淺談企業基層檔案管理工作及未來發展方向

王長芬

摘 要：作為人類活動的記錄，檔案發揮了重要作用。其不僅僅是活動的記錄同時也是全社會的財富，是一種文化遺產。作為一項維護歷史真實性的工作，檔案管理存在于人類社會的每一個角落，同社會的發展以及文明的提高同時推進。并且社會越進步，檔案管理的影響程度越深、范圍越廣。在科技、精神文明以及經濟等領域都發揮著重要的作用。文章主要針對如何進一步提高檔案管理質量與廣大同仁進行討論，以促進企業檔案管理的發展。

關鍵詞：企業；檔案管理；發展

1 檔案管理的主要內容

1.1 對職責予以明確

根據國家以及相關企業的法規政策，以黨制定的政策方針為指導，統籌規劃企業檔案管理工作。主要對黨政機關和基層檔案工作的相關業務予以協調、監督檢查、組織指引。對機關企業的檔案管理進行統一和集中，并對黨、國家以及工作單位的重要機密檔案予以保密，維護資料的保密安全性。

1.2 對工作范圍予以明確

對企業機關相關資料以及檔案的整理保管和接受征集等工作，能夠有效完善現代企業管理的科學化、現代化轉變，并在企業管理中為企業提供材料依據。通過對專業的檔案管理人員進行專職的培訓和管理，統一組織相關工作的交流以及研討會。將領導交予的檔案管理事宜放在工作首要位置，努力完成。

1.3 對資料來源予以明確

檔案管理工作任務在所有的管理工作中并非是一項簡單的工作，其任務之繁重、艱巨，其工作的本質還是穩當的記錄性。這種穩當的記錄不僅僅體現在其內容上，同時在形式上的體現也是檔案記錄性的表現。例如，當事人的手稿、相關領導對于文件的簽署，這些則是檔案文件原始性的體現。檔案所具有的原始性正是其區別于情報、資料以及圖書等信息的主要特點，并且具有一定的法律效力。從一定角度分析，檔案是在一定條件下由文件轉化而成。檔案的管理工作中對于文件的來源需要予以嚴格的規范，以提供者組織機構以及文件形成機構要求為基礎。只有對來源予以明確才能了解其文件的性質，才能從行政管理或者是法律責任等方面對檔案文件予以理解和正確合理的整理，才能保證檔案的管理在發展上符合實際的需求變化。

2 檔案的科學管理

2.1 企業自主創新可以檔案工作為基礎條件

檔案是對企業真實的活動記錄，為今后企業管理以及生產營銷的進一步創新提供了基礎條件，具有一定的參考價值。科技的創新是以之前的技術以及經驗為基礎，從本質上講是一種突破，而一系列的突破是經驗積累的過程。而檔案則是連接了過去的經驗以及未來的創新之間的最佳載體，因此可以說檔案是自主創新的必要前提。其次，能夠啟迪創新。檔案作為科技創新的主要信息誘因，信息量的增大實則也能夠拓寬科研工作者的思路并激活靈感，從而實現創新。因此，企業檔案要認真收集工作中的信息整理成檔案文件，并做好管理和開發工作，進一步提高其檔案服務手段、質量。

2.2 檔案是資產管理的基礎依據

國有資產作為國家以及集體的財富，不具有私有和個人性，而檔案作為該種資產的載體，反映出的是管理中的資產成本、股權資金以及營銷等原貌，對資產檔案管理的準確性予以保證，只有建立起完整準確的檔案管理系統，才能對國有資產的不明流失予以制止。企業只有充分重視其與資產管理密切相關的材料以及同企業調度聯系緊密的檔案進行歸檔管理，才能真正在管理資產中做到管理的集中、統一，才能維護其真實性以及有效性。

2.3 認真做好企業基層檔案管理

我國傳統檔案管理體制要求每一立檔單位都應建立自己的基層檔案管理部門、配備檔案人員開展本單位檔案工作，因此它具備了良好的文件管理硬件設施，穩定而又業務素質較好的文件管理者隊伍。檔案館內的文件形成單位服務，形成單位不會因文件脫離自身進入檔案館而感到利用不便。使文件的方便利用達到了最優化，滿足了科學處理文件的社會化、集約化和專業化管理的特點。

3 檔案管理未來發展方向

檔案管理信息化工作既是企業信息化的必然要求，也是全國檔案信息化建設的重要組成部分。

3.1充分認識信息技術對檔案工作的深刻影響

隨著信息技術的迅猛發展和廣泛應用，以計算機、網絡和存儲技術為核心的現代信息技術發展已經極大地影響到經濟發展、人民生活、國家安全和社會發展進程。信息化的提出及發展，也給傳統的檔案工作理論、技術、方法帶來嚴峻挑戰。企業檔案管理如何適應信息化帶來的文件形成電子化、文件傳遞網絡化、文件存儲數字化、文件管理動態化的發展要求和趨勢，也成為企業檔案工作能否適應信息技術應用和持續、健康發展的關鍵。

3.2 檔案管理人員知識結構的變革

我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

將企業檔案信息化建設的難點在于企業信息系統及文件數據的復雜多樣。對這些信息系統中的文件如何收集、歸檔、整理、保存和利用，既是面向信息化的全新課題，也是企業檔案管理創新重要方面和標志。信息化對檔案管理來說，既是促進，也是壓力。信息化將推動電子檔案信息化管理系統的建立，并將其整合在單位信息管理系統之中。但是檔案信息系統建立和維護的難點，在企業信息化建設中要重視并加強對檔案信息的數據安全和管理，處理好檔案信息資源開發與創新管理中對電子文件電子檔案的安全和保護的關系。未來的檔案工作中應將積極應用吸收、引進、采用現代科技與理論成果，會極大提高檔案管理現代化水平；解決好這一歷史性課題，將使企業檔案工作在新完善社會主義市場經濟體制的進程中經歷一場深刻的變革。

文章通過對企業檔案管理中存在的問題和解決方式進行了論述，希望對檔案管理事業的發展以及進步予以促進，并同廣大同仁進行交流。

參考文獻

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