對我國檔案工作中信息管理技術(shù)的分析

邱鵬

摘 要：經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使人類的社會實踐活動不斷的增加，檔案信息量也在不斷增加，傳統(tǒng)的檔案技術(shù)和管理方法已無法適應(yīng)當(dāng)前社會快速發(fā)展的需求，信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，有效的解決了檔案發(fā)展過程中所遇到的問題，對于現(xiàn)有的檔案管理方式在信息管理方面要有所改革。文章分析了當(dāng)前我國檔案信息管理中存在的問題，并對存在的這些問題所需要采取的具體措施和對策進(jìn)行了闡述，從而使我國的檔案信息管理更加完善，為檔案管理工作創(chuàng)造有利環(huán)境。

關(guān)鍵詞：檔案工作；信息管理；技術(shù)措施

引言

檔案工作現(xiàn)代化，是要樹立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行為、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的。面對我國檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢、新任務(wù)，必須樹立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。檔案信息化，建設(shè)是項耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇，加強協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實現(xiàn)檔案信息化，推動檔案工作的改革。

伴隨我國的信息化建設(shè)取得了飛速的發(fā)展，在國家信息化戰(zhàn)略的決策下，信息化建設(shè)的力度在不斷的加大，信息化技術(shù)開始滲透到各行各業(yè)中，并取得了非常好的效果。在此情況下，國家檔案局也提出了檔案信息化的概念，并對我國檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行了具體的規(guī)劃，從而使檔案信息化建設(shè)得以正式的啟動和發(fā)展，在檔案信息化建設(shè)的過程中取得的成績是很顯著的，但我們也不能忽視建設(shè)過程中所存在的問題，為了保證檔案信息化建設(shè)的良性發(fā)展，需要對建設(shè)過程中的信息管理問題和難題采取合理的措施進(jìn)行解決，從而完善我國檔案信息管理技術(shù)，使檔案信息化建設(shè)得以健康的發(fā)展。

1 檔案信息管理存在的問題

1.1 管理的滯后性

信息化進(jìn)程的不斷加快，檔案信息在建設(shè)的過程中也不斷的利用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行管理與應(yīng)用。但是在眾多檔案管理中，管理現(xiàn)代化技術(shù)并沒有隨著檔案信息化的建立而改變，仍舊延續(xù)著傳統(tǒng)的管理制度進(jìn)行對檔案的管理。這在很大程度上并不能推動其檔案的信息化建設(shè)，對此，在檔案管理過程中，我們必須引進(jìn)先進(jìn)的管理理念與技術(shù)，不斷加以改革，只有這樣才能更好的跟上檔案信息化建設(shè)的腳步，最終推動其檔案管理的進(jìn)步。

1.2 檔案信息管理缺少規(guī)劃

檔案信息管理對于檔案信息化的建設(shè)有著極其重要的作用，隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷變化與發(fā)展，人們對于管理的重要性越來越重視，傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)很難適應(yīng)時代發(fā)展的需要。在檔案管理中，由于其管理效率的低下，管理人員素質(zhì)較低，對于檔案信息的管理并沒有一個系統(tǒng)的認(rèn)識與了解，信息檢索不規(guī)范，這些因素將嚴(yán)重影響檔案信息的管理與質(zhì)量，對此，在今后的管理中必須建立完善的管理制度體系，統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求。

1.3 數(shù)字檔案資源短缺且結(jié)構(gòu)不合理

受經(jīng)濟(jì)條件的制約，傳統(tǒng)的檔案資源都是以紙質(zhì)媒介進(jìn)行存儲與管理的，對于數(shù)字化的使用在某種程度上受到了一定條件的限制，大多數(shù)的管理人員并不能利用信息技術(shù)進(jìn)行有效的資源整理與利用，這對于檔案信息的存儲將是一個很大的威脅，信息質(zhì)量隨著時間的推移難以保障。

1.4 檔案信息化專門人才缺失

在我國，由于受經(jīng)濟(jì)條件的制約，檔案管理人員因區(qū)域不同存在著很大的差異，尤其是在經(jīng)濟(jì)相對于落后的地區(qū)，專業(yè)的檔案管理人員更是缺乏，這就導(dǎo)致在很大程度上制約了檔案信息化的發(fā)展建設(shè)，對此，必須重視檔案管理人員的培養(yǎng)，推動其檔案信息工作的開展。

