服裝外貿跟單的人才構建與實踐

田琦TIAN Qi

（浙江紡織服裝職業技術學院，寧波 315000）

（Zhejiang Fashion Institute of Technology，Ningbo 315000，China）

0 引言

世貿組織宣布2009年起我國超過德國成為世界第一出口大國，隨著我國對外貿易經濟的迅猛發展以及金融危機帶來的全球化競爭日趨激烈，確保更高更優品質的產品與服務，因此，服裝外貿跟單工作顯得尤為重要，并且在越來越多的服裝進出口公司和外資企業中形成獨立的工作崗位。

1 服裝外貿跟單的起源

從職能上看，服裝跟單是專業化分工的結果。在手工業時代，一件服裝是由一個人完成的，服裝的質量由單個生產者的技術水平決定，生產者的質量標準就是市場的質量標準。專業化分工出現之后，為提高生產效率，實現規模化生產，服裝是由多人分工完成的，為了達到預期的質量標準，必須有人專門跟進生產線，監督流水線上的每位工人的工作質量是否與預期標準一致，質量跟進的管理職能就出現了，這是跟單最早的形態。

服裝外貿跟單則作為履行出口貿易合同的重要環節，是確保合同順利進行的基礎。服裝外貿跟單除跟蹤質量外，更注重與國外客戶的溝通與銜接。

1.1 QC 起源說 在跟單員的英譯中，有不少的讀本都把這一崗位譯成“QUALITY CONTROL”，即質量控制員，或質檢員。對于不少生產企業而言，他們培養的服裝外貿跟單員的確有不少來自于企業一線的質檢人員，由于日積月累的工作經驗，良好的質檢素質為今后從事整批貨物的跟單工作打下扎實的基礎。所以QC 成為跟單員的起源也就不足為奇。

1.2 外貿業務員助理起源說 對于服裝進出口公司或外資企業而言，他們需要的跟單員則更多的來自了解進口國客戶需求的業務員助理。從日常交易過程的鎖事中細分出一塊單獨的工作范圍：跟蹤工廠交貨。有著良好的外貿業務基礎，只要把客戶的服裝訂單需求如實的告知給外貿加工廠，外貿業務員助理的工作職責日漸清晰后，工作崗位也被明確為服裝外貿跟單員。

根據現有的資料顯示，目前服裝外貿跟單員基本由上述兩部分人員組成，他們有各自的優點，但也有各自的不足之處。

2 服裝外貿企業跟單的工作過程

服裝外貿跟單工作通常以收到外商訂單為起點，以順利出貨為終點。其中包括打樣、選擇加工廠、原材料檢驗、生產進度跟蹤、成衣質量檢驗、包裝備運等多個工作環節。

2.1 打樣 以外商訂單中所附的服裝設計工藝圖、規格表等參數做為基本要求，首先要完成初樣的制作。初樣通常只是給客戶提供實物效果，并不需要嚴格按照客戶的面、輔料要求制作。有些國家的進口商還需要寄送面料、輔料甚至是繡花樣，以便檢測面輔料的克重、成份、洗水以及繡花的工藝水平和位置。訂單中有詳細的樣品寄送要求，要嚴格遵守客戶的指示。按照交易習慣，客戶必須要收妥的樣品主要是確認樣與產前樣（PP 樣）兩種。

2.2 加工廠的選擇 大多數的外貿公司都有長期合作的服裝加工廠，穩定的業務關系能夠較好的保證交貨期與交貨質量，這點至關重要。但國外客戶訂單的不確定性和交易數量的不確定性，難保外貿公司不需要尋覓新的合作伙伴。

一方面為了確保跟單員能夠便捷的完成跟單工作，另一方面為了減少跟催費用，從成本與效率的角度，在加工廠的選擇上首先應該考慮其地理位置，以外貿公司為圓心輻射周邊，距離越遠則跟催費用越大，風險也隨之增加。

外貿加工一般對生產工藝的要求高于內銷產品，故在選擇上還要優先考慮有承接外貿訂單的加工廠。在業內，普遍認為，日本客戶對服裝加工廠的驗廠要求最高，工人進出生產車間要做到更換鞋子。其次，歐美國家也對加工廠有較高的制度要求，包括必須符合SA8000（社會責任管理系統認證）。出于順利出貨、安全收匯的考慮，不要只考慮小工廠的加工報價，這樣只會事得其反，大量的質檢與返工必然增加跟單員的工作負荷，最終拖累整個交易。

2.3 原材料檢驗 根據訂單要求的面輔料數量（須加上合理備損率）完成采購計劃后，要通知加工廠的質檢人員協同完成原材料的檢驗工作。面料的驗收最好安排在大貨開裁以后，這樣對面料的質量把握比較全面且準確。輔料的清點與驗收工作要仔細，與確認樣反復核對顏色、規格、性能，并盡快制作產前樣，并寄送給客戶，保持與客戶的溝通。若訂單產品是客供面料，則對來料要進行檢驗才能入庫，如果檢驗不合格則必須取得客戶書面同意的證明文件才能生產使用。

