒軟件定期殺毒，這些措施可以有效防止系統(tǒng)被破壞。

結(jié)束語

隨著時代的發(fā)展、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的進(jìn)步，特別是移動互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，基于網(wǎng)絡(luò)平臺上的企業(yè)信息管理中的網(wǎng)絡(luò)辦公自動化建設(shè)，將成為今后發(fā)展的趨勢，在企業(yè)信息管理中實(shí)施網(wǎng)絡(luò)辦公自動化，將在未來的企業(yè)信息管理發(fā)展中占主導(dǎo)地位。只要我們勇于探索，不斷進(jìn)取，企業(yè)信息資源的開發(fā)和深度利用定會隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展而不斷前進(jìn)。