1.5 檔案信息化立法和規(guī)范化管理體系不夠健全

對于我國而言，檔案管理相對起步較晚，在相應(yīng)的管理制度上并沒有一個很好的規(guī)范與管理標(biāo)準(zhǔn)，甚至對于檔案管理的法律依據(jù)也沒有相應(yīng)的完善與建立，這在很大程度上制約了檔案管理的發(fā)展，對于管理而言，更是難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2 加強檔案信息管理應(yīng)采取的對策

2.1 檔案信息管理要統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一原則

隨著信息化的不斷加劇，人們生活質(zhì)量的逐漸提高，對于檔案管理也有了新的認(rèn)識與理解，為了有效的將信息資源進(jìn)行整合利用，達(dá)到檔案信息資源的共享，以便更好的為各級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門服務(wù)，對此，對檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)一管理與制定是十分必要的。根據(jù)檔案信息管理的特點，可以將信息進(jìn)行有效的分類，利用信息化的手段開展各項措施的管理活動。運用統(tǒng)一的管理規(guī)劃原則進(jìn)行文檔管理，確保其信息的安全。

2.2 加強數(shù)字檔案的信息管理

傳統(tǒng)的檔案信息管理由于其技術(shù)手段相對落后，隨著時間推移，信息的質(zhì)量以及服務(wù)水平都將難以適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展要求，所以對檔案加強數(shù)字化管理是十分必要的。數(shù)字化的管理方式不僅僅能夠?qū)⑿畔⑦M(jìn)行統(tǒng)一管理，而且方便快捷便于查找以及信息的網(wǎng)上傳輸，使其檔案資源更加豐富化，系統(tǒng)化。

2.3 加強檔案信息化技術(shù)人才的培養(yǎng)工作，提升檔案信息管理質(zhì)量

信息時代的到來，要求檔案管理人員必須提高其專業(yè)的檔案知識管理工作技能，因其檔案人員管理水平的落后，嚴(yán)重制約了檔案信息管理化的水平，這在很大程度上也影響了經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展，對此必須加強對檔案管理人員專業(yè)知識的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，建立一支信息化的管理隊伍更好的為檔案管理服務(wù)。

首先，應(yīng)對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)工作，使其熟悉的掌握計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識，并對數(shù)字化、信息化等管理知識有一定的了解；其次，要與各科研院所建立聯(lián)系，以各種形式加強合作和交流工作，從而為檔案從業(yè)人員提供接受再教育的機(jī)會，使其能及時的對新技術(shù)和新知識進(jìn)行了解和掌握；最后，要做好人才的引進(jìn)工作，特別是對于一些復(fù)合型人才的引進(jìn)工作要加大力度，為其提供良好的工作環(huán)境，從而加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.4 抓緊檔案信息化法制與標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

一是加快推進(jìn)檔案信息化法制建設(shè)。加快研究和制定電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網(wǎng)安全、網(wǎng)站建設(shè)與管理等方面的行政規(guī)章，形成有效的激勵約束機(jī)制，推動檔案信息化建設(shè)有序開展；二是完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。學(xué)習(xí)、宣傳與貫徹國家檔案局制定的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定和完善地方性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和實施辦法，是檔案信息化建設(shè)中要解決的一些重要問題。

3 結(jié)束語

在我國的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，往往更多的是對信息化、電子化的關(guān)注，而對檔案的信息管理重視度不夠，其實檔案信息化建設(shè)的核心應(yīng)該是對檔案信息管理流程的精簡、優(yōu)化和重組。但在我國現(xiàn)在的檔案信息化建設(shè)中，卻仍在沿用傳統(tǒng)的管理體制，使檔案的信息化建設(shè)與檔案管理明顯脫離，與為公眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)具有很大的差距。對于檔案的信息進(jìn)行有效的管理，能夠提高檔案信息的開發(fā)利用，對于公司的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對于檔案的信息管理工作應(yīng)該不斷的創(chuàng)新，適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展模式，投入一定的資金，建設(shè)一支優(yōu)秀的管理隊伍，為檔案信息管理工作創(chuàng)造更加有利的環(huán)境。

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