2.4 生產進度跟蹤 待國外客戶對產前樣進行確認后，服裝外貿跟單員可以通知加工廠制定生產計劃與任務單，任務單直接下到裁剪、縫紉、整理、包裝車間。跟單員根據生產計劃分成初期、中期、尾查三個時期下車間檢驗質量與進度跟蹤，從車間組長的生產日報表中觀察生產進度，并作出合理預測。初期檢驗的工作重點是檢查產前樣板、紙樣和尺碼的排放、輔料標準卡、洗水測試板等內容；中期查驗的工作要點是大貨的總體質量、成品款式與制作工藝、面輔料的疵點、大貨繡花或印花、熨燙后或洗水后的成品手感與工藝等內容；尾期查貨則是在大貨成品率90%、裝箱率至少在80%的前提下進行隨機抽取已經包裝好的成品進行檢驗，工作的重點是檢驗產品的尺寸、包裝、裝箱搭配、嘜頭等。

2.5 成衣質量檢驗 目前，在服裝外貿行業中的成衣檢驗，一般有三種情況，即自查、客檢和第三方檢測。自查驗貨主要由外貿公司跟單員完成，根據加工合同規定的抽樣檢驗率完成檢測驗收工作，通常是針對質量要求不高、數量比較大的訂單。客檢主要是由國外客戶派代表親自到工廠完成驗貨，是現在比較常見的一種檢驗方式，通常客戶對訂單產品的質量要求比較高，交易態度嚴謹。第三方檢測由公證的測驗機構完成，比如SGS、BV、ITS 等都是國外客戶的常見選擇，他們出具的檢測報告具有一定的行業權威性和較高的認可度。

2.6 包裝備運 完成各項指定檢驗后的成衣將根據訂單指示的裝箱方式完成包裝備運，國外的訂單在裝箱上通常要求混碼包裝入箱，一般中間碼較多，應嚴格按照客戶要求進行，尤其注意混色混碼包裝的訂單產品，否則也會因其分銷困難而引起客戶索賠。最后根據客戶的要求在紙箱上刷好主嘜、側嘜等待出口運輸就完成整個跟單的主要過程。

3 服裝外貿跟單的人才培養要點

從工作崗位的兩種起源結合工作過程的各項內容，分析得出服裝外貿跟單人才應該是復合性應用型高素質人才。

3.1 具備外貿與服裝雙重知識結構 一名良好的服裝外貿跟單員必須熟悉服裝進出口公司的交易流程，對前、后道工作程序以及各個工作程序之間的內在聯系等要了然于心。雖然跟單員無需涉及對外報價，但作為業務員助理，仍然要具備對本筆訂單項下服裝款式的采購成本核算能力，為業務員計算報價提供幫助。除此之外，還要清楚本筆訂單規定的交貨期，及時了解交貨期內的船期情況，確定工廠最遲的交貨期。最后，要關注訂單中有關交貨質量、數量等相關要求，特別是對檢驗的要求，一并要了解清楚，這是外貿跟單員的工作重點。總體而言，外貿專業知識主要對一名跟單員的訂單準備與收尾兩部分工作提供幫助。

服裝專業知識在跟加工廠的聯系中發揮巨大作用，其一表現在將國外客戶工藝單的介紹給國內加工廠的過程中，必須把所學的服裝專業知識準確無誤的告知加工廠；其二則體現在不同時期的檢驗中，分別針對面料、輔料、洗水、克重、工藝、規格等的檢測必須嚴格符合外商訂單要求。此外，懂得服裝工藝知識，在與加工廠的管理人員進行交涉時也可據理力爭。

3.2 具備一定的經貿英語與熟練服裝專業英語 在英語水平的問題上，對于服裝外貿跟單員主要是滿足外商訂單審核、跟單過程中與外商的溝通這兩部分的需要。因此，就經貿英語部分，需要掌握日常的商務對話，能夠把服裝加工廠的生產情況作一個簡單的匯報，或是就樣品情況作一個簡單的交流。而在外商訂單中，存在一些服裝外貿行業約定俗成的縮短語，如“HSP、SPEC、CF、AH”等，這就需要服裝外貿跟單員具備更多服裝專業英語的水平以更好的滿足工作崗位的需要。

3.3 具有良好的協調溝通能力 對于一名優秀的服裝外貿跟單員而言，他需要起到外貿公司內部多部門之間、外貿公司與生產企業、外貿公司與客戶、生產企業與客戶的橋梁作用，故良好的協調溝通能力必不可少。面對不同素質、不同崗位、不同身份的對象，在不違背誠信的前提條件下，善于運用不同的溝通技巧，必將起到事半功倍的效果。

3.4 具有預測與應變能力 預測能力對跟單員也是必備的技能之一，尤其是對生產周期的預測，從生產計劃表下達開始，就要時刻掌握日產量，因為出口不同于內銷，錯過計劃的海運船期，很可能會耽誤交貨期，進而遭受外商的索賠。在加工廠發生停電、失火、罷工等突發情況的時候，應立即啟動緊急預案，或調整日產量趕工生產、或尋找外包加工廠、或與外商溝通等一切補救措施第一時間以損失最小化為目的展開，隨機應變的能力在緊急情況下能夠得到充分的鍛煉。

4 結語

服裝外貿跟單員這一工作崗位相對于外貿業務員、外貿單證員、報關員等工作崗位而言，形成的時間并不長，但其復雜的工作環節、準確的工作要求、繁多的關聯部門等特點必然體現出復合的人才需求。縱觀全球化的市場競爭，從我國的經濟結構來看，外貿的高依存度不會改變，但必須走從量向質的轉變道路，服裝外貿跟單員從自己的專業角度嚴把進出口商品的質量關，為我國的服裝進出口質量的提高貢獻綿薄之力。

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