論檔案技術采用信息技術的可行性

張河

摘 要：在檔案管理中，將傳統(tǒng)的檔案管理技術逐漸轉變成為數(shù)字化檔案技術并不是一朝一夕可以實現(xiàn)的，這個過程是非常的漫長的，同時也是要經歷很長的時間。檔案技術信息化發(fā)展要對過程中的各個環(huán)節(jié)都進行分析和研究，同時，要對發(fā)展過程中要使用的知識進行掌握，這樣能夠更好的實現(xiàn)檔案技術數(shù)字化發(fā)展，同時也能更加建設數(shù)字檔案館和虛擬檔案館。

關鍵詞：檔案技術；信息技術；應用

在社會信息化不斷發(fā)展的過程中，信息資源已經慢慢成為了人們在社會活動和經濟活動中非常重要的資源。在信息技術不斷發(fā)展的過程中，國民經濟在不斷發(fā)展過程中對信息產業(yè)的發(fā)展越來越重視，而且信息產業(yè)已經慢慢成為了國民經濟增長過程中非常重要的組成部分和支柱產業(yè)之一。信息技術子在不斷發(fā)展過程中對檔案管理的數(shù)字化影響也是非常大的，同時也給檔案工作帶來了不同的發(fā)展機遇。檔案工作中如何對不斷變化的信息技術進行利用是檔案數(shù)字化建設過程中要解決的重要問題。檔案數(shù)字化建設是為了更好的適應時代發(fā)展，同時也是為了更加的實現(xiàn)檔案的利用效果。檔案是一種非常重要的信息資源，在使用過程中重要性是非常高的，因此，檔案工作人員要不斷學習科學知識，這樣才能更好的為檔案工作進行服務，同時也能更好的為社會主義經濟建設服務，能夠更好的發(fā)揮自身的價值。

1 充分認識檔案技術數(shù)字化建設的緊迫性

1.1 檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作

檔案工作實現(xiàn)數(shù)字化能夠更好的對檔案進行利用，同時也能更好的使檔案管理部門從原來的封閉工作逐漸實現(xiàn)開放工作，這樣能夠更好的在檔案保管和利用方面形成新的局面，同時也能更好的進行信息采集和管理。檔案數(shù)字化能夠更好的對檔案信息資源進行合理使用，同時也能更好的為社會提供優(yōu)質的服務。

1.2 檔案技術采用信息技術是形勢發(fā)展的需求

當今社會是信息化發(fā)展的時代，因此，政府在不斷發(fā)展過程中要將數(shù)字化建設進行重視，這才是更好的推動經濟發(fā)展和社會進步的重視措施。檔案館是提供檔案信息的職能部門，其中是有很多的檔案資料的，同時也是有很多的檔案文件的，檔案館在一定意義上是一個地區(qū)具有最豐富使用價值的信息資源庫，這些信息資源是否能夠實現(xiàn)更好的利用，同時能否實現(xiàn)信息的共享同時非常重要的，因此，實現(xiàn)檔案技術的信息化建設是非常重要的，這樣能夠更好的對檔案信息進行利用，同時也能更好的實現(xiàn)信息的共享。建設數(shù)字化檔案館，能夠更好的實現(xiàn)檔案載體的變化，這樣能夠更好的對檔案信息進行利用，檔案載體的變化在一定程度上反映了社會的變化，同時對科學技術的變化也是能夠進行反映的。近年來，檔案載體發(fā)生了很大的變化，紙質檔案逐漸被磁帶和光盤所取得，因此，在檔案館建設過程中實現(xiàn)電子檔案的建設是非常重要的，同時也是數(shù)字化檔案館在建設過程中要解決的問題。電子檔案在信息收集、保管和保護以及使用方面都是非常方便的，在進行解決的時候方法只有一個就是要實現(xiàn)檔案技術的信息技術建設。檔案館的檔案保管以及利用水平要和時代發(fā)展相適應，對原有的紙質檔案管理要進行發(fā)展，同時在檢索技術方面也要進行必要的發(fā)展。電子檔案在信息收集和利用方面是會受到紙質檔案資料的影響的，同時電子檔案在使用過程中是非常容易被刪除，這樣是非常容易導致電子檔案出現(xiàn)信息丟失的情況。

1.3 檔案技術采用信息技術是社會的強烈需求

在社會經濟不斷發(fā)展過程中，人們的時間意識是非常強烈的，因此，在工作和生活中人們做出重大決策的時間也是非常快速的，這樣就使得人們在工作中各個職能部門要在工作中不斷提高工作效率，這樣才能更好的對相關的信息進行處理。人們在工作和生活中對檔案信息的需求量是越來越大的，因此，對信息共享的需求也在不斷的提高。在經濟發(fā)展過程中，潛在的投資者對一個地方的整體情況進行掌握以后才能進行投資，在對一個地方進行了解的時候，在當?shù)氐臋n案館是應該有非常全的信息的，同時這些信息一定要保證非常的新，這樣才能更好的對當?shù)氐那闆r進行分析。

2 檔案技術采用信息技術的基本內容

2.1 檔案技術采用信息技術，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平

檔案技術信息化發(fā)展能夠更好的實現(xiàn)檔案標準化發(fā)展，同時也能更好的實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展。檔案信息出現(xiàn)規(guī)范化滯后和應用軟件混亂的情況是會導致出現(xiàn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)整體水平無法得到提高的。因此，要想實現(xiàn)檔案數(shù)字化發(fā)展一定要將計算機技術應用到整個檔案信息管理中，這樣能夠更好的實現(xiàn)在檔案工作中各個環(huán)節(jié)都能更好的實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展，同時也能更好的實現(xiàn)標準化發(fā)展。

2.2 檔案技術采用信息技術，要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案技術采用信息技術的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以獲得值得推廣的經驗，對整個系統(tǒng)是有利的，其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

2.3 檔案技術采用信息技術，要有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設

目前，檔案技術采用信息技術從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經過由低到高、有單個到群體的循序漸進過程。筆者認為，建設數(shù)據(jù)庫經驗中最主要的有：領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前如果能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡連接形成開放的分布式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

3 檔案技術采用信息技術的步驟

3.1 建立檔案數(shù)據(jù)庫

第一步，輸入文件級目錄。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。從實踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立可以極大的提高工作效率，利用者對此十分滿意。

3.2 建立了檔案局網站，并與政府政務網、公眾網聯(lián)網實施資源共享

在互聯(lián)網上向政府和社會提供檔案信息查閱、政策法規(guī)查詢、舉辦網上展覽、展示本地文明建設的成果；建立網上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現(xiàn)政務公開，營造有利于所在地市經濟建設和社會發(fā)展的良好環(huán)境。

3.3 加大檔案管理軟件推廣力度

電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構的字段名稱、類型、長度要做出統(tǒng)一的規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準確性和有效性。

4 結束語

在新的發(fā)展形勢下，檔案技術應用信息技術能夠更好的提高檔案管理水平，但是，這項工作同時也是非常復雜的工作，在工作中要對其可行性進行很好的分析，這樣能夠更好的保證在實施過程中對分布進行，同時也能更好的對重點進行掌握，能夠更好的實現(xiàn)檔案管理工作向著更好的方向發(fā)展。

參考文獻

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